Luarea deciziilor se aplică unor obiecte de diverse tipuri și în diverse condiții de existență ale acestora. Metodele formale dezvoltate în cadrul teoriei deciziei arată că procesele de luare a deciziilor din diferite sfere ale activității umane au multe în comun.
Metodele formale de luare a deciziilor se pot dovedi utile în următoarele cazuri:
- există o problemă sau o situație-problemă care necesită rezolvare. Adesea, rezultatul dorit este identificat cu unul sau mai multe scopuri care trebuie atinse pentru a rezolva situația-problemă;
- există mai multe variante de rezolvare a problemei, moduri de atingere a scopului, acțiuni sau obiecte între care se face o alegere. În teoria deciziei, aceste variante sunt de obicei numite alternative. Dacă există o singură posibilitate și nu există alegere, atunci nu există o problemă de decizie;
- există factori care impun anumite restricții asupra modurilor posibile de rezolvare a problemei și de atingere a scopului. Acești factori sunt determinați de contextul problemei și pot fi de diferite tipuri: fizici, tehnici, economici, sociali, personali și alții;
- există o persoană sau un grup de persoane interesate în rezolvarea problemei, care au autoritatea de a selecta o soluție sau alta și care poartă răspunderea pentru punerea în aplicare a deciziei luate.
Ciclul de viață al unei decizii privind o problemă constă din mai multe etape și reprezintă o procedură iterativă în mai mulți pași.
Nevoia de a lua o decizie apare atunci când apare o situație-problemă. În acest caz, problema este identificată — adică se oferă o descriere de fond a problemei, se determină rezultatul dorit al rezolvării acesteia și se evaluează restricțiile existente.
În etapa următoare, se formulează problema de decizie. Aceasta necesită determinarea mulțimii soluțiilor posibile (alternativelor). În funcție de problema analizată, numărul de soluții posibile poate varia de la câteva până la zeci, sute sau chiar mii. Teoretic, numărul de alternative luate în considerare poate fi infinit.
Pentru a descrie complet toate soluțiile posibile, este de obicei necesar să se colecteze și să se analizeze diverse informații referitoare la problemă și la modurile alternative de rezolvare a acesteia. Lipsa sau imposibilitatea obținerii informațiilor necesare poate face problema de nerezolvat. În astfel de cazuri, trebuie să se revină la formularea inițială a problemei și să se modifice descrierea acesteia. O astfel de necesitate poate apărea și la toate etapele anterioare ale procesului de rezolvare. În situații de alegere complexe, poate fi necesar și să se elaboreze un model specializat al problemei (de obicei unul matematic) pentru a obține o soluție simplificată.
A doua etapă se încheie cu formularea problemei de decizie. Trebuie remarcat faptul că o descriere de fond detaliată a problemei care urmează a fi rezolvată, încă din prima etapă, determină în mare măsură abordările posibile pentru rezolvarea ei și poate conduce imediat la formularea problemei de decizie, ocolind toate sau multe dintre etapele ulterioare.
După ce problema de decizie a fost formulată, începe căutarea unei soluții. Această etapă include, în primul rând, alegerea unei metode adecvate de rezolvare a problemei dintre cele deja cunoscute sau elaborarea unei metode noi; și, în al doilea rând, procesul de soluționare propriu-zis, care constă în evaluarea și analiza diferitelor variante de soluție și selectarea celei mai preferate dintre ele. În unele probleme, obținerea rezultatului final nu este dificilă. Cu toate acestea, de cele mai multe ori acestea sunt proceduri destul de complexe și laborioase, care necesită cunoștințele și expertiza multor persoane, precum și capacitățile tehnologiei de calcul moderne.
În același timp, chiar și după parcurgerea tuturor etapelor procesului de rezolvare a problemei, nu este întotdeauna posibil să se facă o alegere finală. Apar situații în care nu se poate găsi cea mai bună soluție. Este posibil ca varianta necesară să nu fie pur și simplu disponibilă. În acest caz, se poate fie modifica formularea problemei inițiale, fie reveni la etapele anterioare și colecta informațiile suplimentare necesare, aduce modificări formulării formale a problemei sau modelului situației-problemă, extinde sau restrânge numărul de alternative luate în considerare, sau construi variante noi.
În orice caz, căutarea celei mai bune soluții, chiar dacă nu a condus la un rezultat pozitiv, nu va fi fost zadarnică. Ea poate genera o nouă înțelegere a problemei analizate, poate evidenția aspecte noi de luat în considerare și poate sugera alte modalități de a o rezolva.
Dacă se găsește o variantă acceptabilă, începe etapa de executare a deciziei, în cursul căreia decizia adoptată este pusă în aplicare, procesul de implementare este monitorizat, iar rezultatul rezolvării situației-problemă este evaluat. Strict vorbind, această etapă nu aparține procedurii de luare a deciziilor. Cu toate acestea, includerea executării deciziei în schema generală este importantă atât din punct de vedere metodologic, cât și practic, întrucât această etapă încheie ciclul de viață al apariției, rezolvării și dispariției situației-problemă. Mai mult, punerea în aplicare a unei decizii adoptate poate da naștere unei noi probleme care necesită propria sa rezolvare.
Problema luării deciziilor apare în cazurile în care o problemă (sarcină) devine atât de complexă încât niciun aparat de formalizare adecvat nu poate fi aplicat imediat formulării (enunțării) acesteia, iar procesul de formulare a problemei necesită participarea unor specialiști din diverse domenii de cunoaștere.
Acest lucru conduce la o situație în care formularea problemei în sine devine problematică, necesitând elaborarea unor abordări, tehnici și metode specializate. În astfel de cazuri, devine necesar să se definească domeniul problemei de decizie (situația-problemă), să se identifice factorii care influențează rezolvarea acesteia și să se selecteze tehnici și metode care să permită formularea sau enunțarea problemei într-un mod care să permită luarea unei decizii.
Astfel, pentru a lua o decizie, este necesar să se obțină o expresie care să lege scopul de mijloacele de atingere a acestuia, folosind criterii introduse pentru evaluarea gradului de atingere a scopului și pentru evaluarea mijloacelor. În diversele domenii aplicate care s-au dezvoltat în paralel, astfel de expresii au primit denumiri diferite: criteriu de performanță; criteriu de eficacitate sau indicator de eficacitate; funcție obiectiv sau funcție-criteriu; și așa mai departe. (În literatura de limbă rusă, acestea sunt denumite și țelevaia funkția — literal „funcția scopului” — și funkția țeli, ambele corespunzând termenului englezesc „objective function”.)