प्रबंधन (रूसी: उप्रावलेनिये):
- विभिन्न प्रकार की संगठित प्रणालियों — जैविक, सामाजिक और तकनीकी — का एक तत्व और कार्य, जो उनकी विशिष्ट संरचना के संरक्षण, उनकी गतिविधि के तरीके के अनुरक्षण, और उनके कार्यक्रम व लक्ष्यों की प्राप्ति को सुनिश्चित करता है;
- नियंत्रित प्रणाली पर उसके आवश्यक व्यवहार को सुनिश्चित करने हेतु डाला गया प्रभाव;
- बताए गए लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक प्रबंधन विषय (सब्जेक्ट) द्वारा प्रबंधित वस्तु की गतिविधि को संगठित करने की प्रक्रिया;
- किसी विषय द्वारा, स्वयं पर या बाह्य वस्तुओं या विषयों पर, उन्हें रूपांतरित करने या उनके गुणों को बदलने के उद्देश्य से की गई क्रिया।
प्रबंधन:
- एक प्रक्रिया के रूप में — प्रबंधकीय क्रियाओं का समुच्चय जो “इनपुट” पर संसाधनों को “आउटपुट” पर उत्पादों में रूपांतरित करते हुए बताए गए लक्ष्यों की प्राप्ति सुनिश्चित करता है;
- एक विज्ञान के रूप में — अवधारणाओं, सिद्धांतों, प्रबंधन के सिद्धांतों, विधियों और स्वरूपों के रूप में संगठित ज्ञान का समूह;
- एक कार्य के रूप में — लोगों और आर्थिक संस्थाओं पर उद्देश्यपूर्ण सूचनात्मक प्रभाव, जो उनकी क्रियाओं को दिशा देने और वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए किया जाता है;
- एक तंत्र (उपकरण) के रूप में — संरचनाओं और लोगों का समुच्चय जो सामाजिक प्रणालियों के अपने लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए सभी संसाधनों के उपयोग और समन्वय को सुनिश्चित करता है।
इसके अलावा भी कई अन्य परिभाषाएँ हैं, जिनके अनुसार प्रबंधन को एक तत्व, एक कार्य, एक प्रभाव, एक प्रक्रिया, एक परिणाम, एक चयन, इत्यादि के रूप में वर्णित किया जाता है। जब कोई विषय प्रबंधन करता है, तब उसे प्रबंधकीय गतिविधि के रूप में देखा जाना चाहिए। यह दृष्टिकोण उसकी बहुआयामी प्रकृति को स्पष्ट करता है और अवधारणा के विभिन्न दृष्टिकोणों को समन्वित करता है।
यदि प्रबंधन किसी शासकीय निकाय द्वारा किया जाता है, तो वह गतिविधि करना उस शासकीय प्रणाली का कार्य है; प्रबंधन प्रक्रिया (प्रबंधकीय) गतिविधि की प्रक्रिया से मेल खाती है, और नियंत्रण क्रिया उसके परिणाम से मेल खाती है। जब शासकीय निकाय और नियंत्रित प्रणाली दोनों ही विषय होते हैं, तब प्रबंधन में शासित विषयों की गतिविधियों को संगठित करना शामिल होता है।
प्रबंधकीय गतिविधि, व्यावसायिक व्यावहारिक गतिविधि के एक रूप के रूप में, कई सामान्य विशेषताओं से युक्त है। इनमें शामिल हैं: विशिष्ट परिस्थितियों (सीमित क्षमताओं और संसाधनों की बाधाओं सहित) में मानवीय गतिविधि की विशिष्टता और अप्रत्याशितता, बदलती परिस्थितियों के अनुकूल होने की क्षमता, लक्ष्य-निर्धारण की क्षमता, तथा स्व-संगठन और विकास की क्षमता। इसके अतिरिक्त, प्रबंधकीय गतिविधि की कई विशिष्ट विशेषताएँ हैं:
- प्रबंधकीय गतिविधि की व्यक्तिपरकता। प्रबंधकीय गतिविधि मूलतः व्यक्तिपरक होती है। कोई भी गतिविधि व्यक्तिपरक होती है, क्योंकि वह हमेशा किसी विषय द्वारा ही की जाती है। परंतु प्रबंधकीय गतिविधि में प्रबंधकों के व्यक्तिगत गुण, व्यावसायिक अनुभव, और नैतिक दृष्टिकोण विशेष रूप से महत्वपूर्ण होते हैं।
- प्रबंधन विषय द्वारा स्वायत्त लक्ष्य-निर्धारण प्रबंधकीय गतिविधि की एक अभिन्न विशेषता है। सामान्यतः, प्रबंधक स्वयं ही न केवल अपनी गतिविधि का लक्ष्य निर्धारित करता है, बल्कि प्रबंधित प्रणाली की गतिविधि का लक्ष्य भी निर्धारित करता है, इन्हें कार्यों में विभाजित करता है, और उन्हें प्राप्त करने के तरीके तैयार करता है। कुछ मामलों में, हालाँकि, प्रबंधक केवल प्रणाली के उच्च स्तर पर निर्धारित लक्ष्यों को आगे संप्रेषित करता है।
- परिणामों की अप्रत्यक्षता। प्रबंधकीय गतिविधि का प्रत्यक्ष परिणाम प्रबंधित प्रणाली पर डाली गई नियंत्रण क्रिया है। परंतु यह क्रिया स्वयं में साध्य नहीं है — यह प्रबंधित प्रणाली के आवश्यक व्यवहार को सुनिश्चित करने के लिए की जाती है। प्रबंधकीय गतिविधि का विषय-वस्तु प्रबंधित प्रणाली की गतिविधि है। दूसरे शब्दों में, प्रबंधकीय गतिविधि का अंतिम (अप्रत्यक्ष) परिणाम प्रबंधित प्रणाली की स्थिति (उसका परिणाम) है। ठीक इसी परिणाम से प्रबंधन की प्रभावशीलता का आकलन किया जाता है।
- प्रबंधकीय गतिविधि का रचनात्मक स्वभाव। प्रबंधन मूलतः निर्णयन ही है। निर्णयन प्रक्रिया को पूरी तरह से औपचारिक रूप नहीं दिया जा सकता। इसमें हमेशा अनिश्चित कारक और रचनात्मकता शामिल होते हैं। हालाँकि, रचनात्मकता कानूनी, नैतिक और अन्य मानदंडों के साथ-साथ संसाधन और अन्य सीमाओं द्वारा सीमित होती है।
- नियंत्रण क्रियाओं के प्रति प्रबंधित प्रणाली के व्यवहार की मॉडलिंग, पूर्वानुमान और भविष्यवाणी की आवश्यकता।
- प्रबंधन विषय की अपनी स्वयं की गतिविधि की प्रक्रिया और परिणामों तथा उनके द्वारा प्रबंधित विषयों और/या वस्तुओं के प्रति उत्तरदायित्व। प्रबंधन विषय न केवल अपनी स्वयं की गतिविधि के प्रत्यक्ष परिणामों के लिए उत्तरदायी होता है, बल्कि उसके अप्रत्यक्ष परिणाम — यानी प्रबंधित प्रणाली की स्थिति और उसकी गतिविधि के परिणामों के लिए भी उत्तरदायी होता है।
- विकास और अनुकूलन। प्रबंधकीय गतिविधि की एक विशिष्ट विशेषता यह है कि प्रबंधन विषय और प्रबंधित प्रणाली दोनों के विकास की, साथ ही बदलती बाह्य और आंतरिक परिस्थितियों के प्रति उनके अनुकूलन की आवश्यकता होती है।
संगठनात्मक प्रबंधन प्रणालियों के कार्य-प्रणाली का वर्णन करने के लिए प्रबंधन चक्र की अवधारणा का उपयोग किया जाता है — अर्थात, एक मॉडल जो प्रबंधन प्रक्रिया को मानक चरणों के दोहराए जाने वाले अनुक्रम के रूप में वर्णित करता है। आज तक, प्रबंधन चक्र के कई दर्जन मॉडल प्रस्तावित किए जा चुके हैं, उदाहरण के लिए:
- हेनरी फेयोल का चक्र: नियोजन – संगठन – प्रेरणा – नियंत्रण;
- डब्ल्यू. एडवर्ड्स डेमिंग का PDCA चक्र: योजना – कार्य – जाँच – सुधार;
- सूचना संग्रह – नियोजन – कार्यान्वयन – लेखांकन – नियंत्रण – विश्लेषण – समायोजन का चक्र।
किसी भी प्रबंधकीय गतिविधि के आधार में एक निरंतर प्रबंधन चक्र का विचार निहित है, जो (“वर्णन और मापन” के लिए) मापदंडों और संकेतकों तथा मात्रात्मक मॉडलों का व्यापक उपयोग करता है। मुख्य ध्यान उन विधियों, उपकरणों और निर्णयों पर केंद्रित होता है जिनका उद्देश्य किसी गतिविधि की मात्रात्मक रूप से व्यक्त की गई निष्पादन-क्षमता में सुधार करना है। प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली के सभी घटक प्रबंधन चक्र मॉडलों में विशिष्ट मात्रात्मक विवरणों, संकेतकों और मॉडलों की एक प्रणाली के माध्यम से प्रस्तुत किए जाते हैं।
प्रणाली दृष्टिकोण वस्तुओं और प्रबंधन संरचनाओं का सामान्य से विशिष्ट की ओर विश्लेषण करता है। यह प्रस्तावित करता है कि संगठनों को तत्वों की प्रणालियों के रूप में देखा जाए, जिनके लिए इष्टतम विकास सुनिश्चित करने हेतु लक्ष्य और कार्य निर्धारित किए जाने चाहिए।
प्रबंधन के प्रणाली दृष्टिकोण के मुख्य तत्व:
- किसी भी समस्या का समाधान लक्ष्यों के स्पष्ट निरूपण से शुरू होता है;
- किसी भी समस्या या कार्य को एक लक्ष्य-वृक्ष के रूप में देखा जाना चाहिए, जो प्रत्येक व्यक्तिगत निर्णय को अंतिम लक्ष्यों से जोड़ता है;
- लक्ष्यों को प्राप्त करने के तरीके निर्धारित करते समय, वैकल्पिक विकल्पों पर विचार किया जाना चाहिए;
- व्यक्तिगत उपप्रणालियों के लक्ष्यों को प्रणाली के समग्र अंतिम लक्ष्यों के विपरीत नहीं होना चाहिए।
प्रणाली दृष्टिकोण के दृष्टिकोण से, प्रबंधन एक जटिल प्रक्रिया है जिसमें दो भिन्न स्तर होते हैं: संक्रियात्मक नियंत्रण (नियमन) और सामरिक दिशा-निर्देशन। संक्रियात्मक नियंत्रण का कार्य प्रणाली के कुछ मापदंडों को एक दिए गए स्तर पर बनाए रखना है। सामरिक दिशा-निर्देशन में यह निर्धारित करना शामिल है कि प्रणाली की वह दी गई स्थिति वास्तव में क्या होनी चाहिए। सामरिक दिशा-निर्देशन में अभिकल्पन और नियोजन शामिल हैं, जबकि संक्रियात्मक नियंत्रण में दैनिक निगरानी और उससे संबंधित सभी कार्य शामिल हैं।
किसी जटिल यादृच्छिक (स्टोकैस्टिक) प्रणाली के कार्य-प्रणाली का अध्ययन करने के लिए, उसे एक नियंत्रक उपप्रणाली और एक नियंत्रित उपप्रणाली के रूप में प्रस्तुत करना उपयोगी होता है। नियंत्रित उपप्रणाली के मापदंड निर्धारित करने के बाद, नियंत्रक उपप्रणाली को प्रतिपुष्टि के सिद्धांत के आधार पर उन्हें निर्दिष्ट स्तर पर बनाए रखना होता है।
प्रतिपुष्टि-आधारित नियमन न केवल किसी विशेष प्रकार के व्यवधानों की, बल्कि किसी भी प्रकार के व्यवधानों की क्षतिपूर्ति सुनिश्चित करता है। इस प्रकार, व्यवधानों का प्रणाली पर प्रभाव तब भी क्षतिपूर्ण हो जाता है जब उनका कारण सामान्यतः अज्ञात हो। यह विशेष रूप से तब महत्वपूर्ण होता है जब अत्यंत जटिल प्रणालियों से निपटना हो, जो विस्तृत वर्णन का प्रतिरोध करती हैं।
प्रणाली विश्लेषण एक प्रणाली को एक सामरिक लक्ष्य प्राप्त करने के लिए एकीकृत घटकों के समुच्चय के रूप में परिभाषित करता है। इससे एक ऐसा लक्ष्य या कार्य सामने आता है जिसे पूरा करने के लिए प्रणाली बनाई गई थी। चूँकि यह लक्ष्य सामरिक होता है, प्रणाली को उसकी प्राप्ति के लिए कई सामयिक (सामरिक-स्तरीय) कार्यों को भी हल करना होता है।
यह पूर्णतः समझ में आने वाली बात है कि कुछ प्रबंधक अपने प्रयासों को व्यक्तिगत, विशिष्ट मुद्दों पर केंद्रित करना चाहते हैं। वे इन विशिष्टताओं के दायरे को विस्तृत करने का प्रयास करते हैं, जबकि विभिन्न प्रभागों के परिणामों के एकीकरण का कार्य अन्य लोगों पर छोड़ देते हैं, भले ही प्रबंधन एकीकरण की समस्या उनके लिए केंद्रीय महत्व की हो। नेतृत्व का सार समन्वय में निहित है, और यह स्पष्ट है कि इस प्रकार की संश्लेषण प्रक्रिया हर स्तर के प्रबंधकों के लिए उपयोगी हो सकती है। जब प्रबंधक व्यक्तिगत विशिष्ट क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, तो उनके अपने उद्यमों के समग्र लक्ष्यों और बड़ी प्रणालियों में उनकी भूमिका से नज़र हट जाने का जोखिम रहता है। यदि वे “समग्र चित्र” की स्पष्ट समझ बनाए रखते हैं, तो वे अपने कर्तव्यों को अधिक प्रभावी ढंग से निष्पादित कर सकेंगे।
समग्र प्रणाली दृष्टिकोण को नज़रअंदाज़ करना जानबूझकर भी हो सकता है — क्योंकि विभागों या कार्यात्मक इकाइयों के प्रमुख अक्सर अपने स्वयं के कार्यों के संपूर्ण उद्यम के परिणामों पर पड़ने वाले महत्व को अधिक आंकते हैं। कभी-कभी ऐसी अनदेखी अनजाने में होती है, जो निर्णयकर्ता की उन परिणामों की पूर्वानुमान करने में असमर्थता से उत्पन्न होती है जो उसके निर्णयों का उद्यम की गतिविधि के अन्य क्षेत्रों पर पड़ सकता है। प्रबंधन में प्रणाली दृष्टिकोण के प्रयोग का केंद्रीय बिंदु उपप्रणालियों और आपस में जुड़े भागों के जाल का एक स्पष्ट चित्र प्राप्त करना है, जो एक एकीकृत समग्रता बनाते हैं।
प्रणाली दृष्टिकोण के विचार, प्रणाली क्या है इसकी स्पष्ट समझ के बिना अकल्पनीय हैं। एक प्रणाली गतिकीय रूप से आपस में जुड़े तत्वों का एक अभिन्न समुच्चय है। एक प्रणाली को केवल उसके परिवेश के साथ एकता में ही विचार किया जा सकता है। सामान्यतः, कोई भी प्रणाली किसी उच्च-क्रम की प्रणाली का एक तत्व होती है, और प्रणाली का कोई भी तत्व स्वयं में एक निम्न-क्रम की प्रणाली के रूप में देखा जा सकता है।
किसी प्रणाली की समग्रता और उसके तत्वों की अन्तर्संबद्धता केवल प्रणाली के लक्ष्य के संदर्भ में ही निर्धारित की जाती है। साथ ही, किसी प्रणाली को वास्तविक जगत की किसी वस्तु के समान नहीं समझा जाना चाहिए, क्योंकि किसी भी वस्तु का विभिन्न दृष्टिकोणों से अध्ययन किया जा सकता है, और चुने गए दृष्टिकोण के अनुसार कई भिन्न प्रणालियों की पहचान की जा सकती है, जिनमें से प्रत्येक उस वस्तु के कार्य-प्रणाली के किसी एक पहलू को प्रतिबिंबित करती है। जटिल प्रणालियों के संचालन का अध्ययन केवल उनके व्यक्तिगत तत्वों की जाँच से करना असंभव है, क्योंकि जटिल प्रणालियों में उद्भव का गुण होता है — यानी प्रणाली की वह क्षमता जिसके द्वारा वह ऐसे गुण प्रदर्शित करती है जो उसके किसी भी व्यक्तिगत तत्व में अंतर्निहित नहीं होते।
प्रणाली दृष्टिकोण और प्रणाली सिद्धांत के उपयोग ने यह संभव बनाया कि संगठनों और सभी प्रबंधन पदानुक्रमों को उनके घटक भागों की एकता के रूप में, साथ ही बाहरी विश्व की वैश्विक प्रणाली के भीतर, देखा जा सके। साथ ही, विभिन्न समयों पर प्रबंधन व्यवहार और सिद्धांत पर प्रभुत्व रखने वाले अन्य विचारधाराओं (स्कूलों) के विचारों और दृष्टिकोणों को एकीकृत करना भी संभव हो गया। प्रणाली दृष्टिकोण ने प्रबंधन सिद्धांत में यथार्थ विज्ञानों, अभियांत्रिकी, प्राकृतिक विज्ञानों और मानविकी की विधियों और उपलब्धियों को लाया।
हालाँकि, प्रबंधन सिद्धांत में प्रणाली दृष्टिकोण का सबसे महत्वपूर्ण योगदान एक नई चिंतन-पद्धति का निर्माण था। प्रणाली दृष्टिकोण ने प्रबंधकों को यह निर्धारित करने में सक्षम बनाया कि वे जिस संगठन का नेतृत्व करते हैं, उसका स्थान बाह्य विश्व में कहाँ है, यह समझने में कि कोई भी प्रबंधन संरचना एक खुली प्रणाली होती है, और परिणामस्वरूप, किसी संगठन का प्रबंधन इस प्रकार नहीं किया जा सकता जैसे कि वह एक बंद प्रणाली हो — अर्थात, आंतरिक प्रबंधन प्रक्रियाओं पर बाह्य परिवेश के प्रभाव को ध्यान में रखे बिना। प्रणाली दृष्टिकोण के आगमन के साथ ही परिवेश को प्रबंधन में एक मौलिक चर के रूप में देखा जाने लगा।
प्रबंधन सिद्धांत और व्यवहार में प्रणाली दृष्टिकोण के अनुप्रयोग का एक महत्वपूर्ण परिणाम प्रबंधन के विभिन्न विचारधाराओं (स्कूलों) के विचारों और उपलब्धियों का एकीकरण है। इसके लिए, उन्हें अलग-अलग प्रणालियों के रूप में नहीं, बल्कि प्रबंधन सिद्धांत के भीतर उपप्रणालियों के रूप में मानना पर्याप्त था। इससे तुरंत ही प्रत्येक दृष्टिकोण की सीमाएँ और उनके उपयोग की संभावनाएँ उजागर हो गईं — विशेष रूप से इसलिए कि प्रत्येक प्रबंधन विचारधारा ने संगठनों के केवल एक पहलू (उपप्रणाली) पर अपने प्रयास केंद्रित किए थे: लोग, संरचनाएँ, प्रबंधन विधियाँ, इत्यादि। व्यवहारवादी विचारधारा ने प्रबंधन के सामाजिक क्षेत्र की जाँच की। वैज्ञानिक प्रबंधन और मात्रात्मक विधियों की विचारधाराओं ने मुख्यतः तकनीकी प्रणालियों के प्रबंधन का अध्ययन किया। केवल प्रणाली दृष्टिकोण ने ही संगठनों के सभी घटकों को एक सुसंगत समग्रता में एकीकृत करना संभव बनाया।
प्रणाली दृष्टिकोण ने किसी संगठन को एक खुली प्रणाली के रूप में प्रस्तुत करना संभव बनाया, जिसके “इनपुट” मानवीय, भौतिक, वित्तीय और सूचना संसाधन होते हैं, जो — प्रबंधन के एल्गोरिदम, दृष्टिकोणों, विधियों, उपकरणों और प्रौद्योगिकियों के आधार पर — प्राप्त लक्ष्यों और संगठनात्मक परिणामों (लाभ, उत्पादन और उत्पाद गुणवत्ता में वृद्धि, प्रदर्शन संकेतकों में सुधार, भौतिक प्रोत्साहन, उच्च श्रम उत्पादकता, इत्यादि) के रूप में “आउटपुट” में रूपांतरित होते हैं।