“प्रणाली विश्लेषण और प्रणाली दृष्टिकोण” — एस.पी. निकानोरोव
“प्रणाली विश्लेषण” को उद्योग, परिवहन, रक्षा, शिक्षा और अन्य क्षेत्रों के विकास में जटिल समस्याओं के समाधान के साथ-साथ संगठनात्मक अभिकल्पना की समस्याओं के समाधान की एक पद्धति के रूप में समझा जाता है।
प्रणाली विश्लेषण का प्रारंभिक उपयोग कार्यात्मक रूप से समान उत्पादों के समुच्चय में से किसी एक उत्पाद के चयन के लिए किया गया था। किंतु बाद में यह स्पष्ट हुआ कि ऐसा चयन केवल व्यापक लक्ष्यों के ढाँचे के भीतर ही किया जा सकता है, जहाँ विचाराधीन उत्पाद मात्र उपप्रणालियाँ और विकास के मात्र चरण थे। इस प्रकार, किसी उत्पादन अथवा सैन्य प्रणाली के लगातार बड़े होते जाने वाले भाग अध्ययन की वस्तु बनते गए। प्रणाली विश्लेषण की पद्धति धीरे-धीरे परस्पर संबंधित समस्याओं के एक बड़े समुच्चय के समाधान हेतु निरंतर संचालित होने वाले तंत्र का आधार बन गई। प्रणाली विश्लेषण का सबसे महत्वपूर्ण कार्य कार्यों के बीच संबंधों की संरचना और उनके समाधान की संभावनाओं का निर्धारण करना था। इस प्रकार खोजी गई संरचनाएँ लक्ष्यों तथा उन्हें प्राप्त करने के साधनों के चयन का आधार बनीं। प्रणाली विश्लेषण का पद्धतिगत उपकरण — इसकी संकल्पनात्मक योजना — मुख्य रूप से इसी कार्य को संपन्न करने हेतु अभिकल्पित की गई है। संकल्पनात्मक योजना में अभिव्यक्त व्यावहारिक अनुभव, एक बार आत्मसात हो जाने पर, किसी व्यक्ति अथवा दल की समस्या-समाधान क्रियाओं का आधार बन जाता है।
निम्नलिखित तर्क उन कारकों को स्पष्ट करने में सहायक है जिन्होंने प्रणाली विश्लेषण की संकल्पनात्मक योजना को निर्धारित किया। इस पद्धति के केंद्र में निर्णय विकल्पों की मात्रात्मक तुलना की संक्रिया निहित है। मात्रात्मक आकलनों को समान गुणवत्ता के तुलनीय विकल्पों की विशेषता उनकी प्रभावशीलता और किसी दिए गए परिणाम की प्राप्ति की लागतों के संदर्भ में दर्शानी चाहिए। मात्रात्मक आकलनों की शुद्धता इस पर निर्भर करती है कि प्रभावशीलता और लागतों को प्रभावित करने वाली प्रत्येक बात को कितनी पूर्णता और यथार्थता से ध्यान में रखा गया है। इस प्रकार “किसी दिए गए विकल्प से संबंधित समस्त तत्वों” की पहचान का विचार उत्पन्न होता है, अर्थात एक ऐसा विचार जो प्राकृतिक भाषा में “समस्त परिस्थितियों के व्यापक विचार” के रूप में व्यक्त होता है। इस परिभाषा द्वारा पहचाना गया तत्वों का समुच्चय ही वह है जिसे प्रणाली विश्लेषण “पूर्ण प्रणाली” कहता है।
किंतु तत्वों के इस समुच्चय, इस “प्रणाली”, की पहचान कैसे की जाए, और यह कैसे स्थापित किया जाए कि कोई दिया गया तत्व किसी दिए गए विकल्प से संबंधित है या नहीं? इसका एकमात्र मानदंड किसी दिए गए विकल्प के आउटपुट की ओर ले जाने वाली प्रक्रिया में उस तत्व की भागीदारी ही हो सकता है। चूँकि यह ऐसा ही है, इसलिए प्रक्रिया की अवधारणा प्रणाली विश्लेषण की केंद्रीय अवधारणा सिद्ध होती है, जिसके इर्द-गिर्द समूची संकल्पनात्मक योजना निर्मित है।
किसी प्रणाली को प्रणाली वस्तुओं, उनके गुणों और उनके बीच के संबंधों को निर्दिष्ट करके परिभाषित किया जाता है। प्रणाली वस्तुएँ हैं — इनपुट, प्रक्रिया, आउटपुट, साथ ही प्रतिपुष्टि और बाधा।
इनपुट वह है जो प्रक्रिया के घटित होने से पहले विद्यमान होता है। यह भी कहा जा सकता है कि इनपुट वह सब कुछ है जो प्रक्रिया के दौरान परिवर्तित होता है। प्रक्रिया में भागीदारी परिवर्तन की उपस्थिति से स्थापित होती है। इनपुट, इनपुट तत्वों से बना होता है। कुछ मामलों में, इनपुट तत्व “कार्यशील इनपुट” (जो “संसाधित” होता है) और संसाधक (जो “संसाधित करता है”) होते हैं।
आउटपुट प्रक्रिया का परिणाम अथवा अंतिम अवस्था है। प्रक्रिया इनपुट को आउटपुट में रूपांतरित करती है। किसी दिए गए इनपुट को किसी विशिष्ट आउटपुट में रूपांतरित करने की क्षमता को उस दिए गए इनपुट का गुण कहा जाता है।
एक संबंध प्रक्रियाओं के क्रमबद्धीकरण को निर्धारित करता है; अर्थात, किसी प्रक्रिया का आउटपुट किसी अन्य विशिष्ट प्रक्रिया का इनपुट होता है। किसी प्रणाली का प्रत्येक इनपुट इसी अथवा किसी अन्य प्रणाली का आउटपुट होता है, और प्रत्येक आउटपुट एक इनपुट होता है। वास्तविक जगत में किसी प्रणाली की पहचान करने का अर्थ है उसके इनपुट, प्रक्रियाओं और आउटपुट को निर्दिष्ट करना। प्रत्येक प्रणाली उपप्रणालियों से बनी होती है। प्रत्येक प्रणाली किसी प्रणाली की उपप्रणाली होती है। यह अभिगृहीत किया जाता है कि वास्तविक जगत की किसी भी वस्तु का वर्णन प्रणाली वस्तुओं, गुणों और उनके बीच के संबंधों के संदर्भ में किया जा सकता है।
कृत्रिम प्रणालियाँ वे हैं जिनके तत्व मनुष्यों द्वारा बनाए जाते हैं, अर्थात सचेत रूप से आयोजित प्रक्रियाओं के आउटपुट होते हैं। प्रत्येक कृत्रिम प्रणाली में अपनी भूमिका में भिन्न तीन उपप्रक्रियाएँ विद्यमान होती हैं: मुख्य प्रक्रिया इनपुट को आउटपुट में रूपांतरित करती है; प्रतिपुष्टि इनपुट में संशोधन करके वास्तविक और वांछित आउटपुट के बीच संगति सुनिश्चित करती है; बाधा-प्रबंधन प्रक्रिया प्रणाली के आउटपुट और उन आवश्यकताओं के बीच संगति सुनिश्चित करती है जो इस आउटपुट को इनपुट के रूप में ग्रहण करने वाली अगली प्रणाली — जो इस इनपुट की उपभोक्ता है — के लिए हैं।
प्रतिपुष्टि उपप्रणाली में कई संक्रियाएँ संपन्न होती हैं: आउटपुट के एक नमूने की तुलना आउटपुट मॉडल से की जाती है और उनका गुणात्मक-मात्रात्मक अंतर पहचाना जाता है, अंतर की विषयवस्तु और अर्थ का आकलन किया जाता है, अंतर से उत्पन्न होने वाला निर्णय विकसित किया जाता है, और निर्णय को प्रस्तुत करने (इनपुट पर की जाने वाली क्रिया) की एक प्रक्रिया रचित की जाती है। बाधा-प्रबंधन प्रक्रिया प्रणाली के आउटपुट के उपभोक्ता द्वारा आरंभ की जाती है, जो इस आउटपुट का विश्लेषण करता है। यह प्रक्रिया प्रणाली के आउटपुट पर, उसे स्वीकार अथवा अस्वीकार करते हुए, तथा प्रणाली के आउटपुट के मॉडल पर क्रियाशील होती है। बाधा को प्रतिबिंबित करने वाला आउटपुट मॉडल, प्रणाली के लक्ष्य (फलन) और बाधाकारी संबंधों (फलन के गुणों) को परिभाषित करता है, जो बाधा-प्रबंधन प्रक्रिया के माध्यम से उपभोक्ता के लक्ष्यों के साथ सामंजस्यपूर्ण बनाए जाते हैं।
एक समस्यामूलक स्थिति तब विद्यमान होती है जब आवश्यक (वांछित) आउटपुट और विद्यमान आउटपुट के बीच अंतर हो, जो लक्षणों के रूप में प्रकट हो सकता है। विद्यमान आउटपुट विद्यमान प्रणाली द्वारा प्रदान किया जाता है। वांछित आउटपुट वांछित प्रणाली द्वारा प्रदान किया जाता है। समस्या विद्यमान और वांछित प्रणाली के बीच का अंतर है। समस्या या तो आउटपुट में कमी को रोकना अथवा आउटपुट में वृद्धि करना हो सकती है। समस्या की स्थिति ज्ञात तथ्य को निरूपित करती है। समस्या की आवश्यकताएँ वांछित प्रणाली को निरूपित करती हैं। समस्या का समाधान एक ऐसी प्रणाली है जो विद्यमान और वांछित प्रणालियों के बीच के “अंतराल” को भरती है।
किसी समस्या का समाधान करने का अर्थ है ऐसी प्रणाली का निर्माण करना जो, संशोधित विद्यमान प्रणाली के साथ मिलकर, वांछित प्रणाली का निर्माण करती है। किसी समस्या के समाधान की खोज की प्रक्रिया, समस्या की स्थिति, लक्ष्य और समाधान की संभावनाओं की पहचान (स्पष्टीकरण) हेतु संक्रियाओं को पुनरावृत्त रूप से संपन्न करने पर केंद्रित होती है। इन संक्रियाओं का परिणाम प्रणाली वस्तुओं के संदर्भ में, अर्थात संबंधों और उपप्रणालियों की संरचना के संदर्भ में, स्थिति, लक्ष्य और संभावनाओं का वर्णन है। यदि किसी दी गई समस्या की स्थिति, लक्ष्य और संभावनाओं के संबंधों तथा उपप्रणालियों की संरचना ज्ञात है, तो पहचान का स्वरूप मात्रात्मक संबंधों के निर्धारण जैसा होता है, और समस्या को मात्रात्मक कहा जाता है। यदि स्थिति, लक्ष्य और संभावनाओं के संबंधों तथा उपप्रणालियों की संरचना केवल आंशिक रूप से ज्ञात है, तो पहचान का स्वरूप गुणात्मक होता है, और समस्या को गुणात्मक अथवा अल्प-संरचित कहा जाता है।
प्रणाली विश्लेषण समस्या-समाधान के कार्यों की मूल रूप से आवश्यक सूची स्थापित करता है, जिसमें शामिल हैं: समस्या का पता लगाना, समस्या की तात्कालिकता का आकलन करना, बाधा (लक्ष्य और बाधाकारी संबंध) को परिभाषित करना, समस्या के समाधान की वांछित समाधान से निकटता मापने हेतु मानदंड परिभाषित करना, विद्यमान प्रणाली का विश्लेषण करना, विकल्पों के समुच्चय की रचना हेतु संभावनाओं की संरचना निर्धारित करना, समाधान विकल्प का चयन करना, चयनित समाधान हेतु स्वीकृति सुनिश्चित करना, निर्णय लेना (औपचारिक उत्तरदायित्व ग्रहण करना), निर्णय को क्रियान्वित करना, तथा समस्या-समाधान के परिणामों का निर्धारण करना। समस्या-समाधान प्रक्रिया की सीमा उसकी स्थिति, लक्ष्य और क्रियान्वयन की संभावनाओं द्वारा निर्धारित होती है।
समस्या-समाधान के कार्यों की सूची को अभिगृहीत करके, प्रणाली विश्लेषण संगठनों के विश्लेषण और अभिकल्पना हेतु एक साधन प्रदान करता है। विशेष रूप से, अधीनता की पदानुक्रमित संरचना वाले संगठनों को उनके उपविभागों को समस्या-समाधान कार्य सौंपकर समस्या-समाधान संगठनों में रूपांतरित किया जा सकता है। इस प्रकार, सबसे सामान्य शब्दों में, समस्या-समाधान की एक पद्धति के रूप में प्रणाली विश्लेषण की मूल अवधारणाएँ ऐसी ही हैं।