“Systems Analysis and Project Management” nina D. Cleland at W. King, 1968
Ang paglalapat ng mga konsepto ng sistema sa mga tungkulin ng pamamahala na may kaugnayan sa pagpaplano ay nakilala bilang pagsusuri ng mga sistema. Kailangang tandaan na, sa kasamaang-palad, sa larangang ito (at hindi lang dito), umiiral din ang isang gubat ng terminolohiya: iba’t ibang tao ang gumagamit ng iba’t ibang termino upang tukuyin ang parehong penomeno o konsepto. Halimbawa, marami sa mga tagapamahala at sa mga nag-aanalisa ng mga proseso ng pamamahala ang gumagamit bilang kasingkahulugan ng mga terminong “pagsusuri ng mga sistema,” “operations research,” “operational analysis,” “cost-effectiveness analysis,” o “cost-benefit analysis,” at iba pa. Ang iba naman ay sumusubok na tukuyin ang mga tanging larangan ng pag-aaral na binubuo ng mga terminong ito.
Kung ang interes ng isang tao ay itutuon sa pag-unawa sa kahulugan at diwa ng sistemikong lapit sa halip na sa paglilinaw ng nilalaman ng mga gawaing tinutukoy ng isa o ibang termino, hindi magdudulot ng malaking kahirapan ang gayong kalituhan sa semantika. Ang lahat ng mga gawaing tinutukoy ng mga terminong ito ay nagbabahagi ng magkatulad na mga elemento at nagkakaiba lamang sa saklaw ng paglalapat at sa layunin ng pagsusuri. Dito, gaya ng matutuklasan natin, higit na kapaki-pakinabang na tumuon sa proseso ng pagsusuri — ibig sabihin, sa metodolohiya nito — kaysa sa mga layunin at saklaw ng paglalapat nito. Kaya naman, maaari nating isaalang-alang nang sabay-sabay ang mga pangunahing elemento ng operational analysis, pagsusuri ng mga sistema, cost-effectiveness analysis, at iba pa, sapagkat sa katunayan ay magkatulad sila sa katangian. Maiiwan na lamang natin sa mga taong may partikular na kondisyon sa trabaho ang paghahanap ng eksaktong mga kahulugan, kung sa kanilang palagay ay kapaki-pakinabang na subukang tumpak na tukuyin ang nilalaman ng mga terminong ito.
Upang maunawaan ang diwa ng metodolohiyang kilala bilang “pagsusuri ng mga sistema,” kailangan munang unawain ang katangian ng mga suliraning sinusuri, sapagkat ang mismong layunin ng pagsusuri ng mga sistema ay nakasalalay sa pagsusuri ng mga suliraning dapat lutasin sa proseso ng pagpaplano.
Sa katangian nito, ang pagsusuri ng mga sistema ay isang siyentipikong proseso o metodolohiya. Maaari itong tukuyin sa mga tuntunin ng mga saligang elemento nito. Ipinapalagay ng lapit ng pagsusuri ng mga sistema ang:
- isang sistematikong pagsisiyasat at paghahambing sa isa’t isa ng mga alternatibong daan ng aksyon na hahantong sa pagkamit ng ninanais na mga layunin;
- paghahambing ng mga alternatibo batay sa gastos ng mga kapamaraanang gugugulin at sa mga benepisyong makakamit ng bawat alternatibo;
- masusing pagsasa-alang-alang at pagsusuri sa mga kawalang-katiyakan.
Upang maunawaan ang diwa ng pagsusuri ng mga sistema, ang tungkulin at katayuan nito sa pagpapasyang estratehiko, kinakailangan munang magkaroon ng malinaw na pag-unawa sa saligang nilalaman ng suliranin, sa mga pinakamahahalagang elemento nito, at sa mga alituntunin para sa paglutas nito.
Ang pagsusuri ng mga sistema ay isang metodolohiya para sa pagsusuri at paglutas ng mga suliranin na gumagamit ng sistematikong pagsisiyasat at paghahambing ng mga alternatibo, batay sa ratio sa pagitan ng tinatayang gastos ng mga kapamaraanang gugugulin sa pagpapatupad nito at ng mga benepisyong kalalabasan. Bilang bahagi ng pagsisiyasat na ito, ang masusing pagsusuri sa mga kawalang-katiyakang kaakibat ng mga pagpapasya sa hinaharap ay isang kailangang-kailangan.
Bagamat madalas gamitin ang mga lohikal at matematikal na pamamaraan sa pagsusuri ng mga sistema para lutasin ang mga suliranin, hindi dapat ipagpalagay na may kinakailangang koneksyon sa pagitan ng pagsusuri ng mga sistema at ng mga komplikadong matematikal na pamamaraan. Napakadalas na ang lubhang komplikadong mga suliranin ay sinusuri at nalulutas nang walang paggamit ng anumang higit na komplikado kaysa sa matematika sa antas ng haiskul. Ang tungkulin ng paghusga ng tao sa pagsusuri ng mga sistema ay madalas na tuluyang hindi naiintindihan. Ang pagsusuri ng mga sistema ay naglilingkod lamang bilang dagdag sa paghusga ng tagagawa ng pagpapasya, na batay sa karanasan at intuwisyon. Higit pa rito, sa maraming kaso, ang mga paghusga ay ginagamit nang mas mabisa sa pagsusuri ng mga sistema kaysa sa magagawa ng tagagawa ng pagpapasya kung siya lamang ang gagamit nito nang personal.
Suriin natin ang tungkulin ng pagsusuri ng mga sistema sa praktika at ang mga natatakdaang limitasyon nito. Kailangan ba ng siyentipikong pagsusuri ang bawat suliranin? Dapat ba itong gamitin sa paglutas ng bawat suliranin? Ang sagot sa tanong na ito ay ang sumusunod. Ang pagsusuri ng mga sistema ay maaari, sa prinsipyo, na maging kapaki-pakinabang sa paglutas ng mga estratehikong suliraning kinakaharap sa pamamahala sa yugto ng pagpaplano, ng mga taktikal na suliraning may kaugnayan sa pagpapatupad, at ng mga suliraning kinakaharap natin sa pang-araw-araw na buhay; gayunpaman, ang paglalapat nito sa lahat ng dako at sa lahat ng panahon ay hindi makatwiran.
Ang ilang suliranin ay likas na simple at hindi nangangailangan ng masusing pagsusuri. Ang isang tagagawa ng pagpapasya na nakatayo sa gitna ng kalsada na patungan ng isang kotseng patakbo sa bilis na 60 milya kada oras ay malinaw na nasa isang sitwasyong nangangailangan ng pagpapasya. Ang matinding hangarin niya ay iwasan ang pinsala; upang makamit ito, mayroon siyang kahit dalawang alternatibo — tumakbo sa kaliwang bahagi o sa kanang bahagi ng kalsada. Anumang pagpapahaba ng pagdedeliberasyon o pagsusuri ay malinaw na hahantong sa isang kalalabasang tuluyang salungat sa kanyang hangarin. Ang sitwasyong ito ay humihingi ng mabilis at tumpak na pagpapasya. Ang mga pagpapasyang ito, sa kanilang katangian, ay tipikal sa tradisyunal na tagapamahala, at ang kakayahang gumawa nito ang lakas ng gayong tagapamahala. Ang mga pagpapasyang tulad nito ang saligan ng pamamahala sa labanan, kung saan mananalo sa gyera ang siyang humawak ng inisyatiba sa halip na ang siyang pumili ng pinakamainam na daan ng aksyon. Para sa gayong taktikal at militaryong suliranin na kritikal ang oras, ang bilis ng pagpapasya ang isang kritikal na parametro, dahil ang pangwakas na kalalabasan ng sitwasyon ay higit na nakasalalay sa kung gaano kabilis ginawa ang isang aksyon kaysa sa aling partikular na alternatibo napili. Sa gayong mga sitwasyon, ang kumandanteng taktikal ay kailangang manalig sa karanasan at intuwisyon para lutasin ang mga suliranin.
Sa paglutas ng mga estratehikong suliranin — kung militar man o sibilyan ang saklaw — ang mga kondisyon ay ganito: ang kalalabasan ng pagpapasya ay kritikal na nakasalalay sa antas ng pag-unawa sa sitwasyon. Sa ibang salita, ang huling resulta ng aksyon ay higit na naiimpluwensyahan ng katangian ng napiling alternatibo kaysa sa bilis ng aksyon. Ang mga pagpapasya sa kategoryang ito ay may katangiang mga kawalang-katiyakan, walang-hanggang bilang ng mga posibleng alternatibo, at ang katunayan na ang paggugol ng kapamaraanan ay magaganap sa hinaharap, na kadalasan ay malayo pa.
Mayroon, natural, mga uri ng pagpapasya na nasa gitnang katayuan sa pagitan ng mga kritikal sa oras at ng mga kritikal sa impormasyon tungkol sa sitwasyon, at na hindi nangangailangan ng masusing pagsusuri. Ang mga rutinang pagpapasyang ginagawa araw-araw sa loob ng balangkas ng itinatag na pangkalahatang patakaran ay halimbawa ng mga hindi nangangailangan ng matinding pagmamadali o ng gastos sa seryosong pagsusuri.
Ang pagsusuri ng mga sistema ay isang ebolusyon ng tradisyunal na mga pamamaraan ng siyentipikong pagsusuri. Yamang ang bilang at sukat ang saligan ng agham pisikal, ang pagsusuri ng mga sistema ay dumating upang ituring bilang isang metodong kuwantitatibo. Ang pagsusuri ng mga sistema ay talagang madalas gumagamit ng mga kasangkapang matematikal upang bumalangkas at lutasin ang mga suliranin. Kaya kailangang tukuyin ang tungkulin ng mga metodong kwalitatibo at kuwantitatibo ng pagsusuri sa loob nito. Yamang ang mga metodo ng kwalitatibong pagsusuri sa mga suliranin ay ginagamit na noon pa bago pa naisip ang karamihan sa mga metodong kuwantitatibo, may malinaw na pangangailangan na ipakita ang lehitimasyon ng paggamit ng mga metodong kuwantitatibo sa pagpapasya.
Upang bigyang-katwiran ang pangangailangan ng paglalapat ng kuwantitatibong pagsusuri bilang tulong sa tagagawa ng pagpapasya, at upang ipakita na ito ay higit na mainam kaysa sa panghula-hula o sa pagpapataas ng barya, ang paksa ng talakayan ay dapat ilagay sa isang saligan na iba sa pagpapahayag ng likas na kabutihan ng agham. Ang agham, tulad ng iba pang bagay sa ating komplikadong mundo, ay may kapwa positibo at negatibong aspeto, at hindi maipagtatanggol ang katanggap-tanggap ng mga metodo nito sa kadahilanang lamang na umiiral ito. Maaari, natural, na ituro ang medyo matagumpay na paglalapat ng mga metodong siyentipiko sa pagpapasya sa larangan ng militar at industriya at ipakita ang posibilidad ng higit pang tagumpay habang umuunlad ang kaalamang siyentipiko. Dapat kilalanin na ang mga benepisyong nakuha noon bilang direktang resulta ng siyentipikong pagsusuri ay lubhang kahanga-hanga, at marahil ito lamang ay sapat na patunay upang bigyang-katwiran ang karagdagang pagpansin sa larangang ito.
Upang isulong pa ang ating pangangatwiran, dapat isipin ng isang tao na maaaring magamit ng mga analista na may mga metodong siyentipiko, ng isang manghuhula, ng isang sugarol, at ng taong gumagawa ng pagpapasya batay sa intuwisyong pagsusuri, ang parehong dami ng impormasyong panimula. Ngunit ang siyentipikong lapit sa paglinang ng mga pagpapasya ay nagbibigay ng karagdagang bentahe, dahil ginagarantiya nito ang lohika ng pagsusuri at ang katatagan ng pagpapasya. Ang isang lubos na subhetibong lapit ay walang gayong garantiya. Maidadagdag na, kung ang mga siyentipikong proseso ay tinitingnan bilang dagdag sa mga subhetibong prosesong ginagamit ng tagagawa ng pagpapasya, walang mawawala, at posibleng may makuhang kabutihan mula sa paggamit nito.
Ang siyentipikong pagsusuri ay isang lohikal na proseso na ginagamitan ng lapis at papel, at kung minsan ay ng isang slide rule o kompyuter. Sa anumang kaso, ang siyentipikong pagsusuri ay nangangailangan ng malinaw na pagbabalangkas (at dokumentasyon, na mahalaga rito) ng mga panimulang palagay, ng lohika ng pangangatwiran, at ng mga konklusyon. Ito’y nangangahulugang ang proseso ng siyentipikong pagsusuri ay maipapaulit at masusuri palagi, kahit pa nagawa na ang pagpapasya at nalalaman na ang resulta ng pagpapatupad nito. Nagbibigay-daan ito upang masuri ang kalidad ng mga pamamaraang analitikal. Kung napatunayan na ang utilidad at halaga ng pagsusuri, maaari nang gamitin ang proseso sa hinaharap nang may kumpiyansa sa kalidad ng huling resulta. Ang isang purong kwalitatibong lapit ay walang gayong bentahe, maliban na lamang kung isasaalang-alang na ang tagagawa ng pagpapasya ay natututo sa pamamagitan ng pagsubok at pagkakamali.
Gayunpaman, ang mga potensyal na bentahe ng siyentipikong pagsusuri ay hindi nagpapababa sa tungkulin ng subhetibong paghusga sa proseso ng pagpapasya. Isa sa pinaka-katangiang aspeto ng siyentipikong lapit ang abstraksyon nito — ibig sabihin, ang pagbukod sa pagsasaalang-alang ng ilang aspeto ng aktwal na suliraning kinakaharap ng tagagawa ng pagpapasya. Ang pagtanggal ng ilang aspeto mula sa pagsusuri ng mga sistema ay nangangahulugang bahagi lamang ng aktwal na suliranin ang sinisiyasat sa istriktong siyentipikong paraan. Ang tagagawa ng pagpapasya, kung nais niyang ang pagpapasya ay maging pinakamainam hangga’t maaari, ay kailangang pagsamahin ang mga resulta ng siyentipikong pagsusuri sa mga mahahalaga ngunit hindi-masusukat na mga salik na hindi maisasama sa pormal na pagsusuri. Sa pagsasagawa ng bahaging ito ng proseso ng pagpapasya, kailangan niyang gamitin ang kanyang paghusga, intuwisyon, at karanasan sa parehong antas ng isang tagapamahalang tradisyunal na uri. Ang pagkakaiba ng dalawang lapit ay ito: ang taong gumagawa ng pagpapasya gamit ang mga metodong siyentipiko ay gumuhit ng malinaw na linya sa pagitan ng kuwantitatibo at kwalitatibong pagsusuri at ginagamit ang bawat isa kung saan magdudulot ito ng pinakamalaking benepisyo.
Isang mainam na halimbawa ng mga salik na mahirap isaalang-alang sa pormal na pagsusuri ay ang moral. Sa anumang pagpapasya tungkol sa suliranin, ang epekto ng isang ibinigay na aksyon sa moral ng mga tao ay may kahalagahang katumbas, kung hindi man higit pa, sa bisa ng isang organisasyon kumpara sa epekto ng anumang salik na masusukat sa kuwantitatibong paraan. Gayunpaman, mahirap sukatin at tasahin ang tungkulin ng moral sa kuwantitatibong paraan. Sa kasong ito, ang analista ay maaaring una nang bumalangkas at lutasin ang suliranin nang hindi isinasaalang-alang ang moral ng organisasyon. Ang gawain ng tagagawa ng pagpapasya ay ang pagsasamahin sa kanyang pagpapasya ng datos ng pormal na pagsusuri na nakuha noon at ng kanyang sariling pagtataya sa epekto ng mga pormal na alternatibo sa moral ng organisasyon. Ito ay magbibigay-daan sa kanya upang matukoy ang alternatibong, sa kanyang pananaw, ay pinakamainam sa aktwal na buhay. Ang alternatibong ito ay maaari o maaaring hindi tumugma sa nakuha batay sa pormal na pagsusuri. Ang halaga ng pormal na pagsusuri sa halimbawang ito ay nakasalalay sa katotohanang isinaalang-alang nito ang lahat ng salik maliban sa moral, at ito ang nagbibigay-daan sa tagagawa ng pagpapasya upang ituon ang kanyang paghusga sa elementong kailangan ng kanyang personal na pagtataya.
Kung walang nangunang pormal na pagsusuri, madaling maituon ng tagagawa ng pagpapasya ang pansin lamang sa mga salik na maliwanagang mahalaga at hindi maibigay ang sapat na pansin sa elemento — ang moral — na maayos lamang matataya batay sa subhetibong paghusga.
Ang ating pagtataya sa mga estratehikong pagpapasya at sa tungkulin na dapat gampanan ng mga pormal na metodo ng siyentipikong pagsusuri sa kanila ay tila lubos na simple. Itinuturing natin ang proseso ng pagsusuri bilang isang lohikal at malalim na metodo, na ang diwa nito ay ang malaking bahagi ng isang komplikadong suliranin ay maibababa sa mga simpleng resultang magagamit ng tagapamahala sa paglinang ng pinakamainam na pagpapasya kasabay ng iba pang mga salik. Nagbibigay-daan ito sa kanya upang paikliin ang mga rekursong analitikal sa mga aspeto ng suliranin kung saan ang paggamit nito ay magiging pinaka-epektibo. Ang gayong lapit ay nagbibigay-daan sa pinaka-epektibong kombinasyon ng kapwa pormal at hindi-pormal na mga metodo ng pagsusuri. Ang isang komprehensibong lapit ay, sa lahat ng pagkakataon, higit na mainam kaysa sa isang purong subhetibong lapit sa paglinang ng mga pagpapasya.
Ang pormal na lapit sa paglutas ng mga suliranin ay kinakailangang isama ang pagtukoy kung alin sa mga magagamit na alternatibo ang pinakamainam. Ang proseso ng paghahanap ng pinakamainam na solusyon ay tinatawag na optimizasyon. Kaya, ang pinakamainam na mga alternatibo ay ang mga optimal na alternatibo. Sa paglutas ng mga komplikadong suliraning may malalaking kawalang-katiyakan, ang antas ng pag-unlad ng pagsusuri ng mga sistema ay ganito: ang optimizasyon sa tunay na kahulugan ay hindi makakamit o kahit man lamang maaaring subukan. Sa ibang salita, kahit isipin ang isang tao sa mga tuntunin ng paghahanap ng pinakamainam na mga alternatibo, ang pagkamit nito ay madalas na hindi posible.
Ang pandaigdigang optimizasyon sa pagsusuri ng mga sistema ay imposible kung dahil lamang sa hindi lahat ng paghusga ay maipapahayag sa kuwantitatibong paraan. Bahagi lamang ng suliranin ang maisasakuwantitatibo, at ang taong lubos na naniniwala na ang solusyong nakuha para sa abstraktong modelo ng suliranin ay kinakailangang naaangkop sa aktwal na suliranin ay kapalarang magkakamali at mabigo. Bukod pa rito, dahil ang mga bagay na sinusuri ng pagsusuri ng mga sistema ay, kadalasan, komplikado, malayo sa palagiang posibleng maunawaan nang mabuti ang kanilang istruktura.
Ang analista ng pagsusuri ng mga sistema ay dapat na malinaw na maunawaan na ang suliraning binalangkas at itinayo niya sa papel ay hindi na ang aktwal na suliranin. Ito ay isang artipisyal na suliranin na malapit lamang (umaasa naman) na kaugnay sa suliraning talagang umiiral. At maaari lamang ipagpalagay na ang solusyon ng artipisyal na suliraning ito ay magiging kapaki-pakinabang sa taong gumagawa ng mga pagpapasya tungkol sa aktwal na mga suliranin. Dapat laging tandaan ang pagkakaibang ito ng mga suliranin, dahil ang tagagawa ng pagpapasya o analistang nais mag-apply ng “paper solutions” nang direkta sa mga aktwal na suliranin ay maaaring kung minsan ay mabigla sa mapait na paraan.
Sa aktwal na kondisyon, ang prosesong nabanggit ng abstraksyon ay madalas na napapatunayang imposible. Maaaring matuklasan ng analista na lubhang limitado ang kanyang pag-unawa sa istruktura ng sistema kung kaya’t ang anumang pormal na representasyong magagawa niya ay may kaunting pagkakahawig sa realidad. Sa kalagayang ito, hindi niya mapipili ang pinakamainam na daan ng aksyon. Kapansin-pansin naman, gayunpaman, na ang alternatibo sa pormal na pagsusuri ay isang lubos na subhetibong lapit, at kapag kinilala na ito, unti-unting nawawala ang pag-aalala tungkol sa kaugnay na halaga ng maayos na inilapat na pormal na pagsusuri.
Ang isang tao ay likas na hindi kayang lubos na maunawaan ang mga komplikadong suliraning nangangailangan ng pagsasaalang-alang ng maraming nagkakaugnayang salik. Ang anumang pormal na pagsusuri, o kahit isang pagtatangkang gawin ito, ay karaniwang mahalaga dahil sa hindi bababa sa napipilitan ang tagagawa ng pagpapasya na isipin ang mga mahahalagang bagay at kumilos sa tamang direksyon. At bagamat sa kanyang pangwakas na pagsusuri ay hindi maiaasang sabihin ng analista ng mga sistema sa tagagawa ng pagpapasya nang walang pagkakamali kung ano ang tamang gagawin, ang mismong katunayan ng pagsusuri ay hihingi sa kanya na banggitin ang mga alternatibo at itanong ang kung ano ang kanyang ninanais makamit. Bukod pa rito, ang tagagawa ng pagpapasya ay magkakaroon ng malinaw na pag-unawa sa kung ano ang kailangan niyang malaman upang gumawa ng makatwirang pagpapasya. Kahit hindi niya alam ang lahat ng dapat niyang malaman at hindi niya nasa kamay ang lahat ng kailangang impormasyon, ang simpleng kaalaman ng kanyang kailangan ay karaniwang nagbibigay ng mas mainam na saligan para sa pagpapasya. Nagbibigay-daan ito sa kanya, sa oras ng paggawa ng pagpapasya, na maging maingat o kumuha ng panganib at umasa ng positibong kalalabasan. Dapat idiin na kung wala ang kinakailangang datos, ang pag-unawa sa kahalagahan nito ay makapag-udyok ng paghahanap sa nawawalang impormasyon at sa paggamit nito, kung hindi man sa kasalukuyang suliranin, ay sa iba pang katulad na suliranin sa hinaharap.
Nabanggit na natin ang tungkulin ng paghusga sa proseso ng pagpapasya at ipinakita ang kahalagahan nito sa paglutas ng anumang suliranin, kahit ang mga nalulutas sa paraang analitikal. Ang tungkulin ng paghusga, gayunpaman, ay hindi limitado sa mga karagdagang tungkuling nabanggit sa itaas. Ang saligang balangkas analitikal na kilala bilang “teorya ng pagpapasya” ay isinasama ang paghusga bilang isang elemento ng pormal na pagsusuri ng suliranin.
Ang mga subhetibong paghusga ng tao ay isinasama sa proseso ng pormal na pagsusuri sa dalawang paraan: bilang probabilistikong paghusga o bilang timbang na pagtataya. Yamang ang karamihan sa mga suliraning nalulutas ay kinasasangkutan ng mga kawalang-katiyakan sa hinaharap, kailangang tasahin ang posibilidad ng mga pangyayari sa hinaharap. Pinakamainam gawin ang gayong pagtataya batay sa karanasan. Kaya, ang pagtataya sa mga kalalabasan ay nagiging isang kinakailangang elemento ng pormal na pagsusuri ng suliraning nalulutas. Isa sa mga mahahalagang katangian ng pagsusuri ng mga sistema ay ang dalawang kategoryang paghusga na ito ay sinisiyasat at ginagalugad nang hiwalay sa isa’t isa, samantalang sa isip ng tagagawa ng pagpapasya, kadalasan ay nagsasanib ang mga ito.