प्रणाली विश्लेषण अर्थशास्त्र और अभियांत्रिकी, जीवविज्ञान और चिकित्सा, इतिहास और भाषाशास्त्र, राजनीति और सैन्य मामलों में प्रयुक्त होता है। इसका उपयोग सैद्धांतिक और व्यावहारिक अनुसंधान में, नई तकनीक के प्रोटोटाइप और पूंजी निवेश के विकल्पों के चयन में, और इसी तरह के अन्य कार्यों में किया जाता है। सामग्री को अधिक स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करने के लिए, आइए पहले प्रणाली विश्लेषण से संबंधित प्रश्नों को तैयार करें। ये प्रश्न उसी रूप में प्रस्तुत किए गए हैं जिस रूप में वे प्रणाली विश्लेषण के व्यावहारिक कार्य के दौरान उत्पन्न हुए थे।
यह सर्वविदित है कि किसी अवधारणा को परिभाषित करके हम उसे सीमित, संकुचित और निर्धन कर देते हैं। फिर भी, एक कार्यकारी उपकरण के रूप में, संभावित परिभाषाओं में से एक को प्रमुख परिभाषा के रूप में उपयोग किया जा सकता है, जिसमें घटना की कुछ आवश्यक विशेषताओं को उजागर किया जाता है जो इसे अन्य से अलग करती हैं।
प्रणाली विश्लेषण उन वस्तुओं में गुणों और संबंधों की जांच करने की एक पद्धति है जिनका अवलोकन करना और समझना कठिन है, जिसमें इन वस्तुओं को लक्ष्य-निर्देशित प्रणालियों के रूप में प्रस्तुत किया जाता है और इन प्रणालियों के गुणों तथा लक्ष्यों एवं उनकी प्राप्ति के साधनों के बीच अंतर्संबंधों का अध्ययन किया जाता है।
इसका उपयोग तब किया जाता है जब समस्या इस प्रकार प्रस्तुत की जाती है कि उसके समाधान के लिए आवश्यक जानकारी वस्तु के प्रत्यक्ष अवलोकन से प्राप्त नहीं की जा सकती। तब वस्तु को किसी प्रणाली की उपप्रणाली के रूप में, अन्य प्रणालियों के साथ अंतःक्रिया करने वाली उपप्रणालियों के संग्रह के रूप में माना जाता है। यह परिभाषा, जिसे एक कार्यकारी परिभाषा के रूप में देखा जाना चाहिए, प्रणाली विश्लेषण की विधियों को अन्य अनुसंधान विधियों से अलग करना संभव बनाती है और इसे वैज्ञानिक ज्ञान के एक विशिष्ट क्षेत्र में स्थान देती है।
अनुसंधान और विश्लेषण की अनेक विधियों में से अधिकांश वस्तुओं के प्रत्यक्ष अवलोकन की ओर उन्मुख हैं, जिसमें उनकी प्रकृति और विशिष्टताओं को ध्यान में रखा जाता है। यह सदैव मान लिया जाता है कि अध्ययनाधीन वस्तु को उसके परिवेश से अलग किया जा सकता है, कि उसका प्रत्यक्ष रूप से या उपकरणों के माध्यम से अवलोकन किया जा सकता है। इसके विपरीत, प्रणाली सिद्धांत पर आधारित प्रणाली विश्लेषण की विधि, अध्ययनाधीन वस्तु की मूलभूत जटिलता, आसपास की दुनिया के साथ उसके व्यापक और प्रबल अंतर्संबंधों, तथा उसके कुछ गुणों की अनवलोकनीयता को ध्यान में रखती है।
इसलिए, एक वास्तविक घटना और उसके गुणों तथा आसपास की दुनिया के साथ संबंधों के बारे में उपलब्ध तथ्यात्मक आंकड़ों से आरंभ करते हुए, शोधकर्ता उन्हें प्रणाली सिद्धांत की अमूर्त श्रेणियों में अनुवादित करता है और प्रणालियों के ज्ञात गुणों के आधार पर नए गुणों और नए अंतर्संबंधों की पहचान करता है। अधिकांश अनुसंधान विधियों में वस्तुएँ स्पष्ट रूप से परिभाषित होती हैं। एक प्रणालीगत अनुसंधान में सामान्यतः इसके एक महत्वपूर्ण चरण के रूप में वस्तु की स्वयं की पहचान — उसकी खोज या निर्माण — शामिल होता है। लगभग सभी अनुसंधान विधियाँ एक स्पष्ट रूप से तैयार की गई समस्या से आरंभ होती हैं। प्रणाली विश्लेषण इस प्रश्न को संबोधित करता है कि समस्याओं को सही ढंग से कैसे प्रस्तुत किया जाए और किन अनुसंधान विधियों का प्रयोग किया जाए।
प्रणाली विश्लेषण का सार यह है कि जटिल को सरल में कैसे परिवर्तित किया जाए, किस प्रकार एक ऐसी समस्या को, जिसका न केवल समाधान करना कठिन है बल्कि जिसे समझना भी कठिन है, कार्यों की एक स्पष्ट श्रृंखला में बदला जाए जिनका समाधान विधि उपलब्ध हो।
प्रणाली विश्लेषण सदैव ठोस होता है। यह एक विशिष्ट आर्थिक तत्व (भले ही प्रारंभ में अस्पष्ट रूप से परिभाषित हो) और एक विशिष्ट आर्थिक समस्या (भले ही प्रारंभ में अस्पष्ट रूप से तैयार की गई हो) से संबंधित होता है।
प्रणाली विश्लेषण किसी भी प्रकार से समस्याओं के विश्लेषण और निर्णय लेने की अन्य विधियों के विरुद्ध नहीं है। जो नई बात है वह है अवधारणाओं, विधियों और तकनीकों के एक निश्चित परस्पर संबंधित समूह का एक एकीकृत पद्धति में संश्लेषण, जिनका पहले विज्ञान और अभियांत्रिकी में व्यक्तिगत समस्याओं के समाधान के लिए अलग-अलग उपयोग किया जाता था। इसके अलावा, यह प्रणालीगत अवधारणाओं और विधियों का समूह पूरी तरह से नए गतिविधि क्षेत्रों तक विस्तारित किया जाता है जहाँ ये अवधारणाएँ पहले उपयोग में नहीं थीं — नियोजन और प्रबंधन के क्षेत्र।
जटिल समस्याओं के विश्लेषण में प्रणालीगत विधि की शक्ति इस तथ्य में निहित है कि यह एक ओर, एक ऐसी समस्या को जो समाधान के लिए बहुत जटिल है, उसके घटकों में विघटित करने की अनुमति देती है, यहाँ तक कि उन विशिष्ट कार्यों के निर्माण तक जिनके लिए सुस्थापित समाधान विधियाँ उपलब्ध हैं, जबकि दूसरी ओर इन घटकों को एक एकीकृत समग्र के रूप में एक साथ बनाए रखती है।
जैसा कि सोवियत शोधकर्ता एस. पी. निकानोरोव ने बहुत सटीक ढंग से कहा, प्रणाली विश्लेषण किसी समस्या को हल करने की प्रक्रिया को प्रणालियों के डिज़ाइन, निर्माण और उपयोग की प्रक्रिया के रूप में प्रस्तुत करना संभव बनाता है।
प्रणाली विश्लेषण में जो आवश्यक है, जिस पर इसका ध्यान केंद्रित है, उसे अमेरिकी शोधकर्ता क्वाड ने बहुत सटीक ढंग से इस प्रकार व्यक्त किया: “प्रणाली विश्लेषण किसी समस्या को देखने का एक तरीका है। गणितीय औपचारिकता और कंप्यूटरों का उपयोग आवश्यक और उपयोगी भी हो सकता है, परंतु हो भी नहीं सकता। कभी-कभी समस्या पर सावधानीपूर्वक चिंतन ही पर्याप्त हो सकता है। परंतु अनिश्चितता की परिस्थितियों में निर्णय की तैयारी से संबंधित किसी भी विश्लेषण में, चाहे वह कितना भी जटिल क्यों न हो, कुछ निश्चित तत्व अवश्य विद्यमान होते हैं। ये तत्व — एक लक्ष्य या लक्ष्य, उन लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए विकल्प या साधन, लागत या हर वह चीज़ जो प्रत्येक विकल्प को प्राप्त करने के लिए व्यय करनी होगी, एक मॉडल या विकल्पों तथा उनसे प्राप्त होने वाले परिणामों और लागत के बीच निर्भरता का वर्णन, तथा वे मानदंड जिनके अनुसार एक अधिमानित विकल्प चुना जाता है — किसी भी ऐसे विश्लेषण में विद्यमान होते हैं जिसका उद्देश्य किसी कार्यविधि के चयन को प्रभावित करना है।”
यह पूर्णतः स्पष्ट है कि जटिल, विशेष रूप से विकसित, और काफी बोझिल वैज्ञानिक औपचारिकता जिसे प्रणाली विश्लेषण दर्शाता है, उसे केवल पर्याप्त रूप से जटिल, बड़े पैमाने की समस्याओं पर ही लागू करना उचित है जिनमें अनेक लोगों की गतिविधि तथा पर्याप्त भौतिक और अन्य व्यय शामिल हों।
समस्याओं का कोई ऐसा वर्गीकरण स्थापित करना कठिन है जिससे यह ठीक-ठीक कहा जा सके कि प्रणालीगत औपचारिकता कहाँ लागू की जा सकती है और कहाँ नहीं। समस्याओं की उत्पत्ति आवश्यकताओं और अवसरों के संदर्भ में भिन्न होती है। पहला मामला सरल है: मौजूदा संसाधन या कार्यविधियाँ, या कुछ वस्तुएँ, लोगों को संतुष्ट करना बंद कर चुकी हैं, और मौजूदा स्थिति को बदलने की आवश्यकता है।
प्रणाली विश्लेषण तब लागू होता है जब कोई अत्यंत जटिल समस्या उत्पन्न होती है। दूसरा मामला सैद्धांतिक रूप से अधिक जटिल है: कोई नया अवसर प्रकट होता है, जैसे अंतरिक्ष उड़ान या तापनाभिकीय ऊर्जा का उपयोग। प्रत्येक मामले में, ऐसे अवसरों का विकास राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था की पूरी तरह से नई शाखाओं के निर्माण से जुड़ा होता है। इस स्थिति में, प्रणाली विश्लेषण का अनुप्रयोग न केवल उपयोगी बल्कि पूर्णतः आवश्यक सिद्ध होता है, क्योंकि समस्या स्वयं — प्रकृति में जटिल होने के कारण — अभी भी तैयार की जानी बाकी है, क्योंकि नए अवसरों की प्राप्ति मानव गतिविधि, समाज और राज्य के जीवन के अत्यंत विविध पहलुओं को प्रभावित करती है। और भी अधिक जटिल मामलों को उल्लेखित किया जा सकता है, जहाँ नए अवसर हर जगह और लगभग हर घंटे उत्पन्न होते हैं: उदाहरण के लिए, प्रायोगिक रसायन विज्ञान प्रतिवर्ष लगभग तीन लाख नए यौगिकों का संश्लेषण करता है, जिनके गुण अत्यंत विविध होते हैं और जिनका उपयोग अनेक, यदि सभी नहीं तो, उत्पादन शाखाओं में किया जा सकता है।
मानव गतिविधि को परंपरागत रूप से दो क्षेत्रों में विभाजित किया जा सकता है: नियमित गतिविधि का क्षेत्र — अर्थात नियमित, दैनिक कार्य — और नए, पूर्व में अज्ञात कार्यों को हल करने का क्षेत्र। पहले क्षेत्र में, कार्यों को हल करने की विधियाँ आमतौर पर सुस्थापित होती हैं, और प्रणाली विश्लेषण के लिए कोई आधार नहीं होता, यद्यपि कुछ मामलों में स्वयं नियमितता का अस्तित्व ही एक समस्या का रूप ले लेता है। इस प्रकार, करोड़ों की संख्या वाले आर्थिक प्रबंधन तंत्र का अस्तित्व स्वयं प्रबंधन में कठिनाइयाँ उत्पन्न करता है और समस्याएँ जन्म देता है; प्रबंधन कर्मियों की संख्या में निरंतर वृद्धि की प्रवृत्ति एक बड़ी समस्या का रूप लेती है। परंतु मानव गतिविधि के उस क्षेत्र में जो नए, पूर्व में अज्ञात कार्यों को हल करने से जुड़ा है (उदाहरण के लिए, दीर्घकालिक नियोजन में, विज्ञान में, अभिकल्पना विकास में), प्रणाली विश्लेषण की विधियाँ लगभग सार्वभौमिक रूप से लागू होती हैं, और कुछ मामलों में अपरिहार्य हैं।
प्रणाली विश्लेषण की विधि में समस्याओं को उनकी संरचना की मात्रा के आधार पर भी अलग करने की प्रथा है — अर्थात उनके प्रस्तुतीकरण की स्पष्टता और जागरूकता के आधार पर, उनके घटकों और अंतर्संबंधों की समझ में विस्तार और विशिष्टता की मात्रा के आधार पर, और अंततः समस्या के प्रस्तुतीकरण में उल्लेखित मात्रात्मक और गुणात्मक कारकों के अनुपात के आधार पर। इसे ध्यान में रखते हुए, समस्याओं के तीन वर्ग अलग किए जाते हैं: सुसंरचित, मात्रात्मक रूप से तैयार की गई समस्याएँ; कुसंरचित, या मिश्रित, समस्याएँ जिनमें मात्रात्मक और गुणात्मक दोनों प्रकार के आकलन शामिल होते हैं; और असंरचित, या गुणात्मक, समस्याएँ।
पहले वर्ग की समस्याओं के लिए प्रणाली विश्लेषण की विधियों की आवश्यकता नहीं होती, क्योंकि गणितीय मॉडलिंग की सुविकसित और शक्तिशाली औपचारिकता तथा कठोर मात्रात्मक समाधान विधियाँ पहले से ही उपलब्ध हैं। दूसरे वर्ग की समस्याएँ — कुसंरचित, मिश्रित मात्रात्मक और गुणात्मक आकलनों वाली — प्रणाली विश्लेषण विधियों के अनुप्रयोग के प्राथमिक क्षेत्र के रूप में पहचानी जाती हैं। यह माना जाता है कि असंरचित समस्याओं का समाधान प्रणाली विश्लेषण की विधियों द्वारा नहीं किया जाता; उनके समाधान के लिए तथाकथित अनुमानात्मक (ह्यूरिस्टिक) विधियाँ लागू की जाती हैं। निश्चित रूप से, तीनों वर्गों की समस्याओं के बीच कोई स्पष्ट सीमा-रेखा खींचना कठिन है, परंतु मामले का सार कहीं और है।
प्रणाली विश्लेषण की विधि ठीक-ठीक संरचना करने, समस्याओं को व्यवस्थित करने की एक विधि है। प्रणाली विश्लेषण का प्रयोग एक प्रारंभ में असंरचित, अस्पष्ट रूप से परिभाषित समस्या को कम से कम कमज़ोर रूप से संरचित करने के लिए किया जाता है, और फिर उसके बारे में नई अतिरिक्त जानकारी एकत्र करने, उसके घटकों के अंतर्संबंध स्थापित करने, जहाँ भी संभव हो मात्रात्मक आकलन (भले ही व्यक्तिपरक, विशेषज्ञ-आधारित) देने, और समस्या को संरचित समस्याओं की श्रेणी में स्थानांतरित करने के लिए किया जाता है, जिस पर गणितीय मॉडलिंग की औपचारिकता और इष्टतम समाधानों का चयन पहले से ही लागू किया जा सकता है।
कई मामलों में, प्रणाली विश्लेषण को उन मानव गतिविधि के क्षेत्रों के माध्यम से परिभाषित करने के प्रयास किए जाते हैं जिनमें इसका प्रमुख अनुप्रयोग पाया जाता है — अर्थात अनुसंधान, सैन्य, राजनीतिक और आर्थिक समस्याओं को हल करने की एक पद्धति के रूप में।
प्रणाली विश्लेषण की सफलता की पहली शर्त यह है कि इसे वहीं लागू किया जाए जहाँ इसकी वास्तव में आवश्यकता हो। जटिल वस्तुओं से संबंधित जटिल प्रश्नों को समर्पित एक प्रणालीगत अनुसंधान की प्रकृति ही उच्च स्तर के ज्ञान और विश्लेषण के किसी न किसी चरण में उच्च योग्यता प्राप्त विशेषज्ञों की भागीदारी की माँग करती है। इस बीच, प्रणाली विश्लेषण के फैशन ने अनेक शोधकर्ताओं, स्नातकोत्तर छात्रों और यहाँ तक कि स्नातक शोध-प्रबंध छात्रों को भी इसे अपनाने के लिए प्रेरित किया है। स्वाभाविक रूप से, ऐसे मामलों में, एक “प्रबंधनीय” और पूर्णतः सर्वेक्षणीय वस्तु का चयन किया जाता है, या कोई काल्पनिक मॉडल जिस पर कोई भी संक्रियाएँ की जा सकती हैं, अथवा लागत, श्रम उत्पादकता, उत्पाद गुणवत्ता आदि की विशिष्ट समस्याएँ चुनी जाती हैं। यदि कार्यभार देने वाली संस्था का प्रबंधन या स्वयं शोधकर्ता सद्भावनापूर्ण दृष्टिकोण नहीं अपनाते, तो एक प्रणालीगत अनुसंधान सफल नहीं हो सकता।
प्रणाली विश्लेषण की सफलता की शर्तें तीन तत्वों की उपस्थिति मानी जाती हैं: (1) एक स्पष्ट रूप से समझी गई आवश्यकता, लक्ष्य, या उद्देश्य; (2) विचारों, संचित जानकारी, अनुभव, और विषय की समझ का स्रोत; (3) संसाधन — अनुभवी विशेषज्ञ, साथ ही उपकरण, सामग्री, और वित्तीय साधन।
प्रणाली विश्लेषण स्वयं इन तीनों तत्वों की उपस्थिति सुनिश्चित करने का एक उपकरण है: लक्ष्यों की पहचान करना और उन्हें विस्तृत करना, संबंधित जानकारी और संसाधन, और उन्हें लक्ष्यों से जोड़ना। इस प्रकार, प्रणाली विश्लेषण के विशेषज्ञों को अपने कार्य की सफलता की शर्तों को जानना चाहिए और उन्हें तभी हाथ में लेना चाहिए जब ये शर्तें पूरी हों।