एक प्रणाली विश्लेषण पद्धति उन स्थितियों में विकसित और लागू की जाती है जहाँ निर्णयकर्ताओं के पास आरंभिक चरण में समस्या-स्थिति के औपचारिक निरूपण की विधि चुनने, गणितीय मॉडल बनाने, या मॉडलिंग के नए दृष्टिकोणों में से किसी एक को लागू करने के लिए—जो गुणात्मक और मात्रात्मक तकनीकों को संयोजित करते हैं—पर्याप्त जानकारी नहीं होती।
ऐसी स्थितियों में, वस्तु को एक प्रणाली के रूप में निरूपित करना, विभिन्न ज्ञान क्षेत्रों के विशेषज्ञों को सम्मिलित करते हुए सामूहिक निर्णयन की प्रक्रिया आयोजित करना, विशेषज्ञ अंतर्ज्ञान प्राप्त करने की तकनीकों के साथ-साथ औपचारिक मॉडलिंग की विभिन्न विधियों का उपयोग करना, और वस्तु या स्थिति की समझ गहरी होने के साथ विधियों को बदलना सहायक हो सकता है।
इस प्रकार की प्रक्रिया को आयोजित करने के लिए, चरणों का एक क्रम परिभाषित करना, उन्हें क्रियान्वित करने के लिए विधियों की सिफारिश करना, और आवश्यकता पड़ने पर पहले के चरणों में लौटने की व्यवस्था करना आवश्यक है। विशेष रूप से पहचाने और क्रमबद्ध किए गए चरणों का यह क्रम, उनके निष्पादन के लिए अनुशंसित विधियों और तकनीकों के साथ, प्रणाली विश्लेषण पद्धति की संरचना का निर्माण करता है।
विभिन्न प्रणाली विश्लेषण पद्धतियों का विश्लेषण करने पर, यह देखा जा सकता है कि उन सभी में, किसी न किसी रूप में, निम्नलिखित चरण शामिल हैं:
- समस्याओं की पहचान और लक्ष्यों का निर्धारण;
- विकल्पों और निर्णयन मॉडल का विकास;
- विकल्पों का मूल्यांकन, समाधान की खोज और उसका क्रियान्वयन;
- निर्णयों की प्रभावशीलता और उनके क्रियान्वयन के परिणामों का आकलन;
- लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए संगठन का अभिकल्पन।