प्रणाली विश्लेषण के तरीकों से हल की जाने वाली समस्याओं की विशाल और मूलतः असीमित विविधता को देखते हुए, सभी मामलों के लिए उपयुक्त उपकरणों के एक ही समुच्चय के विकास की अपेक्षा करना कठिन होगा। शोध के विभिन्न चरणों पर — जो समस्या के सहज और बल्कि ढीले ढंग से तैयार किए गए कथन से लेकर कठोर गणितीय विधियों का उपयोग करते हुए इष्टतम समाधान के चयन तक आगे बढ़ता है — स्वाभाविक रूप से अत्यंत विविध वैज्ञानिक उपकरण-समुच्चय का उपयोग किया जाता है। इसलिए यह उचित प्रतीत होता है कि पहले प्रणाली विश्लेषण के चरणों का मूल क्रम स्थापित किया जाए।
विभिन्न लेखकों द्वारा प्रस्तावित पद्धतियों के विश्लेषण से यह निष्कर्ष निकलता है कि, लक्ष्य या अध्ययन की जाने वाली वस्तु के बावजूद, प्रणाली विश्लेषण के संचालन के क्रम में एक मूलभूत एकता है। फिर भी, हम इस मामले में एक उदार-चयनवादी (एक्लेक्टिक) दृष्टिकोण को पर्याप्त रूप से स्वीकार्य नहीं मानते और प्रणाली विश्लेषण के चरणों का एक नया वर्गीकरण प्रस्तावित करते हैं। यह विभिन्न वर्गीकरणों के सभी प्रमुख चरणों को ध्यान में रखता है, तार्किक क्रम के सिद्धांत का पालन करता है और प्रणाली विश्लेषण के आधार पर स्थित प्रणाली सिद्धांत के मूलभूत प्रस्तावों से जुड़ा हुआ है। प्रस्तावित वर्गीकरण की उपयुक्तता और सुविधा को प्रबंधन के सभी प्रमुख स्तरों पर की गई प्रणाली-अध्ययनों की एक श्रृंखला में सत्यापित किया गया है।
प्रणाली विश्लेषण के चरणों और कार्यों का मूल क्रम
- समस्या का विश्लेषण।
- प्रणाली की परिभाषा।
- प्रणाली की संरचना का विश्लेषण।
- समग्र लक्ष्य और प्रणाली मानदंड का निर्माण।
- लक्ष्य का विघटन, संसाधन और प्रक्रिया आवश्यकताओं की पहचान।
- संसाधनों और प्रक्रियाओं की पहचान; नीचे से ऊपर लक्ष्य संश्लेषण।
- भविष्य की परिस्थितियों का पूर्वानुमान और विश्लेषण।
- लक्ष्यों और साधनों का मूल्यांकन।
- विकल्पों का चयन।
- विद्यमान प्रणाली का निदान।
- एक व्यापक विकास कार्यक्रम का निर्माण।
- लक्ष्य-प्राप्ति के लिए संगठन का अभिकल्पन।
चरणों का विवरण
चरण 1. समस्या का विश्लेषण
- क्या समस्या वास्तव में विद्यमान है?
- समस्या का सटीक निरूपण।
- समस्या की तार्किक संरचना का विश्लेषण।
- अतीत और भविष्य में समस्या का विकास।
- अन्य समस्याओं के साथ समस्या के बाह्य संबंध।
- समस्या की मूलभूत सुलझन-योग्यता।
यह प्रश्न कि समस्या वास्तव में विद्यमान है या नहीं, सर्वोपरि महत्व का है, क्योंकि अविद्यमान समस्याओं को हल करने में विशाल प्रयास का लगाया जाना कोई अपवाद नहीं है बल्कि एक काफी सामान्य मामला है। समस्या का सही और सटीक निरूपण किसी भी प्रणाली-अध्ययन का पहला और आवश्यक चरण है। जैसा कि सर्वविदित है, समस्या का सफल निरूपण आधे समाधान के समतुल्य हो सकता है।
चरण 2. प्रणाली की परिभाषा
- कार्य का विशिष्टीकरण।
- प्रेक्षक की स्थिति का निर्धारण।
- वस्तु की परिभाषा।
- तत्वों की पहचान (प्रणाली विघटन की सीमाओं का निर्धारण)।
- उपप्रणालियों की पहचान।
- परिवेश की परिभाषा।
एक प्रणाली का निर्माण करने के लिए, समस्या को स्पष्ट रूप से निरूपित कार्यों के एक समुच्चय में विघटित करना होगा। एक वृहद प्रणाली के मामले में, ये कार्य एक पदानुक्रम बनाते हैं; एक जटिल प्रणाली में, ये एक स्पेक्ट्रम बनाते हैं — अर्थात, एक ही वस्तु के संबंध में विभिन्न भाषाओं में पूर्णतः भिन्न कार्य हल किए जाएँगे। प्रेक्षक की स्थिति समस्या के समाधान के मानदंड को मूल रूप से निर्धारित करती है। वस्तु को परिभाषित करना केवल पहली नज़र में एक सरल कार्य है; कुछ मामलों में, यह अध्ययन की सबसे बड़ी कठिनाई का गठन करता है।
चरण 3. प्रणाली की संरचना का विश्लेषण
- पदानुक्रम के स्तरों का निर्धारण (वृहद प्रणालियों में)।
- पक्षों और भाषाओं का निर्धारण (जटिल प्रणालियों में)।
- प्रक्रियाओं और प्रकार्यों का निर्धारण (गतिक प्रणालियों में)।
- प्रबंधन प्रक्रियाओं और सूचना चैनलों की पहचान और विशिष्टीकरण।
- उपप्रणालियों का विशिष्टीकरण।
- नियमित प्रक्रियाओं (वर्तमान संक्रियाओं) और विकास प्रक्रियाओं (लक्ष्य-उन्मुख) का विशिष्टीकरण।
उपप्रणालियों और उनसे जुड़ी प्रक्रियाओं की मनमाने ढंग से पहचान अनिवार्यतः किसी प्रणाली-अध्ययन को विफलता की ओर ले जाती है। जबकि तकनीकी प्रणालियों में — कम से कम उनके भौतिक भाग में — उपप्रणालियों की संरचना स्पष्ट रूप से पहचानी जा सकती है, आर्थिक प्रबंधन की प्रणालियों में सभी संरचनात्मक संबंध न केवल अस्पष्ट होते हैं बल्कि प्रशासनिक अधीनता के संबंधों के पीछे दृढ़ता से छिपे भी होते हैं। आर्थिक प्रबंधन की वर्तमान समस्याओं को हल करते समय, वस्तुनिष्ठ रूप से — प्रयास के मात्रात्मक वितरण के संदर्भ में — और साथ ही आत्मनिष्ठ रूप से — संगठनात्मक कार्मिकों के मन में — नियमित प्रक्रियाएँ विकास के लक्ष्यों और प्रक्रियाओं को छिपा देती हैं। इन लक्ष्यों और प्रक्रियाओं को नियमित संक्रियाओं से पहचानना और अलग करना न केवल कठोर तार्किक विश्लेषण की आवश्यकता रखता है, बल्कि प्रबंधन कार्मिकों के साथ प्रभावी संचार की भी आवश्यकता रखता है।
चरण 4. समग्र लक्ष्य और प्रणाली मानदंड का निर्माण
- अधिप्रणाली द्वारा लगाए गए लक्ष्यों की पहचान।
- परिवेशीय लक्ष्यों और बाधाओं की पहचान।
- समग्र लक्ष्य का निरूपण।
- मानदंड का निर्धारण।
- उपप्रणालियों में लक्ष्यों और मानदंडों का विघटन।
- उपप्रणाली मानदंडों से समग्र मानदंड का संश्लेषण।
किसी संगठन के समग्र लक्ष्य का निरूपण, और विशेष रूप से प्रणाली की प्रभावशीलता के मानदंड का निर्माण, किसी भी प्रकार से जनमत सर्वेक्षण के माध्यम से संभव नहीं है; यह प्रणाली सिद्धांत की अवधारणाओं के ढांचे के भीतर एक जटिल तार्किक प्रक्रिया का प्रतिनिधित्व करता है, जिसके लिए फिर भी अध्ययन की जाने वाली वस्तु की विशिष्ट अर्थव्यवस्था और प्रौद्योगिकी का सूक्ष्म ज्ञान आवश्यक है।
चरण 5. लक्ष्य का विघटन, संसाधन और प्रक्रिया आवश्यकताओं की पहचान
- सर्वोच्च-श्रेणी के लक्ष्यों का निरूपण।
- वर्तमान प्रक्रियाओं के लक्ष्यों का निरूपण।
- दक्षता लक्ष्यों का निरूपण।
- विकास लक्ष्यों का निरूपण।
- बाह्य लक्ष्यों और बाधाओं का निरूपण।
- संसाधन और प्रक्रिया आवश्यकताओं की पहचान।
वृहद और जटिल आर्थिक संस्थाओं में (और प्रणाली विश्लेषण ठीक ऐसी ही संस्थाओं से संबंधित है), प्रणाली का समग्र लक्ष्य इसकी प्राप्ति के विशिष्ट साधनों से इतना दूर होता है कि समाधान के चयन के लिए लक्ष्य को विघटन के माध्यम से उसके क्रियान्वयन के साधनों से जोड़ने के व्यापक, श्रम-गहन कार्य की आवश्यकता होती है। यह महत्वपूर्ण और श्रम-गहन कार्य, एक नियम के रूप में, प्रणाली विश्लेषण के केंद्र में होता है। इसने लक्ष्य-वृक्ष पद्धति को जन्म दिया, जो प्रणाली विश्लेषण की प्रमुख — यदि एकमात्र नहीं — तो साधनात्मक उपलब्धि है।
चरण 6. संसाधनों और प्रक्रियाओं की पहचान; नीचे से ऊपर लक्ष्य संश्लेषण
- विद्यमान प्रौद्योगिकी और क्षमता का आकलन।
- संसाधनों की वर्तमान अवस्था का आकलन।
- क्रियान्वित और योजनाबद्ध परियोजनाओं का आकलन।
- अन्य प्रणालियों के साथ अंतःक्रिया की संभावनाओं का आकलन।
- सामाजिक कारकों का आकलन।
- नीचे से ऊपर लक्ष्य संश्लेषण।
कई मामलों में, विशेष रूप से गैर-उत्पादक और विशेषतः गैर-आर्थिक प्रणालियों (स्वास्थ्य सेवा, शिक्षा, और अन्य कई क्षेत्रों) से निपटते समय, लक्ष्य और विकास प्रभावशीलता के मानदंड को तार्किक तर्क के माध्यम से स्पष्ट रूप से व्यक्त करना संभव नहीं होता। “प्राकृतिक मानव आवश्यकताओं” से विश्लेषण का रास्ता शोधकर्ता के लिए उनके निरंतर विकास और परिवर्तन के कारण अस्वीकार्य है। ऐसे मामलों में, कुछ हद तक पारंपरिक रास्ते पर आगे बढ़ना पड़ता है: वर्तमान स्थिति और प्राप्त स्तर के विश्लेषण से, क्रमिक पूर्वानुमान के माध्यम से।
चरण 7. भविष्य की परिस्थितियों का पूर्वानुमान और विश्लेषण
- प्रणाली विकास में स्थिर प्रवृत्तियों का विश्लेषण।
- परिवेश के विकास और परिवर्तन का पूर्वानुमान।
- प्रणाली विकास को दृढ़ता से प्रभावित करने वाले नए कारकों के उद्भव की भविष्यवाणी।
- भविष्य के संसाधनों का विश्लेषण।
- भविष्य के विकास कारकों की अंतःक्रिया का व्यापक विश्लेषण।
- लक्ष्यों और मानदंडों में संभावित बदलावों का विश्लेषण।
प्रणाली विश्लेषण, एक नियम के रूप में, विकास की संभावनाओं से संबंधित होता है, जो कभी-कभी काफी दूर की होती हैं। इसलिए, भविष्य के बारे में किसी भी जानकारी में सबसे बड़ी रुचि होती है — भविष्य की परिस्थितियों, संसाधनों, वैज्ञानिक और तकनीकी खोजों और आविष्कारों के बारे में जो आर्थिक प्रणालियों और उनके भीतर होने वाली प्रक्रियाओं को मूल रूप से बदल देंगे, साथ ही सामाजिक मूल्यों की भविष्य की प्रणालियों के बारे में जो संतुलन में परिवर्तन को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करेंगी और कई मामलों में लक्ष्यों और मानदंडों के रूपांतरण को। इस कारण से, पूर्वानुमान — वैज्ञानिक विधियों के उपयोग से भविष्य के बारे में जानकारी प्राप्त करना — प्रणाली विश्लेषण का सबसे महत्वपूर्ण और निस्संदेह सबसे जटिल भाग है।
चरण 8. लक्ष्यों और साधनों का मूल्यांकन
- मानदंड-आधारित मूल्यांकनों की गणना।
- लक्ष्य पारस्परिक निर्भरताओं का आकलन।
- लक्ष्यों के सापेक्ष महत्व का आकलन।
- संसाधन की दुर्लभता और लागत का आकलन।
- बाह्य कारकों के प्रभाव का आकलन।
- व्यापक गणित्रीय मूल्यांकनों की गणना।
सामाजिक, राजनीतिक, नैतिक, आचारिक और अन्य कारकों की एक पूरी श्रेणी, जिन्हें प्रणाली विश्लेषण में नज़रअंदाज़ नहीं किया जा सकता — क्योंकि वे कभी-कभी लक्ष्यों के निरूपण और उनके क्रियान्वयन के साधनों के चयन के साथ-साथ संसाधनों के आकलन पर निर्णायक प्रभाव डालते हैं — सिद्धांततः मात्रात्मक रूप से मापी नहीं जा सकतीं। इन्हें ध्यान में रखने का एकमात्र तरीका विशेषज्ञों और विशेषज्ञ-कर्मियों की आत्मनिष्ठ आकलन प्राप्त करना है, चाहे वह प्रश्नगत समस्या पर हो या परस्पर संबंधित समस्याओं की एक व्यापक श्रेणी पर। चूंकि प्रणाली विश्लेषण, एक नियम के रूप में, असंरचित या दुर्बल रूप से संरचित समस्याओं से संबंधित होता है — अर्थात, मात्रात्मक आकलन से रहित समस्याओं से — विशेषज्ञ मूल्यांकन प्राप्त करना और उन्हें संसाधित करना अधिकांश समस्याओं के लिए प्रणाली विश्लेषण का एक आवश्यक चरण प्रतीत होता है।
चरण 9. विकल्पों का चयन
- संगतता के लिए लक्ष्यों का विश्लेषण।
- पूर्णता के लिए लक्ष्यों का सत्यापन।
- अनावश्यक लक्ष्यों का उन्मूलन।
- व्यक्तिगत लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए विकल्पों का नियोजन।
- विकल्पों का मूल्यांकन और तुलना।
- परस्पर संबंधित विकल्पों के समुच्चय का संयोजन।
आवश्यकताओं और उन्हें संतुष्ट करने के साधनों के बीच का असंतुलन आर्थिक विकास का एक नियम और सबसे महत्वपूर्ण प्रोत्साहन है। चूंकि लक्ष्य की अवधारणा उसकी प्राप्ति के साधनों की अवधारणा से अविभाज्य है, प्रणाली विश्लेषण में निर्णयन का केंद्रीय बिंदु लक्ष्यों की कटाई है — उन लक्ष्यों को समाप्त करना जिन्हें महत्वहीन माना जाता है या जिनके लिए प्राप्ति के साधन नहीं हैं — और सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्यों के एक परस्पर जुड़े समुच्चय को प्राप्त करने के लिए विशिष्ट विकल्पों का चयन।
“इंजीनियरिंग” प्रकार के और अपेक्षाकृत छोटे पैमाने के प्रणाली-अध्ययनों में, “विकल्पों का चयन” को प्रणाली विश्लेषण का सबसे महत्वपूर्ण, यदि एकमात्र नहीं, तो कार्य माना जाता है। आर्थिक प्रबंधन की समस्याओं में, लक्ष्य-वृक्ष की कटाई और विकल्पों के परस्पर जुड़े समुच्चय का चयन एक महत्वपूर्ण कार्य का प्रतिनिधित्व करता है, विशेष रूप से इस तथ्य को देखते हुए कि वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति, बदलती परिवेशीय परिस्थितियों के साथ मिलकर, आर्थिक लक्ष्यों के एक समुच्चय को प्राप्त करने के लिए वैकल्पिक उपायों की एक विशाल संख्या उत्पन्न करती है। इन उपायों को संसाधन बाधाओं के भीतर फिट होना चाहिए, क्योंकि राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था के नियोजित विकास का नियम राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था की व्यक्तिगत उपप्रणालियों के समर्थन के लिए संसाधनों के वितरण पर सख्त सीमाएँ निर्धारित करता है।
चरण 10. विद्यमान प्रणाली का निदान
- तकनीकी और आर्थिक प्रक्रिया की मॉडलिंग।
- संभावित और वास्तविक क्षमता की गणना।
- क्षमता हानियों का विश्लेषण।
- उत्पादन और प्रबंधन के संगठन में कमियों की पहचान।
- संगठन में सुधार के उपायों की पहचान और विश्लेषण।
प्रणाली विश्लेषण के तरीकों द्वारा हल की जाने वाली राष्ट्रीय आर्थिक प्रबंधन की समस्याएँ किसी शून्य में नहीं उठती हैं बल्कि वास्तव में विद्यमान प्रबंधन निकायों के भीतर, आमतौर पर उनके परस्पर संबंधित समुच्चयों में उठती हैं। प्रणाली विश्लेषण का कार्य, अधिकांशतः, एक नए प्रबंधन निकाय का निर्माण नहीं है बल्कि विद्यमान निकायों में सुधार करना है, उन्हें समस्या समाधान की ओर उन्मुख करना है। ऐसे मामलों में, प्रबंधन निकायों की क्षमताओं, कमियों और सूचना के संग्रहण और प्रसंस्करण तथा निर्णयन में अवरोधों की पहचान करने के लिए एक निदानात्मक विश्लेषण आवश्यक है, जिसका उद्देश्य इन कमियों को समाप्त करना और प्रणाली को बेहतर ढंग से उन्मुख करना है।
एक नई प्रणाली प्रभावी रूप से क्रियान्वित की जाएगी यदि यह प्रबंधन निकाय के कार्य को सुगम बनाती है, तत्काल समस्याओं को हल करने में सहायता करती है, और तत्काल लक्ष्यों की प्राप्ति को आगे बढ़ाती है। इसलिए, वर्तमान प्रबंधन समस्याओं और तत्काल लक्ष्यों की पहचान भी प्रबंधन निकायों के निदानात्मक सर्वेक्षण और विश्लेषण का एक विषय है। इस सर्वेक्षण में दिए गए प्रबंधन निकाय, उसके समकक्षों, उच्चतर संगठनों और अधीनस्थ संगठनों के कार्मिकों का व्यापक सर्वेक्षण शामिल है, जिसके माध्यम से आवश्यक जानकारी की पहचान की जाती है और फिर उसका विश्लेषण किया जाता है। यह नई डिज़ाइन की गई प्रणाली को क्रियान्वित करने के लिए एक सुविचारित संगठनात्मक योजना के निर्माण का आधार प्रदान करता है।
चरण 11. एक व्यापक विकास कार्यक्रम का निर्माण
- उपायों, परियोजनाओं और कार्यक्रमों का निरूपण।
- लक्ष्यों और उनकी प्राप्ति के उपायों की प्राथमिकता का निर्धारण।
- गतिविधि क्षेत्रों का वितरण।
- क्षमता क्षेत्रों का वितरण।
- संसाधन और समय बाधाओं के भीतर उपायों की एक व्यापक योजना का विकास।
- उत्तरदायी संगठनों, प्रबंधकों और क्रियान्वयनकारी पक्षों को कार्य सौंपना।
जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, प्रणाली विश्लेषण के परिणाम प्रणालीगत अवधारणाओं के ढांचे के भीतर प्राप्त होते हैं, और उपायों की व्यावहारिक योजना की ओर बढ़ने के लिए, उन्हें आर्थिक श्रेणियों की भाषा में अनुवादित करना होगा। प्रमुख राष्ट्रीय आर्थिक मुद्दों — वैज्ञानिक शोध, विकास, पूंजी निवेश और निर्माण की योजनाओं तथा उद्योगों और क्षेत्रों के विकास सहित — के लिए प्रणाली विश्लेषण समस्याओं को हल करने के परिणाम स्वरूप, व्यापक विकास कार्यक्रम बनाए जाते हैं। ये कार्यक्रम समय के साथ वितरित किए जाते हैं, विभिन्न क्रियान्वयनकारी पक्षों को सौंपे जाते हैं; एक प्रबंधन और समन्वय संरचना स्थापित की जाती है, और उत्तरदायित्व की एक प्रणाली बनाई जाती है।
चरण 12. लक्ष्य-प्राप्ति के लिए संगठन का अभिकल्पन
- संगठनात्मक लक्ष्यों की परिभाषा।
- संगठनात्मक प्रकार्यों का निरूपण।
- संगठनात्मक संरचना का अभिकल्पन।
- सूचना तंत्रों का अभिकल्पन।
- संचालन प्रणालियों का अभिकल्पन।
- भौतिक और नैतिक प्रोत्साहन तंत्रों का अभिकल्पन।
कुछ मामलों में, ऐसे व्यापक कार्यक्रमों को क्रियान्वित करने के लिए एक स्थायी या अस्थायी प्रबंधन निकाय के निर्माण की आवश्यकता होती है; अन्य मामलों में, प्रणाली विश्लेषण का लक्ष्य किसी दिए गए प्रबंधन निकाय का पुनर्अभिकल्पन करना होता है। प्रणाली विश्लेषण के पास प्रभावी प्रबंधन निकायों को अभिकल्पित करने के लिए विशिष्ट विधियों और तकनीकों की एक श्रेणी है जो लक्ष्य-उन्मुख हैं — अर्थात, राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था के भीतर किसी विशेष प्रणाली के निर्माण और उपयोग पर केंद्रित हैं।