„Rendszerelemzés az üzleti és ipari problémák megoldására” – S. Optner
A rendszerelemzést már ma is széles körben alkalmazzák katonai és ipari problémák megoldására, bár változó sikerrel. Egyesek szerint a rendszerelemzéssel történő problémamegoldás sikere vagy kudarca nem azon múlik, milyen ügyesen fogalmazták meg a problémát, hanem azon, mennyire képesek a problémát egészében kísérletileg vizsgálni. A rendszerelemzés alkalmazásának sikerét és az általa létrehozott megoldások életképességét az is befolyásolja, hogy a kísérletező mennyire képes a probléma valós világát szimbolikus formában megjeleníteni.
Nem szabad azt gondolni, hogy a problémamegoldási módszerek általánosítása olyan univerzális módszert hozott létre, amely feleslegessé teszi a rendszerelemzőt. Mivel az alternatívák ismételt vizsgálata alkotja a módszer lényegét, a módszer heurisztikus jellegű marad. A próba és tévedés továbbra is jelen van, de egy formális eljárás keretein belül. A problémamegoldási módszer rögzíti az elemzés fő elemeit a problémához való megfelelő viszonyukban. Ez eleve felvértezi a probléma megoldóját azzal a tudással, hogy milyen a probléma részeinek szerkezete, és hogyan érhető el az ezzel összhangban álló megoldás. Az eredendően rosszul meghatározott szerkezetű problémák megoldásához a módszer olyan technikákat kínál, amelyek megkönnyítik a szerkezet meghatározásának folyamatát.
Felmerülhetnek kétségek azzal kapcsolatban, hogy helyénvaló-e az általános problémamegoldási elméletet az üzleti világ problémáira alkalmazni. Egyes kritikusok szerint az üzleti világ nem alkalmas tudományos módszerek alkalmazására. Az az állítás, hogy az üzleti világ más környezetben oldja meg feladatait, mint amilyenben a tudományos kutatás folyik, helytálló; az is valószínűleg helytálló, hogy az üzleti világ problémái sokkal kevésbé meghatározottak, mint a tudományos problémák; de az nem helytálló, hogy az üzleti világ problémái nem alkalmasak tudományos módszerekkel történő elemzésre.
A „tudományos módszer” elnevezés önmagában semmit sem mond. Nehéz éles határt vonni a pontos és a kevésbé pontos tudományok között. A pontosság például csak az egyik olyan próba, amellyel egy adott tevékenység tudományosnak minősíthető. Talán a legfontosabb próba az, hogy egy tárgy elemzése tisztán leíró fogalmak nélkül történik-e. Ha absztrakciót és általánosítást alkalmaznak, a tudományok közötti különbség elsősorban fokozati különbséggé válik. Ha viszont az érvelés logikátlan, a fogalmak homályosak, a döntések intuitívak, és ha a követelmények nem pontosak, hanem elmosódottak, akkor a „tudományok” közötti különbség lényegi különbséggé válik. Az üzleti világra azonban nem jellemzők ilyen tulajdonságok. Mindenesetre a döntéshozók olyan logikával, világossággal, határozottsággal és pontossággal ábrázolják a valóságot, amely lehetővé teszi számukra ügyeik intézését.
Az absztrakció eszköz, nem öncél. Egyetemes nyelv, és fejlettebb formáiban is keveset mond a beavatatlanoknak. Bizonyos feltételek mellett az absztrakció óriási előnye a világossága. A valós világból annak különféle szimbolikus megjelenítéseibe való átlépéssel a rendszerelemző képessé válik arra, hogy elemezze, amit megfigyel. Ennek az átmenetnek nem az a célja, hogy kizárja a valós világ részletességét vagy teljességét a szimbolikus megjelenítésből. A rendszerelemző módszeresen halad a probléma szimbolikus módszerekkel nyert megjelenítésétől a valós világ felé és vissza, egy ismétlődő, ciklikus folyamaton keresztül. Ez az iteratív folyamat az az eszköz, amely révén a probléma absztrakciója hasonlóvá válik valós világbeli megfelelőjéhez.
A problémamegoldás olyan tevékenységként határozható meg, amely megőrzi vagy javítja egy rendszer jellemzőit. A rendszer az az eszköz, amelynek segítségével a problémamegoldási folyamat végbemegy. A rendszerek megőrzése vagy javítása olyan változtatások bevezetésével valósul meg, amelyek növelik az erőforrás-felhasználás eredményességét. Ezek az erőforrások az emberek, az anyagok, a berendezések, az eszközök, a tőke és az idő.
Az erőforrás-felhasználás eredményességének változásait a következők mérik:
- az erőforrásigény növekedése vagy csökkenése az érték és a nyereség mennyiségének megfelelő változása nélkül;
- a kockázatnak való kitettség növekedése vagy csökkenése;
- valamely, kritériumokkal mért relatív érték változása.
Nem szabad a problémánál bonyolultabb problémamegoldási módszert alkalmazni. Nyilvánvaló, hogy az üzleti és katonai problémák megoldása során az információfeldolgozás igen bonyolulttá válhat. Ezért a problémamegoldási megközelítés kialakításakor létfontosságú felismerni a rendszerjavítás azon nehézségeit, amelyek a módszertan kudarcához vezethetnek. Az ilyen problémák abba a csoportba tartoznak, amelyet minőségi vagy rosszul strukturált problémáknak nevezek, mivel egyaránt tartalmaznak ismert és ismeretlen elemeket, ahol az ismeretlen hajlamos túlsúlyba kerülni, ami különösen pontos elemzési módszerek szükségességét teremti meg.
Az ilyen jellegű tipikus problémák a következők:
- megoldásukat a jövőre tervezik;
- az alternatívák széles skálájával szembesülnek;
- nagy tőkebefektetést igényelnek, és kockázati elemeket tartalmaznak;
- a technológiai eredmények jelenlegi hiányosságától függenek;
- amelyeknél a költség- vagy időkövetelmények nincsenek teljesen meghatározva;
- megoldásukhoz szükséges erőforrások kombinációja miatt eredendően összetettek.
A problémák rendszerszintű megoldását nyújtó módszertan elsősorban éppen az ilyen nagyméretű, összetett problémákra irányul. Ezek a problémák kivételesen nehezen megoldhatók, és mind mennyiségi, mind minőségi elemekből állhatnak. Az ilyen vegyes és bizonytalan jellegű problémák megoldása napjaink világa számára a legkritikusabb, és a vezetők és rendszerelemzők képességeinek alkalmazása szempontjából a legfontosabb terület.
Különös érdeklődésre tartanak számot a közepes és nagyméretű problémák, amelyek megoldásához már ma meg kell tervezni a rendszereket, jóllehet azok működését a jövőre tervezik. Az ilyen problémák megoldásának kockázata nagynak bizonyul, mivel megoldásukhoz kellő részletességgel előre kell jelezni a jövőt. Minél messzebbre tekintünk a jövőbe, annál nagyobb a kockázat, és annál többet kell kockáztatnia a problémamegoldónak. A nagy kockázat megnyilvánulhat helyrehozhatatlan veszteségekben vagy különböző területeken jelentkező egészségtelen növekedésben. Megjelenhet jelentős pénzeszköz-ráfordítás, a termékfejlesztés megkettőzése, a személyzet, eszközök és berendezések megkettőzése, indokolatlan időráfordítás, vagy a siker mértékének bizonytalansága formájában.
A problémamegoldási módszertan nem követeli meg, hogy a kívánt sikerszint pontosan meghatározott legyen, sem azt, hogy már az elejétől kezdve létezzen olyan rendszer, amelyhez a megoldás viszonyítható. Az sem szükséges, hogy a problémát teljesen megértsék, vagy hogy azt világosan és teljesen megfogalmazzák. Ezeknek a kérdéseknek a megoldása a rendszerelemző feladata, akinek rekonstruálnia kell a hiányosan meghatározott probléma összes hiányzó elemét és szerkezetét, valamint annak alternatíváit és megoldásait. A problémát megoldó szakember a vizsgálandó rendszert (amelynek állapota a problémát előidézi) az eredeti problémameghatározástól eltérő módon is azonosíthatja. Ha úgy találja, hogy a probléma eredeti megfogalmazása felesleges, ellentmondásos vagy nem kielégítő elemeket tartalmaz, kiküszöbölheti ezeket a hiányosságokat, és helyesen fogalmazhatja meg magát a problémát. A problémamegoldó szakember feladata tehát részben magának a problémának a meghatározásából is áll.
Elmondható, hogy az üzleti problémák megoldásában a cél az, hogy elemzésüket és megoldásukat a magára a problémára jellemző pontossággal végezzék el. A probléma nagyságától vagy összetettségétől függetlenül a cél azoknak a meglévő módszereknek a javítása, amelyekkel a problémákat értékelik, a megoldásokat megtalálják, és azok végrehajtását elvégzik. A problémamegoldási módszertan további eszközöket biztosít a helyzet elemzésébe bevitt objektivitás megteremtéséhez. Bár a problémákat emberek és számítógépek oldják meg, és bár a megoldások megtalálására szolgáló számítógépes programokat emberek írják, a megoldások megtalálásának legfontosabb pontjai továbbra is az objektivitás és a logika. Az objektivitás a megfigyelés elsődleges követelménye. A racionalitást (logikát) olyan gondolkodási folyamatként határozzák meg, amely logikai következtetés alkalmazásán alapul. A megfigyelések által széles körben megerősített ismeretanyag bizonyítékká válik. A megfigyelés az a folyamat, amelynek során az adatokat egy rendszerrel azonosítják az adott rendszer későbbi magyarázata céljából. A magyarázat egy állításnak jól megalapozott tényekből való logikai levezetéseként határozható meg. A magyarázat folyamatának racionálisnak, azaz logikusan végzettnek kell lennie.
Sok azonosított ipari probléma mennyiségi-minőségi problémának bizonyul. Mennyiségi problémák azok, amelyeknél a megoldásokat előre meghatározott, számokkal való műveletvégzési módszerek alkalmazásával kapják meg. A minőségi problémák nem numerikus jellegűek, és a jövőbeli vagy rosszul meghatározott erőforrások, valamint azok tulajdonságainak vagy jellemzőinek részletes felsorolásával foglalkoznak. Ahogy javul a mind mennyiségi, mind minőségi szempontokkal rendelkező problémák megértése, mennyiségi oldaluk könnyebben megragadhatóvá válik, és a pontos mennyiségi megoldások megvalósíthatóbbá válnak. Az operációkutatás már sok hasznos eredményt ért el azáltal, hogy matematikát alkalmazott az üzleti élet, a védelem és a kormányzat problémáinak megoldására.
Azonban azon üzleti problémák megoldására, amelyek még nem léptek ki minőségi állapotukból, a mennyiségi módszerek alkalmazhatósága korlátozott. Ezért szükséges más módszereket is bevonni, amelyek lehetővé teszik a minőségi problémák racionális megoldását. A mind minőségi, mind mennyiségi szempontokkal rendelkező problémákat vegyesnek nevezzük.
A rendszerelemzés a legújabb módszer, amely lehetővé teszi az ilyen vegyes problémák kezelését. A legnehezebb a minőségi problémákkal dolgozni, mivel azok hiányosan strukturáltak. Ráadásul a minőségi problémák logikai összetevőikben nem fejezhetők ki könnyen. Nem meglepő, hogy ezen a tág területen a fő szerepet az ítélőképesség, az intuíció, a tapasztalat, és néha egyszerűen az óvatosság vagy a vakmerőség játssza. A rendszertani módszertan célja, hogy működőképes struktúrát hozzon létre ezeknek a nehéz problémáknak a megoldására.
Ebből következik, hogy az üzleti és ipari problémák megoldásának módszertanának lehetővé kell tennie a következőket:
- olyan rendszer előírását, amely funkcionálisan megszervezi a teljes problémamegoldási folyamatot;
- azoknak a rendszerparamétereknek a meghatározását, amelyek biztosítják a probléma megoldásához szükséges struktúrát;
- a rendszer és képességeinek olyan modellekkel történő leírását, amely lehetővé teszi a kimeneti alternatívák iterációját a problémamegoldási folyamatban.