Metodolohiya ng Pagsusuri ng mga Sistema ni Optner

Stanford L. Optner. Pagsusuri ng mga Sistema para sa Paglutas ng mga Suliranin sa Negosyo at Industriya

Mga yugto ng metodolohiya ng pagsusuri ng mga sistema ni Optner:

1. Tukuyin ang mga sintomas.
2. Alamin kung ang suliranin ay may kaugnayan.
3. Ilahad ang layunin.
4. Alamin ang istruktura ng sistema at ang mga sirang elemento nito.
5. Tukuyin ang istruktura ng mga posibilidad.
6. Tukuyin ang mga alternatibo.
7. Suriin ang mga alternatibo.
8. Pumili ng isang alternatibo.
9. Ilahad ang solusyon.
10. Kamtin ang pagtanggap sa solusyon mula sa mga tagapagpatupad at tagapamahala.
11. Simulan ang proseso ng pagpapatupad.
12. Pamahalaan ang proseso ng pagpapatupad.
13. Tasahin ang mga resulta at bunga ng pagpapatupad.

Ang suliranin ay tinutukoy bilang isang sitwasyon na may dalawang estado: ang isa ay tinatawag na kasalukuyang estado at ang isa naman ay ang iminumungkahing estado. Ang kasalukuyang estado ay kinakatawan ng umiiral na sistema; ang iminumungkahing estado naman ay kinakatawan ng isang haka-haka o ninanais na sistema. Bawat estado ay naglalaman ng isang hanay ng mga bagay, katangian, at ugnayan na pinagsasama-sama sa loob ng isang proseso, at bawat isa ay maaaring ilarawan bilang isang sistema. Upang lumipat mula sa kasalukuyang estado patungo sa iminumungkahing estado, kinakailangang baguhin ang kasalukuyang hanay ng mga bagay, katangian, at ugnayan. Ang pagbabago sa mga bagay ay maaaring mangahulugan ng pagpapalit ng isang kagamitan sa halip na muling pag-oorganisa ng tauhan; ang pagbabago sa mga katangian ay maaaring magpakita sa anyo ng pagdaragdag ng bilang ng tauhan; ang pagbabago sa mga ugnayan ay maaaring magdulot ng bagong pamamahagi ng mga responsibilidad.

Ang isang suliranin ay nailalarawan sa pamamagitan ng mga hindi alam na taglay nito at ng mga kondisyon nito. Maaaring may isa o maraming larangan ng hindi alam. Ang isang hindi alam ay maaaring matukoy sa kwalitatibong paraan ngunit hindi sa kwantitatibong paraan. Ang isang kwantitatibong paglalarawan ay maaaring magkaroon ng anyo ng isang saklaw ng mga tantiya na kumakatawan sa hinuhulaang estado ng hindi alam. Sa klasikal na kahulugan, ang mga hindi alam ay mga dami na kailangang tukuyin. Ang pagtukoy sa isang hindi alam batay sa isa pang hindi alam ay maaaring, samakatuwid, maging magkasalungat o kalabisan. Ang mga hindi alam ay maaari lamang ipahayag sa mga tuntunin ng nalalaman — ibig sabihin, sa mga tuntunin ng mga bagay na ang mga bagay, katangian, at ugnayan ay naitatag na. Ang nalalaman ay tinutukoy bilang isang dami na ang halaga ay natukoy na.

Ang kasalukuyang estado (ang umiiral na sistema) ay maaaring maglaman ng mga nalalaman at hindi alam; nangangahulugan ito na ang presensya ng mga hindi alam ay hindi kinakailangang humadlang sa paggana ng sistema. Ang umiiral na sistema, sa kahulugan nito, ay lohikal na binubuo, ngunit maaari itong mabigo na matugunan ang isang hadlang. Kaya, ang paggana lamang ng isang sistema ay hindi siyang pangwakas na sukatan ng kaangkupan nito, dahil ang ilang sistema ay maaaring gumana nang maayos ngunit mabigong makamit ang kanilang mga layunin. Ang mga layunin ay maaari lamang tukuyin sa mga tuntunin ng mga rekisito ng sistema. Ang mga rekisito ng sistema ay itinatatag sa pamamagitan ng isang kondisyon na tumutukoy sa mga bagay at katangian sa kanilang wastong mga ugnayan.

Ang mga rekisito ng sistema ay nagsisilbing paraan ng pagtala ng malinaw na mga pahayag na tumutukoy sa layunin. Bagaman ang mga rekisito ng sistema ay isinasaad sa mga tuntunin ng mga bagay, katangian, at ugnayan, ang mga layunin ay maaaring ipahayag sa mga tuntunin ng isang ninanais na estado. Para sa isang ibinigay na hanay ng mga rekisito ng sistema, ang mga layunin at ang ninanais na estado ay maaaring lubos na magtugma. Kung sila ay naiiba, ang mga rekisito ay sinasabing kumakatawan sa ninanais na sistema. Sa pangkalahatan, ang mga layunin ay kinikilala kasama ng ninanais na sistema.

Ang agwat sa pagitan ng umiiral at ninanais na sistema ang bumubuo sa suliranin. Ang layunin ng pagkilos ay ang bawasan ang agwat na ito. Ang pagpapanatili o pagpapabuti sa operasyon ng sistema ay nauunawaan sa mga tuntunin ng agwat na ito sa pagitan ng umiiral at ninanais na estado. Ang pagpapanatili sa kasalukuyang estado ay nangangahulugan ng pagpapanatili ng output ng sistema sa loob ng mga takdang hangganan. Ang pagpapabuti sa estado ng sistema ay nangangahulugan ng pagkamit ng output na mas mahusay, o higit pa, kaysa sa nabubuo sa ilalim ng umiiral na estado.

Ang isang solusyon ang tumutukoy kung paano lulutasin ang agwat sa pagitan ng umiiral at ninanais na estado. Ang solusyon, samakatuwid, ay ang paraan kung saan ang isang estado ay binabago tungo sa isa pa. Inilalarawan nito ang mga pagkakaiba sa pagitan ng dalawang estado sa mga tuntunin ng mga bagay, katangian, at ugnayan, at tinutukoy kung paano dapat ipakilala ang istrukturang ito ng pagbubuo upang makamit ang iminumungkahing estado. Ipinapatupad ang solusyon sa pamamagitan ng feedback control na binubuo ng isang output modelo, isang pagsusuri ng pagsunod, at isang modelo ng pagkilos.

Ang paglutas ng suliranin ay isinasagawa sa pamamagitan ng isang proseso ng pagkatuto. Ang pagkatuto ay tinutukoy bilang isang gawang pang-kognitibo na nagmumula sa mga estimulo. Saklaw ng kognisyon ang malawak na hanay ng mga gawaing intelektwal, kabilang ang pagkilala sa mga kasalukuyan o hinaharap na pattern. Ang pagkilala ay nakakamit sa pamamagitan ng paglalapat ng isang pamantayan sa output. Ang kognisyon ay isa sa mga pangunahing tungkulin na kailangan upang lutasin ang agwat sa pagitan ng umiiral at ninanais na sistema. Kabilang sa iba pang mga tungkulin na kasangkot sa pagkatuto ang pagbubuo ng paraan kung paano babaguhin ang isang estado ng sistema tungo sa isa pa at ang ideya na nagpapahiwatig, nang una pa lamang, kung paano makakamit ang ninanais na estado sa pamamagitan ng mga pagbabago sa umiiral na mga bagay, katangian, at ugnayan.

Ang matagumpay na pagkakabalangkas ng suliranin ay maaaring katumbas na ng kalahati ng solusyon nito. Dahil dito, binibigyang-pansin ng systems analyst ang pagtatasa sa mga parameter, katangian, at ugnayan ng suliranin sa lalong madaling panahon. Hindi laging posible na magpakilala ng “handa nang” mga layunin sa isang suliranin; ang mga layuning iminungkahi ng iba ay maaaring hindi sapat. Bukod dito, matatanggap lamang ng systems analyst ang isang iminungkahing layunin matapos matukoy, sa pamamagitan ng pagkakabalangkas ng suliranin, na ito ay walang kalabisan o pagkakasalungatan. Ang isang suliraning “kalahating nalutas” sa pamamagitan ng pagkakabalangkas ay hindi isang nalutas na suliranin sa mahigpit na kahulugan, ngunit ang pagkakabalangkas nito ay nangangahulugan na ang mga pangunahing elemento ng suliranin ay wastong natukoy at naiugnay. Dahil dito, ang pagkakabalangkas ng suliranin ay maaari ring tawaging pagtukoy sa suliranin.

Ang mga paunang hakbang sa pagbabalangkas ng isang suliranin ay naglalayong: 1) bumuo ng isang paunang pahayag ng suliranin; 2) bigyang-kahulugan ang pahayag na ito kaugnay ng iba’t ibang bahagi ng suliranin; 3) bigyang-kahulugan ang mga katotohanang may kaugnayan sa suliranin; at 4) pinuhin ang paunang pahayag ng suliranin. Sa panahon ng paunang pagsisiyasat, hinihiwalay ng analyst ang nalalaman mula sa hindi alam upang gawing makabuluhan ang paunang pahayag.

Ang katumbas ng pagbabalangkas ng suliranin ay ang pagbuo ng isang pagtukoy sa layunin. Ang katagang “layunin” ay naglalarawan sa resulta na dapat makamit. Ang isang layunin ay maaaring magkaroon ng anyo ng isang pinakamataas (o pinakamababa) na ang magnitude ay hindi pa natutukoy, o maaari itong magtakda ng isang saklaw ng mga halaga kung saan dapat mahulog ang solusyon. Sa lahat ng pagkakataon, ang isang layunin ay isang ninanais na kalalabasan ng gawain.

Ang kombinasyon ng mga layuning nagtatakda ng direksyon ng pagkilos at ang mga ugnayang nagpipigil na naghahangganan sa mga ito ang bumubuo sa balangkas ng hadlang kung saan nagsisimula ang pag-aaral sa suliranin. Ang hadlang ay ang kabuuan ng mga panuntunan, regulasyon, at gabay na simulain — kusang-loob man o ipinataw mula sa labas — na tumutukoy sa mga hangganan ng suliranin. Ang bawat suliranin ay dapat magkaroon ng isang matukoy na hanay ng mga hadlang. Mahalaga ang pagkakatugma sa pagitan ng mga layunin at ng mga ugnayang nagpipigil. Kung walang kasunduan sa mga hadlang, malabong magkaroon ng kasunduan sa mga solusyon. Walang kahulugan ang pagsasalita tungkol sa isang “solusyon” kung hindi magkasundo ang mga interesadong partido sa suliranin o sa mga hadlang na tumutukoy dito.

Kapag itinatatag ng systems analyst ang kondisyon ng suliranin, itinatakda niya ang mga hangganan ng pagsisiyasat, at, sa pagpapalawig nito, ang mga hangganan ng balangkas ng hadlang. Sa mga tuntuning matematikal, ang mga kondisyon ay maaaring sapat, kalabisan, o magkasalungat; wala silang ibang anyo.

Ang isang kondisyon ay kalabisan kung naglalaman ito ng mga hindi kinakailangang elemento — mga elementong may hilig na magdulot ng aksaya. Ang isang kondisyon ay maaari ring maglaman ng isang pagkakasalungatan. Ang isang elementong magkasalungat ay isa na kaugnay nang husto sa iba na kung ang isa ay totoo, ang isa naman ay dapat na hindi totoo. Ang bunga ng isang magkasalungat na kondisyon ay hindi pagkakatugma ng mga bahagi ng suliranin sa isa’t isa, at samakatuwid ay salungat sa isa’t isa.

Ang isang sapat na kondisyon ay natutugunan kapag ang mga hadlang ay tugma sa iminumungkahing layunin at ang layunin ay wastong natutukoy kaugnay ng mga rekisito ng sistema. Ang kasapatan ay nagpapahiwatig ng kawastuan: nilalaman nito ang lahat ng kailangan upang matugunan ang rekisito, nang walang kakulangan at walang labis.

Ang mga suliraning may mahinang natukoy na istruktura ay karaniwang “nalulutas” sa pamamagitan ng pagtanggap sa relatibo sa halip na ganap na mga pagtatasa nang walang patunay. Ang mga suliraning may lubhang malawak na saklaw, mga suliraning ang solusyon ay nakasalalay sa mga bagay na hindi pa nabubuo, at mga suliraning may kinalaman sa mga haka-haka tungkol sa pagsasama-sama ng mga sistema na hindi pa matutukoy sa ilalim ng kasalukuyang mga pangyayari — lahat ng mga ito ay mga suliraning may mahinang natukoy na istruktura.

Sa pagbabalangkas (o pagsasaad) ng isang suliranin, dapat isagawa ng systems analyst ang mga sumusunod na gawain: una, ilarawan kung paano natuklasan ang suliranin; ikalawa, itatag kung bakit ito itinuturing na isang suliranin; ikatlo, ihiwalay ito mula sa mga “sintomas” lamang ng mga kaugnay na suliranin; at ikaapat, magbigay ng mga operasyonal na kahulugan ng mga hindi kanais-nais na bunga ng suliranin. Magkakamali nang malubha ang analyst kung, sa panahon ng pagbabalangkas ng suliranin, magmumungkahi siya ng mga solusyon o magtatalaga ng mga sanhi. Ang paghahanda ng isang pahayag ng suliranin ay pangunahing naglalayong dalhin ang suliranin sa malinaw na pokus. Walang hinihinging patunay sa mga haka-haka sa yugto ng pagbabalangkas. Upang mapanatili ang kontrol sa suliranin, kanais-nais na magkaroon sa kamay ng mga lohikal na magkakaugnay at malinaw na matutukoy na katotohanan.

May mga kabutihan ang pagsisiyasat sa mga makasaysayang aspeto ng isang suliranin. Ang sandali kung kailan unang lumitaw ang suliranin ay maaaring magsilbing mahalagang ebidensya, na nagbibigay-daan upang ito ay maiugnay sa mga naunang, matutukoy na pagkilos. Minsan, mahalagang tukuyin ang mga pangyayaring nagbunsod sa suliranin.

Ang parehong pangyayari ay hindi maaaring ituring na suliranin ng lahat. Kinakailangan, samakatuwid, na itatag ang katwiran sa pagturing sa isang tiyak na pangyayari bilang isang suliranin. Ang mga pangyayari sa negosyo, pamahalaan, at institusyong militar ay maaaring uriin bilang mga suliranin kung may hilig ang mga ito na guluhin ang mga inaasahang kita o bawasan ang bisa ng operasyon. Gayunpaman, ang ilang hindi halatang suliranin ay maaari lamang mahulaan sa pamamagitan ng mga analitikal na paraan. Sa mga kasong hindi halata ang mga suliranin, ang pagkagambala sa operasyon ng sistema ay hindi kaagad nagaganap, kundi nagiging isang posibilidad lamang.

Sa paglutas ng isang suliranin, ang unang gawain ay tukuyin ang hanay ng mga bagay na susuriin. Ang hanay ng mga bagay na ito, kung ituturing sa kabuuan, ay bumubuo sa isang alternatibo. Ang pagsusuri sa mga alternatibo ay isang paraan ng pagpili ng mga solusyon o layunin. Ang isang ibinigay na suliranin ay maaaring lutasin sa pamamagitan ng maraming naiibang alternatibong pamamaraan. Ang mga alternatibo ay maaaring o hindi maaaring magkaroon ng mga aspetong masusukat. Halimbawa, ang bilang ng mga tao o kagamitan sa isang alternatibo ay masusukat, samantalang ang uri ng merkado, ang antas ng impluwensya ng merkado, o ang lokasyon ng isang merkado ay maaaring bahagyang lamang masusukat. Ang pagkakaroon ng mga alternatibo ay nagpapahiwatig ng kakayahang pumili sa pagitan ng dalawa o higit pang katanggap-tanggap na solusyon. Ang laman ng mga alternatibo ang tumutukoy sa mga kondisyong kinakailangan upang makapili.

Ang mga haka-haka ay mga pahayag tungkol sa pinaniniwalaang estado ng isang bagay, katangian, o ugnayan. Ang mga proposisyon ay mga hipotesis o postulate. Kung ang mga proposisyon ay hindi totoo, kung gayon ang mga haka-haka ay hindi totoo at ang kondisyon ng suliranin ay magkasalungat. Ginagamit ang mga haka-haka upang harapin ang mga mahihirap na realidad na may hilig na guluhin ang proseso ng paglutas ng suliranin. Kung ang mga haka-haka ay hindi nagbabago sa antas ng panganib o sa ratio ng gastos-kahusayan ng isang ibinigay na alternatibo, ang mga ito ay isang kapaki-pakinabang at mahalagang bahagi ng suliranin. Ipinapataw ng mga haka-haka sa systems analyst ang pananagutan na tiyakin ang pagkakatugma.

Ang isang haka-haka ay nagpapahintulot sa paghinuha ng isang katotohanang hindi tiyak na nalalaman mula sa pagkakaroon ng iba pang mga kilalang katotohanan.

Ang pamantayan ay ang paraan kung saan sinusukat o pinipili ang mga alternatibo. Pinipilit ng pamantayan ang systems analyst na magpakita ng lohikal na pangangatwiran sa pagpili ng mga kagustuhan. Ipinapakita ng pamantayan ang relatibong pagganap ng isang alternatibo sa mga tuntunin ng ibang mga sukatan, tulad ng oras, gastos, o bisa. Ito ay isang pamantayang batayan kung saan maaaring gawin ang isang paghatol sa relatibong kabutihan ng isang pagpili.

Ang panganib ay isang sukatan ng potensyal na pagkakalantad sa mga kakulangan. Ang mataas na panganib ay maaari ring makilala sa pamamagitan ng mababang probabilidad na estadistikal, bagaman ang eksaktong sukatan ng panganib ay hindi laging masusukat. Upang ilarawan ang panganib sa mga kumplikadong suliranin na may kwantitatibo at kwalitatibong dimensyon, ginagamit ang terminong “kawalang-katiyakan”.

Sa ganitong paggamit, ang “kawalang-katiyakan” ay tumutukoy sa relatibong posibilidad ng isang pangyayaring aktwal na naganap. Ang panganib o kawalang-katiyakan ay maaaring lumitaw sa buong proseso ng paglutas ng suliranin. Tumataas ang panganib kung, halimbawa, ang mga pamantayan ay likas na hindi angkop sa pagsukat ng dapat nitong sukatin. Tumataas din ang panganib kung ang mga haka-hakang tinanggap bilang totoo ay napatunayang hindi totoo. Maaaring lumitaw ang panganib bilang isang nangingibabaw na katangian ng isang alternatibong napili dahil sa hindi natukoy na mga pagkakamali ng feedback mula sa output patungo sa input.

Ang alternatibo ay isa sa dalawa o higit pang mga posibilidad na maaaring piliin. Upang maituring ang isang alternatibo, dapat itong kumatawan sa isang katanggap-tanggap na potensyal na solusyon sa nakasaad na suliranin. Kapag maihahambing ang mga alternatibo, itinatatag ang pagkakaiba sa pagitan ng mga ito. Kapag hindi sila maihahambing, tinutukoy ang mga aspetong kanilang pinagkaiba. Alinsunod sa kahulugang ito, ang mga alternatibo ay maaaring magkaiba sa antas o sa uri.

May dalawang pangkalahatang anyo ng mga alternatibo: naiiba sa paggana at naiiba sa operasyon. Ang anyong pang-paggana ay maaaring ilarawan ng isang sailboat at isang eroplanong may iisang makina, na kapwa maituturing na alternatibong solusyon sa parehong suliranin. Ang anyong pang-operasyon ay maaaring ilarawan ng tatlong bersyon ng parehong sasakyan, na bawat isa ay dinisenyo upang lutasin ang parehong suliranin. Ang mga alternatibong pang-paggana ay naiiba kung paano nila nilulutas ang mga suliranin. Ang mga alternatibong pang-operasyon ay naiiba sa mga paraan ng pagbubuo ng mga bagay, katangian, at ugnayan sa isang sistema. Sinusuri ang mga alternatibo batay sa kanilang kabuuang rekisitong pinagkukunang-yaman at gastos, at sa inaasahang kita. Ang layunin sa pagtukoy ng mga alternatibo ay maaaring i-maximize, i-minimize, o i-optimize ang bisa ng sistema.

Sa matematika at estadistika, may isang panuntunan na isang sukatan lamang ang maaaring lohikal na i-maximize o i-minimize sa isang pagkakataon. Ang panuntunang ito ay may pantay na bisa sa mga halong kwantitatibo-kwalitatibong suliranin. Halimbawa, hindi malamang na ang oras at gastos sa paglutas ng suliranin ay pareho na maiibaba nang hindi nagpapababa sa bisa ng sistema. Ang isang variable ay maaaring i-maximize habang ang iba naman ay ino-optimize — ibig sabihin, malapit nilang mararating, ngunit hindi maaabot, ang kanilang mga idyal na estado batay sa maximum ng nag-iisang variable na iyon. Ang optimum ay nangangahulugang ang pinakamahusay sa kahulugan ng “lahat ng bagay ay isinaalang-alang.” Hindi ito nangangahulugang “ang pinakamahusay sa lahat.” Maaari itong mangahulugan ng pinakamainam na mga kondisyon para makamit ang isang tiyak na layunin. Ang mga optimum ay maaaring ituring na “kanais-nais” hanggang sa ilarawan ito ng isang espesyalista bilang “idyal,” “napakahusay,” o “ang pinakamahusay.” Gayunpaman, ang paglalarawang ito ay a posteriori, at hindi ito bahagi ng lohikal na pagbubuo ng mga alternatibo.

Sa karamihan ng mga kaso, ang maximum at minimum ng solusyon sa isang suliranin ay maaaring hindi alam; dahil dito, ang optimum ay magiging hindi alam din. Ipinapakita ng mga konsiderasyong ito na posibleng bumuo ng isang alternatibo na ang maximum o minimum ay may kaunting praktikal na silbi. Kahit na kulang sa pang-unawa ang systems analyst sa ganap na halaga ng bawat alternatibo, posible pa ring magtatag ng isang hanay ng mga tantiya na magpapahintulot na ilarawan ang solusyon sa suliranin.