«Analisi dei sistemi per la soluzione di problemi aziendali e industriali» di S. Optner
L’analisi dei sistemi è già ampiamente applicata, sebbene con vari gradi di successo, alla soluzione di problemi militari e industriali. Secondo alcuni, il successo o l’insuccesso della soluzione dei problemi mediante l’analisi dei sistemi dipende non dall’abilità con cui il problema è stato formulato, ma dalla capacità di sperimentare con il problema nel suo insieme. Il successo nell’applicazione dell’analisi dei sistemi e la validità delle soluzioni che essa produce sono influenzati anche dalla capacità dello sperimentatore di rappresentare in forma simbolica il mondo reale del problema.
Non si deve pensare che la generalizzazione dei metodi di soluzione dei problemi abbia creato un metodo universale che elimini la necessità di un analista di sistemi. Nella misura in cui l’esame ripetuto delle alternative costituisce l’essenza del metodo, quest’ultimo rimane euristico. Il procedimento per tentativi ed errori continua a esistere, ma all’interno di una procedura formale. Il metodo di soluzione dei problemi fissa gli elementi principali dell’analisi nella loro corretta relazione con il problema. Ciò fornisce a priori a chi risolve il problema una comprensione di quale sia la struttura delle sue parti e di come si possa ottenere una soluzione coerente con essa. Per la soluzione di problemi che possiedono intrinsecamente una struttura mal definita, il metodo dispone di un insieme di tecniche che facilitano il processo di determinazione della struttura.
Possono sorgere dubbi circa l’opportunità di applicare una teoria generale della soluzione dei problemi ai problemi del mondo aziendale. Alcuni critici ritengono che il mondo aziendale non sia adatto all’uso di metodi scientifici. L’affermazione secondo cui il mondo aziendale risolve i propri compiti in un ambiente diverso da quello in cui si conduce la ricerca scientifica è valida; che i problemi del mondo aziendale siano definiti in misura significativamente minore rispetto ai problemi scientifici è probabilmente valido anch’esso; ma che i problemi del mondo aziendale non siano adatti all’analisi mediante metodi scientifici non è valido.
Il nome «metodo scientifico» di per sé non dice nulla. Il confine tra scienze esatte e scienze inesatte è difficile da tracciare. Ad esempio, la precisione è solo uno dei criteri con cui una determinata attività può essere classificata come scientifica. Forse il criterio più essenziale sarebbe se l’analisi di un oggetto sia condotta senza termini puramente descrittivi. Se si impiegano l’astrazione e la generalizzazione, la differenza tra le scienze diventa principalmente una differenza di grado. Se invece gli argomenti sono illogici, i concetti vaghi, le decisioni intuitive, e se i requisiti non sono precisi ma diffusi, allora la differenza tra le «scienze» diventa una differenza sostanziale. Tuttavia, tali qualità non sono caratteristiche del mondo aziendale. In ogni caso, la logica, la chiarezza, la determinatezza e l’accuratezza con cui la realtà viene rappresentata da chi prende le decisioni sono tali da consentire loro di condurre i propri affari.
L’astrazione è un mezzo, non un fine in sé. È un linguaggio universale e, nelle sue forme più sviluppate, dice poco a chi non è iniziato. In determinate condizioni, l’astrazione possiede l’enorme vantaggio della propria chiarezza. Passando dal mondo reale alle sue varie rappresentazioni simboliche, l’analista di sistemi acquisisce la capacità di analizzare ciò che osserva. Lo scopo di questo passaggio non è escludere dalla rappresentazione simbolica il dettaglio o la completezza del mondo reale. L’analista di sistemi si sposterà metodicamente da una rappresentazione del problema ottenuta con metodi simbolici al mondo reale e ritorno, attraverso un processo ripetitivo e ciclico. Questo processo iterativo è il mezzo grazie al quale l’astrazione del problema diventa simile alla sua controparte nel mondo reale.
La soluzione dei problemi è definita come un’attività che preserva o migliora le caratteristiche di un sistema. Un sistema è il mezzo attraverso cui si svolge il processo di soluzione dei problemi. La preservazione o il miglioramento dei sistemi si realizza introducendo cambiamenti che aumentano l’efficacia nell’utilizzo delle risorse. Tali risorse sono le persone, i materiali, le apparecchiature, i dispositivi, il capitale e il tempo.
I cambiamenti nell’efficacia dell’utilizzo delle risorse si misurano attraverso:
- un aumento o una diminuzione del fabbisogno di risorse senza un corrispondente cambiamento nel volume di valore e profitto;
- un aumento o una diminuzione dell’esposizione al rischio;
- un cambiamento in qualche valore relativo misurato mediante criteri.
Non si dovrebbe applicare un metodo di soluzione dei problemi più complesso del problema stesso. È evidente che l’elaborazione delle informazioni nella soluzione dei problemi aziendali e militari può diventare molto complessa. Pertanto, nel sintetizzare un approccio alla soluzione dei problemi, è di vitale importanza riconoscere quelle difficoltà nel miglioramento del sistema che potrebbero determinare il fallimento della metodologia. Tali problemi appartengono a un gruppo che chiamo il gruppo dei problemi qualitativi o mal strutturati, poiché contengono sia il noto sia l’ignoto, con l’ignoto che tende a dominare, creando così la necessità di metodi analitici particolarmente precisi.
Problemi tipici di questo genere sono quelli che:
- sono programmati per essere risolti in futuro;
- si confrontano con un’ampia gamma di alternative;
- richiedono ingenti investimenti di capitale e contengono elementi di rischio;
- dipendono dall’attuale incompletezza dei traguardi tecnologici;
- per i quali i requisiti di costo o di tempo non sono pienamente definiti;
- sono intrinsecamente complessi a causa della combinazione di risorse necessarie per la loro soluzione.
Una metodologia che fornisce una soluzione sistemica a un problema è mirata principalmente proprio a questi problemi complessi e su larga scala. Tali problemi sono eccezionalmente difficili da risolvere e possono comprendere sia elementi quantitativi sia qualitativi. La soluzione di questi problemi, di natura mista e incerta, è oggi la più critica per il nostro mondo e rappresenta l’ambito più importante per l’applicazione delle capacità dei dirigenti e degli analisti di sistemi.
Di particolare interesse sono i problemi di media e grande scala per la cui soluzione i sistemi devono essere progettati oggi, sebbene il loro funzionamento sia previsto per il futuro. Il rischio nella soluzione di tali problemi risulta essere elevato perché, per la loro soluzione, il futuro deve essere previsto con sufficiente dettaglio. Quanto più ci si spinge nel futuro, tanto maggiore è il rischio e tanto più chi risolve il problema deve rischiare. Un rischio elevato può manifestarsi in perdite irreparabili o in una crescita malsana che si manifesta in vari ambiti. Può assumere la forma di una grande spesa di fondi, di una duplicazione dello sviluppo del prodotto, di un raddoppio del personale, dei dispositivi e delle apparecchiature, di uno spreco ingiustificato di tempo, oppure di incertezza sul grado di successo.
La metodologia di soluzione dei problemi non richiede che il livello di successo desiderato sia definito con precisione, né che esista fin dall’inizio un sistema con cui confrontare la soluzione. Non è nemmeno necessario che il problema sia pienamente compreso o che sia formulato in modo chiaro e completo. La soluzione di queste questioni è compito dell’analista di sistemi, che deve ricostruire tutti gli elementi mancanti e la struttura di un problema definito in modo incompleto, delle sue alternative e delle sue soluzioni. Lo specialista che risolve il problema può individuare il sistema (il cui stato dà origine al problema) da studiare in un modo diverso da quello con cui il problema era stato originariamente definito. Se rileva che la formulazione originale del problema contiene qualcosa di superfluo, contraddittorio o insoddisfacente, può eliminare tali carenze e porre correttamente il problema stesso. Pertanto, il compito dello specialista nella soluzione dei problemi consiste anche, in particolare, nella definizione del problema.
Si può dire che, nella soluzione dei problemi aziendali, l’obiettivo è condurne l’analisi e la soluzione con una precisione propria del problema stesso. Indipendentemente dall’entità o dalla complessità del problema, l’obiettivo è migliorare i metodi esistenti con cui i problemi vengono valutati, le soluzioni individuate e la loro attuazione realizzata. La metodologia di soluzione dei problemi fornisce mezzi aggiuntivi per introdurre l’oggettività nell’analisi della situazione. Sebbene i problemi vengano risolti da persone e da computer, e sebbene i programmi informatici per la ricerca delle soluzioni siano scritti da persone, i punti più importanti nella ricerca delle soluzioni restano l’oggettività e la logica. L’oggettività è il requisito primario nell’osservazione. La razionalità (logica) è definita come un processo di pensiero basato sull’uso dell’inferenza logica. Un corpo di conoscenze, ampiamente confermato dalle osservazioni, diventa evidenza. L’osservazione è il processo mediante il quale i dati vengono associati a un sistema ai fini della successiva spiegazione di tale sistema. La spiegazione è definita come un’inferenza logica di un’affermazione a partire da fatti ben stabiliti. Il processo di spiegazione deve essere razionale, cioè condotto in modo logico.
Molti dei problemi industriali individuati risultano essere problemi quantitativo-qualitativi. I problemi quantitativi sono quelli per i quali le soluzioni si ottengono mediante l’uso di metodi predeterminati di manipolazione dei numeri. I problemi qualitativi sono di natura non numerica e riguardano l’enumerazione dettagliata di risorse future o mal definite e delle loro proprietà o caratteristiche. Man mano che migliora la comprensione dei problemi che presentano sia aspetti quantitativi sia qualitativi, i loro lati quantitativi vengono colti più facilmente e diventano più realizzabili soluzioni quantitative precise. La ricerca operativa ha già compiuto notevoli progressi utili applicando la matematica alla soluzione dei problemi aziendali, della difesa e del governo.
Tuttavia, per la soluzione di quei problemi aziendali che non sono ancora usciti dal loro stato qualitativo, i metodi quantitativi hanno un’applicabilità limitata. È quindi necessario mettere in campo altri metodi che consentano di risolvere razionalmente i problemi qualitativi. I problemi che possiedono sia aspetti qualitativi sia quantitativi verranno chiamati misti.
L’analisi dei sistemi è il metodo più recente che consente di affrontare tali problemi misti. I più difficili da trattare sono i problemi qualitativi, poiché sono incompletamente strutturati. Inoltre, i problemi qualitativi non possono essere facilmente espressi nelle loro componenti logiche. Non sorprende che, in questo ampio ambito, il ruolo principale sia svolto dal giudizio, dall’intuizione, dall’esperienza e, talvolta, semplicemente dalla prudenza o dall’avventatezza. Lo scopo della metodologia sistemica è creare una struttura funzionale per la soluzione di questi problemi difficili.
Ne consegue che la metodologia per la soluzione dei problemi aziendali e industriali deve consentire di:
- prescrivere un sistema che organizzi funzionalmente il processo complessivo di soluzione del problema;
- specificare i parametri del sistema che forniscono la struttura necessaria per risolvere il problema;
- descrivere modelli del sistema e delle sue capacità, il che consente l’iterazione delle alternative di uscita nel processo di soluzione del problema.