S. Optner’in “İşletme ve Endüstriyel Sorunların Çözümünde Sistem Analizi” Adlı Eseri
Sistem analizi, değişen başarı dereceleriyle de olsa, askeri ve endüstriyel problemlerin çözümünde zaten yaygın biçimde uygulanmaktadır. Bazılarına göre, sistem analizi yoluyla problem çözmenin başarısı ya da başarısızlığı, problemin ne kadar ustaca formüle edildiğine değil, problemi bir bütün olarak deneme yeteneğine bağlıdır. Sistem analizinin uygulanmasındaki başarı ve ürettiği çözümlerin geçerliliği, deneyi yapan kişinin problemin gerçek dünyasını simgesel biçimde temsil edebilme yeteneğinden de etkilenir.
Problem çözme yöntemlerinin genelleştirilmesinin, sistem analistine olan ihtiyacı ortadan kaldıran evrensel bir yöntem yarattığı düşünülmemelidir. Seçeneklerin tekrar tekrar incelenmesi yöntemin özünü oluşturduğu ölçüde, yöntem sezgisel (buluşsal) olmaya devam eder. Deneme yanılma varlığını sürdürür, ancak artık biçimsel bir prosedür çerçevesinde. Problem çözme yöntemi, analizin ana unsurlarını problemle olan doğru ilişkileri içinde sabitler. Bu, problemi çözen kişiyi, problemin parçalarının yapısının ne olduğu ve bu yapıyla tutarlı bir çözümün nasıl elde edilebileceği konusunda önceden donatır. Doğası gereği belirsiz bir yapıya sahip problemlerin çözümü için yöntem, yapının belirlenmesi sürecini kolaylaştıran bir dizi teknik içerir.
Problem çözmeye ilişkin genel bir teorinin işletme dünyasının problemlerine uygulanmasının uygunluğu konusunda kuşkular doğabilir. Bazı eleştirmenler, işletme dünyasının bilimsel yöntemlerin kullanımına elverişli olmadığını düşünür. İşletme dünyasının görevlerini bilimsel araştırmanın yürütüldüğü ortamdan farklı bir ortamda çözdüğü iddiası geçerlidir; işletme dünyasının problemlerinin bilimsel problemlere kıyasla çok daha az tanımlanmış olduğu iddiası da muhtemelen geçerlidir; ama işletme dünyasının problemlerinin bilimsel yöntemlerle analize elverişli olmadığı iddiası geçerli değildir.
“Bilimsel yöntem” adı tek başına hiçbir şey söylemez. Kesin ve kesin olmayan bilimler arasındaki sınırı çizmek güçtür. Örneğin, kesinlik, belirli bir faaliyetin bilimsel olarak nitelendirilebilmesi için uygulanan sınamalardan yalnızca biridir. Belki de en önemli sınama, bir konunun analizinin salt betimleyici terimler kullanılmadan yürütülüp yürütülmediğidir. Soyutlama ve genelleme kullanıldığında, bilimler arasındaki fark esas olarak bir derece farkına dönüşür. Öte yandan, savlar mantıksızsa, kavramlar belirsizse, kararlar sezgiye dayanıyorsa ve gereksinimler kesin değil de belirsiz ise, o zaman “bilimler” arasındaki fark bir öz farkına dönüşür. Ancak bu tür nitelikler işletme dünyasına özgü değildir. Her hâlükârda, karar vericilerin gerçekliği temsil ederken kullandıkları mantık, açıklık, kesinlik ve doğruluk, onların işlerini yürütmelerine olanak tanıyacak düzeydedir.
Soyutlama bir araçtır, kendi başına bir amaç değildir. Evrensel bir dildir ve gelişmiş biçimlerinde bile, konuya vakıf olmayanlara pek az şey söyler. Belirli koşullar altında soyutlama, açıklığından kaynaklanan muazzam bir avantaja sahiptir. Sistem analisti, gerçek dünyadan onun çeşitli simgesel temsillerine geçerek, gözlemlediği şeyi analiz etme yeteneği kazanır. Bu geçişin amacı, gerçek dünyanın ayrıntısını ya da bütünlüğünü onun simgesel temsilinden dışlamak değildir. Sistem analisti, simgesel yöntemlerle elde edilen problem temsilinden gerçek dünyaya ve geri dönüşe, tekrarlayıcı, döngüsel bir süreçle sistemli biçimde geçecektir. Bu yinelemeli süreç, problemin soyutlamasının gerçek dünyadaki karşılığına benzer hâle gelmesini sağlayan araçtır.
Problem çözme, bir sistemin özelliklerini koruyan ya da iyileştiren bir faaliyet olarak tanımlanır. Sistem, problem çözme sürecinin gerçekleştirildiği araçtır. Sistemlerin korunması ya da iyileştirilmesi, kaynak kullanımının etkililiğini artıran değişikliklerin getirilmesiyle gerçekleştirilir. Bu kaynaklar insanlar, malzemeler, ekipman, cihazlar, sermaye ve zamandır.
Kaynak kullanımının etkililiğindeki değişiklikler şu şekilde ölçülür:
- değer ve kâr hacminde karşılık gelen bir değişiklik olmaksızın kaynak ihtiyacının artması ya da azalması;
- riske maruz kalmanın artması ya da azalması;
- ölçütlerle ölçülen bazı göreli değerlerdeki değişim.
Problemin kendisinden daha karmaşık bir problem çözme yöntemi uygulanmamalıdır. Açıktır ki, işletme ve askeri problemlerin çözümünde bilgi işleme çok karmaşık hâle gelebilir. Bu nedenle, problem çözmeye bir yaklaşım sentezlenirken, metodolojinin başarısızlığa uğramasına yol açabilecek sistem iyileştirme güçlüklerini tanımak hayati önem taşır. Bu tür problemler, hem bilineni hem bilinmeyeni içeren ve bilinmeyenin baskın olma eğiliminde bulunduğu, dolayısıyla özellikle kesin analitik yöntemlere ihtiyaç doğuran, benim niteliksel ya da zayıf yapılandırılmış problemler grubu diye adlandırdığım gruba aittir.
Bu türden tipik problemler şunlardır:
- gelecekte çözülmesi planlanan problemler;
- geniş bir seçenek yelpazesiyle karşı karşıya kalan problemler;
- büyük sermaye yatırımı gerektiren ve risk unsurları içeren problemler;
- teknolojik başarıların mevcut eksikliğine bağlı problemler;
- maliyet ya da zaman gereksinimlerinin tam olarak tanımlanmadığı problemler;
- çözümleri için gereken kaynakların bileşimi nedeniyle doğası gereği karmaşık olan problemler.
Bir probleme sistemik çözüm sağlayan bir metodoloji, öncelikle tam da bu tür büyük ölçekli, karmaşık problemlere yöneliktir. Bu problemlerin çözümü olağanüstü güçtür ve hem niceliksel hem de niteliksel unsurlardan oluşabilir. Karma ve belirsiz nitelikteki bu tür problemlerin çözümü, günümüz dünyamız için en kritik konudur ve yöneticilerin ile sistem analistlerinin yeteneklerinin uygulanabileceği en önemli alanı temsil eder.
Özellikle ilgi çekici olanı, çözümü için sistemlerin bugün tasarlanması gerekmesine karşın işletilmesi gelecekte planlanan orta ve büyük ölçekli problemlerdir. Bu tür problemlerin çözümündeki risk büyük çıkmaktadır, çünkü çözümleri için geleceğin yeterince ayrıntılı biçimde öngörülmesi gerekir. Geleceğe ne kadar uzanılırsa risk o kadar artar ve problemi çözen kişi o kadar fazla girişimde bulunmak zorunda kalır. Büyük risk, telafisi mümkün olmayan kayıplar ya da çeşitli alanlarda ortaya çıkan sağlıksız büyüme biçiminde kendini gösterebilir. Büyük fon harcaması, ürün geliştirmenin yinelenmesi, personel, cihaz ve ekipmanın ikiye katlanması, haksız zaman harcaması ya da başarı derecesi konusunda belirsizlik biçimini alabilir.
Problem çözme metodolojisi, arzu edilen başarı düzeyinin kesin biçimde tanımlanmış olmasını ya da çözümün baştan itibaren karşılaştırılabileceği bir sistemin var olmasını gerektirmez. Problemin tam olarak anlaşılmış olmasına ya da açık ve eksiksiz biçimde formüle edilmiş olmasına dahi gerek yoktur. Bu soruların çözümü, eksik olan tüm unsurları ve eksik tanımlanmış bir problemin, onun seçeneklerinin ve çözümlerinin yapısını yeniden kurması gereken sistem analistinin görevidir. Problemi çözen uzman, incelenecek sistemi (durumu problemi doğuran sistemi), problemin başlangıçta tanımlanma biçiminden farklı bir biçimde belirleyebilir. Problemin özgün formülasyonunda gereksiz, çelişkili ya da tatmin edici olmayan bir şey bulursa, bu eksiklikleri giderebilir ve problemin kendisini doğru biçimde ortaya koyabilir. Böylece, problem çözme uzmanının görevi, özellikle problemi tanımlamaktan da oluşur.
İşletme problemlerinin çözümünde amacın, bunların analizini ve çözümünü, problemin kendisine özgü bir kesinlikle yürütmek olduğu söylenebilir. Problemin büyüklüğü ya da karmaşıklığı ne olursa olsun, amaç, problemlerin değerlendirildiği, çözümlerin bulunduğu ve uygulamalarının gerçekleştirildiği mevcut yöntemleri iyileştirmektir. Problem çözme metodolojisi, durumun analizine nesnellik katmak için ek araçlar sağlar. Problemler insanlar ve bilgisayarlar tarafından çözülse ve çözüm bulmaya yönelik bilgisayar programları insanlar tarafından yazılsa da, çözüm bulmadaki en önemli noktalar nesnellik ve mantık olmaya devam eder. Nesnellik, gözlemde birincil gerekliliktir. Rasyonellik (mantık), mantıksal çıkarımın kullanımına dayalı bir düşünce süreci olarak tanımlanır. Gözlemlerle geniş biçimde doğrulanmış bir bilgi kümesi kanıt hâline gelir. Gözlem, verilerin bir sistemle özdeşleştirilip söz konusu sistemin sonradan açıklanmasını sağlayan süreçtir. Açıklama, sağlam biçimde belirlenmiş olgulardan bir ifadenin mantıksal çıkarımı olarak tanımlanır. Açıklama süreci akılcı olmalı, yani mantıksal biçimde yürütülmelidir.
Belirlenen birçok endüstriyel problem, niceliksel-niteliksel problemler olarak ortaya çıkar. Niceliksel problemler, önceden belirlenmiş sayı işleme yöntemlerinin kullanımıyla çözüme kavuşturulan problemlerdir. Niteliksel problemler ise sayısal olmayan problemlerdir ve geleceğe ait ya da zayıf tanımlanmış kaynakların ve bunların özelliklerinin ya da niteliklerinin ayrıntılı biçimde sayılmasıyla ilgilidir. Hem niceliksel hem de niteliksel yönleri olan problemlerin anlaşılması geliştikçe, niceliksel yönleri daha kolay kavranır hâle gelir ve kesin niceliksel çözümler daha uygulanabilir olur. Yöneylem araştırması, matematiği işletme, savunma ve devlet problemlerinin çözümüne uygulayarak şimdiden çok sayıda yararlı ilerleme kaydetmiştir.
Ancak henüz niteliksel durumundan çıkmamış işletme problemlerinin çözümü için niceliksel yöntemlerin uygulanabilirliği sınırlıdır. Bu nedenle, niteliksel problemlerin akılcı biçimde çözülmesine olanak tanıyan başka yöntemlerin devreye sokulması gerekir. Hem niteliksel hem de niceliksel yönlere sahip problemler karma problemler olarak adlandırılacaktır.
Sistem analizi, bu tür karma problemlerle baş edilmesini sağlayan en yeni yöntemdir. Çalışılması en zor olanlar niteliksel problemlerdir, çünkü bunlar eksik biçimde yapılandırılmıştır. Ayrıca, niteliksel problemler mantıksal bileşenleri açısından kolayca ifade edilemez. Bu geniş alanda başrolü yargının, sezginin, deneyimin ve bazen de yalnızca dikkatin ya da pervasızlığın oynaması şaşırtıcı değildir. Sistem metodolojisinin amacı, bu güç problemlerin çözümü için işlevsel bir yapı oluşturmaktır.
Bundan şu sonuç çıkar ki, işletme ve endüstriyel problemlerin çözümüne yönelik metodoloji şunları olanaklı kılmalıdır:
- problem çözme sürecinin bütününü işlevsel olarak örgütleyen bir sistem öngörmek;
- problemin çözümü için gerekli yapıyı sağlayan sistem parametrelerini belirlemek;
- sistemin ve olanaklarının, problem çözme sürecinde çıktı seçeneklerinin yinelenmesine olanak tanıyan modellerini betimlemek.