„Analiza systemowa w rozwiązywaniu problemów biznesowych i przemysłowych” S. Optnera
Analiza systemowa jest już szeroko stosowana, choć z różnym powodzeniem, do rozwiązywania problemów wojskowych i przemysłowych. Według niektórych, powodzenie lub niepowodzenie rozwiązywania problemów za pomocą analizy systemowej zależy nie od umiejętności, z jaką sformułowano problem, lecz od zdolności do eksperymentowania z problemem jako całością. Na sukces stosowania analizy systemowej i trwałość wypracowanych rozwiązań wpływa również zdolność badacza do przedstawienia realnego świata problemu w formie symbolicznej.
Nie należy sądzić, że uogólnienie metod rozwiązywania problemów stworzyło uniwersalną metodę, która eliminuje potrzebę udziału analityka systemowego. W takim zakresie, w jakim wielokrotne badanie alternatyw stanowi istotę metody, metoda ta pozostaje heurystyczna. Metoda prób i błędów wciąż istnieje, lecz w ramach formalnej procedury. Metoda rozwiązywania problemów ustala główne elementy analizy w ich właściwym odniesieniu do problemu. To a priori wyposaża osobę rozwiązującą problem w rozumienie, jaka jest struktura części problemu i w jaki sposób można uzyskać rozwiązanie z nią zgodne. Do rozwiązywania problemów, które z natury mają słabo określoną strukturę, metoda dysponuje zestawem technik ułatwiających proces ustalania tej struktury.
Mogą powstać wątpliwości co do trafności stosowania ogólnej teorii rozwiązywania problemów do problemów świata biznesu. Niektórzy krytycy uważają, że świat biznesu nie jest przystosowany do stosowania metod naukowych. Twierdzenie, że świat biznesu rozwiązuje swoje zadania w otoczeniu innym niż to, w którym prowadzone są badania naukowe, jest prawdziwe; że problemy świata biznesu są zdefiniowane w znacznie mniejszym stopniu niż problemy naukowe, jest być może również prawdziwe; lecz twierdzenie, że problemy świata biznesu nie są przystosowane do analizy metodami naukowymi, jest nieprawdziwe.
Sama nazwa „metoda naukowa” nic nie mówi. Granicę między naukami ścisłymi i nieścisłymi trudno wytyczyć. Na przykład precyzja jest tylko jednym z testów, według których dane działanie można zaklasyfikować jako naukowe. Być może najistotniejszym testem byłoby to, czy analiza przedmiotu jest prowadzona bez czysto opisowych pojęć. Jeśli stosuje się abstrakcję i uogólnienie, różnica między naukami staje się przede wszystkim różnicą stopnia. Z drugiej strony, jeśli argumenty są nielogiczne, pojęcia niejasne, decyzje intuicyjne, a wymagania nie są precyzyjne, lecz rozmyte, to różnica między „naukami” staje się różnicą co do istoty. Jednak takie cechy nie są charakterystyczne dla świata biznesu. W każdym razie logika, jasność, określoność i dokładność, z jaką decydenci przedstawiają rzeczywistość, są takie, że umożliwiają im prowadzenie swoich spraw.
Abstrakcja jest środkiem, a nie celem samym w sobie. Jest uniwersalnym językiem i w swoich bardziej rozwiniętych formach niewiele mówi niewtajemniczonym. W pewnych warunkach abstrakcja ma ogromną zaletę w postaci swojej jasności. Przechodząc od realnego świata do jego różnych reprezentacji symbolicznych, analityk systemowy zyskuje zdolność analizowania tego, co obserwuje. Celem tego przejścia nie jest wykluczenie szczegółowości lub kompletności realnego świata z jego symbolicznej reprezentacji. Analityk systemowy będzie metodycznie przechodził od reprezentacji problemu uzyskanej metodami symbolicznymi do realnego świata i z powrotem, poprzez powtarzalny, cykliczny proces. Ten iteracyjny proces jest środkiem, dzięki któremu abstrakcja problemu staje się podobna do swojego odpowiednika w realnym świecie.
Rozwiązywanie problemów definiuje się jako działanie, które zachowuje lub poprawia cechy systemu. System jest środkiem, za pomocą którego przeprowadza się proces rozwiązywania problemów. Zachowanie lub poprawa systemów odbywa się poprzez wprowadzanie zmian, które zwiększają skuteczność wykorzystania zasobów. Zasobami tymi są ludzie, materiały, sprzęt, urządzenia, kapitał i czas.
Zmiany skuteczności wykorzystania zasobów mierzone są za pomocą:
- wzrostu lub spadku potrzeby zasobów bez odpowiadającej zmiany wielkości wartości i zysku;
- wzrostu lub spadku narażenia na ryzyko;
- zmiany pewnej wartości względnej mierzonej za pomocą kryteriów.
Nie należy stosować metody rozwiązywania problemów bardziej złożonej niż sam problem. Oczywiście przetwarzanie informacji przy rozwiązywaniu problemów biznesowych i wojskowych może stać się bardzo złożone. Dlatego przy tworzeniu podejścia do rozwiązywania problemów niezwykle ważne jest rozpoznanie tych trudności doskonalenia systemu, które mogą prowadzić do niepowodzenia metodologii. Takie problemy należą do grupy, którą nazywam grupą problemów jakościowych, czyli słabo ustrukturyzowanych, ponieważ zawierają zarówno to, co znane, jak i to, co nieznane, przy czym nieznane ma tendencję do dominowania, co tworzy potrzebę szczególnie precyzyjnych metod analitycznych.
Typowe problemy tego rodzaju to te, które:
- są zaplanowane do rozwiązania w przyszłości;
- stają w obliczu szerokiego zakresu alternatyw;
- wymagają dużych inwestycji kapitałowych i zawierają elementy ryzyka;
- zależą od aktualnej niekompletności osiągnięć technologicznych;
- dla których wymagania dotyczące kosztów lub czasu nie są w pełni zdefiniowane;
- są z natury złożone ze względu na kombinację zasobów wymaganych do ich rozwiązania.
Metodologia zapewniająca systemowe rozwiązanie problemu jest skierowana przede wszystkim właśnie na takie wielkoskalowe, złożone problemy. Problemy te są wyjątkowo trudne do rozwiązania i mogą składać się z elementów zarówno kwantytatywnych, jak i jakościowych. Rozstrzygnięcie takich problemów, mających charakter mieszany i niepewny, ma obecnie największe znaczenie dla naszego świata i stanowi najważniejszy obszar zastosowania zdolności kierowników i analityków systemowych.
Szczególnie interesujące są problemy średniej i wielkiej skali, dla rozwiązania których systemy muszą być projektowane już dziś, choć ich działanie planowane jest na przyszłość. Ryzyko przy rozwiązywaniu takich problemów okazuje się duże, ponieważ dla ich rozwiązania przyszłość musi zostać przewidziana z wystarczającą szczegółowością. Im dalej w przyszłość, tym większe ryzyko i tym więcej musi zaryzykować osoba rozwiązująca problem. Duże ryzyko może objawiać się nieodwracalnymi stratami lub niezdrowym wzrostem powstającym w różnych obszarach. Może przybrać formę dużych wydatków środków, powielania rozwoju produktu, podwojenia personelu, urządzeń i sprzętu, nieuzasadnionego nakładu czasu lub niepewności co do stopnia sukcesu.
Metodologia rozwiązywania problemów nie wymaga, aby pożądany poziom sukcesu był precyzyjnie określony, ani aby od samego początku istniał system, z którym można by porównać rozwiązanie. Nie ma nawet potrzeby, aby problem był w pełni zrozumiany lub jasno i całkowicie sformułowany. Rozstrzygnięcie tych kwestii jest zadaniem analityka systemowego, który musi zrekonstruować wszystkie brakujące elementy oraz strukturę niekompletnie zdefiniowanego problemu, jego alternatyw i rozwiązań. Specjalista rozwiązujący problem może zidentyfikować system (którego stan powoduje powstanie problemu) do zbadania w sposób inny niż ten, w jaki problem został pierwotnie zdefiniowany. Jeśli stwierdzi, że pierwotne sformułowanie problemu zawiera coś zbędnego, sprzecznego lub niesatysfakcjonującego, może usunąć te niedociągnięcia i prawidłowo sformułować sam problem. Tak więc zadanie specjalisty rozwiązującego problem polega również, w szczególności, na definiowaniu problemu.
Można powiedzieć, że przy rozwiązywaniu problemów biznesowych celem jest prowadzenie ich analizy i rozwiązania z precyzją właściwą samemu problemowi. Niezależnie od wielkości lub złożoności problemu, celem jest doskonalenie istniejących metod, za pomocą których ocenia się problemy, znajduje rozwiązania i przeprowadza ich wdrożenie. Metodologia rozwiązywania problemów zapewnia dodatkowe środki do wprowadzenia obiektywizmu w analizę sytuacji. Choć problemy są rozwiązywane przez ludzi i komputery, a programy komputerowe do znajdowania rozwiązań są pisane przez ludzi, najważniejszymi punktami w znajdowaniu rozwiązań pozostają obiektywizm i logika. Obiektywizm jest podstawowym wymaganiem w obserwacji. Racjonalność (logika) definiuje się jako proces myślowy oparty na wykorzystaniu wnioskowania logicznego. Zasób wiedzy, szeroko potwierdzony przez obserwacje, staje się dowodem. Obserwacja jest procesem, w którym dane są identyfikowane z systemem w celu późniejszego wyjaśnienia tego systemu. Wyjaśnienie definiuje się jako logiczne wywnioskowanie stwierdzenia z dobrze ugruntowanych faktów. Proces wyjaśniania musi być racjonalny, czyli prowadzony logicznie.
Wiele zidentyfikowanych problemów przemysłowych okazuje się problemami kwantytatywno-jakościowymi. Problemy kwantytatywne to te, dla których rozwiązania uzyskuje się za pomocą wcześniej określonych metod operowania liczbami. Problemy jakościowe są nieliczbowe i dotyczą szczegółowego wyliczenia przyszłych lub słabo zdefiniowanych zasobów oraz ich właściwości lub cech. W miarę jak poprawia się rozumienie problemów mających zarówno aspekty kwantytatywne, jak i jakościowe, ich strony kwantytatywne są łatwiej ujmowane, a precyzyjne rozwiązania kwantytatywne stają się bardziej osiągalne. Badania operacyjne już poczyniły wiele użytecznego postępu, stosując matematykę do rozwiązywania problemów biznesu, obrony i administracji państwowej.
Jednak w rozwiązywaniu tych problemów biznesowych, które nie wyszły jeszcze ze swojego stanu jakościowego, metody kwantytatywne mają ograniczoną zastosowalność. Konieczne jest więc wprowadzenie w życie innych metod, które pozwalają na racjonalne rozwiązywanie problemów jakościowych. Problemy mające zarówno aspekty jakościowe, jak i kwantytatywne będą nazywane mieszanymi.
Analiza systemowa jest najnowszą metodą, która umożliwia radzenie sobie z takimi mieszanymi problemami. Najtrudniejsze do pracy są problemy jakościowe, ponieważ są niekompletnie ustrukturyzowane. Ponadto problemów jakościowych nie można łatwo wyrazić w ich logicznych składowych. Nie jest zaskoczeniem, że w tym szerokim obszarze główną rolę odgrywają osąd, intuicja, doświadczenie, a czasem po prostu ostrożność lub brawura. Celem metodologii systemowej jest stworzenie funkcjonalnej struktury do rozwiązywania tych trudnych problemów.
Wynika z tego, że metodologia rozwiązywania problemów biznesowych i przemysłowych musi umożliwiać:
- przepisanie systemu, który funkcjonalnie organizuje cały proces rozwiązywania problemu;
- określenie parametrów systemu, które zapewniają strukturę niezbędną do rozwiązania problemu;
- opisanie modeli systemu i jego możliwości, co pozwala na iterację alternatyw wyjściowych w procesie rozwiązywania problemu.