„Analiza sistemelor și managementul proiectelor” de D. Cleland și W. King, 1968
Aplicarea conceptelor sistemice la funcțiile de management legate de planificare a ajuns să fie cunoscută drept analiza sistemelor. Trebuie remarcat că, din păcate, în acest domeniu (și, de fapt, nu doar în acesta) există de asemenea o junglă terminologică: diferite persoane folosesc termeni diferiți pentru a defini același fenomen sau concept. De exemplu, mulți directori și cei care analizează procesele de management folosesc ca sinonime termenii „analiza sistemelor”, „cercetări operaționale”, „analiza operațională”, „analiza cost-eficacitate” sau „analiza cost-beneficiu” și așa mai departe. Alții încearcă să delimiteze domenii de studiu specializate definite prin acești termeni.
Dacă cineva își îndreaptă interesul spre înțelegerea sensului și esenței abordării sistemice, mai degrabă decât spre clarificarea conținutului activităților definite de unul sau altul dintre acești termeni, o asemenea confuzie semantică nu va cauza mari dificultăți. Toate activitățile desemnate prin acești termeni au elemente comune și diferă în principal prin domeniul lor de aplicare și prin scopul analizei. Aici, așa cum vom descoperi, este mai util să ne concentrăm asupra procesului de analiză — adică asupra metodologiei sale — decât asupra scopurilor și domeniului de aplicare. Rezultă că putem considera simultan elementele fundamentale ale analizei operaționale, ale analizei sistemelor, ale analizei cost-eficacitate și ale altora, deoarece acestea sunt, de fapt, identice ca natură. Putem lăsa apoi căutarea unor definiții precise celor care lucrează în condiții specifice și consideră util să încerce să definească exact conținutul acestor termeni.
Pentru a înțelege esența metodologiei cunoscute sub numele de „analiza sistemelor”, trebuie mai întâi să se înțeleagă natura problemelor analizate, întrucât însuși scopul analizei sistemelor constă tocmai în analizarea problemelor care trebuie rezolvate în cursul planificării.
Prin natura sa, analiza sistemelor este un proces sau o metodologie științifică. Ea poate fi definită prin elementele sale de bază. Abordarea analizei sistemelor presupune:
- o investigare sistematică și o comparare reciprocă a acelor cursuri alternative de acțiune care conduc la atingerea scopurilor dorite;
- o comparare a alternativelor pe baza costului resurselor cheltuite și a beneficiilor obținute prin fiecare alternativă;
- o luare în considerare și o analiză aprofundată a incertitudinilor.
Pentru a înțelege esența analizei sistemelor, rolul și locul ei în luarea deciziilor strategice, este necesar mai întâi să se aibă o înțelegere clară a conținutului fundamental al problemei, a elementelor sale cele mai importante și a principiilor de rezolvare a acesteia.
Analiza sistemelor este o metodologie de analiză și rezolvare a problemelor care utilizează o investigare sistematică și o comparare a alternativelor, pe baza raportului dintre costul estimat al resurselor cheltuite pentru implementarea lor și beneficiile rezultate. În cadrul acestei investigări, o analiză aprofundată a incertitudinilor inerente deciziilor viitoare este obligatorie.
Deși metodele logice și matematice sunt frecvent folosite în analiza sistemelor pentru rezolvarea problemelor, nu trebuie să presupunem că există o legătură necesară între analiza sistemelor și metodele matematice complexe. Probleme extrem de complexe sunt foarte adesea analizate și rezolvate fără a recurge la nimic mai complicat decât matematica de liceu. Rolul judecății umane în analiza sistemelor este adesea complet neînțeles. Analiza sistemelor servește doar drept supliment la judecata factorului de decizie, bazată pe experiență și intuiție. Mai mult, în multe cazuri, judecățile sunt folosite mult mai eficient în analiza sistemelor decât ar putea fi folosite personal de factorul de decizie.
Să analizăm rolul analizei sistemelor în practică și limitările sale inerente. Este necesară o analiză științifică a fiecărei probleme? Ar trebui folosită pentru rezolvarea fiecărei probleme? Răspunsul la această întrebare este următorul. Analiza sistemelor poate fi, în principiu, utilă pentru rezolvarea problemelor strategice întâlnite în management la etapa de planificare, a problemelor tactice legate de implementare și a problemelor pe care le întâlnim în viața de zi cu zi; cu toate acestea, aplicarea ei pretutindeni și întotdeauna ar fi nerezonabilă.
Unele probleme sunt prin natura lor simple și nu necesită o analiză aprofundată. Un factor de decizie care se află în mijlocul drumului, cu o mașină îndreptându-se spre el cu 60 de mile pe oră, se află în mod evident într-o situație care necesită o decizie. Dorința sa arzătoare este să evite accidentarea; pentru a realiza acest lucru, are cel puțin două alternative — să fugă spre partea stângă sau spre partea dreaptă a drumului. Orice deliberare sau analiză prelungită va conduce în mod evident la un rezultat complet incompatibil cu dorințele sale. Această situație impune o decizie rapidă și precisă. Astfel de decizii sunt, prin natura lor, tipice managerului tradițional, iar capacitatea de a le lua reprezintă punctul forte al unui asemenea manager. Decizii de acest tip stau la baza conducerii luptei, unde bătălia poate fi câștigată de cel care preia inițiativa, mai degrabă decât de cel care alege cel mai bun curs de acțiune. Pentru astfel de probleme tactice și militare critice din punctul de vedere al timpului, viteza luării deciziei este un parametru critic, întrucât rezultatul final al situației depinde mai mult de rapiditatea cu care se acționează decât de alternativa aleasă. În astfel de situații, comandantul tactic trebuie, în mod necesar, să se bazeze pe experiență și intuiție pentru a rezolva problemele.
În rezolvarea problemelor strategice — fie în sfera militară, fie în cea civilă — condițiile sunt de așa natură încât rezultatul deciziei depinde critic de gradul de înțelegere a situației. Cu alte cuvinte, rezultatul final al acțiunii este influențat mult mai mult de natura alternativei alese decât de rapiditatea acțiunii. Deciziile din această categorie se caracterizează prin incertitudini, printr-un număr nelimitat de alternative posibile și prin faptul că cheltuirea resurselor va avea loc în viitor, adesea unul destul de îndepărtat.
Există, desigur, tipuri de decizii care ocupă o poziție intermediară între cele critice din punctul de vedere al timpului și cele critice din punctul de vedere al informațiilor despre situație și care nu necesită o analiză aprofundată. Deciziile de rutină, luate zilnic în cadrul unei politici generale stabilite, sunt exemple care nu necesită nici mare grabă, nici costul unei analize serioase.
Analiza sistemelor reprezintă o evoluție a metodelor tradiționale de analiză științifică. Întrucât numărul și măsura constituie fundamentul științelor naturii, analiza sistemelor a ajuns să fie considerată o metodă cantitativă. Analiza sistemelor folosește într-adevăr adesea instrumente matematice pentru a formula și rezolva probleme. Este, prin urmare, necesar să se definească rolul pe care îl joacă în ea metodele calitative și cantitative de analiză. Întrucât metodele de analiză calitativă a problemelor erau folosite cu mult înainte ca majoritatea metodelor cantitative să fi fost concepute, există o nevoie clară de a demonstra legitimitatea utilizării metodelor cantitative în luarea deciziilor.
Pentru a justifica necesitatea aplicării analizei cantitative în sprijinul factorului de decizie și pentru a demonstra că aceasta este mult preferabilă ghicitului în cărți sau aruncării unei monede, subiectul discuției trebuie plasat pe o bază diferită de simpla afirmare a virtuților înnăscute ale științei. Știința, ca orice altceva din lumea noastră complexă, are atât aspecte pozitive, cât și negative, iar acceptabilitatea metodelor sale nu poate fi justificată doar prin faptul că există. Se poate, desigur, arăta aplicarea destul de reușită a metodelor științifice în luarea deciziilor în domeniile militar și industrial și se poate demonstra probabilitatea unor succese ulterioare pe măsură ce cunoștințele științifice avansează. Trebuie recunoscut că beneficiile obținute în trecut ca rezultat direct al analizei științifice au fost extrem de impresionante, iar acest lucru, poate, va fi în sine o dovadă suficientă pentru a justifica o atenție sporită acordată acestui domeniu.
Pentru a avansa în raționamentul nostru, trebuie să ne imaginăm că același volum de informații inițiale poate fi disponibil atât analiștilor înarmați cu metode științifice, cât și unui ghicitor, unui jucător de noroc și persoanei care ia decizii pe baza unei analize intuitive. Dar abordarea științifică a elaborării deciziilor oferă un avantaj suplimentar, întrucât garantează logica analizei și temeinicia deciziei. O abordare pur subiectivă nu oferă asemenea garanții. Se poate adăuga că, dacă procesele științifice sunt privite ca un supliment la procesele subiective folosite de factorul de decizie, atunci nu se pierde nimic, iar din utilizarea lor se poate câștiga ceva.
Analiza științifică este un proces logic în care se folosesc creionul și hârtia, iar uneori o riglă de calcul sau un calculator. În orice caz, analiza științifică necesită o formulare clară (și o documentare, ceea ce este foarte important) a ipotezelor inițiale, a logicii raționamentului și a concluziilor. Aceasta înseamnă că procesul de analiză științifică poate fi întotdeauna reprodus și verificat, chiar și după ce decizia a fost luată și rezultatul implementării sale este cunoscut. Acest lucru permite evaluarea calității procedurilor analitice. Dacă utilitatea și valoarea analizei au fost demonstrate, atunci procedura respectivă poate fi utilizată în viitor cu încredere în calitatea rezultatului final. O abordare pur calitativă nu are asemenea avantaje, decât dacă, desigur, se ia în considerare faptul că factorul de decizie învață din încercare și eroare.
Cu toate acestea, avantajele potențiale ale analizei științifice nu diminuează în niciun fel rolul judecății subiective în procesul de luare a deciziilor. Una dintre cele mai caracteristice trăsături ale abordării științifice este abstractizarea sa — adică excluderea din considerare a anumitor aspecte ale problemei reale cu care se confruntă factorul de decizie. Eliminarea unui număr de aspecte din analiza sistemelor înseamnă că doar o parte din problema reală este investigată în mod strict științific. Factorul de decizie, dacă dorește ca decizia să fie cea mai bună posibilă, trebuie apoi să combine rezultatele analizei științifice cu factorii semnificativi, dar necuantificabili, care nu au putut face parte din analiza formală. În realizarea acestei părți a procesului decizional, el trebuie să își folosească judecata, intuiția și experiența la același nivel ca un manager de tip tradițional. Diferența dintre cele două abordări este că persoana care ia o decizie folosind metode științifice trasează o linie clară între analiza cantitativă și cea calitativă și folosește fiecare acolo unde va aduce cel mai mare beneficiu.
Un bun exemplu de factori greu de luat în considerare într-o analiză formală este moralul. În orice decizie privind o problemă, efectul unei anumite acțiuni asupra moralului oamenilor este la fel de important, dacă nu chiar mai important, pentru eficacitatea unei organizații ca efectul oricărui factor caracterizat cantitativ. Totuși, rolul moralului este greu de măsurat și evaluat cantitativ. În acest caz, analistul poate mai întâi formula și rezolva problema fără a lua în considerare moralul organizației. Sarcina factorului de decizie va fi apoi să combine în decizia sa atât datele analizei formale obținute anterior, cât și propria evaluare a impactului alternativelor formale asupra moralului organizației. Acest lucru îi va permite să identifice alternativa care, din punctul său de vedere, este cea mai bună în viața reală. Această alternativă poate coincide sau nu cu cea obținută pe baza analizei formale. Valoarea analizei formale în acest exemplu constă în faptul că aceasta a luat în considerare toți factorii, cu excepția moralului, iar acest lucru îi permite factorului de decizie să își concentreze judecata asupra elementului care necesită evaluarea sa personală.
Fără o analiză formală prealabilă, factorul de decizie ar putea foarte ușor să se concentreze doar asupra factorilor evident importanți și să nu acorde suficientă atenție elementului — moralul —, care poate fi evaluat corect doar pe baza judecății subiective.
Evaluarea noastră asupra deciziilor strategice și asupra rolului pe care metodele formale de analiză științifică ar trebui să îl joace în acestea pare destul de simplă. Considerăm procesul de analiză ca fiind o metodă logică și substanțială, a cărei esență constă în faptul că o parte semnificativă a unei probleme complexe este redusă la rezultate simple, pe care managerul le poate folosi în elaborarea celei mai bune decizii, împreună cu alți factori. Acest lucru îi permite să își concentreze resursele analitice asupra acelor aspecte ale problemei unde utilizarea lor va fi cea mai eficientă. O astfel de abordare permite cea mai eficientă combinare atât a metodelor formale, cât și a celor informale de analiză. O abordare cuprinzătoare este, cel mai probabil, mult mai bună decât o abordare pur subiectivă a elaborării deciziilor.
Abordarea formală a rezolvării problemelor include în mod necesar determinarea care dintre alternativele disponibile este cea mai bună. Procesul de căutare a celei mai bune soluții se numește optimizare. Astfel, cele mai bune alternative vor fi alternativele optime. În rezolvarea problemelor complexe care implică incertitudini majore, nivelul de dezvoltare al analizei sistemelor este de așa natură încât optimizarea în sensul adevărat al cuvântului nu poate fi atinsă și nici măcar încercată. Cu alte cuvinte, chiar dacă se gândește în termeni de căutare a celor mai bune alternative, realizarea acestui lucru este foarte adesea imposibilă.
Optimizarea globală în analiza sistemelor este imposibilă fie și numai pentru că nu toate judecățile pot fi exprimate cantitativ. Doar o parte a problemei poate fi cuantificată, iar persoana care este ferm convinsă că o soluție obținută pentru modelul abstract al unei probleme se aplică în mod necesar problemei reale este sortită erorilor și eșecurilor. Mai mult, întrucât obiectele analizei sistemelor sunt, de regulă, complexe, este departe de a fi întotdeauna posibil să le înțelegem bine structura.
Analistul de sisteme trebuie să înțeleagă clar că problema pe care a formulat-o și a construit-o pe hârtie nu mai este problema reală. Este o problemă artificială care este doar strâns legată (se speră) de problema care există efectiv. Și se poate presupune doar că soluția acestei probleme artificiale va fi utilă pentru persoana care ia decizii cu privire la problemele reale. Această distincție între probleme trebuie mereu avută în vedere, întrucât factorul de decizie sau analistul care dorește să aplice „soluții pe hârtie” direct la probleme reale poate fi, uneori, amarnic dezamăgit.
În condiții reale, procesul de abstractizare descris mai sus se dovedește adesea imposibil. Analistul poate constata că înțelegerea sa asupra structurii sistemului este atât de limitată încât orice reprezentare formală pe care este capabil să o producă va semăna foarte puțin cu realitatea. În această situație, el nu este în stare să aleagă cel mai bun curs de acțiune. Merită totuși remarcat că alternativa la analiza formală ar fi o abordare pur subiectivă, iar odată ce acest lucru este recunoscut, îngrijorările privind valoarea relativă a unei analize formale corect aplicate încep să se estompeze.
O persoană este, prin natura sa, incapabilă să cuprindă exhaustiv problemele complexe care necesită luarea în considerare a numeroși factori interacționali. Orice analiză formală, sau chiar o încercare de analiză formală, este de obicei valoroasă prin faptul că îl obligă cel puțin pe factorul de decizie să se gândească la esențial și să se orienteze în direcția corectă. Și, deși analistul de sisteme, în analiza sa finală, poate să nu fie în măsură să îi spună infailibil factorului de decizie care ar fi lucrul corect de făcut, însuși faptul analizei îl va obliga să enumere alternativele și să pună întrebarea a ceea ce încearcă să realizeze. Mai mult, factorului de decizie i se va oferi o înțelegere clară a ceea ce trebuie să știe pentru a lua o decizie rațională. Chiar dacă nu știe tot ce ar trebui să știe și nu dispune de toate informațiile necesare, simpla cunoaștere a ceea ce are nevoie oferă, în general, o bază mai bună pentru luarea deciziei. Acest lucru îi permite, atunci când ia o decizie, fie să fie precaut, fie să își asume un risc și să spere la un rezultat pozitiv. Trebuie subliniat că, dacă datele necesare lipsesc, înțelegerea importanței lor poate determina căutarea informațiilor lipsă și utilizarea lor, dacă nu în problema dată, atunci în alte probleme similare în viitor.
Am menționat deja rolul judecății în procesul de luare a deciziilor și am arătat importanța sa pentru rezolvarea oricăror probleme, chiar și a celor rezolvate analitic. Rolul judecății, totuși, nu se limitează la funcțiile suplimentare descrise mai sus. Cadrul analitic fundamental cunoscut sub numele de „teoria deciziei” include judecata ca element al analizei formale a problemei.
Judecățile subiective umane sunt încorporate în procesul de analiză formală în două moduri: fie ca judecăți probabilistice, fie ca evaluări ponderate. Întrucât majoritatea problemelor de rezolvat implică incertitudini viitoare, devine necesară evaluarea probabilității evenimentelor viitoare. Astfel de evaluări se fac cel mai bine pe baza experienței. Astfel, evaluarea rezultatelor devine un element necesar al analizei formale a problemei care se rezolvă. Una dintre calitățile valoroase ale analizei sistemelor este că aceste două categorii de judecăți sunt examinate și investigate independent una de cealaltă, în timp ce în mintea factorului de decizie ele adesea se contopesc.