Ang pagpapasya ay naaangkop sa mga bagay na iba’t iba ang uri at sa iba’t ibang kalagayan ng kanilang pagkakaroon. Ipinakikita ng mga pormal na pamamaraan na binuo sa loob ng teorya ng pagpapasya na ang mga proseso ng pagpapasya sa iba’t ibang larangan ng gawaing pantao ay may malaking pagkakatulad.
Ang mga pormal na pamamaraan ng pagpapasya ay maaaring maging kapaki-pakinabang sa mga sumusunod na kaso:
- may umiiral na suliranin o kalagayang problematiko na nangangailangan ng paglutas. Karaniwan, ang nais na resulta ay kinikilala sa isa o ilang layunin na dapat matamo upang malutas ang kalagayang problematiko;
- may ilang mga pagpipilian para lutasin ang suliranin, mga paraan upang makamit ang layunin, mga kilos, o mga bagay kung saan pumipili. Sa teorya ng pagpapasya, ang mga pagpipiliang ito ay karaniwang tinatawag na mga alternatibo. Kung isa lamang ang posibilidad at walang mapagpipilian, walang suliranin sa pagpapasya;
- may mga salik na naglalagay ng ilang hadlang sa posibleng mga paraan ng paglutas ng suliranin at pagkamit ng layunin. Ang mga salik na ito ay tinutukoy ng konteksto ng suliranin at maaaring iba’t iba ang uri: pisikal, teknikal, pangkabuhayan, panlipunan, personal, at iba pa;
- may isang tao o isang grupo ng mga tao na interesado sa paglutas ng suliranin, may kapangyarihan na pumili ng isa o ibang solusyon, at may pananagutan sa pagpapatupad ng napagpasyahang solusyon.
Ang siklo ng buhay ng isang pasya ukol sa isang suliranin ay binubuo ng ilang yugto at bumubuo ng isang maramihang-hakbang, ulit-ulit na pamamaraan.
Ang pangangailangan sa isang pasya ay lumitaw kapag may lumitaw na kalagayang problematiko. Sa kasong ito, ang suliranin ay kinikilala — iyon ay, binibigyan ng deskripsyong pang-sustansya ang suliranin, tinutukoy ang nais na kalalabasan ng paglutas nito, at sinusuri ang umiiral na mga hadlang.
Sa susunod na yugto, ibinabalangkas ang suliranin sa pagpapasya. Kinakailangan nito ang pagtukoy sa hanay ng mga posibleng solusyon (mga alternatibo). Depende sa suliraning pinag-uusapan, ang bilang ng mga posibleng solusyon ay maaaring mula sa ilan lamang hanggang sa dose-dosena, daan-daan, o kahit libo-libo. Sa teoretikal, ang bilang ng mga alternatibong isinasaalang-alang ay maaaring walang hanggan.
Upang lubusang ilarawan ang lahat ng posibleng solusyon, karaniwang kinakailangan na tipunin at suriin ang iba’t ibang impormasyon na kaugnay ng suliranin at ng mga alternatibong paraan ng paglutas nito. Ang kawalan o kawalang-kakayahang makakuha ng kinakailangang impormasyon ay maaaring maging dahilan upang hindi malutas ang suliranin. Sa gayong mga kaso, kailangang bumalik sa orihinal na balangkas ng suliranin at baguhin ang deskripsyon nito. Ang gayong pangangailangan ay maaari ring lumitaw sa lahat ng nakaraang yugto ng proseso ng paglutas. Sa mga kumplikadong sitwasyon ng pagpili, maaari ring kailanganin na bumuo ng isang dalubhasang modelo ng suliranin (karaniwang matematikal) upang makakuha ng payak na solusyon.
Ang ikalawang yugto ay nagtatapos sa pagbabalangkas ng suliranin sa pagpapasya. Dapat tandaan na ang isang detalyadong deskripsyong pang-sustansya ng suliraning nilulutas, sa unang yugto pa lamang, ay malaki ang epekto sa mga posibleng lapit sa paglutas nito at maaaring agad na humantong sa pagbabalangkas ng suliranin sa pagpapasya, na lumalaktaw sa lahat o marami sa mga sumusunod na yugto.
Kapag nabalangkas na ang suliranin sa pagpapasya, nagsisimula ang paghahanap ng solusyon. Ang yugtong ito ay kinabibilangan, una, ng pagpili ng angkop na pamamaraan sa paglutas ng suliranin mula sa mga kilala na, o ang pagbuo ng bagong pamamaraan; at ikalawa, ang mismong proseso ng paglutas, na binubuo ng pagsusuri at pagtataya ng iba’t ibang pagpipilian sa solusyon at ang pagpili ng pinakamainam sa kanila. Sa ilang suliranin, ang pagkuha ng huling resulta ay hindi mahirap. Gayunpaman, mas madalas na ang mga ito ay medyo kumplikado at masinsinang pamamaraan na nangangailangan ng kaalaman at kadalubhasaan ng maraming tao at ng kakayahan ng makabagong teknolohiyang kompyuter.
Kasabay nito, kahit matapos makumpleto ang lahat ng yugto ng proseso ng paglutas ng suliranin, hindi laging posible na gumawa ng huling pagpili. May mga sitwasyon kung saan hindi matagpuan ang pinakamahusay na solusyon. Ang kinakailangang pagpipilian ay maaaring hindi lamang magagamit. Sa gayong kaso, maaaring baguhin ang balangkas ng orihinal na suliranin, o bumalik sa mga nakaraang yugto at tipunin ang kinakailangang karagdagang impormasyon, gumawa ng pagbabago sa pormal na balangkas ng suliranin o sa modelo ng kalagayang problematiko, palawakin o paliitin ang bilang ng mga alternatibong isinasaalang-alang, o bumuo ng mga bagong pagpipilian.
Sa anumang kaso, ang paghahanap ng pinakamahusay na solusyon, kahit hindi humantong sa positibong resulta, ay hindi mawawalang-saysay. Maaari itong maghudyat ng bagong pag-unawa sa suliraning pinag-uusapan, magpakita ng mga bagong aspetong dapat isaalang-alang, at magmungkahi ng ibang paraan upang lutasin ito.
Kung matagpuan ang isang katanggap-tanggap na pagpipilian, nagsisimula ang yugto ng pagpapatupad ng pasya, kung saan isinasakatuparan ang napagpasyahang solusyon, sinusubaybayan ang proseso ng pagpapatupad, at sinusuri ang resulta ng paglutas ng kalagayang problematiko. Sa mahigpit na pagsasalita, ang yugtong ito ay hindi bahagi ng pamamaraan ng pagpapasya. Gayunpaman, ang pagsama ng pagpapatupad ng pasya sa kabuuang balangkas ay mahalaga mula sa metodolohikal at praktikal na pananaw, dahil ang yugtong ito ay nagsasara sa siklo ng buhay ng paglitaw, paglutas, at paglaho ng kalagayang problematiko. Bukod dito, ang pagpapatupad ng napagpasyahang solusyon ay maaaring magbunga ng isang bagong suliranin na nangangailangan ng sariling solusyon.
Ang suliranin sa pagpapasya ay lumitaw sa mga kaso kung saan ang isang suliranin (gawain) ay naging masyadong kumplikado kaya hindi maaaring agad na ilapat ang anumang angkop na kagamitang pormal sa pagbalangkas (pahayag) nito, at ang proseso ng pagbalangkas ng suliranin ay nangangailangan ng partisipasyon ng mga dalubhasa mula sa iba’t ibang larangan ng kaalaman.
Ito ay humahantong sa isang kalagayan kung saan ang mismong pagbalangkas ng suliranin ay nagiging problematiko, na nangangailangan ng pagbuo ng mga dalubhasang lapit, pamamaraan, at teknik. Sa gayong mga kaso, kinakailangang tukuyin ang saklaw ng suliranin sa pagpapasya (ang kalagayang problematiko), kilalanin ang mga salik na nakaaapekto sa paglutas nito, at pumili ng mga teknik at pamamaraan na nagbibigay-daan sa suliranin na mabalangkas o maipahayag sa paraang nagpapahintulot ng pagpapasya.
Kaya, upang gumawa ng pasya, kinakailangang makakuha ng isang pagpapahayag na nag-uugnay sa layunin at sa mga paraan ng pagkamit nito, gamit ang ipinakilalang mga pamantayan para sa pagtataya ng pagkakamit ng layunin at pagsusuri ng mga paraan. Sa iba’t ibang larangang aplikatibo na sabay-sabay na umunlad, ang mga pagpapahayag na ito ay nakatanggap ng iba’t ibang pangalan: pamantayan ng kahusayan; pamantayan ng bisa o tagapahiwatig ng bisa; objective function o criterion function; at iba pa. (Sa literaturang Ruso, ang mga ito ay tinutukoy din bilang tselevaya funktsiya — literal na “layunin na tungkulin” — at funktsiya tseli, na parehong tumutumbas sa terminong Ingles na “objective function”.)