«Sistem Analizi ve Proje Yönetimi», D. Cleland ve W. King, 1968
Planlamayla ilgili yönetim işlevlerine sistem kavramlarının uygulanması sistem analizi olarak bilinir hale gelmiştir. Ne yazık ki bu alanda (aslında yalnızca bu alanda da değil) bir terminoloji karmaşası bulunduğu belirtilmelidir: farklı insanlar aynı olguyu ya da kavramı tanımlamak için farklı terimler kullanmaktadır. Örneğin, birçok yönetici ve yönetim süreçlerini inceleyen kişi «sistem analizi», «yöneylem araştırması», «operasyonel analiz», «maliyet-etkililik analizi» ya da «maliyet-fayda analizi» gibi terimleri eş anlamlı olarak kullanmaktadır. Diğerleri ise bu terimlerle tanımlanan özel çalışma alanlarını birbirinden ayırmaya çalışmaktadır.
Eğer ilgi, bu terimlerden biri veya diğeriyle tanımlanan faaliyetlerin içeriğini netleştirmeye değil de sistem yaklaşımının anlamını ve özünü kavramaya yönelirse, böyle bir anlam karmaşası büyük bir güçlük yaratmaz. Bu terimlerle ifade edilen tüm faaliyetler ortak unsurlar taşır ve öncelikle uygulama alanları ile analizin amacı bakımından birbirinden ayrılır. Burada, göreceğimiz gibi, analizin amaçlarına ve uygulama alanına değil, analiz sürecine — yani metodolojisine — odaklanmak daha yararlıdır. Buradan, operasyonel analiz, sistem analizi, maliyet-etkililik analizi ve benzerlerinin temel unsurlarını aynı anda ele alabileceğimiz sonucu çıkar, zira bunlar özünde aynı niteliktedir. Bu terimlerin içeriğini kesin biçimde tanımlamayı, belirli koşullar altında çalışan ve bunu yararlı bulan kişilere bırakabiliriz.
«Sistem analizi» olarak bilinen metodolojinin özünü anlamak için önce incelenen problemlerin niteliğini kavramak gerekir, zira sistem analizinin asıl amacı tam olarak planlama sürecinde çözülmesi gereken problemlerin analiz edilmesinde yatar.
Sistem analizi, niteliği itibarıyla bilimsel bir süreç ya da metodolojidir. Temel unsurları açısından tanımlanabilir. Sistem analizi yaklaşımı şunları öngörür:
- istenen amaçlara ulaşılmasını sağlayan alternatif eylem tarzlarının sistematik olarak incelenmesi ve karşılıklı karşılaştırılması;
- seçeneklerin, harcanan kaynakların maliyeti ile her bir seçeneğin sağladığı yararlar temelinde karşılaştırılması;
- belirsizliklerin kapsamlı biçimde hesaba katılması ve analiz edilmesi.
Sistem analizinin özünü, stratejik karar vermedeki rolünü ve yerini anlamak için önce problemin temel içeriğini, en önemli unsurlarını ve çözüm ilkelerini açıkça kavramak gerekir.
Sistem analizi, seçeneklerin sistematik biçimde incelenmesi ve karşılaştırılmasını kullanan; bu karşılaştırmanın, seçeneklerin uygulanması için harcanan kaynakların tahmini maliyeti ile elde edilen yararlar arasındaki oran temelinde yapıldığı bir problem analizi ve çözümü metodolojisidir. Bu incelemenin bir parçası olarak, gelecekteki kararlara özgü belirsizliklerin kapsamlı biçimde analiz edilmesi zorunludur.
Sistem analizinde problemlerin çözümü için mantıksal ve matematiksel yöntemler sıklıkla kullanılsa da, sistem analizi ile karmaşık matematiksel yöntemler arasında zorunlu bir bağ olduğu varsayılmamalıdır. Son derece karmaşık problemler çoğu zaman lise matematiğinden daha karmaşık hiçbir şeye başvurulmadan incelenip çözülür. Sistem analizinde insan muhakemesinin rolü genellikle tamamen yanlış anlaşılmaktadır. Sistem analizi, karar vericinin deneyim ve sezgiye dayanan muhakemesine yalnızca bir tamamlayıcı olarak hizmet eder. Dahası, birçok durumda muhakemeler, sistem analizinde karar vericinin bunları kişisel olarak kullanabileceğinden çok daha etkili biçimde kullanılır.
Sistem analizinin uygulamadaki rolünü ve kendine özgü sınırlılıklarını ele alalım. Her problemin bilimsel bir analize gerek duyduğu söylenebilir mi? Her problemin çözümünde kullanılmalı mıdır? Bu sorunun yanıtı şöyledir: Sistem analizi, ilke olarak, planlama aşamasında yönetimde karşılaşılan stratejik problemlerin, uygulamayla ilgili taktik problemlerin ve günlük yaşamda karşılaştığımız problemlerin çözümünde yararlı olabilir; ancak onu her yerde ve her zaman uygulamak makul olmaz.
Bazı problemler doğası gereği basittir ve kapsamlı bir analiz gerektirmez. Saatte 60 mil hızla üzerine gelen bir arabanın karşısında yolun ortasında duran bir karar verici, açıkça karar gerektiren bir durumdadır. Onun en büyük arzusu yaralanmaktan kaçınmaktır; bunu başarmak için en az iki seçeneği vardır — yolun soluna ya da sağına koşmak. Uzun bir düşünme ya da analiz süreci, açıkça onun isteğiyle tamamen bağdaşmayan bir sonuca yol açacaktır. Bu durum hızlı ve isabetli bir karar gerektirir. Bu tür kararlar, doğaları gereği geleneksel tipteki yöneticinin tipik kararlarıdır ve bunları alabilme yeteneği böyle bir yöneticinin güçlü yanıdır. Bu tür kararlar, savaşın en iyi eylem tarzını seçenden çok inisiyatifi ele geçirenin kazanabileceği muharebe yönetiminin temelini oluşturur. Zamana duyarlı bu tür taktik ve askeri problemlerde karar hızı kritik bir parametredir, çünkü durumun nihai sonucu, hangi belirli seçeneğin seçildiğinden çok, eylemin ne kadar hızlı gerçekleştirildiğine bağlıdır. Bu tür durumlarda taktik komutan, zorunlu olarak problemleri çözmek için deneyime ve sezgiye dayanmalıdır.
Stratejik problemlerin çözümünde — ister askeri ister sivil alanda olsun — koşullar öyledir ki kararın sonucu, duruma ilişkin kavrayışın derinliğine kritik biçimde bağlıdır. Bir başka deyişle, eylemin nihai sonucu, eylemin hızından çok seçilen seçeneğin niteliğinden çok daha fazla etkilenir. Bu kategorideki kararlar, belirsizliklerle, sınırsız sayıda olası seçenekle ve kaynak harcamasının gelecekte, çoğu zaman oldukça uzak bir gelecekte gerçekleşecek olmasıyla karakterize edilir.
Doğal olarak, zaman açısından kritik olanlarla durum hakkındaki bilgi açısından kritik olanlar arasında ara bir konumda yer alan ve kapsamlı bir analiz gerektirmeyen karar türleri de vardır. Yerleşik genel politika çerçevesinde günlük olarak alınan rutin kararlar, ne büyük bir aceleyi ne de ciddi bir analiz maliyetini gerektiren örneklerdir.
Sistem analizi, geleneksel bilimsel analiz yöntemlerinin bir evrimidir. Sayı ve ölçü doğa bilimlerinin temelini oluşturduğundan, sistem analizi nicel bir yöntem olarak görülmeye başlanmıştır. Sistem analizi, problemleri formüle etmek ve çözmek için gerçekten de sıklıkla matematiksel araçlar kullanır. Bu nedenle, nitel ve nicel analiz yöntemlerinin bu alandaki rolünü tanımlamak gerekir. Problemlerin nitel analiz yöntemleri, çoğu nicel yöntem tasarlanmadan çok önce kullanıldığından, nicel yöntemlerin karar vermede kullanılmasının meşruiyetini gösterme ihtiyacı açıktır.
Nicel analizin karar vericiye yardımcı olmak için uygulanmasının gerekliliğini haklı çıkarmak ve bunun falcılığa ya da yazı-tura atmaya kıyasla çok daha tercih edilir olduğunu göstermek için, tartışma konusu bilimin doğuştan gelen erdemlerini ileri sürmekten farklı bir temele oturtulmalıdır. Bilim, karmaşık dünyamızdaki her şey gibi, hem olumlu hem de olumsuz yönlere sahiptir ve yöntemlerinin kabul edilebilirliği yalnızca var olduğu gerekçesiyle haklı çıkarılamaz. Kuşkusuz, bilimsel yöntemlerin askeri ve endüstriyel alanlarda karar vermede oldukça başarılı biçimde uygulandığına işaret edilebilir ve bilimsel bilgi ilerledikçe daha ileri başarıların olasılığı gösterilebilir. Geçmişte bilimsel analizin doğrudan bir sonucu olarak elde edilen yararların son derece etkileyici olduğu kabul edilmelidir ve belki de bu tek başına, bu alana daha fazla ilgi gösterilmesini haklı çıkarmak için yeterli bir kanıt olacaktır.
Akıl yürütmemizde daha ileri gitmek için, aynı miktardaki girdi bilgisinin hem bilimsel yöntemlerle donanmış analistlere, hem falcıya, hem kumarbaza, hem de sezgisel analiz temelinde karar veren kişiye mevcut olabileceğini düşünmek gerekir. Ancak kararların geliştirilmesine bilimsel yaklaşım ek bir avantaj sunar, çünkü analizin mantığını ve kararın sağlamlığını güvence altına alır. Tamamen öznel bir yaklaşım böyle bir güvence sağlamaz. Şunu da eklemek gerekir ki, eğer bilimsel süreçler karar vericinin kullandığı öznel süreçlere bir tamamlayıcı olarak görülürse, hiçbir şey kaybedilmez ve bunların kullanımından bir şeyler kazanılabilir.
Bilimsel analiz, kalem ve kâğıdın, bazen de bir hesap cetveli ya da bilgisayarın kullanıldığı mantıksal bir süreçtir. Her hâlükârda, bilimsel analiz, başlangıç varsayımlarının, akıl yürütme mantığının ve sonuçların açık biçimde formüle edilmesini (ve çok önemli olan belgelenmesini) gerektirir. Bu, bilimsel analiz sürecinin, karar alındıktan ve uygulanmasının sonucu bilindikten sonra bile her zaman yeniden üretilebileceği ve doğrulanabileceği anlamına gelir. Bu da analitik prosedürlerin kalitesinin değerlendirilmesini mümkün kılar. Analizin yararlılığı ve değeri kanıtlanmışsa, söz konusu prosedür gelecekte nihai sonucun kalitesine güvenle kullanılabilir. Salt nitel bir yaklaşım, tabii ki karar vericinin deneme yanılma yoluyla öğrendiği göz önünde bulundurulmadıkça, böyle avantajlara sahip değildir.
Ancak bilimsel analizin potansiyel avantajları, öznel muhakemenin karar verme sürecindeki rolünü hiçbir şekilde azaltmaz. Bilimsel yaklaşımın en karakteristik özelliklerinden biri soyutlamasıdır — yani karar vericinin karşı karşıya olduğu gerçek problemin belirli yönlerinin değerlendirme dışı bırakılmasıdır. Sistem analizinden bir dizi yönün çıkarılması, gerçek problemin yalnızca bir kısmının kesin bilimsel biçimde incelendiği anlamına gelir. Kararın olabildiğince iyi olmasını isteyen karar verici, o zaman bilimsel analizin sonuçlarını, biçimsel analizin bir parçası olamayan önemli ama nicelleştirilemeyen etkenlerle birleştirmek zorundadır. Karar verme sürecinin bu bölümünü yürütürken, geleneksel tipteki bir yönetici ile aynı düzeyde muhakemesini, sezgisini ve deneyimini kullanmalıdır. İki yaklaşım arasındaki fark, bilimsel yöntemleri kullanarak karar veren kişinin nicel ve nitel analiz arasında net bir çizgi çizmesi ve her birini en fazla yarar sağlayacağı yerde kullanmasıdır.
Biçimsel analizde hesaba katılması güç olan etkenlere iyi bir örnek moraldir. Bir problemle ilgili herhangi bir kararda, belirli bir eylemin insanların morali üzerindeki etkisi, örgütün etkililiği açısından, nicel olarak nitelendirilebilen herhangi bir etkenin etkisi kadar, belki de daha fazla önem taşır. Ancak moralin rolünü nicel olarak ölçmek ve değerlendirmek güçtür. Bu durumda analist, örgütün moralini hesaba katmadan problemi önce formüle edip çözebilir. Karar vericinin görevi ise, daha önce elde edilen biçimsel analiz verilerini, biçimsel seçeneklerin örgütün morali üzerindeki etkisine ilişkin kendi değerlendirmesiyle birleştirmek olacaktır. Bu, kendi bakış açısına göre gerçek yaşamda en iyi olan seçeneği belirlemesini sağlayacaktır. Bu seçenek, biçimsel analiz temelinde elde edilenle örtüşebilir ya da örtüşmeyebilir. Bu örnekte biçimsel analizin değeri, moral dışındaki tüm etkenleri hesaba katmış olması ve bunun karar vericinin muhakemesini kişisel değerlendirmesini gerektiren unsura odaklamasına olanak tanımasıdır.
Önceden yapılmış bir biçimsel analiz olmadan, karar verici kolaylıkla yalnızca açıkça önemli olan etkenlere odaklanabilir ve ancak öznel muhakeme temelinde uygun biçimde değerlendirilebilecek olan unsura — morale — yeterli dikkati göstermeyebilir.
Stratejik kararlara ve bunlarda biçimsel bilimsel analiz yöntemlerinin oynaması gereken role ilişkin değerlendirmemiz oldukça açık görünmektedir. Analiz sürecini, özü karmaşık bir problemin önemli bir bölümünün, yöneticinin diğer etkenlerle birlikte en iyi kararı geliştirirken kullanabileceği basit sonuçlara indirgenmesi olan mantıksal ve içeriksel bir yöntem olarak görüyoruz. Bu, onun analitik kaynaklarını, kullanımlarının en etkili olacağı problem yönlerine yoğunlaştırmasını sağlar. Böyle bir yaklaşım, hem biçimsel hem de biçimsel olmayan analiz yöntemlerinin en etkili biçimde birleştirilmesine olanak tanır. Kapsamlı bir yaklaşım, büyük olasılıkla kararların geliştirilmesine tamamen öznel bir yaklaşımdan çok daha üstündür.
Problemlerin çözümüne biçimsel yaklaşım, mevcut seçeneklerden hangisinin en iyi olduğunu belirlemeyi zorunlu olarak içerir. En iyi çözümün aranması sürecine optimizasyon denir. Böylece en iyi seçenekler, en iyi çözüm olan seçenekler olacaktır. Büyük belirsizlikler içeren karmaşık problemlerin çözümünde, sistem analizinin gelişmişlik düzeyi, gerçek anlamda optimizasyonun gerçekleştirilemeyeceği ya da hatta denenemeyeceği bir noktadadır. Başka bir deyişle, en iyi seçenekleri arama açısından düşünülse bile, buna ulaşmak çoğu zaman mümkün olmaz.
Sistem analizinde küresel optimizasyon, yalnızca tüm yargıların nicel olarak ifade edilememesi nedeniyle bile imkânsızdır. Problemin yalnızca bir kısmı nicelleştirilebilir ve bir problemin soyut modeli için elde edilen bir çözümün mutlaka gerçek probleme uygulanabileceğine kesin olarak ikna olmuş kişi, hatalara ve başarısızlıklara mahkûmdur. Dahası, sistem analizinin nesneleri kural olarak karmaşık olduğundan, yapılarını iyi anlamak her zaman mümkün değildir.
Sistem analisti, kâğıt üzerinde formüle ettiği ve inşa ettiği problemin artık gerçek problem olmadığını açıkça anlamalıdır. Bu, yalnızca (umulur ki) gerçekte var olan probleme yakından bağlı olan yapay bir problemdir. Ve ancak bu yapay problemin çözümünün, gerçek problemler hakkında karar veren kişiye yararlı olacağı varsayılabilir. Bu problemler arasındaki ayrımı her zaman akılda tutmak gerekir, çünkü «kâğıt üzerindeki çözümleri» doğrudan gerçek problemlere uygulamak isteyen karar verici ya da analist bazen acı bir hayal kırıklığına uğrayabilir.
Gerçek koşullar altında, az önce anlatılan soyutlama süreci çoğu zaman imkânsız olduğunu kanıtlar. Analist, sistemin yapısına ilişkin anlayışının o kadar sınırlı olduğunu keşfedebilir ki, üretebileceği herhangi bir biçimsel gösterim gerçeklikle çok az benzerlik taşıyacaktır. Bu durumda en iyi eylem tarzını seçemez. Ancak şu belirtilmelidir ki, biçimsel analize alternatif tamamen öznel bir yaklaşım olacaktır ve bu kabul edildiğinde, doğru biçimde uygulanan biçimsel analizin göreli değerine ilişkin kaygılar sönmeye başlar.
İnsan, doğası gereği, birçok etkileşimli etkenin hesaba katılmasını gerektiren karmaşık problemleri eksiksiz biçimde kavrayamaz. Herhangi bir biçimsel analiz, hatta biçimsel analize yönelik bir girişim bile, genellikle en azından karar vericiyi temel noktalar üzerinde düşünmeye ve doğru yönde ilerlemeye zorlaması bakımından değerlidir. Sistem analisti nihai analizinde karar vericiye yapılması gereken doğru şeyin ne olduğunu kesin biçimde söyleyemese de, analizin kendisi ona seçenekleri sıralamasını ve neyi başarmaya çalıştığı sorusunu sormasını gerektirecektir. Dahası, karar verici, akılcı bir karar almak için neyi bilmesi gerektiğine ilişkin açık bir kavrayışa sahip olacaktır. Bilmesi gereken her şeyi bilmese ve gerekli tüm bilgiye sahip olmasa bile, neye ihtiyacı olduğunu bilmek genellikle karar vermek için daha iyi bir temel sağlar. Bu, karar verirken ya temkinli davranmasını ya da bir risk alıp olumlu bir sonuç ummasını sağlar. Vurgulanmalıdır ki, gerekli veriler yoksa, bunların önemine ilişkin kavrayış, eksik bilginin aranmasını ve — söz konusu problemde olmasa bile gelecekte benzer başka problemlerde — kullanılmasını teşvik edebilir.
Karar verme sürecinde muhakemenin rolünden zaten söz etmiştik ve bunun, analitik olarak çözülen problemler dahil, herhangi bir problemin çözümü için önemini gösterdik. Ancak muhakemenin rolü, yukarıda tanımlanan tamamlayıcı işlevlerle sınırlı değildir. «Karar teorisi» olarak bilinen temel analitik çerçeve, muhakemeyi biçimsel problem analizinin bir unsuru olarak içerir.
Öznel insan yargıları, biçimsel analiz sürecine iki biçimde dahil edilir: ya olasılıksal yargılar olarak ya da ağırlıklandırılmış değerlendirmeler olarak. Çözülmekte olan problemlerin çoğu geleceğe ilişkin belirsizlikler içerdiğinden, gelecekteki olayların olasılığını değerlendirmek gerekli hale gelir. Bu tür değerlendirmeler en iyi biçimde deneyim temelinde yapılır. Böylece sonuçların değerlendirilmesi, çözülmekte olan problemin biçimsel analizinin gerekli bir unsuru haline gelir. Sistem analizinin değerli niteliklerinden biri, bu iki yargı kategorisinin birbirinden bağımsız biçimde incelenip araştırılmasıdır; oysa karar vericinin zihninde bunlar sıklıkla birbirine karışır.