„Analiza sistemelor pentru rezolvarea problemelor de afaceri și industriale” de S. Optner
Analiza sistemelor este deja aplicată pe scară largă, chiar dacă cu grade diferite de succes, la rezolvarea problemelor militare și industriale. În opinia unora, succesul sau insuccesul rezolvării problemelor prin analiza sistemelor depinde nu de măiestria cu care a fost formulată problema, ci de capacitatea de a experimenta cu problema ca întreg. Succesul aplicării analizei sistemelor și viabilitatea soluțiilor pe care aceasta le produce sunt, de asemenea, influențate de capacitatea experimentatorului de a reprezenta lumea reală a problemei sub formă simbolică.
Nu trebuie să se creadă că generalizarea metodelor de rezolvare a problemelor a creat o metodă universală care elimină necesitatea unui analist de sisteme. În măsura în care examinarea repetată a alternativelor constituie esența metodei, metoda rămâne euristică. Încercarea și eroarea continuă să existe, dar în cadrul unei proceduri formale. Metoda de rezolvare a problemelor fixează elementele principale ale analizei în relația lor corectă cu problema. Aceasta îl înzestrează a priori pe cel care rezolvă problema cu o înțelegere a structurii părților problemei și a modului în care se poate obține o soluție conformă cu aceasta. Pentru rezolvarea problemelor care posedă în mod inerent o structură slab definită, metoda dispune de un set de tehnici care facilitează procesul de determinare a structurii.
Pot apărea îndoieli cu privire la oportunitatea aplicării unei teorii generale de rezolvare a problemelor la problemele lumii afacerilor. Unii critici consideră că lumea afacerilor nu este adecvată pentru utilizarea metodelor științifice. Afirmația că lumea afacerilor își rezolvă sarcinile într-un mediu diferit de cel în care se desfășoară cercetarea științifică este valabilă; afirmația că problemele lumii afacerilor sunt definite într-o măsură semnificativ mai mică decât problemele științifice este posibil să fie de asemenea valabilă; dar afirmația că problemele lumii afacerilor nu sunt adecvate pentru analiza prin metode științifice nu este valabilă.
Denumirea „metodă științifică” nu spune nimic prin ea însăși. Limita dintre științele exacte și cele inexacte este dificil de trasat. De exemplu, precizia este doar unul dintre testele prin care o anumită activitate poate fi clasificată drept științifică. Poate cel mai important test ar fi dacă analiza unui subiect este realizată fără termeni pur descriptivi. Dacă se folosesc abstractizarea și generalizarea, diferența dintre științe devine în principal o diferență de grad. Pe de altă parte, dacă argumentele sunt ilogice, conceptele vagi, deciziile intuitive, iar cerințele nu sunt precise, ci difuze, atunci diferența dintre „științe” devine o diferență de substanță. Totuși, astfel de trăsături nu sunt caracteristice lumii afacerilor. În orice caz, logica, claritatea, precizia și acuratețea cu care realitatea este reprezentată de cei care iau decizii sunt de o asemenea natură încât le permit să își conducă afacerile.
Abstractizarea este un mijloc, nu un scop în sine. Este un limbaj universal și, în formele sale mai dezvoltate, spune puțin celor neinițiați. În anumite condiții, abstractizarea posedă enormul avantaj al clarității sale. Trecând de la lumea reală la diversele sale reprezentări simbolice, analistul de sisteme dobândește capacitatea de a analiza ceea ce observă. Scopul acestei tranziții nu este de a exclude detaliul sau caracterul complet al lumii reale din reprezentarea sa simbolică. Analistul de sisteme se va deplasa metodic de la o reprezentare a problemei obținută prin metode simbolice către lumea reală și înapoi, printr-un proces repetitiv, ciclic. Acest proces iterativ este mijlocul prin care abstractizarea problemei devine similară cu omologul său din lumea reală.
Rezolvarea problemelor este definită ca o activitate care păstrează sau îmbunătățește caracteristicile unui sistem. Un sistem este mijlocul prin care se realizează procesul de rezolvare a problemelor. Păstrarea sau îmbunătățirea sistemelor se realizează prin introducerea de schimbări care măresc eficacitatea utilizării resurselor. Aceste resurse sunt oamenii, materialele, echipamentele, dispozitivele, capitalul și timpul.
Modificările eficacității utilizării resurselor sunt măsurate prin:
- o creștere sau o scădere a necesarului de resurse fără o modificare corespunzătoare a volumului valorii și profitului;
- o creștere sau o scădere a expunerii la risc;
- o modificare a unei valori relative măsurate prin criterii.
Nu ar trebui aplicată o metodă de rezolvare a problemelor mai complexă decât problema însăși. Este clar că procesarea informației în rezolvarea problemelor de afaceri și militare poate deveni foarte complexă. De aceea, atunci când se sintetizează o abordare a rezolvării problemelor, este vital de important să se recunoască acele dificultăți ale îmbunătățirii sistemului care pot conduce la eșecul metodologiei. Astfel de probleme aparțin unui grup pe care îl numesc grupul problemelor calitative sau slab structurate, deoarece ele conțin atât cunoscutul, cât și necunoscutul, necunoscutul tinzând să domine, creând astfel nevoia unor metode analitice deosebit de precise.
Problemele tipice de acest tip sunt cele care:
- sunt programate pentru a fi rezolvate în viitor;
- se confruntă cu o gamă largă de alternative;
- necesită investiții de capital mari și conțin elemente de risc;
- depind de caracterul incomplet actual al realizărilor tehnologice;
- pentru care cerințele de cost sau de timp nu sunt complet definite;
- sunt inerent complexe datorită combinației de resurse necesare pentru rezolvarea lor.
O metodologie care oferă o soluție sistemică a unei probleme este orientată în primul rând exact spre astfel de probleme complexe, de amploare. Aceste probleme sunt excepțional de dificil de rezolvat și pot fi constituite atât din elemente cantitative, cât și din elemente calitative. Rezolvarea unor astfel de probleme, care au un caracter mixt și incert, este cea mai critică pentru lumea noastră de astăzi și reprezintă cel mai important domeniu de aplicare a capacităților directorilor și analiștilor de sisteme.
Un interes deosebit îl prezintă problemele de amploare medie și mare, pentru rezolvarea cărora sistemele trebuie proiectate astăzi, cu toate că funcționarea lor este planificată pentru viitor. Riscul în rezolvarea unor astfel de probleme se dovedește a fi mare, deoarece, pentru rezolvarea lor, viitorul trebuie prezis cu suficiente detalii. Cu cât se pătrunde mai mult în viitor, cu atât riscul este mai mare și cu atât mai mult trebuie să se aventureze cel care rezolvă problema. Riscul mare se poate manifesta prin pierderi ireparabile sau printr-o creștere nesănătoasă apărută în diverse domenii. Acesta poate lua forma unor cheltuieli mari de fonduri, a duplicării dezvoltării produselor, a dublării personalului, dispozitivelor și echipamentelor, a unor cheltuieli nejustificate de timp sau a incertitudinii privind gradul de succes.
Metodologia de rezolvare a problemelor nu impune ca nivelul dorit de succes să fie definit cu precizie sau ca, de la bun început, să existe un sistem față de care soluția să poată fi comparată. Nu este nevoie nici măcar ca problema să fie pe deplin înțeleasă sau formulată clar și complet. Rezolvarea acestor probleme este sarcina analistului de sisteme, care trebuie să reconstituie toate elementele lipsă și structura unei probleme definite incomplet, alternativele și soluțiile acesteia. Specialistul care rezolvă problema poate identifica sistemul (a cărui stare dă naștere problemei) care trebuie studiat într-un mod diferit de cel în care a fost definită inițial problema. Dacă constată că formularea inițială a problemei conține ceva de prisos, contradictoriu sau nesatisfăcător, el poate elimina aceste deficiențe și poate pune corect problema însăși. Astfel, sarcina specialistului care rezolvă probleme constă, de asemenea, în particular, în definirea problemei.
Se poate spune că, în rezolvarea problemelor de afaceri, scopul este de a efectua analiza și rezolvarea acestora cu o precizie inerentă problemei înseși. Indiferent de amploarea sau complexitatea problemei, scopul este de a îmbunătăți metodele existente prin care problemele sunt evaluate, soluțiile sunt găsite, iar implementarea lor este realizată. Metodologia de rezolvare a problemelor oferă mijloace suplimentare pentru introducerea obiectivității în analiza situației. Cu toate că problemele sunt rezolvate de oameni și de calculatoare, iar programele de calculator pentru găsirea soluțiilor sunt scrise de oameni, cele mai importante puncte în găsirea soluțiilor rămân obiectivitatea și logica. Obiectivitatea este cerința primară în observație. Raționalitatea (logica) este definită ca un proces de gândire bazat pe utilizarea inferenței logice. Un corp de cunoștințe, confirmat pe scară largă prin observații, devine dovadă. Observația este procesul prin care datele sunt identificate cu un sistem în vederea explicării ulterioare a acelui sistem. Explicația este definită ca o inferență logică a unei afirmații din fapte bine stabilite. Procesul de explicare trebuie să fie rațional, adică realizat logic.
Multe dintre problemele industriale identificate se dovedesc a fi probleme cantitativ-calitative. Problemele cantitative sunt cele pentru care soluțiile se obțin prin utilizarea unor metode prestabilite de manipulare a numerelor. Problemele calitative sunt nenumerice și se referă la enumerarea detaliată a resurselor viitoare sau slab definite și a proprietăților sau caracteristicilor acestora. Odată cu îmbunătățirea înțelegerii problemelor care au atât aspecte cantitative, cât și calitative, laturile cantitative ale acestora sunt mai ușor de surprins, iar soluțiile cantitative precise devin mai fezabile. Cercetările operaționale au realizat deja mult progres util prin aplicarea matematicii la rezolvarea problemelor de afaceri, apărare și guvernare.
Totuși, pentru rezolvarea acelor probleme de afaceri care nu au ieșit încă din starea lor calitativă, metodele cantitative au o aplicabilitate limitată. De aceea, este necesar să se pună în joc alte metode care permit rezolvarea rațională a problemelor calitative. Problemele care posedă atât aspecte calitative, cât și cantitative vor fi denumite mixte.
Analiza sistemelor este cea mai nouă metodă care permite abordarea unor astfel de probleme mixte. Cele mai dificile de lucrat sunt problemele calitative, întrucât acestea sunt incomplet structurate. Mai mult, problemele calitative nu pot fi exprimate cu ușurință în componentele lor logice. Nu este surprinzător că, în acest domeniu vast, rolul principal este jucat de judecată, intuiție, experiență și, uneori, pur și simplu de prudență sau imprudență. Scopul metodologiei sistemice este de a crea o structură funcțională pentru rezolvarea acestor probleme dificile.
Din aceasta rezultă că metodologia de rezolvare a problemelor de afaceri și industriale trebuie să permită:
- prescrierea unui sistem care organizează funcțional procesul general de rezolvare a problemelor;
- specificarea parametrilor sistemului care oferă structura necesară rezolvării problemei;
- descrierea modelelor sistemului și a capacităților sale, ceea ce permite iterarea alternativelor de ieșire în procesul de rezolvare a problemelor.