Probléma:
- összetett elméleti vagy gyakorlati kérdés, amely vizsgálatot és megoldást igényel; ellentmondásos helyzet, amely bizonyos jelenségek, tárgyak vagy folyamatok magyarázatában megjelenő szembenálló álláspontokban nyilvánul meg, és amelynek feloldásához megfelelő elmélet szükséges;
- akadály a kitűzött cél elérésének útjában. Problematikusnak nevezzük azt a helyzetet, amikor a tevékenység a korábban alkalmazott módszerekkel nem valósítható meg, és a kívánt eredmény elérése a megváltozott körülmények között nehézségbe ütközik vagy lehetetlenné válik;
- eltérés a rendszer meglévő állapota és a megkívánt (cél-) állapota között adott környezeti feltételek mellett, egy adott időpontban.
Problémahelyzet:
- olyan valós körülmények összessége, amelyeket valaki elégtelennek talál, és amelyeken változtatni kíván.
- a gyakorlati vagy elméleti munka során felmerülő felismerés, hogy a korábban megszerzett ismeretek nem elegendők, és az ebből fakadó igény új tudásra, amelyet célirányos kutatás útján keresünk.
A modern rendszerelemzés egyik központi fogalma a szisztematikus probléma, amely olyan problémákat jelöl, amelyek bizonyos közös, azonosítható jellemzőkkel rendelkeznek. Bár ezt a fogalmat lehetetlen egyetlen, kimerítő megfogalmazásban pontosan meghatározni, a tudományos kutatás tapasztalatai alapján általánosítva megállapíthatók az ilyen problémák megkülönböztető jegyei. Ezek a következők:
- Strukturálatlanság vagy gyenge strukturáltság.
- Formalizálatlanság vagy gyenge formalizálhatóság.
- Ellentmondásosság.
- Bizonytalanság.
- Kétértelműség.
- Informalitás.
- Komplexitás.
A problémahelyzet mint célelérési akadály jellemzői:
- a bizonytalanság magas foka (az információ hiánya vagy elégtelensége)
- nyilvánvaló vagy jelentős ellentmondások jelenléte a helyzet leírásában vagy értékelésében
- gyenge strukturáltság vagy a struktúra teljes hiánya
- a problémahelyzet formalizálhatatlansága vagy gyenge formalizálhatósága
A problémastrukturáltság fogalmát, amelyet H. Simon és A. Newell vezetett be (1958), az adott problémát leíró mennyiségi és minőségi, objektív és szubjektív információ egyensúlya határozza meg.
A jól strukturált, illetve jól formalizálható problémák mennyiségi megfogalmazást tesznek lehetővé; legfontosabb összefüggéseiket objektív modellek fejezik ki, és szimbolikus formában jelennek meg, ahol a szimbólumok numerikus értékeket vesznek fel. A strukturálatlan, illetve nem formalizálható problémák csak minőségi, szöveges leírással rendelkeznek, amelyek egyének szubjektív ítéletein alapulnak, és a probléma legfontosabb jellemzői közötti mennyiségi összefüggések vagy hiányoznak, vagy ismeretlenek. A félig strukturált, illetve gyengén formalizálható problémák köztes helyet foglalnak el: mennyiségi és minőségi elemeket egyaránt tartalmaznak, de bennük a rosszul meghatározott és nem kellően megértett szempontok dominálnak.
A szisztematikus problémák tartalmi dinamikája csak lehetséges forgatókönyvek vagy az események alakulásának változatai révén írható le. Ennek oka, hogy jellemzően nem áll rendelkezésre kimerítő adat három kulcsfontosságú összefüggésről: (1) a problémát körülvevő körülményekről; (2) más problémákkal való kapcsolatairól; és (3) a megoldásához szükséges erőforrásokról. Lehetetlen előre látni mindazokat a helyzeteket, amelyekkel a szisztematikus probléma megoldása során találkozunk. A szisztematikus probléma kezdetben látható része a megoldásához szükséges összes információnak csak kis töredékét adja, a többi rejtve marad, és csak a vizsgálat során bukkan felszínre. Ezenfelül a szisztematikus problémák megoldására számos nem nyilvánvaló módszer és megközelítés kínálkozik, ám a lehetséges opciók teljes köre előre nem határozható meg.
A szisztematikus problémák sok tudományágat érintenek, ugyanakkor egyetlen tudományág sem képes hatékony módszereket kínálni a teljes körű megoldásukra. A hagyományos tudományágak szándékosan szűkítik hatókörüket – abból a megfontolásból, hogy csak így érhetők el gyakorlatilag jelentős eredmények. Ezzel szemben a rendszerelemzés megköveteli a tudományos és gyakorlati érdekek integrálását bármely egyetlen elmélet keretein túl, függetlenül annak előrejelző erejétől. Egy szisztematikus probléma csak úgy oldható meg eredményesen, ha összeállítjuk a tudományos módszerek és ismeretek olyan komplexumát, amelynek összetettsége megfelel a probléma összetettségének, és amely lefedi a vizsgált objektum szempontjainak és megnyilvánulásainak teljes körét.
A különböző tudományok ismeretei és módszerei önmagukban nem alkothatnak ilyen komplexumot, mivel hiányzik közöttük az összehangolás és a célirányos irányultság. Ezért szükség van egy rendszerformáló mechanizmusra, amely képes irányítani az egyes összetevőket, összehangolni a kutatási eredményeket, és az erőfeszítéseket a legfontosabb irányokra összpontosítani. A rendszerelemzés ezt az összehangoló és integráló funkciót látja el.
A szisztematikus problémák annak a szubsztanciának számos heterogén szempontját érintik, amelyben megjelennek, és ezek a szempontok kölcsönös hatással vannak egymásra. Ha a probléma egyszerűsítése érdekében az úgynevezett „lényegtelen” szempontokat kizárjuk, ez hibákhoz vezethet. Ugyanakkor az a törekvés, hogy minden szempontot figyelembe vegyünk, kezelhetetlenné és gyakorlatilag megoldhatatlanná teszi a problémát. Bármely szisztematikus probléma paramétertérében létezik egy kompromisszumos tartomány. E tartomány megkeresése a rendszerelemzés egyik legfontosabb gyakorlati feladata.