Metodologia lui Chernyak

Având în vedere varietatea enormă și practic nelimitată a problemelor rezolvate prin metodele analizei sistemelor, ar fi dificil să ne așteptăm la elaborarea unui set unic de instrumente potrivit pentru toate cazurile. La diferite etape ale cercetării — care evoluează de la o formulare intuitivă și destul de vagă a problemei către selectarea soluțiilor optime prin metode matematice riguroase — se folosește, în mod firesc, un instrumentar științific extrem de variat. De aceea, pare recomandabil să se stabilească întâi succesiunea fundamentală a etapelor analizei sistemelor.

O analiză a metodelor propuse de diverși autori conduce la concluzia că există o unitate fundamentală în succesiunea desfășurării analizei sistemelor, indiferent de scopul sau de obiectul studiat. Cu toate acestea, nu considerăm suficient de acceptabilă o abordare eclectică în acest caz și propunem o nouă clasificare a etapelor analizei sistemelor. Aceasta ține cont de toate etapele principale ale diverselor clasificări, respectând principiul succesiunii logice și fiind legată de premisele fundamentale ale teoriei sistemelor care stau la baza analizei sistemelor. Adecvarea și comoditatea clasificării propuse au fost verificate într-o serie de studii de sisteme la toate nivelurile principale de management.

Succesiunea fundamentală a etapelor și sarcinilor analizei sistemelor

1. Analiza problemei.
2. Definirea sistemului.
3. Analiza structurii sistemului.
4. Formularea scopului general și a criteriului sistemului.
5. Decompoziția scopului, identificarea cerințelor de resurse și de procese.
6. Identificarea resurselor și proceselor; sinteza scopurilor de jos în sus.
7. Prognoza și analiza condițiilor viitoare.
8. Evaluarea scopurilor și a mijloacelor.
9. Selectarea alternativelor.
10. Diagnoza sistemului existent.
11. Elaborarea unui program cuprinzător de dezvoltare.
12. Proiectarea unei organizații pentru atingerea scopurilor.

Descrierea etapelor

Etapa 1. Analiza problemei

• Există problema?
• Formularea precisă a problemei.
• Analiza structurii logice a problemei.
• Evoluția problemei în trecut și în viitor.
• Conexiunile externe ale problemei cu alte probleme.
• Rezolvabilitatea fundamentală a problemei.

Întrebarea dacă o problemă există în realitate are o importanță capitală, întrucât aplicarea unui efort enorm pentru rezolvarea unor probleme inexistente nu este deloc o excepție, ci mai degrabă un caz destul de tipic. Formularea corectă și precisă a problemei este prima etapă necesară a oricărui studiu de sisteme. Este bine cunoscut faptul că o formulare reușită a problemei poate echivala cu jumătate din soluție.

Etapa 2. Definirea sistemului

• Precizarea sarcinii.
• Determinarea poziției observatorului.
• Definirea obiectului.
• Identificarea elementelor (determinarea limitelor decompoziției sistemului).
• Identificarea subsistemelor.
• Definirea mediului.

Pentru a construi un sistem, problema trebuie decompusă într-un set de sarcini formulate clar. În cazul unui sistem mare, aceste sarcini formează o ierarhie; într-un sistem complex, ele formează un spectru — adică vor fi rezolvate, în raport cu un singur obiect, sarcini complet diferite, exprimate în limbaje diferite. Poziția observatorului determină în mod fundamental criteriul de rezolvare a problemei. Definirea obiectului este o sarcină ușoară doar la prima vedere; în unele cazuri, ea constituie cea mai mare dificultate a studiului.

Etapa 3. Analiza structurii sistemului

• Determinarea nivelurilor de ierarhie (în sistemele mari).
• Determinarea aspectelor și limbajelor (în sistemele complexe).
• Determinarea proceselor și funcțiilor (în sistemele dinamice).
• Identificarea și precizarea proceselor de management și a canalelor de informație.
• Precizarea subsistemelor.
• Precizarea proceselor de rutină (operațiile curente) și a proceselor de dezvoltare (orientate spre scop).

Identificarea arbitrară a subsistemelor și a proceselor asociate acestora condamnă inevitabil un studiu de sisteme la eșec. Dacă în sistemele tehnice — cel puțin în partea lor materială — structura subsistemelor este clar vizibilă, în sistemele de management economic toate relațiile structurale nu sunt doar neevidente, ci și puternic ascunse în spatele relațiilor de subordonare administrativă. Atunci când se rezolvă probleme curente de management economic, atât obiectiv — în ceea ce privește distribuția cantitativă a efortului — cât și subiectiv — în mintea personalului organizației — procedurile de rutină maschează scopurile și procesele de dezvoltare. Identificarea și distincția acestor scopuri și procese de operațiile de rutină necesită nu numai o analiză logică riguroasă, ci și o comunicare eficientă cu personalul de conducere.

Etapa 4. Formularea scopului general și a criteriului sistemului

• Identificarea scopurilor impuse de suprasistem.
• Identificarea scopurilor și restricțiilor de mediu.
• Formularea scopului general.
• Determinarea criteriului.
• Decompoziția scopurilor și criteriilor pe subsisteme.
• Sintetizarea criteriului general din criteriile subsistemelor.

Formularea scopului general al unei organizații și, în special, construirea unui criteriu al eficacității sistemului nu este în niciun caz posibilă prin sondarea opiniei publice; aceasta reprezintă o procedură logică complexă în cadrul conceptelor teoriei sistemelor, care necesită totuși o cunoaștere subtilă a economiei și tehnologiei specifice ale obiectului studiat.

Etapa 5. Decompoziția scopului, identificarea cerințelor de resurse și de procese

• Formularea scopurilor de rang superior.
• Formularea scopurilor proceselor curente.
• Formularea scopurilor de eficiență.
• Formularea scopurilor de dezvoltare.
• Formularea scopurilor și restricțiilor externe.
• Identificarea cerințelor de resurse și de procese.

În entitățile economice mari și complexe (și tocmai cu astfel de entități se ocupă analiza sistemelor), scopul general al sistemului este atât de îndepărtat de mijloacele concrete de realizare, încât alegerea unei soluții necesită o muncă amplă și laborioasă de legare a scopului cu mijloacele de implementare a acestuia prin decompoziția scopului. Această muncă importantă și laborioasă este, de regulă, elementul central al analizei sistemelor. Ea a dat naștere metodei arborelui scopurilor, care este principala — dacă nu chiar unica — realizare instrumentală a analizei sistemelor.

Etapa 6. Identificarea resurselor și proceselor; sinteza scopurilor de jos în sus

• Evaluarea tehnologiei și capacității existente.
• Evaluarea stării actuale a resurselor.
• Evaluarea proiectelor în curs de implementare și planificate.
• Evaluarea posibilităților de interacțiune cu alte sisteme.
• Evaluarea factorilor sociali.
• Sinteza scopurilor de jos în sus.

Într-un număr considerabil de cazuri, mai ales atunci când este vorba de sisteme neproductive și, în special, non-economice (sănătate, educație și o serie întreagă de altele), nu este posibil să se exprime explicit, prin raționament logic, scopul și criteriul eficacității dezvoltării. Calea analizei pornind de la „nevoile naturale ale omului” este inacceptabilă pentru cercetător, din cauza dezvoltării și schimbării lor continue. În astfel de cazuri, trebuie procedat, într-o anumită măsură, pe calea tradițională: de la analiza situației actuale și a nivelului atins, prin prognoză succesivă.

Etapa 7. Prognoza și analiza condițiilor viitoare

• Analiza tendințelor stabile în dezvoltarea sistemului.
• Prognozarea dezvoltării și schimbării mediului.
• Predicția apariției unor factori noi care influențează puternic dezvoltarea sistemului.
• Analiza resurselor viitoare.
• Analiza cuprinzătoare a interacțiunii factorilor de dezvoltare viitoare.
• Analiza posibilelor schimbări de scopuri și criterii.

Analiza sistemelor se ocupă, de regulă, de perspectivele de dezvoltare, uneori destul de îndepărtate. De aceea, cel mai mare interes îl reprezintă orice informație despre viitor — despre situațiile viitoare, resurse, descoperiri și invenții științifice și tehnice care vor transforma fundamental sistemele economice și procesele care au loc în interiorul lor, precum și sistemele viitoare de valori sociale care vor influența semnificativ modificarea echilibrului și, în anumite cazuri, transformarea scopurilor și criteriilor. Din acest motiv, prognoza — obținerea de informații despre viitor prin metode științifice — este cea mai importantă și, fără îndoială, cea mai complexă parte a analizei sistemelor.

Etapa 8. Evaluarea scopurilor și a mijloacelor

• Calculul evaluărilor pe bază de criterii.
• Evaluarea interdependențelor dintre scopuri.
• Evaluarea importanței relative a scopurilor.
• Evaluarea rarității și costului resurselor.
• Evaluarea influenței factorilor externi.
• Calculul evaluărilor calculate cuprinzătoare.

Un întreg set de factori sociali, politici, morali, etici și de altă natură, care nu pot fi ignorați în analiza sistemelor — întrucât ei exercită uneori o influență decisivă asupra formulării scopurilor și a selectării mijloacelor de realizare a acestora, precum și asupra evaluării resurselor — nu pot, în principiu, fi măsurați cantitativ. Singura modalitate de a-i lua în considerare este obținerea evaluărilor subiective ale experților și specialiștilor, atât asupra problemei în discuție, cât și asupra unui spectru larg de probleme interconectate. Întrucât analiza sistemelor se ocupă, de regulă, de probleme nestructurate sau slab structurate — adică de probleme care nu dispun de evaluări cantitative — obținerea evaluărilor experților și procesarea acestora reprezintă o etapă necesară a analizei sistemelor pentru majoritatea problemelor.

Etapa 9. Selectarea alternativelor

• Analiza scopurilor din punctul de vedere al compatibilității.
• Verificarea completitudinii scopurilor.
• Eliminarea scopurilor redundante.
• Planificarea alternativelor pentru atingerea scopurilor individuale.
• Evaluarea și compararea alternativelor.
• Combinarea unui set de alternative interconectate.

Discrepanța dintre nevoi și mijloacele de satisfacere a acestora constituie o legitate și cel mai important stimul al dezvoltării economice. Întrucât conceptul de scop este inseparabil de conceptul de mijloace pentru atingerea acestuia, punctul central al luării deciziilor în analiza sistemelor este „defrișarea” scopurilor — eliminarea acelor scopuri considerate nesemnificative sau care nu dispun de mijloace de realizare — și selectarea unor alternative concrete pentru atingerea unui set interconectat de scopuri esențiale.

În studiile de sisteme de tip „ingineresc” și de amploare relativ redusă, „selectarea alternativelor” este considerată cea mai importantă, dacă nu chiar unica, sarcină a analizei sistemelor. În problemele de management economic, defrișarea arborelui scopurilor și selectarea unui set interconectat de alternative reprezintă o sarcină importantă, mai ales dat fiind că progresul științific și tehnic, împreună cu schimbarea condițiilor de mediu, generează un număr enorm de măsuri alternative pentru atingerea unui set de scopuri economice. Aceste măsuri trebuie să se încadreze în restricțiile de resurse, întrucât legea dezvoltării planificate a economiei naționale impune limite stricte asupra distribuției resurselor pentru susținerea subsistemelor individuale ale economiei naționale.

Etapa 10. Diagnoza sistemului existent

• Modelarea procesului tehnologic și economic.
• Calculul capacității potențiale și reale.
• Analiza pierderilor de capacitate.
• Identificarea neajunsurilor din organizarea producției și a managementului.
• Identificarea și analiza măsurilor de îmbunătățire a organizării.

Problemele de management al economiei naționale rezolvate prin metodele analizei sistemelor nu apar în vid, ci în cadrul unor organe de management existente în realitate, de obicei în complexele lor interconectate. Sarcina analizei sistemelor nu este, în cea mai mare parte, crearea unui nou organ de management, ci perfecționarea celor existente, orientându-le spre rezolvarea problemelor. În astfel de cazuri, este necesară o analiză de diagnoză a organelor de management pentru a identifica capacitățile, neajunsurile și blocajele acestora în colectarea și procesarea informației și în luarea deciziilor, cu scopul de a elimina aceste neajunsuri și de a orienta mai bine sistemul.

Un sistem nou va fi implementat eficient dacă facilitează activitatea organului de management, ajută la rezolvarea problemelor stringente și favorizează atingerea scopurilor imediate. De aceea, identificarea problemelor curente de management și a scopurilor imediate este, de asemenea, obiectul anchetei de diagnoză și al analizei organelor de management. Această anchetă implică o sondare în masă a personalului organului de management respectiv, a omologilor săi, a organizațiilor superioare și subordonate, prin care se identifică informația necesară, care este apoi analizată. Aceasta oferă baza pentru elaborarea unui plan organizatoric bine fundamentat pentru implementarea sistemului nou conceput.

Etapa 11. Elaborarea unui program cuprinzător de dezvoltare

• Formularea măsurilor, proiectelor și programelor.
• Determinarea priorității scopurilor și a măsurilor pentru atingerea lor.
• Distribuirea domeniilor de activitate.
• Distribuirea domeniilor de competență.
• Elaborarea unui plan cuprinzător de măsuri în limitele restricțiilor de resurse și de timp.
• Alocarea către organizațiile responsabile, conducători și părțile care implementează.

Cum s-a menționat anterior, rezultatele analizei sistemelor sunt obținute în cadrul conceptelor sistemice, iar pentru a trece la planificarea practică a măsurilor, ele trebuie traduse în limbajul categoriilor economice. Ca urmare a rezolvării problemelor de analiză a sistemelor pentru probleme majore ale economiei naționale — inclusiv planuri de cercetare științifică, dezvoltare, investiții de capital și construcții, precum și dezvoltarea ramurilor și teritoriilor — se creează programe cuprinzătoare de dezvoltare. Aceste programe sunt distribuite în timp, alocate diferitelor părți care le implementează; se stabilește o structură de management și coordonare și se creează un sistem de raportare.

Etapa 12. Proiectarea unei organizații pentru atingerea scopurilor

• Definirea scopurilor organizației.
• Formularea funcțiilor organizației.
• Proiectarea structurii organizatorice.
• Proiectarea mecanismelor informaționale.
• Proiectarea regimurilor de funcționare.
• Proiectarea mecanismelor de stimulare materială și morală.

În unele cazuri, implementarea unor astfel de programe cuprinzătoare necesită crearea unui organ de management permanent sau temporar; în altele, scopul analizei sistemelor este redimensionarea unui organ de management existent. Analiza sistemelor dispune de o serie de metode și tehnici specifice pentru proiectarea unor organe de management eficiente, orientate spre scop — adică axate pe crearea și utilizarea unui anumit sistem în cadrul economiei naționale.