Análisis de sistemas. Optner

«Análisis de sistemas para la resolución de problemas empresariales e industriales» S. Optner

El análisis de sistemas se aplica ya ampliamente, aunque con diferente grado de éxito, a la resolución de problemas militares y de la industria. Según algunos, el éxito o el fracaso de la resolución de problemas mediante el análisis de sistemas no depende de la habilidad con que el problema fue formulado, sino de la capacidad de experimentar con el problema en su conjunto. Al éxito de la aplicación del análisis de sistemas y a la viabilidad de las soluciones obtenidas con su ayuda también contribuye la capacidad del experimentador de representar el mundo real del problema en forma simbólica.

No debe pensarse que como resultado de la generalización de los métodos de resolución de problemas se ha creado un método universal que elimina la necesidad del especialista en análisis de sistemas. En la medida en que el examen repetido de las alternativas constituye la esencia del método, el método sigue siendo heurístico. Los ensayos y errores continúan existiendo, pero dentro del marco de un procedimiento formal. El método de resolución del problema fija los elementos fundamentales del análisis en su relación debida con el problema. Esto proporciona a priori a la persona que resuelve el problema la comprensión de cuál es la estructura de las partes del problema y de qué modo puede obtenerse una solución concordante con ella. Para la resolución de problemas cuya estructura es intrínsecamente imprecisa, el método dispone de un conjunto de procedimientos que facilitan el proceso de determinación de la estructura.

Pueden surgir dudas sobre la pertinencia de aplicar la teoría general de resolución de problemas a los problemas del mundo de los negocios. Algunos críticos consideran que el mundo de los negocios no es adecuado para la utilización de métodos científicos. La afirmación de que el mundo de los negocios resuelve sus tareas en un entorno diferente de aquel en que se realizan las investigaciones científicas es acertada; que los problemas del mundo de los negocios están definidos en una medida considerablemente menor que los problemas científicos es posiblemente también acertado; pero que los problemas del mundo de los negocios no son adecuados para el análisis con la ayuda de métodos científicos no es acertado.

El nombre de «método científico» por sí solo no dice nada. La frontera entre las ciencias exactas y las inexactas es difícil de trazar. Por ejemplo, la exactitud es solo una de las verificaciones con cuya ayuda una u otra actividad puede clasificarse como científica. Posiblemente la verificación más esencial consistiría en comprobar si el análisis del tema se realiza sin términos puramente descriptivos. Si se emplean la abstracción y la generalización, la diferencia entre las ciencias se convierte fundamentalmente en una diferencia de grado. Por otro lado, si los argumentos son ilógicos, los conceptos vagos, las decisiones intuitivas y si los requisitos no son precisos sino difusos, entonces la diferencia entre las «ciencias» se convierte en una diferencia de fondo. Sin embargo, tales cualidades no son características del mundo de los negocios. En cualquier caso, la lógica, la claridad, la concreción y la precisión en el reflejo de la realidad por parte de los decisores son tales que les permiten llevar a cabo sus actividades.

La abstracción es un medio, no un fin en sí mismo. Es un lenguaje universal y en sus formas más desarrolladas poco les dice a los no iniciados. En determinadas condiciones, la abstracción posee una enorme ventaja, que consiste en su claridad. Al pasar del mundo real a sus diversas representaciones simbólicas, el especialista en análisis de sistemas obtiene la posibilidad de analizar lo que observa. El objetivo de este tránsito no consiste en excluir los detalles ni la plenitud del mundo real en su representación simbólica. El especialista en análisis de sistemas pasará metódicamente de la representación del problema obtenida por métodos simbólicos al mundo real y viceversa, mediante un proceso repetitivo en forma de bucle. Este proceso repetitivo es el medio por el cual la abstracción del problema se hace semejante a su doble en el mundo real.

La resolución del problema se define como la actividad que conserva o mejora las características del sistema. El sistema es el medio mediante el cual se ejecuta el proceso de resolución del problema. La conservación o la mejora de los sistemas se realiza mediante la introducción de cambios que incrementan la eficiencia del uso de los recursos. Estos recursos son las personas, los materiales, los equipos, los dispositivos, el capital y el tiempo.

El cambio en la eficiencia del uso de los recursos se mide por:

• el aumento o la disminución de la necesidad de recursos sin el correspondiente cambio en el volumen de coste y beneficio;
• el aumento o la disminución de la exposición al riesgo;
• el cambio de una determinada magnitud relativa, medida por criterios.

Un método de resolución del problema que sea más complejo que el propio problema no debe aplicarse. Es evidente que el tratamiento de la información en la resolución de tareas empresariales y militares puede volverse muy complejo. Por ello, en la síntesis del enfoque de resolución del problema resulta vitalmente importante reconocer aquellas dificultades de mejora del sistema que pueden convertirse en un fracaso para la metodología. Tales problemas pertenecen al grupo que denomino grupo de problemas cualitativos o débilmente estructurados, puesto que contienen tanto lo conocido como lo desconocido, y lo desconocido tiende a predominar, generando así la necesidad de métodos analíticos particularmente precisos.

Los problemas típicos de este tipo son aquellos que:

• están previstos para su resolución en el futuro;
• se enfrentan a un amplio espectro de alternativas;
• requieren grandes inversiones de capital y contienen elementos de riesgo;
• dependen de la actual insuficiencia de los logros técnicos;
• tienen requisitos de coste o tiempo no plenamente definidos;
• son intrínsecamente complejos como consecuencia de la combinación de recursos necesarios para su resolución.

La metodología que proporciona una solución sistémica del problema está orientada, en primer lugar, precisamente a estos problemas de gran escala y complejos. Estos problemas son extraordinariamente difíciles de resolver y pueden constar de elementos cuantitativos y cualitativos. La resolución de tales problemas, de carácter mixto e indefinido, es lo más crítico para nuestro mundo actual y constituye el área más importante para la aplicación de las capacidades de los directivos y de los especialistas en análisis de sistemas.

Presentan un interés especial los problemas de mediana y gran escala para cuya resolución deben construirse sistemas hoy, aunque su funcionamiento se planifica para el futuro. El riesgo en la resolución de tales problemas resulta grande porque para resolverlos el futuro debe ser predicho con suficiente detalle. Cuanto más lejano en el tiempo, mayor es el riesgo y más debe arriesgar quien resuelve el problema. Un riesgo grande puede manifestarse en pérdidas irreparables o en un crecimiento insano, que surgen en distintos ámbitos. Puede adoptar la forma de un gran gasto de fondos, de duplicación de desarrollos de productos, de duplicación de personal, dispositivos y equipos, de un gasto injustificado de tiempo o de incertidumbre sobre el grado de éxito.

La metodología de resolución del problema no exige que el nivel de éxito deseado esté definido con precisión ni que el sistema con el que se podría comparar la solución exista desde el principio. Ni siquiera es necesario que el problema se haya comprendido plenamente o que haya sido formulado de forma clara y completa. La resolución de estas cuestiones es tarea del especialista en análisis de sistemas, que debe restablecer todos los elementos faltantes y la estructura de un problema incompletamente definido, sus alternativas y sus soluciones. El especialista que resuelve el problema puede delimitar el sistema (cuyo estado genera el problema) que debe estudiarse de un modo distinto de aquel con el que fue definido inicialmente el problema. Si descubre que la formulación inicial del problema contiene algo superfluo, contradictorio o insatisfactorio, puede eliminar estos defectos y plantear correctamente el problema. De este modo, la tarea del especialista que resuelve el problema consiste también, en particular, en definir el problema.

Puede decirse que, en la resolución de los problemas del mundo de los negocios, el objetivo consiste en llevar a cabo su análisis y resolución con la misma precisión que es inherente al propio problema. Con independencia de la magnitud o la complejidad del problema, el objetivo consiste en mejorar los métodos existentes con los que se evalúan los problemas, se hallan las soluciones y se ejecuta su implementación. La metodología de resolución de problemas proporciona medios adicionales para introducir objetividad en el análisis del estado de los asuntos. Aunque las soluciones de los problemas las encuentran personas y máquinas, y aunque los programas de búsqueda de soluciones son elaborados por personas, los puntos más importantes en el hallazgo de las soluciones siguen siendo la objetividad y la lógica. La objetividad es el requisito fundamental de la observación. La racionalidad (lógica) se define como un proceso de pensamiento basado en la utilización de la inferencia lógica. El volumen de conocimientos ampliamente confirmado por las observaciones se convierte en evidencia. La observación es el proceso mediante el cual los datos se identifican con el sistema para la explicación posterior de este. La explicación se define como una inferencia lógica de un enunciado a partir de hechos bien establecidos. El proceso de explicación debe ser racional, es decir, realizado lógicamente.

Muchos de los problemas identificados en la industria resultan ser problemas de carácter cuantitativo-cualitativo. Problemas cuantitativos son aquellos cuyas soluciones se obtienen utilizando modos predeterminados de manipulación de números. Los problemas cualitativos son no numéricos y están asociados con la enumeración detallada de recursos futuros o mal definidos y de sus propiedades o características. A medida que mejora la comprensión de los problemas que poseen aspectos cuantitativos y cualitativos, sus facetas cuantitativas se fijan con mayor facilidad y se hacen más posibles las soluciones cuantitativas precisas. La investigación de operaciones ya ha aportado mucho de utilidad aplicando las matemáticas a la resolución de problemas del mundo de los negocios, la defensa y la administración pública.

Sin embargo, para la resolución de aquellos problemas del mundo de los negocios que aún no han salido de su estado cualitativo, los métodos cuantitativos tienen una aplicación limitada. Por ello es necesario poner en funcionamiento otros métodos que permitan resolver razonablemente los problemas cualitativos. Los problemas que poseen tanto aspectos cualitativos como cuantitativos se denominarán mixtos.

El análisis de sistemas es el método más reciente que permite afrontar estos problemas mixtos. Lo más difícil es trabajar con los problemas cualitativos, puesto que están incompletamente estructurados. Además, los problemas cualitativos no pueden expresarse fácilmente en sus componentes lógicos. No es de extrañar que en este amplio ámbito desempeñen el papel principal el juicio, la intuición, la experiencia, y a veces simplemente la cautela o la temeridad. El cometido de la metodología sistémica consiste en crear una estructura operativa para la resolución de estos problemas difíciles.

De ello se deduce que la metodología de resolución de los problemas empresariales e industriales debe permitir:

• prescribir un sistema que organice funcionalmente el proceso general de resolución del problema;
• condicionar los parámetros del sistema que proporcionan la estructura necesaria para la resolución del problema;
• describir los modelos del sistema y sus posibilidades, lo que permite iterar las alternativas de salida del proceso de resolución del problema.