"Análise de Sistemas para a Solução de Problemas Empresariais e Industriais", de S. Optner
A análise de sistemas já vem sendo amplamente aplicada, embora com graus variados de sucesso, à solução de problemas militares e industriais. Na opinião de alguns, o sucesso ou o fracasso na solução de problemas por meio da análise de sistemas depende não da habilidade com que o problema foi formulado, mas da capacidade de experimentar com o problema como um todo. O sucesso da aplicação da análise de sistemas e a viabilidade das soluções que ela produz também são influenciados pela capacidade do experimentador de representar o mundo real do problema em forma simbólica.
Não se deve pensar que a generalização dos métodos de solução de problemas criou um método universal que elimina a necessidade de um analista de sistemas. Na medida em que o exame repetido de alternativas constitui a essência do método, o método permanece heurístico. Tentativa e erro continuam a existir, mas dentro do quadro de um procedimento formal. O método de solução de problemas fixa os principais elementos da análise em sua relação adequada com o problema. Isso equipa a priori a pessoa que resolve o problema com uma compreensão de qual é a estrutura das partes do problema e como se pode obter uma solução consistente com ela. Para a solução de problemas que possuem inerentemente uma estrutura mal definida, o método dispõe de um conjunto de técnicas que facilitam o processo de determinação da estrutura.
Podem surgir dúvidas quanto à adequação de se aplicar uma teoria geral de solução de problemas aos problemas do mundo empresarial. Alguns críticos acreditam que o mundo empresarial não é adequado ao uso de métodos científicos. A afirmação de que o mundo empresarial resolve suas tarefas em um ambiente diferente daquele em que se conduz a pesquisa científica é válida; que os problemas do mundo empresarial são definidos em grau significativamente menor do que os problemas científicos é possivelmente também válida; mas que os problemas do mundo empresarial não são adequados à análise por métodos científicos não é válido.
O nome "método científico" em si nada diz. A fronteira entre as ciências exatas e as inexatas é difícil de traçar. Por exemplo, a precisão é apenas um dos testes pelos quais uma dada atividade pode ser classificada como científica. Talvez o teste mais essencial seja se a análise de um assunto é conduzida sem termos puramente descritivos. Se a abstração e a generalização são empregadas, a diferença entre as ciências torna-se principalmente uma diferença de grau. Por outro lado, se os argumentos são ilógicos, os conceitos vagos, as decisões intuitivas, e se os requisitos não são precisos, mas difusos, então a diferença entre as "ciências" torna-se uma diferença de substância. No entanto, tais qualidades não são características do mundo empresarial. Em qualquer caso, a lógica, a clareza, a precisão e a exatidão com que a realidade é representada pelos tomadores de decisão são tais que lhes permitem conduzir seus negócios.
A abstração é um meio, não um fim em si mesma. É uma linguagem universal e, em suas formas mais desenvolvidas, diz pouco aos não iniciados. Sob certas condições, a abstração possui a enorme vantagem de sua clareza. Ao passar do mundo real para suas várias representações simbólicas, o analista de sistemas adquire a capacidade de analisar o que observa. O propósito dessa transição não é excluir o detalhe ou a completude do mundo real de sua representação simbólica. O analista de sistemas se moverá metodicamente de uma representação do problema obtida por métodos simbólicos para o mundo real e de volta, por meio de um processo repetitivo e cíclico. Esse processo iterativo é o meio pelo qual a abstração do problema se torna semelhante à sua contraparte no mundo real.
A solução de problemas é definida como uma atividade que preserva ou melhora as características de um sistema. Um sistema é o meio pelo qual o processo de solução de problemas é realizado. A preservação ou melhoria de sistemas é alcançada mediante a introdução de mudanças que aumentam a eficácia da utilização de recursos. Esses recursos são pessoas, materiais, equipamentos, dispositivos, capital e tempo.
As mudanças na eficácia da utilização de recursos são medidas por:
- um aumento ou diminuição na necessidade de recursos sem uma mudança correspondente no volume de valor e lucro;
- um aumento ou diminuição na exposição ao risco;
- uma mudança em algum valor relativo medido por critérios.
Não se deve aplicar um método de solução de problemas mais complexo do que o próprio problema. É claro que o processamento de informações na solução de problemas empresariais e militares pode se tornar muito complexo. Por isso, ao sintetizar uma abordagem para a solução de problemas, é de vital importância reconhecer aquelas dificuldades de melhoria de sistemas que podem resultar em fracasso da metodologia. Tais problemas pertencem a um grupo que chamo de grupo dos problemas qualitativos ou mal estruturados, pois contêm tanto o conhecido quanto o desconhecido, com o desconhecido tendendo a predominar, criando assim a necessidade de métodos analíticos particularmente precisos.
Problemas típicos desse tipo são aqueles que:
- estão programados para solução no futuro;
- enfrentam uma ampla gama de alternativas;
- requerem grandes investimentos de capital e contêm elementos de risco;
- dependem da atual incompletude das realizações tecnológicas;
- para os quais os requisitos de custo ou tempo não estão totalmente definidos;
- são inerentemente complexos devido à combinação de recursos necessários para sua solução.
Uma metodologia que fornece uma solução sistêmica para um problema é dirigida principalmente a problemas complexos e de grande escala exatamente como esses. Esses problemas são excepcionalmente difíceis de resolver e podem consistir tanto em elementos quantitativos quanto qualitativos. A resolução de tais problemas, de natureza mista e incerta, é o que há de mais crítico para o nosso mundo hoje e representa a área mais importante para a aplicação das capacidades de executivos e analistas de sistemas.
De particular interesse são os problemas de médio e grande porte para cuja solução os sistemas devem ser projetados hoje, embora sua operação esteja planejada para o futuro. O risco na solução de tais problemas revela-se grande porque, para sua solução, o futuro deve ser previsto com detalhe suficiente. Quanto mais distante o futuro, maior o risco e mais o solucionador do problema deve se arriscar. O grande risco pode se manifestar em perdas irreparáveis ou em um crescimento não saudável surgido em várias áreas. Pode assumir a forma de grande dispêndio de recursos, duplicação do desenvolvimento de produtos, duplicação de pessoal, dispositivos e equipamentos, dispêndio injustificado de tempo, ou incerteza quanto ao grau de sucesso.
A metodologia de solução de problemas não exige que o nível desejado de sucesso seja precisamente definido nem que exista, desde o início, um sistema contra o qual a solução possa ser comparada. Não há sequer necessidade de que o problema seja plenamente compreendido ou de que seja formulado de forma clara e completa. A resolução dessas questões é tarefa do analista de sistemas, que deve reconstruir todos os elementos faltantes e a estrutura de um problema incompletamente definido, suas alternativas e soluções. O especialista que resolve o problema pode identificar o sistema (cujo estado dá origem ao problema) a ser estudado de maneira diferente daquela pela qual o problema foi originalmente definido. Se ele constatar que a formulação original do problema contém algo superfluo, contraditório ou insatisfatório, poderá eliminar essas deficiências e formular corretamente o próprio problema. Assim, a tarefa do especialista em solução de problemas também consiste, em particular, em definir o problema.
Pode-se dizer que, na solução de problemas empresariais, o objetivo é conduzir sua análise e solução com uma precisão inerente ao próprio problema. Independentemente da magnitude ou da complexidade do problema, o objetivo é melhorar os métodos existentes pelos quais os problemas são avaliados, as soluções são encontradas e sua implementação é realizada. A metodologia de solução de problemas fornece meios adicionais para introduzir objetividade na análise da situação. Embora os problemas sejam resolvidos por pessoas e computadores, e embora os programas de computador para encontrar soluções sejam escritos por pessoas, os pontos mais importantes na busca de soluções permanecem sendo a objetividade e a lógica. A objetividade é o requisito primordial na observação. A racionalidade (lógica) é definida como um processo de pensamento baseado no uso da inferência lógica. Um corpo de conhecimento, amplamente confirmado por observações, torna-se evidência. A observação é o processo pelo qual dados são identificados com um sistema para a subsequente explicação desse sistema. A explicação é definida como uma inferência lógica de uma afirmação a partir de fatos bem estabelecidos. O processo de explicação deve ser racional, isto é, conduzido logicamente.
Muitos problemas industriais identificados revelam-se problemas quantitativo-qualitativos. Problemas quantitativos são aqueles para os quais as soluções são obtidas mediante o uso de métodos predeterminados de manipulação de números. Problemas qualitativos são não numéricos e se ocupam da enumeração detalhada de recursos futuros ou mal definidos e de suas propriedades ou características. À medida que melhora a compreensão dos problemas que possuem tanto aspectos quantitativos quanto qualitativos, seus lados quantitativos são mais facilmente captados e soluções quantitativas precisas tornam-se mais viáveis. A pesquisa operacional já fez muito progresso útil aplicando a matemática à solução de problemas empresariais, de defesa e governamentais.
No entanto, para a solução daqueles problemas empresariais que ainda não emergiram de seu estado qualitativo, os métodos quantitativos têm aplicabilidade limitada. É necessário, portanto, colocar em ação outros métodos que permitam resolver racionalmente os problemas qualitativos. Os problemas que possuem tanto aspectos qualitativos quanto quantitativos serão chamados de mistos.
A análise de sistemas é o método mais recente que permite lidar com esses problemas mistos. Os mais difíceis de trabalhar são os problemas qualitativos, pois estão incompletamente estruturados. Além disso, os problemas qualitativos não podem ser facilmente expressos em seus componentes lógicos. Não é de surpreender que, nesse amplo domínio, o papel principal seja desempenhado pelo julgamento, pela intuição, pela experiência e, às vezes, simplesmente pela cautela ou pela imprudência. O propósito da metodologia sistêmica é criar uma estrutura viável para a solução desses problemas difíceis.
Disso decorre que a metodologia para a solução de problemas empresariais e industriais deve possibilitar:
- prescrever um sistema que organize funcionalmente o processo global de solução de problemas;
- especificar os parâmetros do sistema que fornecem a estrutura necessária para a solução do problema;
- descrever modelos do sistema e de suas capacidades, o que permite a iteração de alternativas de saída no processo de solução de problemas.