Metodologia de Chernyak

Dada a enorme e essencialmente ilimitada variedade de problemas resolvidos pelos métodos de análise de sistemas, seria difícil esperar o desenvolvimento de um único conjunto de ferramentas adequado a todos os casos. Nos diferentes estágios da pesquisa — que avança de uma formulação intuitiva e bastante vaga do problema até a seleção de soluções ótimas com o uso de métodos matemáticos rigorosos — naturalmente se emprega um instrumental científico bastante diverso. Por isso, parece aconselhável estabelecer primeiro a sequência fundamental das etapas da análise de sistemas.

A análise dos métodos propostos por diversos autores leva à conclusão de que existe uma unidade fundamental na sequência de condução da análise de sistemas, independentemente do objetivo ou do objeto em estudo. Contudo, não consideramos suficientemente aceitável, neste caso, uma abordagem eclética, e propomos uma nova classificação das etapas da análise de sistemas. Ela leva em conta todas as etapas principais das diversas classificações, seguindo o princípio da sequência lógica e vinculando-se às proposições fundamentais da teoria de sistemas que fundamentam a análise de sistemas. A adequação e a conveniência da classificação proposta foram verificadas em uma série de estudos sistêmicos em todos os principais níveis de gestão.

A sequência fundamental de etapas e tarefas da análise de sistemas

1. Análise do problema.
2. Definição do sistema.
3. Análise da estrutura do sistema.
4. Formulação do objetivo geral e do critério do sistema.
5. Decomposição do objetivo, identificação dos requisitos de recursos e processos.
6. Identificação de recursos e processos; síntese ascendente do objetivo.
7. Previsão e análise de condições futuras.
8. Avaliação de objetivos e meios.
9. Seleção de alternativas.
10. Diagnóstico do sistema existente.
11. Construção de um programa de desenvolvimento abrangente.
12. Projeto de uma organização para a consecução dos objetivos.

Descrição das etapas

Etapa 1. Análise do problema

• O problema existe?
• Formulação precisa do problema.
• Análise da estrutura lógica do problema.
• Desenvolvimento do problema no passado e no futuro.
• Conexões externas do problema com outros problemas.
• Solubilidade fundamental do problema.

A questão de saber se um problema realmente existe é de importância primordial, uma vez que a aplicação de um esforço enorme na resolução de problemas inexistentes está longe de ser exceção, sendo, na verdade, um caso bastante típico. A formulação correta e precisa do problema é a primeira e necessária etapa de qualquer estudo sistêmico. Como se sabe, uma formulação bem-sucedida do problema pode equivaler à metade da solução.

Etapa 2. Definição do sistema

• Especificação da tarefa.
• Determinação da posição do observador.
• Definição do objeto.
• Identificação dos elementos (determinação dos limites da decomposição do sistema).
• Identificação dos subsistemas.
• Definição do ambiente.

Para construir um sistema, o problema deve ser decomposto em um conjunto de tarefas claramente formuladas. No caso de um sistema de grande porte, essas tarefas formam uma hierarquia; em um sistema complexo, formam um espectro — ou seja, tarefas totalmente diferentes, em linguagens diferentes, serão resolvidas em relação a um único objeto. A posição do observador determina fundamentalmente o critério de solução do problema. Definir o objeto é uma tarefa aparentemente fácil apenas à primeira vista; em alguns casos, constitui a maior dificuldade do estudo.

Etapa 3. Análise da estrutura do sistema

• Determinação dos níveis de hierarquia (em sistemas de grande porte).
• Determinação dos aspectos e linguagens (em sistemas complexos).
• Determinação dos processos e funções (em sistemas dinâmicos).
• Identificação e especificação dos processos de gestão e dos canais de informação.
• Especificação dos subsistemas.
• Especificação dos processos de rotina (operações correntes) e dos processos de desenvolvimento (orientados a objetivos).

A identificação arbitrária de subsistemas e dos processos a eles associados condena inevitavelmente ao fracasso um estudo sistêmico. Enquanto nos sistemas técnicos — pelo menos em sua parte material — a estrutura dos subsistemas é claramente perceptível, nos sistemas de gestão econômica todas as relações estruturais não são apenas não óbvias, mas também fortemente ocultas por trás das relações de subordinação administrativa. Ao resolver problemas correntes de gestão econômica, tanto objetivamente — em termos da distribuição quantitativa do esforço — quanto subjetivamente — na mente do pessoal organizacional —, os procedimentos de rotina obscurecem os objetivos e os processos de desenvolvimento. Identificar e distinguir esses objetivos e processos das operações de rotina exige não apenas uma análise lógica rigorosa, mas também uma comunicação eficaz com o pessoal de gestão.

Etapa 4. Formulação do objetivo geral e do critério do sistema

• Identificação dos objetivos impostos pelo supersistema.
• Identificação dos objetivos e restrições ambientais.
• Formulação do objetivo geral.
• Determinação do critério.
• Decomposição dos objetivos e critérios entre os subsistemas.
• Síntese do critério geral a partir dos critérios dos subsistemas.

A formulação do objetivo geral de uma organização e, especialmente, a construção de um critério para a eficácia do sistema não é de forma alguma possível por meio de uma pesquisa de opinião pública; trata-se de um procedimento lógico complexo no âmbito dos conceitos da teoria de sistemas, que, no entanto, exige um conhecimento sutil da economia e da tecnologia específicas do objeto em estudo.

Etapa 5. Decomposição do objetivo, identificação dos requisitos de recursos e processos

• Formulação dos objetivos de mais alto nível.
• Formulação dos objetivos dos processos correntes.
• Formulação dos objetivos de eficiência.
• Formulação dos objetivos de desenvolvimento.
• Formulação dos objetivos e restrições externos.
• Identificação dos requisitos de recursos e processos.

Nas entidades econômicas de grande porte e complexas (e é justamente com tais entidades que a análise de sistemas lida), o objetivo geral do sistema está tão distante dos meios específicos de sua consecução que a seleção de uma solução requer um trabalho extenso e intensivo para vincular o objetivo aos meios de sua implementação por meio da decomposição do objetivo. Esse trabalho importante e intensivo é, em regra, o centro da análise de sistemas. Ele deu origem ao método da árvore de objetivos, que é a principal — senão a única — realização instrumental da análise de sistemas.

Etapa 6. Identificação de recursos e processos; síntese ascendente do objetivo

• Avaliação da tecnologia e da capacidade existentes.
• Avaliação do estado atual dos recursos.
• Avaliação dos projetos em execução e planejados.
• Avaliação das possibilidades de interação com outros sistemas.
• Avaliação dos fatores sociais.
• Síntese ascendente do objetivo.

Em um número considerável de casos, especialmente ao lidar com sistemas não produtivos e, em particular, não econômicos (saúde, educação e toda uma série de outros), não é possível expressar explicitamente o objetivo e o critério de eficácia do desenvolvimento por meio de raciocínio lógico. O caminho da análise a partir das "necessidades humanas naturais" é inaceitável para o pesquisador, devido ao seu contínuo desenvolvimento e mudança. Nesses casos, deve-se proceder, em certa medida, pelo caminho tradicional: a partir de uma análise da situação atual e do nível alcançado, por meio de previsões sucessivas.

Etapa 7. Previsão e análise de condições futuras

• Análise das tendências estáveis de desenvolvimento do sistema.
• Previsão do desenvolvimento e da mudança do ambiente.
• Previsão do surgimento de novos fatores com forte influência sobre o desenvolvimento do sistema.
• Análise dos recursos futuros.
• Análise abrangente da interação dos fatores de desenvolvimento futuro.
• Análise de possíveis mudanças nos objetivos e critérios.

A análise de sistemas lida, em regra, com perspectivas de desenvolvimento, por vezes bastante distantes. Por isso, o maior interesse recai sobre qualquer informação a respeito do futuro — sobre situações futuras, recursos, descobertas e invenções científicas e técnicas que transformarão fundamentalmente os sistemas econômicos e os processos neles ocorridos, bem como sobre futuros sistemas de valores sociais que influenciarão significativamente as mudanças no equilíbrio e, em certos casos, a transformação dos objetivos e critérios. Por essa razão, a previsão — a obtenção de informações sobre o futuro por meio de métodos científicos — é a parte mais importante e, sem dúvida, a mais complexa da análise de sistemas.

Etapa 8. Avaliação de objetivos e meios

• Cálculo das avaliações baseadas em critérios.
• Avaliação das interdependências entre objetivos.
• Avaliação da importância relativa dos objetivos.
• Avaliação da escassez e do custo dos recursos.
• Avaliação da influência dos fatores externos.
• Cálculo das avaliações calculadas abrangentes.

Toda uma série de fatores sociais, políticos, morais, éticos e de outra natureza, que não podem ser desconsiderados na análise de sistemas — uma vez que, por vezes, exercem influência decisiva sobre a formulação dos objetivos e a seleção dos meios para sua implementação, bem como sobre a avaliação dos recursos —, não pode, em princípio, ser medida quantitativamente. A única forma de levá-los em conta é obter as avaliações subjetivas de peritos e especialistas, tanto sobre o problema em questão quanto sobre um amplo conjunto de problemas inter-relacionados. Como a análise de sistemas, em regra, lida com problemas não estruturados ou fracamente estruturados — ou seja, problemas que carecem de avaliações quantitativas —, a obtenção de avaliações periciais e seu processamento constituem uma etapa necessária da análise de sistemas para a maioria dos problemas.

Etapa 9. Seleção de alternativas

• Análise dos objetivos quanto à compatibilidade.
• Verificação dos objetivos quanto à completude.
• Eliminação de objetivos redundantes.
• Planejamento de alternativas para a consecução de objetivos individuais.
• Avaliação e comparação das alternativas.
• Combinação de um conjunto de alternativas inter-relacionadas.

A discrepância entre as necessidades e os meios de satisfazê-las constitui uma lei e o mais importante estímulo do desenvolvimento econômico. Como o conceito de objetivo é indissociável do conceito de meios para sua consecução, o ponto central da tomada de decisão na análise de sistemas é a poda dos objetivos — a eliminação daqueles considerados insignificantes ou que carecem de meios para sua consecução — e a seleção de alternativas específicas para a consecução de um conjunto interconectado dos objetivos mais importantes.

Em estudos sistêmicos do tipo "de engenharia" e de escala relativamente pequena, a "seleção de alternativas" é considerada a tarefa mais importante, senão a única, da análise de sistemas. Nos problemas de gestão econômica, a poda da árvore de objetivos e a seleção de um conjunto interconectado de alternativas representam uma tarefa importante, especialmente considerando que o progresso científico e tecnológico, aliado às mudanças nas condições ambientais, gera um número enorme de medidas alternativas para a consecução de um conjunto de objetivos econômicos. Essas medidas devem se ajustar às restrições de recursos, uma vez que a lei do desenvolvimento planejado da economia nacional impõe limites estritos à distribuição de recursos para apoiar os subsistemas individuais da economia nacional.

Etapa 10. Diagnóstico do sistema existente

• Modelagem do processo tecnológico e econômico.
• Cálculo da capacidade potencial e real.
• Análise das perdas de capacidade.
• Identificação de deficiências na organização da produção e da gestão.
• Identificação e análise de medidas para a melhoria da organização.

Os problemas de gestão econômica nacional resolvidos pelos métodos de análise de sistemas não surgem no vácuo, mas em órgãos de gestão efetivamente existentes, geralmente em seus complexos inter-relacionados. A tarefa da análise de sistemas não é, em grande parte, a criação de um novo órgão de gestão, mas o aperfeiçoamento dos já existentes, orientando-os para a resolução dos problemas. Nesses casos, é necessária uma análise diagnóstica dos órgãos de gestão para identificar suas capacidades, deficiências e gargalos na coleta e no processamento de informações e na tomada de decisão, com o objetivo de eliminar essas deficiências e melhor orientar o sistema.

Um novo sistema será implementado efetivamente se facilitar o trabalho do órgão de gestão, ajudar a resolver problemas urgentes e favorecer a consecução dos objetivos imediatos. Por isso, a identificação dos problemas atuais de gestão e dos objetivos imediatos também é objeto da pesquisa diagnóstica e da análise dos órgãos de gestão. Essa pesquisa envolve uma consulta em massa ao pessoal do órgão de gestão em questão, de seus correspondentes, das organizações superiores e das organizações subordinadas, por meio da qual se identifica a informação necessária, que é então analisada. Isso fornece a base para a construção de um plano organizacional bem fundamentado para a implementação do sistema recém-projetado.

Etapa 11. Construção de um programa de desenvolvimento abrangente

• Formulação de medidas, projetos e programas.
• Determinação da prioridade dos objetivos e das medidas para sua consecução.
• Distribuição das áreas de atividade.
• Distribuição das áreas de competência.
• Desenvolvimento de um plano abrangente de medidas dentro das restrições de recursos e prazos.
• Designação de organizações, gestores e partes executoras responsáveis.

Como observado anteriormente, os resultados da análise de sistemas são obtidos no âmbito dos conceitos sistêmicos e, para que se possa fazer a transição ao planejamento prático das medidas, é preciso traduzi-los para a linguagem das categorias econômicas. Como resultado da solução de problemas de análise de sistemas para questões econômicas nacionais de grande relevância — incluindo planos de pesquisa científica, desenvolvimento, investimento de capital e construção, e desenvolvimento de setores e territórios —, são criados programas de desenvolvimento abrangentes. Esses programas são distribuídos ao longo do tempo, atribuídos a diversas partes executoras; estabelece-se uma estrutura de gestão e coordenação, e cria-se um sistema de prestação de contas.

Etapa 12. Projeto de uma organização para a consecução dos objetivos

• Definição dos objetivos organizacionais.
• Formulação das funções organizacionais.
• Projeto da estrutura organizacional.
• Projeto dos mecanismos de informação.
• Projeto dos modos de operação.
• Projeto dos mecanismos de incentivo material e moral.

Em alguns casos, a implementação de tais programas abrangentes exige a criação de um órgão de gestão permanente ou temporário; em outros, o objetivo da análise de sistemas é redesenhar um órgão de gestão já existente. A análise de sistemas dispõe de uma série de métodos e técnicas específicos para projetar órgãos de gestão eficazes, orientados a objetivos — ou seja, voltados para a criação e a utilização de um determinado sistema no âmbito da economia nacional.