ऑप्टनर की प्रणाली विश्लेषण पद्धति

स्टैनफोर्ड एल. ऑप्टनर। व्यवसाय और औद्योगिक समस्या समाधान के लिए प्रणाली विश्लेषण

ऑप्टनर की प्रणाली विश्लेषण पद्धति के चरण:

1. लक्षणों की पहचान करना।
2. यह निर्धारित करना कि समस्या प्रासंगिक है या नहीं।
3. लक्ष्य को परिभाषित करना।
4. प्रणाली की संरचना और उसके त्रुटिपूर्ण तत्वों को उजागर करना।
5. संभावनाओं की संरचना का निर्धारण करना।
6. विकल्पों की पहचान करना।
7. विकल्पों का मूल्यांकन करना।
8. एक विकल्प का चयन करना।
9. समाधान तैयार करना।
10. क्रियान्वयनकर्ताओं और प्रबंधकों से समाधान की स्वीकृति प्राप्त करना।
11. क्रियान्वयन प्रक्रिया आरंभ करना।
12. क्रियान्वयन प्रक्रिया का प्रबंधन करना।
13. क्रियान्वयन के परिणामों और प्रभावों का आकलन करना।

समस्या को एक ऐसी स्थिति के रूप में परिभाषित किया जाता है जिसमें दो अवस्थाएँ शामिल होती हैं: एक को विद्यमान अवस्था कहा जाता है और दूसरी को प्रस्तावित अवस्था। विद्यमान अवस्था वर्तमान प्रणाली द्वारा दर्शाई जाती है; प्रस्तावित अवस्था एक काल्पनिक या वांछित प्रणाली द्वारा दर्शाई जाती है। प्रत्येक अवस्था में एक प्रक्रिया के भीतर एकीकृत वस्तुओं, गुणों और संबंधों का समूह होता है, और प्रत्येक को एक प्रणाली के रूप में वर्णित किया जा सकता है। विद्यमान अवस्था से प्रस्तावित अवस्था की ओर बढ़ने के लिए, वस्तुओं, गुणों और संबंधों के मौजूदा समूह में परिवर्तन करना आवश्यक है। वस्तुओं में परिवर्तन का अर्थ हो सकता है कार्मिकों के पुनर्गठन के बजाय किसी उपकरण को बदलना; गुणों में परिवर्तन कर्मचारियों की संख्या बढ़ाने का रूप ले सकता है; संबंधों में परिवर्तन उत्तरदायित्वों के एक नए बंटवारे को पेश कर सकता है।

समस्या की विशेषता उसमें निहित अज्ञात तत्वों और उसकी शर्तों से होती है। अज्ञात के एक या अनेक क्षेत्र हो सकते हैं। एक अज्ञात को गुणात्मक शब्दों में तो परिभाषित किया जा सकता है, परंतु मात्रात्मक शब्दों में नहीं। मात्रात्मक विशेषता अज्ञात की मानी गई अवस्था को दर्शाने वाले अनुमानों की एक सीमा का रूप ले सकती है। पारंपरिक अर्थ में, अज्ञात वे मात्राएँ हैं जिन्हें निर्धारित किया जाना है। इसलिए एक अज्ञात को दूसरे अज्ञात के संदर्भ में परिभाषित करना विरोधाभासी या अनावश्यक हो सकता है। अज्ञात को केवल ज्ञात के संदर्भ में ही व्यक्त किया जा सकता है — अर्थात, उन चीज़ों के संदर्भ में जिनकी वस्तुएँ, गुण और संबंध स्थापित हो चुके हैं। ज्ञात को उस मात्रा के रूप में परिभाषित किया जाता है जिसका मान निर्धारित किया जा चुका है।

विद्यमान अवस्था (वर्तमान प्रणाली) में ज्ञात और अज्ञात दोनों हो सकते हैं; इसका अर्थ है कि अज्ञात तत्वों की उपस्थिति प्रणाली को कार्य करने से नहीं रोकती। विद्यमान प्रणाली, परिभाषा के अनुसार, तार्किक रूप से गठित होती है, परंतु वह किसी बाधा को पूरा करने में असफल भी हो सकती है। इस प्रकार, किसी प्रणाली का केवल कार्य करना उसकी पर्याप्तता का अंतिम मापदंड नहीं है, क्योंकि कुछ प्रणालियाँ पूर्णतः भली-भाँति कार्य कर सकती हैं और फिर भी अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने में असफल रह सकती हैं। लक्ष्यों को केवल प्रणाली आवश्यकताओं के संदर्भ में ही परिभाषित किया जा सकता है। प्रणाली आवश्यकताएँ एक ऐसी शर्त के माध्यम से स्थापित की जाती हैं जो वस्तुओं और गुणों को उनके उचित संबंधों में निर्दिष्ट करती है।

प्रणाली आवश्यकताएँ लक्ष्य को परिभाषित करने वाले असंदिग्ध कथनों को दर्ज करने के साधन के रूप में कार्य करती हैं। यद्यपि प्रणाली आवश्यकताएँ वस्तुओं, गुणों और संबंधों के संदर्भ में व्यक्त की जाती हैं, लक्ष्यों को एक वांछित अवस्था के संदर्भ में व्यक्त किया जा सकता है। प्रणाली आवश्यकताओं के किसी दिए गए समूह के लिए, लक्ष्य और वांछित अवस्था पूर्णतः मेल खा सकते हैं। यदि वे भिन्न होते हैं, तो कहा जाता है कि आवश्यकताएँ वांछित प्रणाली को दर्शाती हैं। सामान्यतः, लक्ष्यों की पहचान वांछित प्रणाली के साथ की जाती है।

विद्यमान और वांछित प्रणालियों के बीच का अंतराल ही समस्या का गठन करता है। कार्रवाई का उद्देश्य इस अंतराल को न्यूनतम करना है। प्रणाली के संचालन को बनाए रखना या उसमें सुधार करना विद्यमान और वांछित अवस्था के बीच इसी अंतराल के संदर्भ में समझा जाता है। विद्यमान अवस्था को बनाए रखने का अर्थ है प्रणाली के निर्गत को निर्धारित सीमाओं के भीतर रखना। प्रणाली की अवस्था में सुधार करने का अर्थ है विद्यमान अवस्था के तहत उत्पन्न होने वाले निर्गत से बेहतर, या उससे आगे का निर्गत प्राप्त करना।

एक समाधान यह निर्धारित करता है कि विद्यमान और वांछित अवस्था के बीच के अंतराल को किस प्रकार पाटा जाए। इस प्रकार समाधान वह साधन है जिसके द्वारा एक अवस्था को दूसरी में परिवर्तित किया जाता है। यह वस्तुओं, गुणों और संबंधों के संदर्भ में दोनों अवस्थाओं के बीच के अंतरों का वर्णन करता है, और यह निर्दिष्ट करता है कि प्रस्तावित अवस्था प्राप्त करने के लिए इस सेतु-संरचना को किस प्रकार लागू किया जाना चाहिए। समाधान का क्रियान्वयन प्रतिपुष्टि नियंत्रण के माध्यम से किया जाता है, जिसमें एक निर्गत मॉडल, एक अनुरूपता जाँच, और एक क्रिया मॉडल शामिल होता है।

समस्या-समाधान एक अधिगम प्रक्रिया के माध्यम से किया जाता है। अधिगम को उत्तेजनाओं से उत्पन्न होने वाले एक संज्ञानात्मक कृत्य के रूप में परिभाषित किया जाता है। संज्ञान में बौद्धिक गतिविधियों की एक व्यापक श्रेणी शामिल है, जिसमें वर्तमान या भविष्य के प्रतिरूपों की पहचान भी शामिल है। पहचान निर्गत पर एक मानदंड लागू करके प्राप्त की जाती है। संज्ञान विद्यमान और वांछित प्रणाली के बीच के अंतराल को पाटने के लिए आवश्यक मूलभूत कार्यों में से एक है। अधिगम में शामिल अन्य कार्यों में वह साधन तैयार करना शामिल है जिसके द्वारा प्रणाली की एक अवस्था को दूसरी में परिवर्तित किया जाता है, तथा वह विचार जो पूर्वानुमान के रूप में यह संकेत देता है कि विद्यमान वस्तुओं, गुणों और संबंधों में परिवर्तन करके वांछित अवस्था तक कैसे पहुँचा जा सकता है।

समस्या का सफल निरूपण उसके समाधान का आधा हिस्सा हो सकता है। इसी कारण प्रणाली विश्लेषक समस्या के मापदंडों, गुणों और संबंधों का यथासंभव शीघ्र आकलन करने पर विशेष ध्यान देता है। किसी समस्या में “तैयार” लक्ष्यों को शामिल करना हमेशा संभव नहीं होता; किसी अन्य व्यक्ति द्वारा प्रस्तावित लक्ष्य अपर्याप्त सिद्ध हो सकते हैं। इसके अलावा, प्रणाली विश्लेषक किसी प्रस्तावित लक्ष्य को केवल तभी स्वीकार कर सकता है जब वह समस्या के निरूपण के माध्यम से यह निर्धारित कर ले कि वह अनावश्यकता और विरोधाभास से मुक्त है। निरूपण के माध्यम से “आधी हल की गई” समस्या सख्त अर्थ में हल की गई समस्या नहीं है, परंतु उसका निरूपण यह अवश्य दर्शाता है कि समस्या के मुख्य तत्वों की उचित पहचान और उनका संबंध स्थापित कर लिया गया है। इसी कारण समस्या के निरूपण को समस्या की परिभाषा भी कहा जा सकता है।

समस्या के निरूपण के आरंभिक चरणों का उद्देश्य है: 1) समस्या का प्रारंभिक कथन तैयार करना; 2) समस्या के विभिन्न भागों के संबंध में इस कथन की व्याख्या करना; 3) समस्या से संबंधित तथ्यों की व्याख्या करना; और 4) प्रारंभिक समस्या कथन को परिष्कृत करना। प्रारंभिक जाँच के दौरान, विश्लेषक ज्ञात को अज्ञात से अलग करता है ताकि प्रारंभिक कथन सार्थक बन सके।

समस्या के निरूपण का समकक्ष है लक्ष्य की परिभाषा का विकास। “लक्ष्य” शब्द उस परिणाम का वर्णन करता है जिसे प्राप्त किया जाना है। एक लक्ष्य अधिकतम (या न्यूनतम) का रूप ले सकता है जिसका परिमाण अभी निर्धारित किया जाना बाकी है, या यह मानों की एक सीमा निर्दिष्ट कर सकता है जिसके भीतर समाधान आना चाहिए। सभी स्थितियों में, लक्ष्य गतिविधि का एक वांछित परिणाम होता है।

दिशा तय करने वाले लक्ष्यों और उन्हें सीमित करने वाले प्रतिबंधात्मक संबंधों का संयोजन ही बाधा-ढाँचा बनाता है, जिसके भीतर समस्या का अध्ययन आरंभ होता है। बाधा नियमों, विनियमों और मार्गदर्शक सिद्धांतों का समुच्चय है — चाहे वे स्वतः-आरोपित हों या बाहरी रूप से आरोपित — जो समस्या की सीमाएँ निर्धारित करते हैं। प्रत्येक समस्या में बाधाओं का एक परिभाषित समूह अवश्य होना चाहिए। लक्ष्यों और प्रतिबंधात्मक संबंधों के बीच अनुकूलता अनिवार्य है। बाधाओं पर सहमति के बिना समाधानों पर सहमति की संभावना बहुत कम है। यदि इच्छुक पक्ष समस्या पर या उसे परिभाषित करने वाली बाधाओं पर सहमत नहीं हो पाते, तो “समाधान” की बात करना निरर्थक है।

जब प्रणाली विश्लेषक समस्या की शर्त स्थापित करता है, तो वह जाँच की सीमाएँ, और तदनुसार बाधा-ढाँचे की सीमाएँ, निर्धारित करता है। गणितीय दृष्टि से, शर्तें पर्याप्त, अनावश्यक, या विरोधाभासी हो सकती हैं; ये अन्य कोई रूप नहीं ले सकतीं।

यदि किसी शर्त में अनावश्यक तत्व शामिल हों — ऐसे तत्व जो व्यर्थता उत्पन्न करने की प्रवृत्ति रखते हों — तो वह शर्त अनावश्यक कहलाती है। किसी शर्त में विरोधाभास भी हो सकता है। विरोधाभासी तत्व वह है जो किसी अन्य तत्व से इतना निकटता से संबंधित होता है कि यदि एक सत्य हो, तो दूसरा असत्य होना ही चाहिए। विरोधाभासी शर्त का परिणाम यह होता है कि समस्या के भाग एक-दूसरे के साथ असंगत होते हैं और इसलिए परस्पर विरोधी होते हैं।

एक पर्याप्त शर्त तब पूरी होती है जब बाधाएँ प्रस्तावित लक्ष्य के अनुकूल हों और लक्ष्य प्रणाली आवश्यकताओं के संबंध में पर्याप्त रूप से परिभाषित हो। पर्याप्तता का तात्पर्य यथार्थता से है: इसमें आवश्यकता को संतुष्ट करने के लिए आवश्यक सब कुछ शामिल होता है, न कमी के साथ और न अधिकता के साथ।

अस्पष्ट रूप से परिभाषित संरचनाओं वाली समस्याओं को सामान्यतः बिना प्रमाण के निरपेक्ष के बजाय सापेक्ष आकलनों को स्वीकार करके “हल” किया जाता है। बहुत व्यापक दायरे वाली समस्याएँ, ऐसी समस्याएँ जिनके समाधान अभी तक विकसित न की गई चीज़ों पर निर्भर करते हैं, तथा ऐसी परिकल्पनाओं से जुड़ी समस्याएँ जो प्रणालियों के संयोजन से संबंधित हों जिन्हें वर्तमान परिस्थितियों में अभी परिभाषित नहीं किया जा सकता — ये सभी अस्पष्ट रूप से परिभाषित संरचनाओं वाली समस्याएँ हैं।

किसी समस्या का निरूपण (या कथन) करते समय, प्रणाली विश्लेषक को निम्नलिखित कार्य पूरे करने चाहिए: पहला, यह वर्णन करना कि समस्या की खोज कैसे हुई; दूसरा, यह स्थापित करना कि इसे समस्या क्यों माना जाता है; तीसरा, इसे संबंधित समस्याओं के मात्र एक “लक्षण” से अलग करना; और चौथा, समस्या के अवांछनीय परिणामों की परिचालनात्मक परिभाषाएँ प्रदान करना। यदि विश्लेषक समस्या के निरूपण के दौरान समाधान प्रस्तावित करता है या कारण निर्धारित करता है, तो वह एक गंभीर त्रुटि करेगा। समस्या कथन तैयार करने का मुख्य उद्देश्य समस्या को स्पष्ट रूप से केंद्रित करना है। निरूपण के चरण में परिकल्पनाओं पर कोई माँग नहीं रखी जाती। समस्या पर नियंत्रण बनाए रखने के लिए, तार्किक रूप से जुड़े हुए, स्पष्ट रूप से पहचाने जा सकने वाले तथ्यों का उपलब्ध होना वांछनीय है।

समस्या के ऐतिहासिक पहलुओं की जाँच करने के अपने लाभ हैं। वह समय बिंदु जब समस्या पहली बार स्पष्ट हुई, मूल्यवान प्रमाण के रूप में कार्य कर सकता है, जिससे इसे पूर्ववर्ती, पहचाने जा सकने वाले कार्यों से जोड़ा जा सकता है। कभी-कभी उन परिस्थितियों को निर्धारित करना महत्वपूर्ण होता है जिनके कारण समस्या उत्पन्न हुई।

एक ही घटना को सभी लोग समस्या के रूप में नहीं देख सकते। इसलिए किसी दी गई घटना को समस्या के रूप में मानने का औचित्य स्थापित करना आवश्यक है। व्यवसाय, सरकार, और सैन्य संस्थानों में होने वाली घटनाओं को समस्या के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है यदि वे लाभ की अपेक्षाओं को बाधित करने या परिचालन प्रभावशीलता को कम करने की प्रवृत्ति रखती हों। तथापि, कुछ गैर-स्पष्ट समस्याओं का पूर्वानुमान केवल विश्लेषणात्मक विधियों के माध्यम से ही लगाया जा सकता है। ऐसे मामलों में जहाँ समस्याएँ स्पष्ट नहीं होतीं, प्रणाली के संचालन में बाधा तुरंत नहीं आती बल्कि एक संभावना बन जाती है।

किसी समस्या को हल करने में, पहला कार्य विश्लेषण की जाने वाली वस्तुओं के समूह का निर्धारण करना है। वस्तुओं का यह समूह, समग्र रूप में, एक विकल्प का गठन करता है। विकल्पों का मूल्यांकन समाधानों या लक्ष्यों के चयन का एक साधन है। किसी दी गई समस्या को कई भिन्न वैकल्पिक प्रक्रियाओं के माध्यम से हल किया जा सकता है। विकल्पों में मात्रात्मक पहलू हो सकते हैं या नहीं भी हो सकते। उदाहरण के लिए, किसी विकल्प में लोगों या उपकरणों की संख्या मात्रात्मक है, जबकि बाज़ार का प्रकार, बाज़ार प्रभाव की मात्रा, या बाज़ार का स्थान केवल आंशिक रूप से मात्रात्मक हो सकता है। विकल्पों का अस्तित्व दो या अधिक स्वीकार्य समाधानों के बीच चयन करने की क्षमता को दर्शाता है। विकल्पों का सार वे परिस्थितियाँ परिभाषित करता है जिनके तहत चयन किया जा सकता है।

पूर्वधारणाएँ किसी वस्तु, गुण, या संबंध की मानी गई अवस्था के बारे में कथन हैं। प्रस्ताव परिकल्पनाएँ या अभिगृहीत हैं। यदि प्रस्ताव असत्य हों, तो पूर्वधारणाएँ असत्य होती हैं और समस्या की शर्त विरोधाभासी होती है। पूर्वधारणाओं का उपयोग उन कठिन वास्तविकताओं से निपटने के लिए किया जाता है जो समस्या-समाधान प्रक्रिया को बाधित करने की प्रवृत्ति रखती हैं। यदि पूर्वधारणाएँ किसी दिए गए विकल्प के जोखिम स्तर या लागत-प्रभावशीलता अनुपात को नहीं बदलतीं, तो वे समस्या का एक उपयोगी और आवश्यक हिस्सा हैं। पूर्वधारणाएँ प्रणाली विश्लेषक पर संगति सुनिश्चित करने का उत्तरदायित्व डालती हैं।

एक पूर्वधारणा अन्य ज्ञात तथ्यों के अस्तित्व से एक ऐसे तथ्य का अनुमान लगाने की अनुमति देती है जो निश्चितता से ज्ञात नहीं है।

मानदंड वह साधन है जिसके द्वारा विकल्पों को मापा या चुना जाता है। मानदंड प्रणाली विश्लेषक को वरीयताओं का चयन करते समय तार्किक तर्क प्रदर्शित करने के लिए बाध्य करता है। मानदंड किसी विकल्प के सापेक्ष प्रदर्शन को समय, लागत, या प्रभावशीलता जैसे अन्य मापदंडों के संदर्भ में दर्शाता है। यह एक मानक है जिसके आधार पर किसी चयन की सापेक्ष योग्यता के बारे में निर्णय दिया जा सकता है।

जोखिम कमियों के संभावित संपर्क का एक मापदंड है। उच्च जोखिम की विशेषता निम्न सांख्यिकीय प्रायिकता भी हो सकती है, यद्यपि जोखिम का सटीक माप हमेशा मात्रात्मक नहीं हो सकता। मात्रात्मक और गुणात्मक दोनों आयामों वाली जटिल समस्याओं में जोखिम का वर्णन करने के लिए “अनिश्चितता” शब्द का प्रयोग किया जाता है।

इस प्रयोग में, “अनिश्चितता” किसी वास्तव में घटित हुई घटना की सापेक्ष प्रशंसनीयता को संदर्भित करती है। जोखिम या अनिश्चितता संपूर्ण समस्या-समाधान प्रक्रिया के दौरान प्रकट हो सकते हैं। जोखिम बढ़ता है, उदाहरण के लिए, यदि मानदंड स्वाभाविक रूप से उस चीज़ को मापने के लिए अनुपयुक्त हों जिसे मापना उनका उद्देश्य है। यदि सत्य मानी गई पूर्वधारणाएँ असत्य सिद्ध होती हैं, तो भी जोखिम बढ़ता है। जोखिम किसी ऐसे विकल्प की प्रमुख विशेषता के रूप में उभर सकता है जिसे निर्गत से निवेश की ओर जाने वाली अनपहचानी प्रतिपुष्टि त्रुटियों के कारण चुना गया हो।

विकल्प चुनने के लिए उपलब्ध दो या अधिक संभावनाओं में से एक है। किसी विकल्प पर विचार किए जाने के लिए, उसे कथित समस्या के एक स्वीकार्य संभावित समाधान का प्रतिनिधित्व करना चाहिए। जब विकल्प तुलनीय होते हैं, तो उनके बीच का भेद स्थापित किया जाता है। जब वे तुलनीय नहीं होते, तो वे पहलू पहचाने जाते हैं जिनमें वे भिन्न हैं। इस परिभाषा के अनुसार, विकल्प मात्रा में या प्रकार में भिन्न हो सकते हैं।

विकल्पों के दो सामान्य रूप हैं: कार्यात्मक रूप से भिन्न और परिचालनात्मक रूप से भिन्न। कार्यात्मक रूप को एक नौकायन नाव और एक एकल-इंजन वाले हवाई जहाज़ से दर्शाया जा सकता है, जिन दोनों को एक ही समस्या के वैकल्पिक समाधान माना जा सकता है। परिचालनात्मक रूप को एक ही ऑटोमोबाइल के तीन प्रकारों से दर्शाया जा सकता है, जिनमें से प्रत्येक को एक ही समस्या को हल करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। कार्यात्मक विकल्प इस बात में भिन्न होते हैं कि वे समस्याओं को कैसे हल करते हैं। परिचालनात्मक विकल्प इस बात में भिन्न होते हैं कि वस्तुओं, गुणों और संबंधों को एक प्रणाली में किस प्रकार संयोजित किया जाता है। विकल्पों का मूल्यांकन उनकी कुल संसाधन आवश्यकताओं और लागत, तथा अपेक्षित प्रतिफल के आधार पर किया जाता है। विकल्पों को परिभाषित करने का उद्देश्य प्रणाली की प्रभावशीलता को अधिकतम, न्यूनतम, या अनुकूलित करना हो सकता है।

गणित और सांख्यिकी में, यह नियम है कि किसी भी समय तार्किक रूप से केवल एक ही मापदंड को अधिकतम या न्यूनतम किया जा सकता है। यह नियम मिश्रित मात्रात्मक-गुणात्मक समस्याओं पर भी समान बल के साथ लागू होता है। उदाहरण के लिए, यह असंभव-सा है कि प्रणाली की प्रभावशीलता को घटाए बिना समस्या को हल करने के समय और लागत, दोनों को न्यूनतम किया जा सके। एक चर को अधिकतम किया जा सकता है जबकि अन्य को अनुकूलित किया जाता है — अर्थात, वे उस एक चर के अधिकतम को देखते हुए अपनी आदर्श अवस्थाओं के निकट तो पहुँचेंगे, परंतु उन्हें प्राप्त नहीं करेंगे। इष्टतम का अर्थ है “सब कुछ ध्यान में रखते हुए” सर्वश्रेष्ठ। इसका अर्थ “बिल्कुल सर्वश्रेष्ठ” नहीं है। इसका अर्थ किसी दिए गए लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए सबसे अनुकूल परिस्थितियाँ हो सकता है। इष्टतम इतने “अनुकूल” माने जा सकते हैं कि कोई विशेषज्ञ उन्हें “आदर्श,” “उत्कृष्ट,” या “बिल्कुल सर्वश्रेष्ठ” कह सकता है। तथापि, यह विशेषता कार्योत्तर होती है, और यह विकल्पों की तार्किक रचना का हिस्सा नहीं है।

अधिकतर मामलों में, किसी समस्या के समाधान का अधिकतम और न्यूनतम अज्ञात हो सकता है; परिणामस्वरूप, इष्टतम भी अज्ञात होगा। ये विचार दर्शाते हैं कि एक ऐसा विकल्प रचना संभव है जिसका अधिकतम या न्यूनतम व्यावहारिक रूप से बहुत कम उपयोगी हो। यहाँ तक कि जब प्रणाली विश्लेषक के पास प्रत्येक विकल्प के निरपेक्ष मूल्य की समझ न भी हो, तब भी अनुमानों का एक ऐसा समूह स्थापित करना संभव है जो समस्या के समाधान का वर्णन करने की अनुमति दे।