A tomada de decisão aplica-se a objetos de diversos tipos e sob diferentes condições de sua existência. Os métodos formais desenvolvidos no âmbito da teoria da decisão revelam que os processos de tomada de decisão em diferentes esferas da atividade humana têm muito em comum.
Os métodos formais de tomada de decisão podem ser úteis nos seguintes casos:
- existe um problema ou uma situação-problema que requer solução. Muitas vezes, o resultado desejado é identificado com um ou vários objetivos que devem ser alcançados ao resolver a situação-problema;
- existem várias opções para resolver o problema, formas de atingir o objetivo, ações ou objetos entre os quais se faz uma escolha. Na teoria da decisão, essas opções costumam ser chamadas de alternativas. Se existir apenas uma possibilidade e não houver escolha, então não há problema de tomada de decisão;
- existem fatores que impõem certas restrições às possíveis formas de resolver o problema e alcançar o objetivo. Esses fatores são determinados pelo contexto do problema e podem ser de diferentes tipos: físicos, técnicos, econômicos, sociais, pessoais, entre outros;
- existe uma pessoa ou um grupo de pessoas interessadas na resolução do problema, com autoridade para selecionar uma ou outra solução e que assumem a responsabilidade pela execução da decisão tomada.
O ciclo de vida de uma decisão sobre um problema consiste em várias etapas e representa um procedimento iterativo de múltiplas etapas.
A necessidade de uma decisão surge quando aparece uma situação-problema. Nesse caso, o problema é identificado — ou seja, é dada uma descrição substantiva do problema, é determinado o resultado desejado de sua resolução e são avaliadas as restrições existentes.
Na etapa seguinte, formula-se o problema de tomada de decisão. Para isso, é necessário determinar o conjunto de soluções possíveis (alternativas). Dependendo do problema em análise, o número de soluções possíveis pode variar de apenas algumas até dezenas, centenas ou até milhares. Teoricamente, o número de alternativas consideradas pode ser infinito.
Para descrever completamente todas as soluções possíveis, geralmente é necessário coletar e analisar diversas informações relacionadas ao problema e às formas alternativas de resolvê-lo. A ausência ou a impossibilidade de obter as informações necessárias pode tornar o problema insolúvel. Nesses casos, é preciso retornar à formulação original do problema e modificar sua descrição. Essa necessidade também pode surgir em todas as etapas anteriores do processo de solução. Em situações de escolha complexas, também pode ser necessário desenvolver um modelo especializado do problema (geralmente matemático) para obter uma solução simplificada.
A segunda etapa é concluída com a formulação do problema de tomada de decisão. Deve-se observar que uma descrição substantiva detalhada do problema a ser resolvido, já na primeira etapa, determina em grande medida as possíveis abordagens para sua solução e pode levar imediatamente à formulação do problema de tomada de decisão, ignorando todas ou muitas das etapas subsequentes.
Uma vez formulado o problema de tomada de decisão, tem início a busca por uma solução. Essa etapa inclui, primeiro, a seleção de um método adequado para resolver o problema entre os já conhecidos ou o desenvolvimento de um novo método; e, segundo, o processo de solução propriamente dito, que consiste em avaliar e analisar diversas opções de solução e selecionar a mais preferível entre elas. Em alguns problemas, obter o resultado final não é difícil. No entanto, mais frequentemente, trata-se de procedimentos bastante complexos e trabalhosos, que exigem o conhecimento e a expertise de muitas pessoas e as capacidades da tecnologia computacional moderna.
Ao mesmo tempo, mesmo após a conclusão de todas as etapas do processo de solução do problema, nem sempre é possível fazer uma escolha final. Surgem situações em que a melhor solução não pode ser encontrada. A opção necessária pode simplesmente não estar disponível. Nesse caso, pode-se modificar a formulação do problema original, ou retornar às etapas anteriores e coletar informações adicionais necessárias, fazer alterações na formulação formal do problema ou no modelo da situação-problema, ampliar ou reduzir o número de alternativas consideradas, ou construir novas opções.
De qualquer forma, a busca pela melhor solução, mesmo que não tenha levado a um resultado positivo, não terá sido em vão. Ela pode suscitar uma nova compreensão do problema em questão, destacar novos aspectos a serem considerados e sugerir outras formas de resolvê-lo.
Se uma opção aceitável for encontrada, começa a etapa de execução da decisão, durante a qual a decisão adotada é implementada, o processo de implementação é monitorado e o resultado da resolução da situação-problema é avaliado. Rigorosamente falando, essa etapa não pertence ao procedimento de tomada de decisão. No entanto, incluir a execução da decisão no esquema geral é importante tanto do ponto de vista metodológico quanto prático, pois essa etapa fecha o ciclo de vida do surgimento, resolução e desaparecimento da situação-problema. Além disso, a implementação de uma decisão adotada pode dar origem a um novo problema que exige sua própria solução.
O problema da tomada de decisão surge nos casos em que um problema (tarefa) se torna tão complexo que nenhum aparato de formalização adequado pode ser imediatamente aplicado à sua formulação (enunciado), e o processo de formulação do problema exige a participação de especialistas de diversas áreas do conhecimento.
Isso leva a uma situação em que a própria formulação do problema se torna problemática, exigindo o desenvolvimento de abordagens, técnicas e métodos especializados. Nesses casos, torna-se necessário definir o domínio do problema de tomada de decisão (a situação-problema), identificar os fatores que influenciam sua resolução e selecionar técnicas e métodos que permitam formular ou enunciar o problema de modo a possibilitar a tomada de uma decisão.
Assim, para tomar uma decisão, é necessário obter uma expressão que vincule o objetivo aos meios de sua realização, utilizando critérios introduzidos para avaliar a atingibilidade do objetivo e avaliar os meios. Nos diversos campos aplicados que se desenvolveram paralelamente, essas expressões receberam diferentes nomes: critério de desempenho; critério de eficácia ou indicador de eficácia; função objetivo ou função critério; entre outros. (Na literatura em língua russa, também são chamadas de tselevaya funktsiya — literalmente "função-objetivo" — e funktsiya tseli, ambas correspondentes ao termo em português "função objetivo".)