El análisis de sistemas se aplica en la economía y la técnica, la biología y la medicina, la historia y la filología, en la política y los asuntos militares. Se utiliza en investigaciones teóricas y aplicadas, en la elección de modelos de nueva técnica y alternativas de inversión, etc. Para una exposición más clara del material, formularemos previamente las cuestiones relativas al análisis de sistemas. Las cuestiones se han planteado en la forma en que surgían durante la realización de trabajos prácticos de análisis de sistemas.
Es sabido que al definir un concepto lo limitamos, lo estrechamos, lo empobrecemos. No obstante, como instrumento de trabajo puede utilizarse una de las definiciones posibles como principal, destacando algunas características esenciales del fenómeno que lo distinguen de otros.
El análisis de sistemas es la metodología de investigación de las propiedades y relaciones difícilmente observables y difícilmente comprensibles en los objetos, mediante la representación de dichos objetos como sistemas orientados a un fin y el estudio de las propiedades de estos sistemas y de las interrelaciones entre los objetivos y los medios para su consecución.
Se aplica en aquel planteamiento del problema en el que los datos necesarios para su resolución no pueden obtenerse mediante la observación directa del objeto. Entonces el objeto se considera como subsistema de un determinado sistema, como conjunto de subsistemas en interacción con otros sistemas. Esta definición, que debe considerarse como operativa, permite distinguir los métodos del análisis de sistemas de otros métodos de investigación y lo sitúa en un área determinada del conocimiento científico.
En la multitud de métodos de investigación y análisis, la inmensa mayoría está orientada a la observación directa de los objetos, teniendo en cuenta su naturaleza y especificidad. Al mismo tiempo, siempre se presupone que el objeto investigado puede aislarse, delimitarse del entorno, que puede observarse directamente o por medio de instrumentos. A diferencia de ellos, el método del análisis de sistemas, basado en la teoría de sistemas, tiene en cuenta la complejidad fundamental del objeto investigado, sus ramificadas y sólidas interrelaciones con el mundo circundante y la inobservabilidad de toda una serie de sus propiedades.
Por ello, partiendo del fenómeno real, de los datos fácticos disponibles sobre sus propiedades y relaciones con el mundo circundante, el investigador los traslada a las categorías abstractas de la teoría de sistemas y, sobre la base de las propiedades conocidas de los sistemas, descubre nuevas propiedades y nuevas interrelaciones. En la mayoría de los métodos de investigación, los objetos están definidos con precisión. La investigación sistémica suele incluir, como una de sus etapas importantes, precisamente la definición del objeto, su identificación o su construcción. Casi todos los métodos de investigación parten de una tarea claramente formulada de antemano. El análisis de sistemas resuelve las cuestiones de cómo plantear correctamente los problemas y qué métodos de investigación emplear.
Lo principal del análisis de sistemas es cómo convertir lo complejo en simple, cómo transformar un problema no solo difícilmente resoluble, sino también difícilmente comprensible, en una serie clara de tareas que dispongan de un método de resolución.
El análisis de sistemas es siempre concreto. Tiene que ver con un determinado objeto económico (aunque inicialmente esté definido de forma imprecisa), con un problema económico concreto (aunque inicialmente esté formulado de forma confusa).
El análisis de sistemas no se contrapone en modo alguno a otros métodos de análisis de problemas y de toma de decisiones. Lo novedoso es la síntesis, dentro de una metodología unitaria, de un cierto círculo interrelacionado de conceptos, métodos y procedimientos que anteriormente se empleaban de forma aislada en la resolución de problemas parciales individuales en la ciencia y la técnica. Además, este complejo de conceptos y métodos sistémicos se extiende a esferas de actividad completamente nuevas donde antes no se utilizaban estos conceptos: al ámbito de la planificación y la gestión.
La fuerza del método sistémico en el análisis de los problemas complejos reside en que permite, por un lado, descomponer un problema demasiado complejo para su resolución en sus partes constituyentes hasta llegar al planteamiento de tareas concretas que disponen de métodos de resolución ya elaborados, y, por otro, mantenerlas unidas como un todo único.
Como expresó con gran precisión el investigador S. P. Nikánorov, el análisis de sistemas permite representar el proceso de resolución de un problema como un proceso de construcción, fabricación y utilización de sistemas.
Lo que es esencial en el análisis de sistemas, aquello en lo que se concentra su atención, fue formulado con gran precisión por el investigador estadounidense Quade: «El análisis de sistemas es un modo de examinar un problema. El aparato matemático y el uso de ordenadores pueden resultar necesarios e incluso útiles, pero también pueden no serlo. A veces puede bastar con una reflexión seria sobre el problema. Pero en cualquier análisis vinculado con la preparación de una decisión en presencia de incertidumbres, independientemente de su complejidad, están presentes determinados elementos. Estos elementos —el objetivo o los objetivos, las alternativas o medios para la consecución de dichos objetivos, los costes o todo lo que es necesario gastar para la consecución de cada alternativa, el modelo o la descripción de la dependencia entre las alternativas y lo que estas cumplen y cuestan, y los criterios según los cuales se elige la alternativa preferible— están presentes en cualquier análisis cuyo propósito sea ejercer influencia sobre la elección de un modo de acción».
Es del todo evidente que el aparato científico complejo, especialmente desarrollado y bastante voluminoso que es el análisis de sistemas solo merece ser aplicado a la resolución de problemas suficientemente complejos y de gran envergadura, vinculados con la actividad de muchas personas y con grandes gastos materiales y de otro tipo.
Resulta difícil establecer una clasificación de problemas que permita decir con exactitud dónde puede y dónde no puede aplicarse el aparato sistémico. Las vías de aparición de los problemas se diferencian en función de las necesidades y las posibilidades. El primer caso es más sencillo: los recursos existentes, los métodos de trabajo o determinados productos dejan de satisfacer a las personas y es necesario modificar la situación existente.
El análisis de sistemas se aplica cuando surge un problema muy complejo. El segundo caso es en principio más complicado: aparece una nueva posibilidad, como por ejemplo los vuelos al espacio exterior o el uso de la energía termonuclear. En cada caso, el desarrollo de tales posibilidades está asociado con la creación de sectores enteramente nuevos en la economía. En este caso, la aplicación del análisis de sistemas resulta no solo útil, sino absolutamente necesaria, puesto que aquí todavía queda por formular el propio problema, que tiene un carácter complejo, dado que la materialización de las nuevas posibilidades repercute en los más diversos aspectos de la actividad humana, de la vida de la sociedad y del Estado. Pueden señalarse casos aún más complejos, en los que las nuevas posibilidades surgen por doquier y casi a cada hora: así, por ejemplo, la química experimental sintetiza al año hasta trescientos mil nuevos compuestos con las propiedades más diversas, que pueden ser utilizados en muchos, si no en todos, los sectores de la producción.
La actividad humana puede dividirse convencionalmente en dos áreas: el área de la actividad rutinaria, es decir, de las tareas regulares que se resuelven cotidianamente, y el área de la resolución de tareas nuevas, que surgen por primera vez. En la primera, los modos de resolución de las tareas suelen estar bien elaborados y no se presenta terreno para el análisis de sistemas, aunque la propia existencia de la rutina constituye en algunos casos un problema. Así, la presencia de un aparato de gestión económica de millones de personas genera por sí misma dificultades en la gestión y crea problemas; un gran problema lo crea la tendencia al aumento constante del número de trabajadores del aparato de gestión. Pero en la esfera de la actividad humana relacionada con la resolución de tareas nuevas, desconocidas hasta entonces (por ejemplo, en la planificación prospectiva, en la ciencia, en los desarrollos de ingeniería), los métodos del análisis de sistemas son aplicables de forma casi universal, y en algunos casos resultan imprescindibles.
En el método del análisis de sistemas se acostumbra también a diferenciar los problemas según su grado de estructuración, es decir, según la claridad y la conciencia de su planteamiento, el grado de detalle y concreción de las representaciones sobre sus componentes e interrelaciones y, por último, según la proporción de factores cuantitativos y cualitativos señalados en el planteamiento del problema. Teniendo esto en cuenta, se distinguen tres clases de problemas: bien estructurados y formulados cuantitativamente; débilmente estructurados o mixtos, que contienen tanto valoraciones cuantitativas como cualitativas; y no estructurados o cualitativos.
Para la primera clase de problemas, los métodos del análisis de sistemas no son necesarios, puesto que para su resolución existe un aparato desarrollado y potente de modelado matemático y métodos cuantitativos rigurosos de resolución. Como área principal de aplicación de los métodos del análisis de sistemas se señala la segunda clase de problemas: los débilmente estructurados, con valoraciones cuantitativas y cualitativas mixtas. Se considera que los problemas no estructurados no se resuelven mediante los métodos del análisis de sistemas, y para su resolución se aplican los denominados métodos heurísticos. Naturalmente, entre las tres clases de problemas es difícil trazar límites claros, pero lo esencial es otro.
El método del análisis de sistemas es precisamente un método de estructuración, de ordenación de los problemas. El análisis de sistemas se aplica para, al principio, al menos estructurar débilmente un problema no estructurado y confusamente definido, y luego reunir nueva información adicional sobre él, establecer las interrelaciones de sus componentes, proporcionar, siempre que sea posible, valoraciones cuantitativas (aunque sean subjetivas, de expertos) y trasladar el problema a la categoría de los estructurados, a cuya resolución ya puede aplicarse el aparato del modelado matemático y la elección de soluciones óptimas.
En algunos casos se intenta definir el análisis de sistemas a través de aquellas esferas de la actividad humana en las que encuentra aplicación preferente, como la metodología de resolución de problemas de investigación, militares, políticos y económicos.
La primera condición del éxito del análisis de sistemas es su aplicación allí donde realmente se necesita. El propio carácter de la investigación sistémica, dedicada a cuestiones complejas sobre objetos complejos, exige un alto nivel de conocimientos y la participación, en una u otra fase del análisis, de especialistas de alta cualificación. Sin embargo, la moda del análisis de sistemas impulsó a dedicarse a él a numerosos investigadores, doctorandos e incluso estudiantes de último curso. Naturalmente, en tal caso se elige un objeto «asequible» y perfectamente abarcable, o bien un cierto modelo hipotético con el que pueden realizarse cualesquiera operaciones, o bien problemas parciales de costes, productividad del trabajo, calidad de la producción, etc. No puede haber una investigación sistémica exitosa si la dirección de la organización cliente o los propios investigadores no se toman en serio el trabajo.
Las condiciones del éxito del análisis de sistemas deben considerarse la presencia de tres elementos: 1) una necesidad, un objetivo o un propósito claramente comprendidos; 2) una fuente de ideas, información acumulada, experiencia y conocimiento del tema; 3) recursos: especialistas experimentados, así como equipamiento, materiales y recursos financieros.
El análisis de sistemas es en sí mismo un instrumento para asegurar la presencia de estos tres elementos: la identificación y el detalle de los objetivos, la información correspondiente, los recursos y su vinculación con los objetivos. Así pues, los especialistas en análisis de sistemas deben conocer las condiciones de éxito de su trabajo y emprenderlo solo cuando estas se cumplan.