„Systems Analysis and Project Management” D. Cleland és W. King, 1968
A rendszerszemléleti fogalmak alkalmazását a tervezéssel összefüggő irányítási funkciókra rendszerelemzésnek nevezték el. Meg kell jegyezni, hogy sajnos ezen a területen (és valójában nem csak ezen) is fennáll egy terminológiai dzsungel: különböző emberek különböző fogalmakat használnak ugyanazon jelenség vagy fogalom megnevezésére. Például sok vezető és a irányítási folyamatok elemzésével foglalkozó szakember szinonimaként használja a „rendszerelemzés”, az „operációkutatás”, az „operatív elemzés”, a „költség-eredményesség elemzés” vagy a „költség-haszon elemzés” kifejezéseket, és így tovább. Mások az ezekkel a fogalmakkal jelölt tanulmányi területek elhatárolására tesznek kísérletet.
Ha valaki érdeklődését inkább a rendszerszemlélet jelentésének és tartalmának megértése felé irányítja, mint az egyik vagy másik fogalommal jelölt tevékenységek tartalmának tisztázása felé, akkor ez a szemantikai zavar nem okoz nagy nehézséget. Az összes ilyen fogalommal jelölt tevékenység közös elemekkel bír, és elsősorban alkalmazási területükben és az elemzés céljában különböznek egymástól. Itt, amint látni fogjuk, hasznosabb az elemzés folyamatára — azaz a módszertanára — összpontosítani, mint a célokra és az alkalmazási területre. Ebből következik, hogy egyszerre vizsgálhatjuk az operatív elemzés, a rendszerelemzés, a költség-eredményesség elemzés és mások alapvető elemeit, mivel ezek valójában azonos jellegűek. A pontos definíciók keresését pedig átengedhetjük azoknak, akik konkrét feltételek mellett dolgoznak, és hasznosnak tartják ezen fogalmak tartalmának pontos meghatározását.
A „rendszerelemzés” néven ismert módszertan lényegének megértéséhez először meg kell érteni az elemzett problémák jellegét, mivel a rendszerelemzés célja éppen a tervezés során megoldandó problémák elemzésében rejlik.
Jellegét tekintve a rendszerelemzés tudományos folyamat vagy módszertan. Alapvető elemei alapján definiálható. A rendszerelemzési megközelítés feltételezi:
- a kívánt célok elérésére vezető alternatív cselekvési módok szisztematikus vizsgálatát és egymással történő összehasonlítását;
- az alternatívák összehasonlítását az igénybe vett erőforrások költsége és az egyes alternatívák által elért előnyök alapján;
- a bizonytalanságok alapos figyelembevételét és elemzését.
A rendszerelemzés lényegének, valamint a stratégiai döntéshozatalban betöltött szerepének és helyének megértéséhez először tisztán kell érteni a probléma alapvető tartalmát, legfontosabb elemeit és megoldásának alapelveit.
A rendszerelemzés a problémák elemzésének és megoldásának olyan módszertana, amely az alternatívák szisztematikus vizsgálatát és összehasonlítását alkalmazza, a megvalósításukra fordított becsült erőforrásköltség és az elért haszon aránya alapján. Ezen vizsgálat részeként kötelező a jövőbeli döntésekben rejlő bizonytalanságok alapos elemzése.
Bár a rendszerelemzésben a problémák megoldásához gyakran alkalmaznak logikai és matematikai módszereket, nem szabad feltételezni, hogy a rendszerelemzés és a bonyolult matematikai módszerek között szükségszerű kapcsolat állna fenn. A rendkívül összetett problémákat nagyon gyakran a középiskolai matematikánál nem bonyolultabb eszközökkel elemzik és oldják meg. Az emberi ítélet szerepét a rendszerelemzésben gyakran teljesen félreértik. A rendszerelemzés csupán kiegészítője a döntéshozó tapasztalatra és intuícióra alapozott ítéletének. Sőt, sok esetben az ítéletek sokkal hatékonyabban használhatók fel a rendszerelemzésben, mint ahogyan azokat a döntéshozó személyesen alkalmazhatná.
Vizsgáljuk meg a rendszerelemzés gyakorlati szerepét és a benne rejlő korlátokat. Szükséges-e minden probléma tudományos elemzése? Alkalmazni kell-e minden probléma megoldásánál? Erre a kérdésre a válasz a következő. A rendszerelemzés elvben hasznos lehet a tervezés szakaszában felmerülő stratégiai problémák, a végrehajtással kapcsolatos taktikai problémák és a mindennapi életben felmerülő problémák megoldásához is; azonban mindenütt és mindig alkalmazni azt ésszerűtlen lenne.
Néhány probléma jellegénél fogva egyszerű, és nem igényel alapos elemzést. Az az ember, aki az út közepén áll, és egy autó 60 mérföld per órás sebességgel közeledik felé, nyilvánvalóan olyan helyzetben van, amely döntést igényel. Legfőbb kívánsága a sérülés elkerülése; ennek eléréséhez legalább két alternatívája van — az út bal vagy jobb oldalára futni. Bármilyen hosszas mérlegelés vagy elemzés nyilvánvalóan olyan eredményre vezetne, amely teljesen ellentétes lenne kívánságaival. Ez a helyzet gyors és pontos döntést igényel. Az ilyen jellegű döntések a hagyományos vezető típusára jellemzőek, és az ilyen döntések meghozatalának képessége az ilyen vezető erőssége. Az ehhez hasonló döntések állnak a harci irányítás alapjaiban, ahol a csatát az nyerheti meg, aki kezébe veszi az iniciatívát, nem pedig az, aki a legjobb cselekvési módot választja. Az ilyen időkritikus taktikai és katonai problémák esetében a döntéshozatal sebessége kritikus paraméter, mivel a helyzet végső kimenete inkább attól függ, mennyire gyorsan hoznak cselekvést, mint attól, melyik konkrét alternatívát választják. Ilyen helyzetekben a taktikai parancsnoknak szükségképpen tapasztalatra és intuícióra kell támaszkodnia a problémák megoldásához.
A stratégiai problémák megoldásánál — legyen az katonai vagy civil területen — a feltételek olyanok, hogy a döntés kimenete kritikusan függ a helyzet megértésének fokától. Más szóval, a cselekvés végeredményét sokkal inkább a kiválasztott alternatíva jellege befolyásolja, mint a cselekvés sebessége. Az ebbe a kategóriába tartozó döntéseket bizonytalanságok, a lehetséges alternatívák korlátlan száma, valamint az a tény jellemzi, hogy az erőforrás-felhasználás a jövőben, gyakran meglehetősen távoli jövőben történik majd.
Természetesen léteznek olyan döntéstípusok, amelyek köztes helyet foglalnak el az időkritikus és a helyzetről szóló információk szempontjából kritikus döntések között, és nem igényelnek alapos elemzést. A megállapított általános politika keretében naponta hozott rutinszerű döntések olyan példák, amelyek sem nagy sietséget, sem komoly elemzés költségét nem igénylik.
A rendszerelemzés a tudományos elemzés hagyományos módszereinek fejlődése. Mivel a szám és a mérték a természettudományok alapját képezi, a rendszerelemzést kvantitatív módszernek kezdték tekinteni. A rendszerelemzés valóban gyakran alkalmaz matematikai eszközöket a problémák megfogalmazásához és megoldásához. Ezért szükséges meghatározni azt a szerepet, amelyet a minőségi és mennyiségi elemzési módszerek benne betöltenek. Mivel a problémák minőségi elemzésének módszereit már jóval a legtöbb mennyiségi módszer megjelenése előtt is alkalmazták, egyértelmű szükség van a mennyiségi módszerek döntéshozatalban való alkalmazásának jogszerűségét igazolni.
Ahhoz, hogy igazoljuk a mennyiségi elemzés alkalmazásának szükségességét a döntéshozó segítésére, és bemutassuk, hogy ez sokkal jobb, mint a jövendölés vagy a pénzfeldobás, a vita témáját más alapra kell helyezni, mint a tudomány eredendő jó tulajdonságainak állítására. A tudomány, mint minden más ebben a bonyolult világunkban, mind pozitív, mind negatív oldalakkal rendelkezik, és módszereinek elfogadhatóságát nem lehet kizárólag azzal igazolni, hogy létezik. Természetesen rá lehet mutatni a tudományos módszerek meglehetősen sikeres alkalmazására a katonai és ipari területek döntéshozatalában, és bemutatható a további sikerek valószínűsége a tudományos ismeretek fejlődésével. El kell ismerni, hogy a múltban a tudományos elemzés közvetlen eredményeként elért előnyök rendkívül impozánsak voltak, és talán ez önmagában elegendő bizonyíték arra, hogy indokolja e terület további figyelmet igénylő voltát.
Ahhoz, hogy tovább haladjunk gondolatmenetünkben, el kell képzelnünk, hogy ugyanaz a mennyiségű bemeneti információ elérhető lehet a tudományos módszerekkel felvértezett elemzők, egy jövendőmondó, egy szerencsejátékos, valamint az intuitív elemzés alapján döntést hozó személy számára is. A döntések kidolgozásának tudományos megközelítése azonban további előnnyel jár, mivel garantálja az elemzés logikáját és a döntés megalapozottságát. A teljesen szubjektív megközelítés semmi ilyen garanciát nem biztosít. Hozzátehetjük, hogy ha a tudományos folyamatokat a döntéshozó által alkalmazott szubjektív folyamatok kiegészítéseként tekintjük, akkor semmi nem veszik el, és alkalmazásukból akár nyerhetünk is valamit.
A tudományos elemzés logikai folyamat, amelyben ceruzát és papírt, néha logarléniát vagy számítógépet is alkalmaznak. Mindenesetre a tudományos elemzés megköveteli a kiindulási feltételek, a gondolkodás logikájának és a következtetéseknek a világos megfogalmazását (és dokumentálását, ami nagyon fontos). Ez azt jelenti, hogy a tudományos elemzés folyamata mindig reprodukálható és ellenőrizhető, akár azután is, hogy a döntés megtörtént, és ismertté vált a végrehajtás eredménye. Ez lehetővé teszi az elemzési eljárások minőségének felmérését. Ha az elemzés hasznossága és értéke már bebizonyosodott, akkor az adott eljárás a jövőben magabiztosan alkalmazható a végeredmény minőségébe való bizalommal. A tisztán minőségi megközelítésnek nincsenek ilyen előnyei, hacsak nem vesszük figyelembe, hogy a döntéshozó a próba és hiba módszerén keresztül tanul.
Ugyanakkor a tudományos elemzés lehetséges előnyei semmiképpen sem csökkentik a szubjektív ítélet szerepét a döntéshozási folyamatban. A tudományos megközelítés egyik legjellemzőbb tulajdonsága az absztrakciója — azaz a döntéshozó előtt álló valódi probléma bizonyos aspektusainak kizárása a vizsgálatból. Számos aspektus eltávolítása a rendszerelemzésből azt jelenti, hogy a valódi problémának csak egy része kerül szigorúan tudományos módon vizsgálatra. Ha a döntéshozó a lehető legjobb döntést kívánja meghozni, akkor a tudományos elemzés eredményeit össze kell kapcsolnia a jelentős, de nem számszerűsíthető tényezőkkel, amelyek nem lehettek részei a formális elemzésnek. Ennek a döntéshozási folyamatrésznek a végrehajtása során ítéletét, intuícióját és tapasztalatát ugyanolyan szinten kell felhasználnia, mint a hagyományos típusú vezetőnek. A két megközelítés közötti különbség az, hogy a tudományos módszereket alkalmazó döntéshozó egyértelmű határvonalat húz a mennyiségi és a minőségi elemzés között, és mindegyiket ott alkalmazza, ahol a legnagyobb hasznot hozza.
Jó példa a formális elemzésben nehezen figyelembe vehető tényezőkre a morál. Bármely probléma megoldásáról szóló döntésnél az adott cselekvésnek az emberek moráljára gyakorolt hatása ugyanolyan, ha nem nagyobb jelentőségű a szervezet eredményessége szempontjából, mint bármely számszerűsíthető tényező hatása. Mégis, a morál szerepét nehéz mérni és mennyiségileg felmérni. Ebben az esetben az elemző először a probléma megfogalmazását és megoldását végezheti el a szervezet moráljának figyelembevétele nélkül. A döntéshozó feladata ezután az lesz, hogy döntésében összekapcsolja mind a korábban kapott formális elemzés adatait, mind a formális alternatíváknak a szervezet moráljára gyakorolt hatásáról szóló saját megítélését. Ez lehetővé teszi számára, hogy azonosítsa azt az alternatívát, amely az ő szempontjából a valós életben a legjobb. Ez az alternatíva egybeeshet, vagy nem eshet egybe azzal, amelyet a formális elemzés alapján kapott. A formális elemzés értéke ebben az esetben abban rejlik, hogy minden tényezőt figyelembe vett a morál kivételével, és ez lehetővé teszi a döntéshozó számára, hogy ítéletét arra az elemre összpontosítsa, amely személyes megítélést igényel.
Előzetes formális elemzés nélkül a döntéshozó könnyen csak a nyilvánvalóan fontos tényezőkre koncentrálhat, és nem szentelhet elegendő figyelmet arra az elemre — a morálra —, amelyet csak szubjektív ítélet alapján lehet megfelelően felmérni.
A stratégiai döntésekről, valamint a tudományos elemzés formális módszereinek bennük betöltendő szerepéről alkotott véleményünk egészen egyértelműnek tűnik. Az elemzés folyamatát logikai és tartalmi módszernek tekintjük, amelynek lényege, hogy egy összetett probléma jelentős részét egyszerű eredményekre redukálja, amelyeket a vezető más tényezőkkel együtt felhasználhat a legjobb döntés kidolgozásában. Ez lehetővé teszi számára, hogy az elemzési erőforrásokat a probléma azon aspektusaira összpontosítsa, ahol felhasználásuk a leghatékonyabb lesz. Egy ilyen megközelítés lehetővé teszi a formális és informális elemzési módszerek leghatékonyabb kombinálását. A komplex megközelítés minden bizonnyal sokkal jobb, mint a tisztán szubjektív megközelítés a döntések kidolgozásában.
A problémák megoldásának formális megközelítése szükségszerűen magában foglalja annak meghatározását, hogy az elérhető alternatívák közül melyik a legjobb. A legjobb megoldás keresésének folyamatát optimalizálásnak nevezik. Így a legjobb alternatívák lesznek az optimális alternatívák. Az összetett, jelentős bizonytalanságokat tartalmazó problémák megoldásánál a rendszerelemzés fejlettségi szintje olyan, hogy a valódi értelemben vett optimalizálás nem érhető el, vagy meg sem kísérelhető. Más szóval, még akkor is, ha valaki a legjobb alternatívák keresésének fogalmában gondolkodik, ennek elérése nagyon gyakran nem lehetséges.
A rendszerelemzésben a globális optimalizálás lehetetlen, ha csak azért is, mert nem minden ítélet fejezhető ki mennyiségileg. A problémának csak egy része számszerűsíthető, és az a személy, aki szilárdan meg van győződve arról, hogy egy probléma absztrakt modelljére talált megoldás szükségszerűen alkalmazható a valódi problémára, hibákra és kudarcokra van ítélve. Sőt, mivel a rendszerelemzés objektumai általában összetettek, koránt sincs mindig lehetőség szerkezetük jó megértésére.
A rendszerelemzőnek tisztán kell látnia, hogy az általa papíron megfogalmazott és felépített probléma már nem a valódi probléma. Ez egy mesterséges probléma, amely csak szorosan (remélhetőleg) kapcsolódik a valóságban létező problémához. És csak feltételezhető, hogy ennek a mesterséges problémának a megoldása hasznos lesz a valódi problémákról döntő személy számára. Mindig érdemes szem előtt tartani ezt a különbséget a problémák között, mivel a döntéshozó vagy elemző, aki a „papíron kapott megoldásokat” közvetlenül szeretné alkalmazni a valódi problémákra, néha keservesen csalódhat.
Valós körülmények között az imént leírt absztrakciós folyamat gyakran bizonyul lehetetlennek. Az elemző rájöhet, hogy a rendszer szerkezetéről alkotott megértése annyira korlátozott, hogy bármely formális megjelenítés, amelyet elő tud állítani, nagyon kevéssé hasonlít a valósághoz. Ebben a helyzetben nem képes kiválasztani a legjobb cselekvési módot. Érdemes azonban megjegyezni, hogy a formális elemzés alternatívája egy teljesen szubjektív megközelítés lenne, és ha ezt felismerjük, a megfelelően alkalmazott formális elemzés relatív értékével kapcsolatos aggodalmak kezdenek elhalványulni.
Az ember természeténél fogva képtelen kimerítően megérteni olyan összetett problémákat, amelyek sok kölcsönhatásban álló tényező figyelembevételét igénylik. Bármely formális elemzés, vagy még a formális elemzésre tett kísérlet is, általában azért értékes, mert legalább arra kényszeríti a döntéshozót, hogy gondolkodjon az alapvető dolgokon, és a helyes irányba mozduljon el. És habár a rendszerelemző végső elemzésében nem biztos, hogy tévedhetetlenül meg tudja mondani a döntéshozónak, mi lenne a helyes tett, az elemzés puszta ténye megköveteli tőle, hogy felsorolja az alternatívákat, és felvesse a kérdést, hogy mit is szeretne elérni. Sőt, a döntéshozó tiszta képet fog kapni arról, mit kell tudnia ahhoz, hogy racionális döntést hozzon. Még ha nem is tud mindent, amit tudnia kellene, és nem rendelkezik minden szükséges információval, az egyszerű tudás arról, mire van szüksége, általában jobb alapot ad a döntéshozáshoz. Ez lehetővé teszi számára, hogy döntés meghozásakor akár óvatos legyen, akár kockázatot vállaljon, pozitív kimenetet remélve. Ki kell emelni, hogy ha a szükséges adatok hiányoznak, jelentőségük felismerése ösztönözheti a hiányzó információ felkutatását és felhasználását, ha nem is az adott problémánál, akkor jövőbeli hasonló problémáknál.
Már említettük az ítélet szerepét a döntéshozási folyamatban, és bemutattuk annak jelentőségét bármely probléma megoldásánál, még azoknál is, amelyeket analitikus úton oldanak meg. Az ítélet szerepe azonban nem korlátozódik a fentebb leírt kiegészítő funkciókra. A „döntéselmélet” néven ismert alapvető analitikai keretrendszer az ítéletet a probléma formális elemzésének elemeként foglalja magába.
A szubjektív emberi ítéletek kétféleképpen kerülnek be a formális elemzés folyamatába: vagy valószínűségi ítéletekként, vagy súlyozott megítélésként. Mivel a megoldandó problémák többsége jövőbeli bizonytalanságokat rejt magában, szükségessé válik a jövőbeli események valószínűségének felmérése. Az ilyen megítéléseket a legjobb tapasztalat alapján megfogalmazni. Így a kimenetek megítélése a megoldandó probléma formális elemzésének szükséges elemévé válik. A rendszerelemzés egyik értékes tulajdonsága, hogy ezt a két ítéletkategóriát egymástól függetlenül vizsgálják és tanulmányozzák, míg a döntéshozó gondolatában ezek gyakran összekeverednek.