“Systems Analysis and Project Management” डी. क्लीलैंड और डब्ल्यू. किंग, 1968
नियोजन से संबंधित प्रबंधन कार्यों में प्रणाली संकल्पनाओं का प्रयोग ही प्रणाली विश्लेषण के रूप में जाना जाने लगा। यह ध्यान देने योग्य है कि, दुर्भाग्य से, इस क्षेत्र में (और वास्तव में केवल इसी में नहीं) एक शब्दावली-जंगल भी विद्यमान है: विभिन्न लोग एक ही परिघटना या संकल्पना को परिभाषित करने के लिए भिन्न-भिन्न शब्दों का प्रयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, कई प्रबंधक और प्रबंधन प्रक्रियाओं का विश्लेषण करने वाले लोग “प्रणाली विश्लेषण”, “संक्रिया विज्ञान”, “संक्रियात्मक विश्लेषण”, “लागत-प्रभावशीलता विश्लेषण” या “लागत-लाभ विश्लेषण” जैसे शब्दों को समानार्थी रूप में प्रयोग करते हैं। अन्य लोग इन शब्दों द्वारा परिभाषित अध्ययन के विशिष्ट क्षेत्रों की सीमा-रेखा खींचने का प्रयास करते हैं।
यदि किसी का ध्यान इन शब्दों में से किसी एक द्वारा परिभाषित गतिविधियों की विषय-वस्तु स्पष्ट करने की बजाय प्रणाली दृष्टिकोण के अर्थ और सार को समझने पर केंद्रित हो, तो इस प्रकार की शब्दार्थ-संबंधी उलझन कोई बड़ी कठिनाई पैदा नहीं करेगी। इन शब्दों से निर्दिष्ट सभी गतिविधियाँ कुछ सामान्य तत्व साझा करती हैं और मुख्यतः अपने अनुप्रयोग-क्षेत्र तथा विश्लेषण के लक्ष्य में भिन्न होती हैं। यहाँ, जैसा कि हम आगे देखेंगे, विश्लेषण की प्रक्रिया — अर्थात इसकी पद्धति — पर ध्यान केंद्रित करना, लक्ष्यों और उसके अनुप्रयोग-क्षेत्र की तुलना में अधिक उपयोगी है। इससे यह निष्कर्ष निकलता है कि हम संक्रियात्मक विश्लेषण, प्रणाली विश्लेषण, लागत-प्रभावशीलता विश्लेषण, तथा अन्य को एक साथ विचार कर सकते हैं, क्योंकि वे वास्तव में स्वरूप में समान हैं। इसके बाद हम सटीक परिभाषाओं की खोज उन लोगों के लिए छोड़ सकते हैं जो विशिष्ट परिस्थितियों में कार्य करते हैं और जिन्हें इन शब्दों की विषय-वस्तु को सटीक रूप से परिभाषित करने का प्रयास उपयोगी लगता है।
“प्रणाली विश्लेषण” नाम से जानी जाने वाली पद्धति के सार को समझने के लिए, पहले उन समस्याओं के स्वरूप को समझना आवश्यक है जिनका विश्लेषण किया जा रहा है, क्योंकि प्रणाली विश्लेषण का वास्तविक उद्देश्य ठीक उन्हीं समस्याओं के विश्लेषण में निहित है जिन्हें नियोजन की प्रक्रिया में हल किया जाना है।
अपने स्वरूप में, प्रणाली विश्लेषण एक वैज्ञानिक प्रक्रिया या पद्धति है। इसे इसके मूल तत्वों के आधार पर परिभाषित किया जा सकता है। प्रणाली विश्लेषण दृष्टिकोण निम्नलिखित को अपेक्षित मानता है:
- वांछित लक्ष्यों की प्राप्ति की ओर ले जाने वाली विकल्पात्मक कार्यप्रणालियों का व्यवस्थित अन्वेषण और परस्पर तुलना;
- व्यय किए गए संसाधनों की लागत और प्रत्येक विकल्प द्वारा प्राप्त लाभों के आधार पर विकल्पों की तुलना;
- अनिश्चितताओं का सम्पूर्ण लेखा-जोखा और विश्लेषण।
प्रणाली विश्लेषण के सार, सामरिक निर्णयन में इसकी भूमिका और स्थान को समझने के लिए, पहले समस्या की मूल विषय-वस्तु, इसके सबसे महत्वपूर्ण तत्वों, और इसे हल करने के सिद्धांतों की स्पष्ट समझ होना आवश्यक है।
प्रणाली विश्लेषण समस्याओं के विश्लेषण और समाधान की एक पद्धति है, जो विकल्पों के क्रियान्वयन पर व्यय किए जाने वाले संसाधनों की अनुमानित लागत और उससे प्राप्त लाभों के अनुपात के आधार पर, विकल्पों के व्यवस्थित अन्वेषण और तुलना का प्रयोग करती है। इस अन्वेषण के भाग के रूप में, भविष्य के निर्णयों में निहित अनिश्चितताओं का सम्पूर्ण विश्लेषण अनिवार्य है।
यद्यपि प्रणाली विश्लेषण में समस्याओं के समाधान हेतु तार्किक और गणितीय विधियों का प्रयोग बारंबार किया जाता है, फिर भी यह नहीं मानना चाहिए कि प्रणाली विश्लेषण और जटिल गणितीय विधियों के बीच कोई अनिवार्य संबंध है। अत्यंत जटिल समस्याओं का विश्लेषण और समाधान अक्सर उच्च-विद्यालय स्तर के गणित से अधिक जटिल किसी भी चीज़ का सहारा लिए बिना ही किया जाता है। प्रणाली विश्लेषण में मानव निर्णय-क्षमता की भूमिका को अक्सर पूरी तरह गलत समझा जाता है। प्रणाली विश्लेषण केवल निर्णयकर्ता के अनुभव और अंतर्ज्ञान पर आधारित निर्णय-क्षमता के पूरक के रूप में कार्य करता है। इसके अतिरिक्त, कई मामलों में, प्रणाली विश्लेषण में निर्णयों का उपयोग उससे कहीं अधिक प्रभावी ढंग से किया जाता है, जितना निर्णयकर्ता स्वयं व्यक्तिगत रूप से कर सकता।
अब हम व्यवहार में प्रणाली विश्लेषण की भूमिका और उसकी अंतर्निहित सीमाओं पर विचार करते हैं। क्या हर समस्या का वैज्ञानिक विश्लेषण आवश्यक है? क्या इसे हर समस्या के समाधान में प्रयुक्त किया जाना चाहिए? इस प्रश्न का उत्तर इस प्रकार है। प्रणाली विश्लेषण सैद्धांतिक रूप से नियोजन चरण में प्रबंधन में सामने आने वाली सामरिक समस्याओं, क्रियान्वयन से संबंधित सामरिक (व्यावहारिक) समस्याओं, तथा हमारे दैनिक जीवन में सामने आने वाली समस्याओं के समाधान के लिए उपयोगी हो सकता है; परंतु इसे हर जगह और हमेशा प्रयुक्त करना अनुचित होगा।
कुछ समस्याएँ अपने स्वभाव में सरल होती हैं और उन्हें गहन विश्लेषण की आवश्यकता नहीं होती। एक निर्णयकर्ता जो सड़क के बीच में खड़ा है और 60 मील प्रति घंटे की गति से आ रही कार उसकी ओर बढ़ रही है, स्पष्ट रूप से निर्णय की आवश्यकता वाली स्थिति में है। उसकी उत्कट इच्छा चोट से बचने की है; इसे प्राप्त करने के लिए उसके पास कम से कम दो विकल्प हैं — सड़क के बाईं ओर भागना या दाईं ओर। कोई भी लंबा विचार-विमर्श या विश्लेषण स्पष्ट रूप से उसकी इच्छाओं के सर्वथा विपरीत परिणाम की ओर ले जाएगा। यह स्थिति एक तेज़ और सटीक निर्णय की माँग करती है। इस प्रकार के निर्णय अपने स्वभाव में परंपरागत प्रबंधक के लिए विशिष्ट होते हैं, और इन्हें लेने की क्षमता ही ऐसे प्रबंधक की शक्ति है। इस प्रकार के निर्णय युद्ध-प्रबंधन के आधार में निहित होते हैं, जहाँ लड़ाई वह जीत सकता है जो पहल करता है, न कि वह जो सर्वोत्तम कार्यप्रणाली का चयन करता है। ऐसी समय-संवेदी सामरिक और सैनिक समस्याओं के लिए, निर्णयन की गति एक निर्णायक प्राचल है, क्योंकि स्थिति का अंतिम परिणाम इस बात पर कम निर्भर करता है कि कौन-सा विशेष विकल्प चुना गया, और इस बात पर अधिक निर्भर करता है कि कार्रवाई कितनी तेज़ी से की गई। ऐसी परिस्थितियों में, सामरिक कमांडर को अनिवार्य रूप से समस्याओं के समाधान के लिए अनुभव और अंतर्ज्ञान पर निर्भर रहना पड़ता है।
सामरिक समस्याओं के समाधान में — चाहे सैनिक हो या नागरिक क्षेत्र में — परिस्थितियाँ ऐसी होती हैं कि निर्णय का परिणाम स्थिति की समझ की मात्रा पर गंभीर रूप से निर्भर करता है। दूसरे शब्दों में, कार्रवाई का अंतिम परिणाम कार्रवाई की गति की तुलना में चुने गए विकल्प के स्वरूप से कहीं अधिक प्रभावित होता है। इस श्रेणी के निर्णयों की विशेषता है अनिश्चितताएँ, संभावित विकल्पों की असीमित संख्या, और यह तथ्य कि संसाधनों का व्यय भविष्य में — अक्सर काफ़ी दूर के भविष्य में — होगा।
स्वाभाविक रूप से ऐसे भी प्रकार के निर्णय होते हैं जो समय की दृष्टि से निर्णायक और स्थिति संबंधी सूचना की दृष्टि से निर्णायक श्रेणियों के बीच मध्यवर्ती स्थिति में होते हैं, और जिन्हें गहन विश्लेषण की आवश्यकता नहीं होती। स्थापित सामान्य नीति के दायरे में दैनिक रूप से लिए जाने वाले नियमित निर्णय ऐसे उदाहरण हैं जिन्हें न तो अत्यधिक शीघ्रता की आवश्यकता होती है, न ही गंभीर विश्लेषण की लागत की।
प्रणाली विश्लेषण वैज्ञानिक विश्लेषण की परंपरागत विधियों का ही एक विकसित रूप है। चूँकि संख्या और मापन प्राकृतिक विज्ञानों की बुनियाद हैं, इसलिए प्रणाली विश्लेषण को एक मात्रात्मक विधि के रूप में देखा जाने लगा। प्रणाली विश्लेषण वास्तव में समस्याओं को सूत्रबद्ध करने और हल करने के लिए अक्सर गणितीय उपकरणों का प्रयोग करता है। इसलिए यह परिभाषित करना आवश्यक है कि इसमें गुणात्मक और मात्रात्मक विश्लेषण विधियाँ कौन-सी भूमिका निभाती हैं। चूँकि समस्याओं के गुणात्मक विश्लेषण की विधियाँ अधिकांश मात्रात्मक विधियों की परिकल्पना से बहुत पहले से प्रयोग में थीं, इसलिए निर्णयन में मात्रात्मक विधियों के प्रयोग की न्यायसंगतता प्रदर्शित करने की स्पष्ट आवश्यकता है।
निर्णयकर्ता की सहायता के लिए मात्रात्मक विश्लेषण के प्रयोग की आवश्यकता को न्यायसंगत ठहराने और यह प्रदर्शित करने के लिए कि यह भाग्य-कथन या सिक्का उछालने की तुलना में कहीं अधिक बेहतर है, विचार का विषय विज्ञान के अंतर्निहित गुणों के दावे से भिन्न किसी आधार पर रखा जाना चाहिए। विज्ञान, हमारे जटिल संसार में हर चीज़ की भाँति, सकारात्मक और नकारात्मक दोनों पहलू रखता है, और इसकी विधियों की स्वीकार्यता को केवल इस आधार पर न्यायसंगत नहीं ठहराया जा सकता कि यह विद्यमान है। निःसंदेह, कोई सैनिक और औद्योगिक क्षेत्रों में निर्णयन में वैज्ञानिक विधियों के काफ़ी सफल प्रयोग की ओर इंगित कर सकता है और वैज्ञानिक ज्ञान की उन्नति के साथ आगे और सफलताओं की संभावना दिखा सकता है। यह मान लिया जाना चाहिए कि विगत काल में वैज्ञानिक विश्लेषण के सीधे परिणाम के रूप में प्राप्त लाभ अत्यंत प्रभावशाली रहे हैं, और शायद यही इस बात का पर्याप्त प्रमाण होगा कि इस क्षेत्र पर आगे भी ध्यान दिया जाना उचित है।
अपने तर्क को आगे बढ़ाने के लिए, यह कल्पना करनी चाहिए कि सूचना की समान मात्रा वैज्ञानिक विधियों से सुसज्जित विश्लेषकों, एक भाग्य-कथन करने वाले, एक जुआरी, और अंतर्ज्ञान-आधारित विश्लेषण के आधार पर निर्णय लेने वाले व्यक्ति — सभी को उपलब्ध हो सकती है। परंतु निर्णय विकसित करने का वैज्ञानिक दृष्टिकोण एक अतिरिक्त लाभ प्रदान करता है, क्योंकि यह विश्लेषण की तर्कसंगतता और निर्णय की दृढ़ता की गारंटी देता है। पूर्णतः विषयगत दृष्टिकोण ऐसी कोई गारंटी नहीं देता। यहाँ यह भी जोड़ा जा सकता है कि यदि वैज्ञानिक प्रक्रियाओं को निर्णयकर्ता द्वारा प्रयुक्त विषयगत प्रक्रियाओं के पूरक के रूप में देखा जाए, तो कुछ भी नहीं खोया जाता, बल्कि उनके प्रयोग से कुछ लाभ ही प्राप्त हो सकता है।
वैज्ञानिक विश्लेषण एक तार्किक प्रक्रिया है जिसमें पेंसिल और कागज़, और कभी-कभी स्लाइड रूल या कंप्यूटर का प्रयोग होता है। किसी भी स्थिति में, वैज्ञानिक विश्लेषण के लिए प्रारंभिक मान्यताओं, तर्क की तर्कशृंखला, और निष्कर्षों का स्पष्ट सूत्रीकरण (और दस्तावेज़ीकरण, जो अत्यंत महत्वपूर्ण है) आवश्यक है। इसका अर्थ है कि वैज्ञानिक विश्लेषण की प्रक्रिया को निर्णय लिए जाने और उसके क्रियान्वयन का परिणाम ज्ञात होने के बाद भी हमेशा पुनरुत्पादित और सत्यापित किया जा सकता है। इससे विश्लेषणात्मक प्रक्रियाओं की गुणवत्ता का आकलन संभव हो जाता है। यदि विश्लेषण की उपयोगिता और मूल्य प्रदर्शित हो चुका है, तो उस दी गई प्रक्रिया को भविष्य में अंतिम परिणाम की गुणवत्ता के प्रति विश्वास के साथ प्रयोग किया जा सकता है। एक पूर्णतः गुणात्मक दृष्टिकोण में ऐसे लाभ नहीं होते, जब तक कि, स्वाभाविक रूप से, यह न मान लिया जाए कि निर्णयकर्ता प्रयत्न और भूल के माध्यम से सीखता है।
तथापि, वैज्ञानिक विश्लेषण के संभावित लाभ निर्णयन प्रक्रिया में विषयगत निर्णय की भूमिका को किसी भी प्रकार कम नहीं करते। वैज्ञानिक दृष्टिकोण की सबसे विशिष्ट विशेषताओं में से एक इसकी अमूर्तता है — अर्थात, निर्णयकर्ता के सम्मुख वास्तविक समस्या के कुछ पहलुओं को विचार से बाहर रखना। प्रणाली विश्लेषण से कई पहलुओं को हटाने का अर्थ है कि वास्तविक समस्या का केवल एक भाग ही कठोरतापूर्वक वैज्ञानिक ढंग से अन्वेषित किया जाता है। इसके बाद निर्णयकर्ता को, यदि वह चाहता है कि निर्णय सर्वोत्तम संभव हो, वैज्ञानिक विश्लेषण के परिणामों को उन महत्वपूर्ण परंतु अमापनीय कारकों के साथ जोड़ना होगा जो औपचारिक विश्लेषण का भाग नहीं बन सके। निर्णयन प्रक्रिया के इस भाग को पूरा करते हुए, उसे परंपरागत प्रकार के प्रबंधक के समान स्तर पर अपने निर्णय, अंतर्ज्ञान, और अनुभव का प्रयोग करना होगा। दोनों दृष्टिकोणों में अंतर यह है कि वैज्ञानिक विधियों का प्रयोग करते हुए निर्णय लेने वाला व्यक्ति मात्रात्मक और गुणात्मक विश्लेषण के बीच एक स्पष्ट रेखा खींचता है और प्रत्येक का प्रयोग वहाँ करता है जहाँ इससे सर्वाधिक लाभ होगा।
औपचारिक विश्लेषण में जिन कारकों का हिसाब लगाना कठिन होता है, उनका एक अच्छा उदाहरण मनोबल है। किसी समस्या के बारे में लिए गए किसी भी निर्णय में, किसी दिए गए कार्रवाई का लोगों के मनोबल पर प्रभाव संगठन की प्रभावशीलता के लिए किसी भी मात्रात्मक रूप से वर्णित कारक के प्रभाव जितना ही, यदि इससे अधिक नहीं, महत्वपूर्ण होता है। फिर भी मनोबल की भूमिका को मापना और मात्रात्मक रूप से आँकना कठिन है। इस स्थिति में, विश्लेषक पहले संगठन के मनोबल को ध्यान में रखे बिना समस्या को सूत्रबद्ध और हल कर सकता है। इसके बाद निर्णयकर्ता का कार्य होगा कि वह अपने निर्णय में पहले प्राप्त औपचारिक विश्लेषण के आँकड़ों और औपचारिक विकल्पों के संगठन के मनोबल पर पड़ने वाले प्रभाव के अपने स्वयं के आकलन — दोनों को — जोड़े। इससे वह उस विकल्प की पहचान कर सकेगा जो, उसके दृष्टिकोण से, वास्तविक जीवन में सर्वोत्तम है। यह विकल्प औपचारिक विश्लेषण के आधार पर प्राप्त विकल्प से मेल खा भी सकता है और नहीं भी। इस उदाहरण में औपचारिक विश्लेषण का मूल्य इस तथ्य में निहित है कि इसने मनोबल को छोड़कर सभी कारकों का हिसाब लगाया, और इससे निर्णयकर्ता उस तत्व पर अपना निर्णय केंद्रित कर सकता है जिसके लिए उसके व्यक्तिगत आकलन की आवश्यकता है।
पूर्व औपचारिक विश्लेषण के बिना, निर्णयकर्ता आसानी से केवल स्पष्ट रूप से महत्वपूर्ण कारकों पर ध्यान केंद्रित कर सकता है और उस तत्व — मनोबल — पर पर्याप्त ध्यान न दे सकता, जिसका उचित आकलन केवल विषयगत निर्णय के आधार पर ही किया जा सकता है।
सामरिक निर्णयों और उनमें औपचारिक वैज्ञानिक विश्लेषण विधियों को निभानी चाहिए भूमिका के बारे में हमारा आकलन काफ़ी सीधा-सादा प्रतीत होता है। हम विश्लेषण की प्रक्रिया को एक तार्किक और सारगर्भित विधि के रूप में देखते हैं, जिसका सार यह है कि एक जटिल समस्या का महत्वपूर्ण भाग सरल परिणामों में परिवर्तित हो जाता है जिनका प्रबंधक अन्य कारकों के साथ मिलकर सर्वोत्तम निर्णय विकसित करने में प्रयोग कर सकता है। इससे वह समस्या के उन पहलुओं पर विश्लेषणात्मक संसाधन केंद्रित कर सकता है जहाँ उनका प्रयोग सबसे अधिक प्रभावी होगा। ऐसा दृष्टिकोण औपचारिक और अनौपचारिक विश्लेषण विधियों — दोनों — का सबसे प्रभावी संयोजन संभव बनाता है। एक व्यापक दृष्टिकोण, संभवतः, निर्णय विकसित करने के पूर्णतः विषयगत दृष्टिकोण से कहीं बेहतर है।
समस्याओं के समाधान के औपचारिक दृष्टिकोण में यह निर्धारण अनिवार्य रूप से शामिल है कि उपलब्ध विकल्पों में से कौन-सा सर्वोत्तम है। सर्वोत्तम समाधान की खोज की प्रक्रिया को अनुकूलन कहा जाता है। इस प्रकार, सर्वोत्तम विकल्प ही इष्टतम विकल्प होंगे। बड़ी अनिश्चितताओं से युक्त जटिल समस्याओं के समाधान में, प्रणाली विश्लेषण के विकास का स्तर ऐसा है कि सच्चे अर्थों में अनुकूलन प्राप्त नहीं किया जा सकता, या इसका प्रयास भी नहीं किया जा सकता। दूसरे शब्दों में, यदि सर्वोत्तम विकल्पों की खोज की दृष्टि से भी सोचा जाए, तो इसे प्राप्त करना अक्सर संभव नहीं होता।
प्रणाली विश्लेषण में वैश्विक अनुकूलन असंभव है, यदि इसका एक ही कारण हो तो यह कि सभी निर्णयों को मात्रात्मक रूप से व्यक्त नहीं किया जा सकता। समस्या का केवल एक भाग ही मात्रात्मक बनाया जा सकता है, और जो व्यक्ति दृढ़तापूर्वक यह विश्वास करता है कि किसी समस्या के अमूर्त मॉडल के लिए प्राप्त समाधान अनिवार्य रूप से वास्तविक समस्या पर लागू होता है, वह ग़लतियों और असफलताओं का शिकार बनने के लिए अभिशप्त है। इसके अतिरिक्त, चूँकि प्रणाली विश्लेषण की वस्तुएँ सामान्यतः जटिल होती हैं, इसलिए उनकी संरचना को अच्छी तरह समझ पाना सदैव संभव नहीं होता।
प्रणाली विश्लेषक को यह स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि उसके द्वारा कागज़ पर सूत्रबद्ध और निर्मित समस्या अब वास्तविक समस्या नहीं है। यह एक कृत्रिम समस्या है जो वास्तव में विद्यमान समस्या से केवल निकट रूप से संबंधित है (ऐसी आशा की जाती है)। और यह केवल अनुमान लगाया जा सकता है कि इस कृत्रिम समस्या का समाधान वास्तविक समस्याओं के बारे में निर्णय लेने वाले व्यक्ति के लिए उपयोगी होगा। समस्याओं के बीच इस अंतर को सदैव ध्यान में रखा जाना चाहिए, क्योंकि जो निर्णयकर्ता या विश्लेषक “कागज़ी समाधानों” को सीधे वास्तविक समस्याओं पर लागू करना चाहता है, वह कभी-कभी अत्यंत निराश हो सकता है।
वास्तविक परिस्थितियों में, ऊपर वर्णित अमूर्तीकरण की प्रक्रिया अक्सर असंभव प्रतीत होती है। विश्लेषक को यह पता चल सकता है कि प्रणाली की संरचना की उसकी समझ इतनी सीमित है कि वह जो भी औपचारिक प्रतिरूपण तैयार करने में सक्षम है, उसकी वास्तविकता से बहुत कम समानता होगी। इस स्थिति में, वह सर्वोत्तम कार्यप्रणाली का चयन करने में असमर्थ होता है। हालाँकि यह ध्यान देने योग्य है कि औपचारिक विश्लेषण का विकल्प एक पूर्णतः विषयगत दृष्टिकोण होगा, और एक बार यह मान लिए जाने पर, सही ढंग से प्रयुक्त औपचारिक विश्लेषण के सापेक्ष मूल्य के बारे में चिंताएँ धीरे-धीरे कम होने लगती हैं।
व्यक्ति अपने स्वभाव से ही उन जटिल समस्याओं को पूर्णतः समझने में असमर्थ है जिनमें कई परस्पर-क्रियाशील कारकों का हिसाब लगाना आवश्यक होता है। कोई भी औपचारिक विश्लेषण, या औपचारिक विश्लेषण का प्रयास भी, सामान्यतः इस अर्थ में मूल्यवान होता है कि यह कम से कम निर्णयकर्ता को अत्यावश्यक तत्वों के बारे में सोचने और सही दिशा में बढ़ने के लिए बाध्य करता है। और यद्यपि प्रणाली विश्लेषक अपने अंतिम विश्लेषण में निर्णयकर्ता को यह बताने में सक्षम न भी हो कि सही कार्य क्या होगा, तथापि विश्लेषण का यह तथ्य ही उसे विकल्पों की सूची बनाने और यह प्रश्न पूछने के लिए बाध्य करेगा कि वह वास्तव में क्या प्राप्त करने का प्रयास कर रहा है। इसके अतिरिक्त, निर्णयकर्ता को इस बात की स्पष्ट समझ प्राप्त होगी कि तर्कसंगत निर्णय लेने के लिए उसे क्या जानने की आवश्यकता है। यदि वह वह सब न भी जानता हो जो उसे जानना चाहिए और उसके पास सभी आवश्यक सूचना न भी हो, तो भी उसे क्या आवश्यक है — इसका सामान्य ज्ञान भी सामान्यतः निर्णयन के लिए एक बेहतर आधार प्रदान करता है। इससे वह निर्णय लेते समय सतर्क रह सकता है, या जोखिम ले सकता है और सकारात्मक परिणाम की आशा रख सकता है। इस पर बल दिया जाना चाहिए कि यदि आवश्यक आँकड़े अनुपस्थित हैं, तो उनके महत्व की समझ लुप्त सूचना की खोज और उसके प्रयोग को प्रेरित कर सकती है — यदि दी गई समस्या में नहीं, तो भविष्य में अन्य समान समस्याओं में।
हमने निर्णयन प्रक्रिया में निर्णय-क्षमता की भूमिका का उल्लेख पहले ही किया है और इसका महत्व किसी भी समस्या — यहाँ तक कि विश्लेषणात्मक रूप से हल की जाने वाली समस्याओं — के समाधान के लिए भी दर्शाया है। तथापि, निर्णय-क्षमता की भूमिका ऊपर वर्णित पूरक कार्यों तक ही सीमित नहीं है। “निर्णय सिद्धांत” नाम से जाना जाने वाला मौलिक विश्लेषणात्मक ढाँचा निर्णय-क्षमता को औपचारिक समस्या-विश्लेषण के एक तत्व के रूप में शामिल करता है।
विषयगत मानवीय निर्णय-क्षमताओं को औपचारिक विश्लेषण की प्रक्रिया में दो प्रकार से शामिल किया जाता है: या तो प्रायिकतात्मक निर्णयों के रूप में, या भारित आकलनों के रूप में। चूँकि हल की जाने वाली अधिकांश समस्याओं में भविष्य की अनिश्चितताएँ शामिल होती हैं, इसलिए भविष्य की घटनाओं की प्रायिकता का आकलन करना आवश्यक हो जाता है। इस प्रकार के आकलन अनुभव के आधार पर करना सर्वोत्तम होता है। इस प्रकार, परिणामों का आकलन हल की जा रही समस्या के औपचारिक विश्लेषण का एक आवश्यक तत्व बन जाता है। प्रणाली विश्लेषण के मूल्यवान गुणों में से एक यह है कि निर्णय की इन दो श्रेणियों की परस्पर स्वतंत्र रूप से जाँच और अन्वेषण किया जाता है, जबकि निर्णयकर्ता के मन में वे अक्सर एक-दूसरे में मिल जाती हैं।