„Системен анализ за решаване на бизнес и промишлени проблеми” от С. Оптнер
Системният анализ вече се прилага широко, макар и с различна степен на успех, за решаване на военни и промишлени проблеми. По мнението на някои, успехът или неуспехът при решаването на проблеми чрез системен анализ зависи не от умението, с което е формулиран проблемът, а от способността да се експериментира с проблема като цяло. Върху успеха от прилагането на системния анализ и жизнеспособността на получените решения влияе също и способността на изследователя да представи реалния свят на проблема в символна форма.
Не бива да се мисли, че обобщаването на методите за решаване на проблеми е създало универсален метод, който премахва необходимостта от системен анализатор. Доколкото повторното разглеждане на алтернативите съставлява същността на метода, той остава евристичен. Пробата и грешката продължават да съществуват, но в рамките на формална процедура. Методът за решаване на проблеми фиксира основните елементи на анализа в правилното им отношение към проблема. Това предварително снабдява лицето, решаващо проблема, с разбиране за това каква е структурата на частите на проблема и как може да се получи решение, съответстващо на нея. За решаването на проблеми, които по своята същност притежават слабо определена структура, методът разполага с набор от техники, улесняващи процеса на определяне на структурата.
Могат да възникнат съмнения относно уместността на прилагането на обща теория за решаване на проблеми към проблемите на бизнес света. Някои критици смятат, че бизнес светът не е подходящ за използването на научни методи. Твърдението, че бизнес светът решава задачите си в среда, различна от тази, в която се провежда научното изследване, е валидно; че проблемите на бизнес света са определени в значително по-малка степен от научните проблеми, вероятно също е валидно; но че проблемите на бизнес света не са подходящи за анализ чрез научни методи, не е валидно.
Самото название „научен метод” не казва нищо. Границата между точните и неточните науки е трудна за прокарване. Например точността е само един от тестовете, чрез които дадена дейност може да бъде класифицирана като научна. Може би най-съществения тест би представлявал въпросът дали анализът на даден предмет се провежда без чисто описателни термини. Ако се използват абстракция и обобщение, разликата между науките става главно разлика в степента. От друга страна, ако аргументите са нелогични, понятията — смътни, решенията — интуитивни, а изискванията не са точни, а разпръснати, тогава разликата между „науките” става разлика по същество. Такива качества обаче не са характерни за бизнес света. Във всеки случай логиката, яснотата, определеността и точността, с които реалността се представя от вземащите решения, са такива, че им позволяват да ръководят своите дела.
Абстракцията е средство, а не самоцел. Тя е универсален език и в по-развитите си форми казва малко на непосветените. При определени условия абстракцията притежава огромното предимство на своята яснота. Като преминава от реалния свят към различните му символни представяния, системният анализатор придобива способността да анализира онова, което наблюдава. Целта на този преход не е да изключи детайла или пълнотата на реалния свят от неговото символно представяне. Системният анализатор методично ще преминава от представяне на проблема, получено чрез символни методи, към реалния свят и обратно чрез повторителен, циклов процес. Този итеративен процес е средството, чрез което абстракцията на проблема се доближава до своя аналог в реалния свят.
Решаването на проблеми се дефинира като дейност, която запазва или подобрява характеристиките на дадена система. Системата е средството, чрез което се осъществява процесът на решаване на проблема. Запазването или подобряването на системите се постига чрез въвеждане на промени, които увеличават ефективността от използването на ресурсите. Тези ресурси са хора, материали, оборудване, устройства, капитал и време.
Промените в ефективността от използването на ресурсите се измерват чрез:
- увеличаване или намаляване на потребността от ресурси без съответна промяна в обема на стойността и печалбата;
- увеличаване или намаляване на изложеността на риск;
- промяна в някаква относителна величина, измерена чрез критерии.
Не бива да се прилага метод за решаване на проблеми, по-сложен от самия проблем. Ясно е, че обработката на информация при решаването на бизнес и военни проблеми може да стане много сложна. Затова при синтезирането на подход към решаването на проблеми е жизненоважно да се разпознаят онези трудности при подобряването на системата, които могат да доведат до неуспех на методологията. Такива проблеми принадлежат на група, която наричам група на качествените или слабо структурираните проблеми, тъй като те съдържат както известното, така и неизвестното, като неизвестното има тенденция да преобладава, което създава необходимост от особено точни аналитични методи.
Типични проблеми от този вид са тези, които:
- са планирани за решаване в бъдещето;
- се сблъскват с широк кръг от алтернативи;
- изискват големи капиталови инвестиции и съдържат елементи на риск;
- зависят от текущата непълнота на технологичните постижения;
- за които изискванията за разходи или време не са напълно определени;
- по своята същност са сложни поради комбинацията от ресурси, необходими за тяхното решаване.
Методология, която осигурява системно решение на проблем, е насочена преди всичко именно към такива мащабни, сложни проблеми. Тези проблеми са изключително трудни за решаване и могат да съдържат както количествени, така и качествени елементи. Разрешаването на такива проблеми, които имат смесен и несигурен характер, е най-критично за нашия днешен свят и представлява най-важната област за приложение на способностите на ръководителите и системните анализатори.
От особен интерес са средните и големите по мащаб проблеми, за чието решаване системите трябва да бъдат проектирани днес, макар че работата им се планира за бъдещето. Рискът при решаването на такива проблеми се оказва голям, тъй като за тяхното решаване бъдещето трябва да бъде предвидено с достатъчна детайлност. Колкото по-далеч в бъдещето, толкова по-голям е рискът и толкова повече трябва да рискува решаващият проблема. Големият риск може да се прояви в непоправими загуби или в нездрав растеж, възникващ в различни области. Той може да приеме формата на голям разход на средства, дублиране на разработката на продукти, удвояване на персонала, устройствата и оборудването, неоправдан разход на време или несигурност относно степента на успех.
Методологията за решаване на проблеми не изисква желаното ниво на успех да бъде точно определено или от самото начало да съществува система, спрямо която решението да може да бъде сравнено. Дори не е необходимо проблемът да бъде напълно разбран или ясно и напълно формулиран. Разрешаването на тези въпроси е задача на системния анализатор, който трябва да реконструира всички липсващи елементи и структурата на непълно определения проблем, неговите алтернативи и решения. Специалистът, решаващ проблема, може да идентифицира системата (чието състояние поражда проблема), която трябва да бъде изучена, по начин, различен от този, по който първоначално е бил определен проблемът. Ако установи, че първоначалната формулировка на проблема съдържа нещо излишно, противоречиво или незадоволително, той може да отстрани тези недостатъци и да постави правилно самия проблем. Така задачата на специалиста по решаване на проблеми се състои също, в частност, в определянето на проблема.
Може да се каже, че при решаването на бизнес проблеми целта е да се проведе техният анализ и решение с точност, присъща на самия проблем. Независимо от мащаба или сложността на проблема, целта е да се подобрят съществуващите методи, чрез които проблемите се оценяват, решенията се намират, а тяхното изпълнение се осъществява. Методологията за решаване на проблеми предоставя допълнителни средства за внасяне на обективност в анализа на ситуацията. Макар че проблемите се решават от хора и компютри, и макар че компютърните програми за намиране на решения се пишат от хора, най-важните моменти при намирането на решения остават обективността и логиката. Обективността е основното изискване при наблюдението. Рационалността (логиката) се дефинира като мисловен процес, основан на използването на логическо умозаключение. Съвкупност от знания, широко потвърдена от наблюдения, се превръща в доказателство. Наблюдението е процесът, чрез който данните се идентифицират със система с цел последващо обяснение на тази система. Обяснението се дефинира като логическо извеждане на твърдение от добре установени факти. Процесът на обяснение трябва да бъде рационален, тоест провеждан логически.
Много от идентифицираните промишлени проблеми се оказват количествено-качествени проблеми. Количествените проблеми са тези, за които решенията се получават чрез използване на предварително определени методи за манипулиране на числа. Качествените проблеми са нечислови и се занимават с подробното изброяване на бъдещи или слабо определени ресурси и техните свойства или характеристики. С подобряването на разбирането на проблемите, притежаващи както количествени, така и качествени аспекти, техните количествени страни се улавят по-лесно и точните количествени решения стават по-осъществими. Операционните изследвания вече са постигнали много полезен напредък, като прилагат математиката за решаване на проблемите на бизнеса, отбраната и управлението.
Все пак за решаването на онези бизнес проблеми, които все още не са излезли от качественото си състояние, количествените методи имат ограничена приложимост. Затова е необходимо да се приведат в действие други методи, които позволяват качествените проблеми да бъдат решавани рационално. Проблемите, притежаващи както качествени, така и количествени аспекти, ще бъдат наричани смесени.
Системният анализ е най-новият метод, който дава възможност да се справим с такива смесени проблеми. Най-трудни за работа са качествените проблеми, тъй като те са непълно структурирани. Освен това качествените проблеми не могат лесно да бъдат изразени в своите логически компоненти. Не е учудващо, че в тази широка област основната роля играят преценката, интуицията, опитът, а понякога просто предпазливостта или безразсъдството. Целта на системната методология е да създаде работеща структура за решаването на тези трудни проблеми.
От това следва, че методологията за решаване на бизнес и промишлени проблеми трябва да дава възможност за:
- предписване на система, която функционално организира цялостния процес на решаване на проблема;
- определяне на параметрите на системата, които осигуряват структурата, необходима за решаването на проблема;
- описание на модели на системата и нейните възможности, което позволява итерация на изходните алтернативи в процеса на решаване на проблема.