Tekintettel a rendszerelemzés módszereivel megoldott problémák hatalmas és lényegében korlátlan sokféleségére, nehéz lenne elvárni egy olyan egységes eszköztár kidolgozását, amely minden esetre alkalmas. A kutatás különböző szakaszaiban — amely az intuitív és meglehetősen lazán megfogalmazott problémafelvetéstől halad az optimális megoldások szigorú matematikai módszerekkel történő kiválasztásáig — természetesen igen sokféle tudományos eszköztárat alkalmaznak. Ezért célszerűnek tűnik mindenekelőtt megállapítani a rendszerelemzés szakaszainak alapvető sorrendjét.
A különböző szerzők által javasolt módszerek elemzése arra a következtetésre vezet, hogy a rendszerelemzés elvégzésének sorrendjében alapvető egység áll fenn, függetlenül a céltól vagy a vizsgált objektumtól. Mindazonáltal az eklektikus megközelítést ebben az esetben nem tartjuk kellően elfogadhatónak, és a rendszerelemzés szakaszainak új osztályozását javasoljuk. Ez figyelembe veszi a különböző osztályozások valamennyi fő szakaszát, követve a logikai sorrend elvét, és kapcsolódik a rendszerelemzés alapját képező rendszerelméleti alaptételekhez. A javasolt osztályozás alkalmasságát és kényelmét a vezetés valamennyi fő szintjén végzett rendszervizsgálatok sorozatában igazolták.
A rendszerelemzés szakaszainak és feladatainak alapvető sorrendje
- Probléma elemzése.
- Rendszer meghatározása.
- A rendszer struktúrájának elemzése.
- Az általános cél és a rendszerkritérium megfogalmazása.
- Célbontás, az erőforrás- és folyamatigények meghatározása.
- Erőforrások és folyamatok azonosítása; célszintézis alulról felfelé.
- Előrejelzés és a jövőbeli feltételek elemzése.
- Célok és eszközök értékelése.
- Alternatívák kiválasztása.
- A meglévő rendszer diagnosztizálása.
- Komplex fejlesztési program kidolgozása.
- A célmegvalósítást szolgáló szervezet tervezése.
A szakaszok leírása
1. szakasz. Problémaelemzés
- Létezik-e a probléma?
- A probléma pontos megfogalmazása.
- A probléma logikai struktúrájának elemzése.
- A probléma alakulása a múltban és a jövőben.
- A probléma külső kapcsolatai más problémákkal.
- A probléma alapvető megoldhatósága.
Annak kérdése, hogy egy probléma valóban létezik-e, kiemelkedő fontosságú, mivel korántsem kivétel, hanem meglehetősen tipikus eset, hogy hatalmas erőfeszítéseket fordítanak nem létező problémák megoldására. A probléma helyes és pontos megfogalmazása minden rendszervizsgálat első és szükséges szakasza. Mint ismeretes, a probléma sikeres megfogalmazása a megoldás felével lehet egyenértékű.
2. szakasz. Rendszer meghatározása
- A feladat pontosítása.
- A megfigyelő pozíciójának meghatározása.
- Az objektum meghatározása.
- Az elemek azonosítása (a rendszer felbontási határainak meghatározása).
- Alrendszerek azonosítása.
- A környezet meghatározása.
Egy rendszer felépítéséhez a problémát világosan megfogalmazott feladatok halmazára kell bontani. Nagy rendszer esetén ezek a feladatok hierarchiát alkotnak; komplex rendszer esetén spektrumot alkotnak — vagyis egyetlen objektumra vonatkozóan teljesen eltérő feladatokat oldanak meg különböző nyelveken. A megfigyelő pozíciója alapvetően meghatározza a probléma megoldásának kritériumát. Az objektum meghatározása csak első pillantásra tűnik könnyű feladatnak; egyes esetekben a vizsgálat legnagyobb nehézségét jelenti.
3. szakasz. A rendszer struktúrájának elemzése
- A hierarchiaszintek meghatározása (nagy rendszerekben).
- Az aspektusok és nyelvek meghatározása (komplex rendszerekben).
- A folyamatok és funkciók meghatározása (dinamikus rendszerekben).
- Az irányítási folyamatok és információs csatornák azonosítása és pontosítása.
- Az alrendszerek pontosítása.
- A rutinfolyamatok (aktuális műveletek) és a fejlesztési folyamatok (célorientált) pontosítása.
Az alrendszerek és a hozzájuk kapcsolódó folyamatok önkényes azonosítása elkerülhetetlenül kudarcra ítéli a rendszervizsgálatot. Míg a technikai rendszerekben — legalábbis anyagi részükben — az alrendszerek struktúrája világosan felismerhető, a gazdasági irányítás rendszereiben minden strukturális kapcsolat nemcsak hogy nem nyilvánvaló, hanem erősen el is rejtőzik az adminisztratív alárendeltségi viszonyok mögött. A gazdasági irányítás aktuális problémáinak megoldása során — mind objektíven, az erőfeszítés mennyiségi eloszlása szempontjából, mind szubjektíven, a szervezeti személyzet gondolkodásában — a rutinszerű eljárások elhomályosítják a fejlesztés céljait és folyamatait. E célok és folyamatok azonosítása és megkülönböztetése a rutinműveletektől nemcsak szigorú logikai elemzést, hanem az irányító személyzettel folytatott hatékony kommunikációt is igényel.
4. szakasz. Az általános cél és a rendszerkritérium megfogalmazása
- A fölérendelt rendszer által meghatározott célok azonosítása.
- A környezeti célok és korlátozások azonosítása.
- Az általános cél megfogalmazása.
- A kritérium meghatározása.
- A célok és kritériumok lebontása az alrendszerekre.
- Az általános kritérium szintézise az alrendszerek kritériumaiból.
Egy szervezet általános céljának megfogalmazása, és különösen a rendszer eredményességének kritériumát megalapozó konstrukció, semmiképpen sem lehetséges közvéleménykutatás útján; ez a rendszerelméleti fogalmak keretében végzett összetett logikai eljárást jelent, amely ugyanakkor a vizsgált objektum sajátos gazdaságtanának és technológiájának finom ismeretét igényli.
5. szakasz. Célbontás, az erőforrás- és folyamatigények meghatározása
- A legfelső szintű célok megfogalmazása.
- Az aktuális folyamatok céljainak megfogalmazása.
- A hatékonysági célok megfogalmazása.
- A fejlesztési célok megfogalmazása.
- A külső célok és korlátozások megfogalmazása.
- Az erőforrás- és folyamatigények meghatározása.
Nagy és komplex gazdasági egységekben (és éppen ilyen egységekkel foglalkozik a rendszerelemzés) a rendszer általános célja olyannyira távol áll a megvalósítás konkrét eszközeitől, hogy a megoldás kiválasztása kiterjedt, munkaigényes munkát igényel a cél és a megvalósítás eszközeinek célbontás útján történő összekapcsolásához. Ez a fontos és munkaigényes munka rendszerint a rendszerelemzés központi eleme. Ebből született meg a célfa módszere, amely a rendszerelemzés fő — ha nem az egyetlen — instrumentális eredménye.
6. szakasz. Erőforrások és folyamatok azonosítása; célszintézis alulról felfelé
- A meglévő technológia és kapacitás felmérése.
- Az erőforrások jelenlegi állapotának felmérése.
- A megvalósítás alatt álló és tervezett projektek felmérése.
- A más rendszerekkel való együttműködés lehetőségeinek felmérése.
- A társadalmi tényezők felmérése.
- Célszintézis alulról felfelé.
Számos esetben, különösen a nem termelő, és különösen a nem gazdasági jellegű rendszerekkel (egészségügy, oktatás és számos más terület) foglalkozva nem lehetséges a célt és a fejlesztés eredményességének kritériumát logikai gondolkodás útján egyértelműen kifejezni. A „természetes emberi szükségletekből” kiinduló elemzési út a kutató számára elfogadhatatlan, mivel ezek folyamatosan fejlődnek és változnak. Ilyen esetekben bizonyos mértékig a hagyományos úton kell haladni: a jelenlegi helyzet és az elért szint elemzéséből kiindulva, egymást követő előrejelzéseken keresztül.
7. szakasz. Előrejelzés és a jövőbeli feltételek elemzése
- A rendszer fejlődésének stabil tendenciáinak elemzése.
- A környezet fejlődésének és változásának előrejelzése.
- A rendszer fejlődését erősen befolyásoló új tényezők megjelenésének előrejelzése.
- A jövőbeli erőforrások elemzése.
- A jövőbeli fejlesztési tényezők kölcsönhatásának átfogó elemzése.
- A célok és kritériumok lehetséges eltolódásainak elemzése.
A rendszerelemzés rendszerint fejlesztési kilátásokkal foglalkozik, olykor meglehetősen távoliakkal. Ezért a legnagyobb érdeklődésre bármely, a jövőre vonatkozó információ tarthat számot — a jövőbeli helyzetekre, erőforrásokra, tudományos és műszaki felfedezésekre és találmányokra vonatkozó információk, amelyek alapvetően átalakítják a gazdasági rendszereket és az azokban végbemenő folyamatokat, valamint a jövőbeli társadalmi értékrendekre vonatkozó információk, amelyek jelentősen befolyásolják az egyensúly változásait, és számos esetben a célok és kritériumok átalakulását. Ezért az előrejelzés — a jövőre vonatkozó információk tudományos módszerekkel történő megszerzése — a rendszerelemzés legfontosabb és kétségtelenül legösszetettebb része.
8. szakasz. Célok és eszközök értékelése
- A kritérium alapú értékelések kiszámítása.
- A célok kölcsönös függőségének felmérése.
- A célok relatív fontosságának felmérése.
- Az erőforrások szűkösségének és költségének felmérése.
- A külső tényezők hatásának felmérése.
- Az átfogó számított értékelések kiszámítása.
A társadalmi, politikai, erkölcsi, etikai és egyéb tényezők egész sora, amelyeket a rendszerelemzés során nem lehet figyelmen kívül hagyni — mivel olykor döntő hatást gyakorolnak a célok megfogalmazására és a megvalósítás eszközeinek kiválasztására, valamint az erőforrások felmérésére —, elvileg nem mérhető mennyiségileg. Az egyetlen módja ezek figyelembevételének a szakértők és specialisták szubjektív értékeléseinek megszerzése, mind a szóban forgó problémára, mind az egymással összefüggő problémák széles körére vonatkozóan. Mivel a rendszerelemzés rendszerint strukturálatlan vagy gyengén strukturált problémákkal foglalkozik — vagyis olyanokkal, amelyek mennyiségi értékelése hiányzik —, a szakértői értékelések megszerzése és feldolgozása a legtöbb probléma esetében a rendszerelemzés szükséges szakaszának tűnik.
9. szakasz. Alternatívák kiválasztása
- A célok kompatibilitásának elemzése.
- A célok teljességének ellenőrzése.
- A felesleges célok kiküszöbölése.
- Az egyes célok elérésére szolgáló alternatívák tervezése.
- Az alternatívák értékelése és összehasonlítása.
- Az egymással összefüggő alternatívák halmazának összekapcsolása.
A szükségletek és kielégítésük eszközei közötti eltérés törvényszerűséget és a gazdasági fejlődés legfontosabb ösztönzőjét jelenti. Mivel a cél fogalma elválaszthatatlan az elérését szolgáló eszközök fogalmától, a rendszerelemzésben a döntéshozatal központi pontja a célok metszése — a jelentéktelennek ítélt, vagy a megvalósításhoz szükséges eszközökkel nem rendelkező célok kiküszöbölése —, valamint a legfontosabb célok egymással összefüggő halmazának eléréséhez szükséges konkrét alternatívák kiválasztása.
A viszonylag kis léptékű, „mérnöki” típusú rendszervizsgálatokban az „alternatívák kiválasztása” a rendszerelemzés legfontosabb, ha nem az egyetlen feladatának számít. A gazdasági irányítás problémáiban a célfa metszése és az egymással összefüggő alternatívák halmazának kiválasztása fontos feladatot jelent, különösen mivel a tudományos és technológiai fejlődés, a változó környezeti feltételekkel együtt, hatalmas számú alternatív intézkedést generál a gazdasági célok egy halmazának eléréséhez. Ezeknek az intézkedéseknek illeszkedniük kell az erőforrás-korlátokhoz, mivel a népgazdaság tervszerű fejlődésének törvénye szigorú korlátokat szab a népgazdaság egyes alrendszereinek támogatására szolgáló erőforrások elosztására.
10. szakasz. A meglévő rendszer diagnosztizálása
- A technológiai és gazdasági folyamat modellezése.
- A potenciális és tényleges kapacitás kiszámítása.
- A kapacitásveszteségek elemzése.
- A termelés és irányítás szervezésében fellelhető hiányosságok azonosítása.
- A szervezés javítására szolgáló intézkedések azonosítása és elemzése.
A rendszerelemzés módszereivel megoldott népgazdasági irányítási problémák nem légüres térben merülnek fel, hanem a ténylegesen létező irányítási szerveken belül, rendszerint azok egymással összefüggő komplexumaiban. A rendszerelemzés feladata többnyire nem egy új irányítási szerv létrehozása, hanem a meglévők tökéletesítése, a problémamegoldás felé orientálva azokat. Ilyen esetekben az irányítási szervek diagnosztikai elemzésére van szükség, hogy azonosítsák képességeiket, hiányosságaikat és szűk keresztmetszeteiket az információgyűjtés és -feldolgozás, valamint a döntéshozatal terén, azzal a céllal, hogy megszüntessék e hiányosságokat, és jobban orientálják a rendszert.
Egy új rendszer akkor valósul meg eredményesen, ha megkönnyíti az irányítási szerv munkáját, segít megoldani a sürgető problémákat, és előmozdítja a közvetlen célok elérését. Ezért az aktuális irányítási problémák és a közvetlen célok azonosítása szintén az irányítási szervek diagnosztikai felmérésének és elemzésének tárgyát képezi. Ez a felmérés az adott irányítási szerv, annak partnerei, felsőbb szervezetei és alárendelt szervezetei személyzetének tömeges megkérdezésével jár, amelynek révén a szükséges információkat azonosítják, majd elemzik. Ez képezi az alapját az újonnan megtervezett rendszer megvalósítására szolgáló, megalapozott szervezeti terv kidolgozásának.
11. szakasz. Komplex fejlesztési program kidolgozása
- Intézkedések, projektek és programok megfogalmazása.
- A célok és az elérésükre szolgáló intézkedések prioritásának meghatározása.
- A tevékenységi területek elosztása.
- A hatáskörök elosztása.
- Az intézkedések átfogó tervének kidolgozása az erőforrás- és időbeli korlátokon belül.
- Felelős szervezetekhez, vezetőkhöz és megvalósítókhoz rendelés.
Amint korábban megjegyeztük, a rendszerelemzés eredményei rendszerszemléletű fogalmak keretében születnek, és ahhoz, hogy az intézkedések gyakorlati tervezésére áttérjünk, ezeket át kell fordítani a gazdasági kategóriák nyelvére. A jelentős népgazdasági kérdésekre — beleértve a tudományos kutatási, fejlesztési, beruházási és építési terveket, valamint az iparágak és területek fejlesztését — vonatkozó rendszerelemzési problémák megoldásának eredményeként komplex fejlesztési programok jönnek létre. Ezeket a programokat időben elosztják, különböző megvalósítókhoz rendelik; irányítási és koordinációs struktúrát hoznak létre, és beszámoltatási rendszert alakítanak ki.
12. szakasz. A célmegvalósítást szolgáló szervezet tervezése
- A szervezeti célok meghatározása.
- A szervezeti funkciók megfogalmazása.
- A szervezeti struktúra tervezése.
- Az információs mechanizmusok tervezése.
- A működési módok tervezése.
- Az anyagi és erkölcsi ösztönző mechanizmusok tervezése.
Egyes esetekben az ilyen komplex programok megvalósítása állandó vagy ideiglenes irányítási szerv létrehozását igényli; más esetekben a rendszerelemzés célja egy adott irányítási szerv újratervezése. A rendszerelemzés rendelkezik a hatékony, célorientált irányítási szervek tervezésére szolgáló sajátos módszerek és technikák sorával — vagyis olyanokkal, amelyek egy adott rendszer létrehozására és hasznosítására összpontosítanak a népgazdaságon belül.