„Системен анализ и управление на проекти” от Д. Клилънд и У. Кинг, 1968
Приложението на системните понятия към управленските функции, свързани с планирането, се превръща в това, което се нарича системен анализ. Трябва да се отбележи, че за съжаление в тази област (а всъщност не само в нея) съществува и терминологичен хаос: различни хора използват различни термини, за да определят едно и също явление или понятие. Например много ръководители и хора, анализиращи управленските процеси, използват като синоними термините „системен анализ”, „операционни изследвания”, „оперативен анализ”, „анализ на разходите и ефективността” или „анализ на разходите и ползите” и т.н. Други се опитват да очертаят специализирани области на изследване, определени от тези термини.
Ако интересът на човек е насочен по-скоро към разбирането на смисъла и същността на системния подход, отколкото към изясняването на съдържанието на дейностите, определяни от единия или другия от тези термини, подобно семантично объркване няма да породи голяма трудност. Всички дейности, обозначавани с тези термини, имат общи елементи и се различават предимно по областта на приложение и целта на анализа. Тук, както ще установим, е по-полезно да се съсредоточим върху процеса на анализ — тоест върху неговата методология — отколкото върху целите и областта на приложението му. От това следва, че можем едновременно да разгледаме основните елементи на оперативния анализ, системния анализ, анализа на разходите и ефективността и т.н., тъй като по своя характер те всъщност са идентични. Търсенето на точни определения можем да оставим на онези, които работят в конкретни условия и намират за полезно да се опитат да определят точно съдържанието на тези термини.
За да се разбере същността на методологията, наречена „системен анализ”, най-напред трябва да се схване характерът на анализираните проблеми, тъй като самата цел на системния анализ се състои именно в анализа на проблемите, които трябва да бъдат решени в хода на планирането.
По своя характер системният анализ е научен процес или методология. Той може да бъде определен чрез основните си елементи. Подходът на системния анализ предполага:
- системно изследване и взаимно сравняване на онези алтернативни курсове на действие, които водят до постигане на желаните цели;
- сравняване на алтернативите въз основа на разходите на изразходваните ресурси и ползите, постигнати от всяка алтернатива;
- задълбочено отчитане и анализ на неопределеностите.
За да се разбере същността на системния анализ, неговата роля и мястото му в стратегическото вземане на решения, най-напред е необходимо да се придобие ясна представа за основното съдържание на проблема, за най-важните му елементи и за принципите за неговото решаване.
Системният анализ е методология за анализ и решаване на проблеми, която използва системно изследване и сравняване на алтернативи, основано на съотношението между оценените разходи на изразходваните за тяхното осъществяване ресурси и получените ползи. Като част от това изследване, задълбоченият анализ на неопределеностите, присъщи на бъдещите решения, е задължителен.
Макар че в системния анализ често се използват логически и математически методи за решаване на проблеми, не бива да се приема, че съществува непременна връзка между системния анализ и сложните математически методи. Изключително сложни проблеми много често се анализират и решават, без да се прибягва до нещо по-сложно от математиката от гимназиалния курс. Ролята на човешката преценка в системния анализ често се разбира напълно погрешно. Системният анализ служи само като допълнение към преценката на вземащия решение, основана на опит и интуиция. Нещо повече, в много случаи преценките се използват в системния анализ много по-ефективно, отколкото самият вземащ решение би могъл да ги използва лично.
Нека разгледаме ролята на системния анализ в практиката и присъщите му ограничения. Необходим ли е научен анализ на всеки проблем? Трябва ли той да се използва при решаването на всеки проблем? Отговорът на този въпрос е следният. Системният анализ може по принцип да бъде полезен за решаването на стратегическите проблеми, срещани в управлението на етапа на планиране, на тактическите проблеми, свързани с изпълнението, и на проблемите, с които се сблъскваме в ежедневието; но прилагането му навсякъде и винаги би било неразумно.
Някои проблеми са по своята същност прости и не изискват задълбочен анализ. Вземащ решение, който стои насред пътя, а към него се приближава кола със скорост 60 мили в час, очевидно се намира в ситуация, изискваща решение. Пламенното му желание е да избегне нараняване; за да постигне това, той има поне две алтернативи — да изтича наляво или надясно от пътя. Всяко продължително обмисляне или анализ очевидно би довело до резултат, напълно несъответстващ на неговите желания. Тази ситуация изисква бързо и точно решение. Решения от този вид по своя характер са типични за традиционния ръководител, а способността за вземането им е силата на такъв ръководител. Решения от този тип стоят в основата на управлението на бойни действия, където сражението може да бъде спечелено не от онзи, който избере най-добрия курс на действие, а от онзи, който поеме инициативата. При такива, критични по време тактически и военни проблеми, скоростта на вземане на решение е критичен параметър, тъй като крайният изход на ситуацията зависи повече от това колко бързо е предприето действието, отколкото от това коя конкретна алтернатива е избрана. В подобни ситуации тактическият командир по необходимост трябва да разчита на опит и интуиция при решаването на проблеми.
При решаването на стратегически проблеми — независимо дали във военната, или в цивилната сфера — условията са такива, че изходът от решението критично зависи от степента на разбиране на ситуацията. С други думи, крайният резултат от действието се влияе далеч повече от характера на избраната алтернатива, отколкото от скоростта на действие. Решенията от тази категория се характеризират с неопределености, неограничен брой възможни алтернативи и факта, че изразходването на ресурси ще се извърши в бъдещето, често доста отдалечено.
Разбира се, съществуват и видове решения, заемащи междинно положение между критичните по отношение на времето и критичните по отношение на информацията за ситуацията, и които не изискват задълбочен анализ. Рутинните решения, вземани ежедневно в рамките на установената обща политика, са примери, които не изискват нито голяма бързина, нито разходи за сериозен анализ.
Системният анализ е еволюция на традиционните методи на научния анализ. Тъй като числото и мярката съставляват основата на естествените науки, системният анализ започна да се разглежда като количествен метод. Системният анализ действително често използва математически инструменти за формулиране и решаване на проблеми. Затова е необходимо да се определи ролята, която качествените и количествените методи на анализ играят в него. Тъй като методите за качествен анализ на проблемите са били използвани много преди да бъдат замислени повечето количествени методи, съществува явна нужда да се демонстрира легитимността на използването на количествени методи при вземането на решения.
За да се обоснове необходимостта от прилагане на количествен анализ в помощ на вземащия решение и да се покаже, че той е далеч по-предпочитан от гадаенето или хвърлянето на монета, предметът на обсъждане трябва да бъде поставен на основа, различна от твърдението за вродените добродетели на науката. Науката, както всичко останало в нашия сложен свят, има както положителни, така и отрицателни страни, и приемливостта на нейните методи не може да бъде оправдана единствено с факта на нейното съществуване. Разбира се, може да се посочи доста успешното прилагане на научни методи при вземането на решения във военната и промишлената област и да се покаже вероятността от бъдещи успехи с напредването на научното познание. Трябва да се признае, че ползите, получени в миналото като пряк резултат от научния анализ, са изключително впечатляващи и може би само това ще бъде достатъчно доказателство, за да оправдае по-нататъшното внимание към тази област.
За да продължим напред в нашето разсъждение, трябва да си представим, че един и същ обем от входна информация може да бъде наличен както за анализатори, въоръжени с научни методи, така и за гадател, и за комарджия, и за човек, който взема решения въз основа на интуитивен анализ. Но научният подход към разработването на решения предлага допълнително предимство, тъй като гарантира логиката на анализа и обосноваността на решението. Изцяло субективният подход не предоставя такива гаранции. Може да се добави, че ако научните процеси се разглеждат като допълнение към субективните процеси, използвани от вземащия решение, тогава нищо не се губи, а от тяхното използване може дори да се спечели нещо.
Научният анализ е логически процес, в който се използват молив и хартия, а понякога — сметачна линийка или компютър. Във всеки случай научният анализ изисква ясно формулиране (и документиране, което е много важно) на изходните допускания, логиката на разсъжденията и изводите. Това означава, че процесът на научния анализ винаги може да бъде възпроизведен и проверен, дори след като решението е взето и е известен резултатът от неговото изпълнение. Това дава възможност да се оцени качеството на аналитичните процедури. Ако полезността и стойността на анализа са доказани, тогава дадената процедура може да се използва и в бъдеще с увереност в качеството на крайния резултат. Чисто качественият подход няма подобни предимства, освен ако, разбира се, не се вземе предвид, че вземащият решение се учи чрез проби и грешки.
Все пак потенциалните предимства на научния анализ по никакъв начин не намаляват ролята на субективната преценка в процеса на вземане на решения. Една от най-характерните черти на научния подход е неговата абстрактност — тоест изключването от разглеждане на определени аспекти на реалния проблем, пред който е изправен вземащият решение. Отстраняването на редица аспекти от системния анализ означава, че само част от реалния проблем се изследва по строго научен начин. Тогава вземащият решение, ако желае решението да е възможно най-доброто, трябва да съчетае резултатите от научния анализ със значимите, но неподдаващи се на количествено измерване фактори, които не са могли да бъдат част от формалния анализ. При изпълнението на тази част от процеса на вземане на решение той трябва да използва преценката, интуицията и опита си на същото ниво, както ръководител от традиционния тип. Разликата между двата подхода е в това, че човекът, вземащ решение чрез научни методи, прокарва ясна граница между количествения и качествения анализ и използва всеки от тях там, където той ще донесе най-голяма полза.
Добър пример за фактори, трудно поддаващи се на отчитане при формалния анализ, е моралният дух. При всяко решение относно даден проблем ефектът от определено действие върху моралния дух на хората е от същото, ако не и по-голямо значение за ефективността на организацията, както ефектът от всеки количествено охарактеризиран фактор. Въпреки това ролята на моралния дух е трудна за измерване и количествена оценка. В този случай анализаторът може първо да формулира и реши проблема, без да отчита моралния дух на организацията. Задачата на вземащия решение тогава ще бъде да съчетае в своето решение както данните от вече получения формален анализ, така и собствената си оценка за влиянието на формалните алтернативи върху моралния дух на организацията. Това ще му позволи да идентифицира алтернативата, която от негова гледна точка е най-добрата в реалния живот. Тази алтернатива може да съвпада или да не съвпада с получената въз основа на формалния анализ. Стойността на формалния анализ в този пример се състои в това, че той е отчел всички фактори с изключение на моралния дух, а това позволява на вземащия решение да съсредоточи преценката си върху елемента, който изисква неговата лична оценка.
Без предварителен формален анализ вземащият решение би могъл лесно да се съсредоточи само върху очевидно важните фактори и да не отдели достатъчно внимание на елемента — моралния дух — който може да бъде правилно оценен само въз основа на субективна преценка.
Нашата оценка на стратегическите решения и ролята, която формалните методи на научния анализ трябва да играят в тях, изглежда съвсем ясна. Ние разглеждаме процеса на анализ като логически и съдържателен метод, чиято същност е в това, че значителна част от сложния проблем се свежда до прости резултати, които ръководителят може да използва при разработването на най-доброто решение заедно с други фактори. Това му позволява да съсредоточи аналитичните ресурси върху онези аспекти на проблема, при които тяхното използване ще бъде най-ефективно. Подобен подход дава възможност за най-ефективно съчетаване на формалните и неформалните методи на анализ. Всеобхватният подход по всяка вероятност е далеч по-добър от чисто субективния подход при разработването на решения.
Формалният подход към решаването на проблеми задължително включва определянето на това коя от наличните алтернативи е най-добрата. Процесът на търсене на най-доброто решение се нарича оптимизация. По този начин най-добрите алтернативи ще бъдат оптималните алтернативи. При решаването на сложни проблеми, включващи значителни неопределености, нивото на развитие на системния анализ е такова, че оптимизация в истинския смисъл не може да бъде постигната или дори опитана. С други думи, дори ако човек мисли в термините на търсене на най-добрите алтернативи, постигането на това много често не е възможно.
Глобалната оптимизация в системния анализ е невъзможна дори само защото не всички преценки могат да бъдат изразени количествено. Само част от проблема може да бъде количествено измерена, а човек, който е твърдо убеден, че решението, получено за абстрактния модел на даден проблем, непременно се отнася и за реалния проблем, е обречен на грешки и провали. Нещо повече, тъй като обектите на системния анализ по правило са сложни, далеч не винаги е възможно да се разбере добре тяхната структура.
Специалистът по системен анализ трябва ясно да осъзнава, че проблемът, който е формулирал и построил на хартия, вече не е реалният проблем. Това е изкуствен проблем, който само тясно се свързва (както се надяваме) с проблема, който реално съществува. И може само да се предполага, че решението на този изкуствен проблем ще бъде полезно за човека, вземащ решения относно реални проблеми. Винаги трябва да се има предвид тази разлика между проблемите, тъй като вземащият решение или анализаторът, който желае да прилага „решенията на хартия” директно към реалните проблеми, понякога може да бъде горчиво разочарован.
При реални условия току-що описаният процес на абстракция често се оказва невъзможен. Анализаторът може да установи, че разбирането му за структурата на системата е толкова ограничено, че всяко формално представяне, което е способен да изготви, ще прилича твърде малко на действителността. В това положение той не е в състояние да избере най-добрия курс на действие. Заслужава обаче да се отбележи, че алтернативата на формалния анализ би била изцяло субективен подход, и щом това бъде осъзнато, опасенията относно относителната стойност на правилно приложения формален анализ започват да отслабват.
Човек по природа е неспособен да обхване изчерпателно сложните проблеми, изискващи отчитане на множество взаимодействащи фактори. Всеки формален анализ, или дори опит за формален анализ, обикновено е ценен поне с това, че принуждава вземащия решение да се замисли за същественото и да се движи в правилната посока. И макар специалистът по системен анализ в своя окончателен анализ да не е в състояние безпогрешно да каже на вземащия решение какво е правилното нещо, което трябва да се направи, самият факт на анализа ще го задължи да изброи алтернативите и да постави въпроса какво всъщност се стреми да постигне. Освен това вземащият решение ще получи ясна представа за това какво трябва да знае, за да вземе рационално решение. Дори да не знае всичко, което трябва да знае, и да не разполага с цялата необходима информация, самото знание за това какво му е нужно обикновено осигурява по-добра основа за вземане на решение. Това му позволява при вземането на решение или да бъде предпазлив, или да поеме риск и да се надява на положителен резултат. Трябва да се подчертае, че при отсъствие на необходимите данни осъзнаването на тяхната значимост може да подтикне към търсене на липсващата информация и нейното използване, ако не в дадения проблем, то в други подобни проблеми в бъдеще.
Вече споменахме ролята на преценката в процеса на вземане на решения и показахме нейното значение за решаването на всякакви проблеми, дори на онези, които се решават аналитично. Ролята на преценката обаче не се ограничава до описаните по-горе допълнителни функции. Основната аналитична рамка, известна като „теория на решенията”, включва преценката като елемент на формалния анализ на проблема.
Субективните човешки преценки се включват в процеса на формалния анализ по два начина: или като вероятностни преценки, или като претеглени оценки. Тъй като повечето решавани проблеми включват бъдещи неопределености, става необходимо да се оцени вероятността на бъдещи събития. Такива оценки най-добре се правят въз основа на опит. По този начин оценката на резултатите се превръща в необходим елемент от формалния анализ на решавания проблем. Едно от ценните качества на системния анализ е, че тези две категории преценки се разглеждат и изследват независимо една от друга, докато в съзнанието на вземащия решение те често се сливат.