Системният анализ намира приложение в икономиката и техниката, биологията и медицината, историята и филологията, политиката и военното дело. Той се използва в теоретични и приложни изследвания, при избора на прототипи на нова техника и варианти на капиталови инвестиции и т.н. За да представим материала по-ясно, нека първо формулираме въпросите, свързани със системния анализ. Въпросите са поставени във вида, в който са възникнали при практическата работа по системен анализ.
Известно е, че чрез дефинирането на едно понятие ние го ограничаваме, стесняваме и обедняваме. Въпреки това, като работен инструмент, една от възможните дефиниции може да се използва като основна, като се откроят определени съществени характеристики на явлението, отличаващи го от другите.
Системният анализ е методология за изследване на свойствата и отношенията в трудни за наблюдение и трудни за разбиране обекти, чрез представянето на тези обекти като целенасочени системи и изучаването на свойствата на тези системи и взаимовръзките между целите и средствата за тяхното постигане.
Той се прилага, когато проблемът е поставен по такъв начин, че информацията, необходима за решаването му, не може да бъде получена чрез пряко наблюдение на обекта. В такъв случай обектът се разглежда като подсистема на някаква система, като съвкупност от подсистеми, взаимодействащи с други системи. Тази дефиниция, която трябва да се разглежда като работна, дава възможност да се разграничат методите на системния анализ от другите методи на изследване и го поставя в рамките на конкретна област от научното познание.
Сред множеството методи за изследване и анализ, преобладаващото мнозинство са ориентирани към пряко наблюдение на обектите, като се отчита тяхната природа и специфика. Винаги се приема, че изучаваният обект може да бъде изолиран от средата си, че може да бъде наблюдаван пряко или чрез инструменти. За разлика от тях, методът на системния анализ, основан на теорията на системите, отчита фундаменталната сложност на изучавания обект, неговите обширни и силни взаимовръзки с обкръжаващия свят, както и ненаблюдаемостта на редица негови свойства.
Следователно, изхождайки от реално явление и от наличните фактически данни за неговите свойства и връзки с обкръжаващия свят, изследователят ги превежда в абстрактните категории на теорията на системите и въз основа на известните свойства на системите разкрива нови свойства и нови взаимовръзки. В повечето методи на изследване обектите са точно определени. Системното изследване обикновено включва, като един от важните си етапи, самото идентифициране на обекта — неговото откриване или конструиране. Почти всички методи на изследване изхождат от ясно формулиран проблем. Системният анализ разглежда въпросите как правилно да се поставят проблемите и какви методи на изследване да се използват.
Същността на системния анализ се състои в това как сложното да се превърне в просто, как проблем, който е не само труден за решаване, но и труден за разбиране, да се превърне в ясна поредица от задачи, за които съществува метод на решаване.
Системният анализ винаги е конкретен. Той се занимава с конкретна икономическа единица (дори ако първоначално е неясно определена) и с конкретен икономически проблем (дори ако първоначално е неясно формулиран).
Системният анализ по никакъв начин не се противопоставя на другите методи за анализ на проблеми и вземане на решения. Новото е синтезът в рамките на единна методология на определен взаимосвързан набор от понятия, методи и техники, които преди това са били използвани изолирано за решаване на отделни проблеми в науката и техниката. Освен това, този комплекс от системни понятия и методи се разпростира и върху съвсем нови области на дейност, в които тези понятия не са били използвани преди — областите на планирането и управлението.
Силата на системния метод при анализа на сложни проблеми се състои в това, че той позволява, от една страна, разлагането на прекалено сложен за решаване проблем на неговите съставни части, чак до формулирането на конкретни задачи, за които съществуват утвърдени методи за решаване, а от друга страна — задържането на тези части заедно като единно цяло.
Както много точно отбелязва съветският изследовател С. П. Никаноров, системният анализ дава възможност процесът на решаване на проблем да бъде представен като процес на проектиране, изработване и използване на системи.
Съществено в системния анализ, това, върху което е съсредоточено вниманието му, е формулирано много точно от американския изследовател Куейд: „Системният анализ е начин на гледане на проблема. Математическият формализъм и използването на компютри могат да бъдат необходими и дори полезни, но може и да не бъдат. Понякога внимателното обмисляне на проблема може да е достатъчно. Но във всеки анализ, свързан с подготовката на решение при условия на неопределеност, независимо от неговата сложност, присъстват определени елементи. Тези елементи — цел или цели, алтернативи или средства за постигане на тези цели, разходи или всичко, което трябва да се изразходва за постигане на всяка алтернатива, модел или описание на зависимостта между алтернативите и това, което те постигат, и техните разходи, както и критерии, по които се избира предпочитаната алтернатива — присъстват във всеки анализ, чиято цел е да повлияе на избора на насока на действие.”
Съвсем очевидно е, че сложният, специално разработен и доста тромав научен формализъм, който представлява системният анализ, си заслужава да се прилага само за достатъчно сложни, мащабни проблеми, включващи дейността на много хора и значителни материални и други разходи.
Трудно е да се установи каквато и да е класификация на проблемите, така че точно да се каже къде системният формализъм може и къде не може да се прилага. Произходът на проблемите се различава по отношение на потребности и възможности. Първият случай е по-прост: съществуващите ресурси или методи на работа, или определени стоки, са престанали да удовлетворяват хората и съществуващото положение трябва да се промени.
Системният анализ се прилага, когато възникне много сложен проблем. Вторият случай по принцип е по-сложен: появява се нова възможност, като например космическите полети или използването на термоядрената енергия. Във всеки от тези случаи развитието на подобни възможности е свързано със създаването на съвсем нови отрасли на националната икономика. В този случай прилагането на системния анализ се оказва не само полезно, но и абсолютно необходимо, тъй като самият проблем — бидейки сложен по своя характер — все още трябва да бъде формулиран, защото реализацията на нови възможности засяга най-разнообразни аспекти на човешката дейност, на живота на обществото и държавата. Могат да се отбележат и още по-сложни случаи, при които нови възможности възникват навсякъде и почти всеки час: например експерименталната химия синтезира до триста хиляди нови съединения годишно с най-разнообразни свойства, които могат да се използват в много, ако не и във всички, отрасли на производството.
Човешката дейност условно може да се раздели на две области: областта на рутинната дейност — тоест редовните, ежедневни задачи — и областта на решаването на нови, дотогава непознати задачи. В първата област методите за решаване на задачи обикновено са добре установени и няма основание за системен анализ, макар че самото съществуване на рутината в някои случаи представлява проблем сам по себе си. Така съществуването на многомилионен апарат за икономическо управление само по себе си създава трудности в управлението и поражда проблеми; тенденцията към постоянен растеж на броя на управленския персонал представлява голям проблем. Но в сферата на човешката дейност, свързана с решаването на нови, дотогава неизвестни задачи (например в дългосрочното планиране, в науката, в проектантската разработка), методите на системния анализ са приложими почти навсякъде, а в някои случаи са незаменими.
В метода на системния анализ е прието също така проблемите да се разграничават по степента на тяхната структурираност — тоест по яснотата и осъзнатостта на начина, по който са поставени, по степента на детайлност и конкретност в разбирането на техните компоненти и взаимовръзки, и накрая, по съотношението на количествените към качествените фактори, отбелязани при формулирането на проблема. С оглед на това се разграничават три класа проблеми: добре структурирани, количествено формулирани проблеми; слабо структурирани, или смесени, проблеми, съдържащи както количествени, така и качествени оценки; и неструктурирани, или качествени, проблеми.
За първия клас проблеми методите на системния анализ не са необходими, тъй като вече съществува добре разработен и мощен формализъм на математическото моделиране и строги количествени методи за решаване. Вторият клас проблеми — слабо структурирани, със смесени количествени и качествени оценки — се определя като основната сфера на приложение на методите на системния анализ. Смята се, че неструктурираните проблеми не се решават с методите на системния анализ; за тяхното решаване се прилагат така наречените евристични методи. Разбира се, трудно е да се прокарат ясни граници между трите класа проблеми, но същността на въпроса е другаде.
Методът на системния анализ е именно метод за структуриране, за подреждане на проблемите. Системният анализ се прилага, за да може, макар и слабо, да се структурира първоначално неструктуриран, неясно определен проблем, а след това да се събере нова допълнителна информация за него, да се установят взаимовръзките на неговите компоненти, да се дадат, където е възможно, количествени оценки (дори и субективни, експертни), и проблемът да се премести в категорията на структурираните проблеми, към които вече може да се приложи формализмът на математическото моделиране и изборът на оптимални решения.
В редица случаи се правят опити системният анализ да се дефинира чрез сферите на човешката дейност, в които намира преобладаващо приложение — като методология за решаване на изследователски, военни, политически и икономически проблеми.
Първото условие за успеха на системния анализ е неговото прилагане там, където наистина е необходим. Самата природа на системното изследване, посветено на сложни въпроси относно сложни обекти, изисква високо ниво на знания и участие, на един или друг етап от анализа, на висококвалифицирани специалисти. Междувременно модата на системния анализ е подтикнала множество изследователи, докторанти и дори студенти, пишещи дипломни работи, да се захванат с него. Естествено, в такива случаи се избира „управляем” и напълно обозрим обект, или някакъв хипотетичен модел, с който могат да се извършват произволни операции, или пък частни проблеми на разходите, производителността на труда, качеството на продукцията и т.н. Системното изследване не може да бъде успешно, ако ръководството на възложителя или самите изследователи подхождат към него недобросъвестно.
За условия за успеха на системния анализ се считат наличието на три елемента: (1) ясно осъзната потребност, цел или предназначение; (2) източник на идеи, натрупана информация, опит и разбиране на предмета; (3) ресурси — опитни специалисти, както и оборудване, материали и финансови средства.
Самият системен анализ е инструмент за осигуряване на наличието на всичките тези три елемента: идентифициране и разработване на целите, съответната информация и ресурси, и свързването им с целите. Затова специалистите по системен анализ трябва да познават условията за успеха на своята работа и да я предприемат само когато тези условия са изпълнени.