Irányítás

Irányítás (oroszul: upravlenyije):

• a különböző fajtájú szervezett rendszerek — biológiai, társadalmi és technikai — eleme és funkciója, amely biztosítja azok sajátos struktúrájának megőrzését, működési módjuk fenntartását és programjuk, valamint céljaik megvalósítását;

• az irányított rendszerre gyakorolt hatás, amely biztosítja annak megkívánt viselkedését;
• az irányított objektum tevékenységének megszervezésére irányuló folyamat, amelyet az irányító alany végez a kitűzött célok elérése érdekében;
• az alany által végrehajtott cselekvés, amely önmagára vagy külső objektumokra, alanyokra irányul azok átalakítása vagy tulajdonságaik megváltoztatása céljából.

Irányítás:

• mint folyamat — azoknak a vezetői cselekvéseknek az összessége, amelyek biztosítják a kitűzött célok elérését azáltal, hogy a „bemeneten” lévő erőforrásokat a „kimeneten” termékekké alakítják;
• mint tudomány — az irányítás fogalmainak, elméleteinek, alapelveinek, módszereinek és formáinak rendszerezett tudásanyaga;
• mint funkció — az emberekre és gazdasági szereplőkre irányuló célzott informatikai jellegű hatás, amelyet cselekvéseik irányítása és a kívánt eredmények elérése érdekében fejtenek ki;
• mint apparátus — azoknak a struktúráknak és embereknek az összessége, amelyek biztosítják a társadalmi rendszerek valamennyi erőforrásának felhasználását és összehangolását céljaik elérése érdekében.

Számos egyéb meghatározás is létezik, amelyek szerint az irányítás elemként, funkcióként, hatásként, folyamatként, eredményként, választásként stb. írható le. Ha az irányítást egy alany végzi, akkor azt vezetői tevékenységként kell tekinteni. Ez a szemlélet magyarázza sokrétű jellegét, és összeegyezteti a fogalom különböző megközelítéseit.

Ha az irányítást egy irányító szerv végzi, akkor e tevékenység végzése az irányító rendszer funkciója; az irányítási folyamat megfelel a (vezetői) tevékenység folyamatának, az irányító hatás pedig annak eredményének. Amikor mind az irányító szerv, mind az irányított rendszer alany, az irányítás az irányított alanyok tevékenységének megszervezését jelenti.

A vezetői tevékenység, mint a szakmai gyakorlati tevékenység egyik formája, számos általános jellemzővel rendelkezik. Ezek közé tartozik: az emberi tevékenység egyedisége és kiszámíthatatlansága adott körülmények között (beleértve a korlátozott lehetőségek és erőforrások korlátait), a változó feltételekhez való alkalmazkodás képessége, a célkitűzés képessége, valamint az önszerveződés és fejlődés képessége. Ezenkívül a vezetői tevékenységet több sajátos jellemző is jellemzi:

1. A vezetői tevékenység szubjektivitása. A vezetői tevékenység alapvetően szubjektív jellegű. Minden tevékenység szubjektív, hiszen azt mindig valamely alany végzi. Ugyanakkor a vezetői tevékenységben különösen jelentősek a vezetők személyes tulajdonságai, szakmai tapasztalata és etikai álláspontja.
2. Az önálló célkitűzés az irányító alany részéről a vezetői tevékenység szerves jellemzője. A vezető rendszerint önállóan fogalmazza meg nemcsak saját tevékenységének célját, hanem az irányított rendszer tevékenységének célját is, ezeket feladatokra bontja, és meghatározza az elérésükhöz vezető utakat. Egyes esetekben azonban a vezető csupán a rendszer magasabb szintjén megfogalmazott célokat közvetíti.
3. Az eredmények közvetett jellege. A vezetői tevékenység közvetlen eredménye az irányított rendszerre gyakorolt irányító hatás. Ez a hatás azonban nem öncélú — az irányított rendszer megkívánt viselkedésének biztosítása érdekében történik. A vezetői tevékenység tárgya az irányított rendszer tevékenysége. Más szóval a vezetői tevékenység végső (közvetett) eredménye az irányított rendszer állapota (kimenete). Éppen ezen eredmény alapján ítélik meg az irányítás eredményességét.
4. A vezetői tevékenység kreatív jellege. Az irányítás lényegében döntéshozatal. A döntéshozatali folyamat nem formalizálható teljes mértékben. Mindig tartalmaz bizonytalan tényezőket és kreativitást. A kreativitást azonban jogi, etikai és egyéb normák, valamint erőforrás- és más korlátozások is korlátozzák.
5. A modellezés, az előrejelzés és a prognosztizálás szükségessége az irányított rendszer irányító hatásokra adott viselkedésének vonatkozásában.
6. Az irányító alany felelőssége saját tevékenységének folyamatáért és eredményeiért, valamint az általa irányított alanyokért és/vagy objektumokért. Az irányító alany felelősséggel tartozik nemcsak saját tevékenységének közvetlen eredményeiért, hanem annak közvetett eredményéért is — az irányított rendszer állapotáért és tevékenységének kimeneteiért.
7. Fejlődés és alkalmazkodás. A vezetői tevékenység sajátos jellemzője mind az irányító alany, mind az irányított rendszer fejlődésének szükségessége, valamint alkalmazkodásuk a változó külső és belső feltételekhez.

A szervezeti irányítási rendszerek működésének leírására az irányítási ciklus fogalmát használják — vagyis egy olyan modellt, amely az irányítási folyamatot standard szakaszok ismétlődő sorozataként írja le. Napjainkig az irányítási ciklus számos tucat modelljét javasolták, például:

• Henri Fayol ciklusa: Tervezés – Szervezés – Motiválás – Ellenőrzés;
• W. Edwards Deming PDCA-ciklusa: Tervezés – Végrehajtás – Ellenőrzés – Beavatkozás;
• az Információgyűjtés – Tervezés – Megvalósítás – Elszámolás – Ellenőrzés – Elemzés – Korrekció ciklusa.

Bármely vezetői tevékenység alapjában véve a folyamatos irányítási ciklus gondolata áll, amely széles körben alkalmaz mérőszámokat és mutatókat (a „leírás és mérés” céljából), valamint mennyiségi modelleket. A fő hangsúly a tevékenység mennyiségileg kifejezett teljesítményének javítására irányuló módszereken, eszközökön és döntéseken van. A teljesítményirányítási rendszer valamennyi összetevője az irányítási ciklus modelljeiben konkrét mennyiségi leírások, mutatók és modellek rendszerén keresztül jelenik meg.

A rendszerszemlélet az objektumokat és az irányítási struktúrákat az általánostól a részletek felé haladva elemzi. Azt javasolja, hogy a szervezeteket elemek rendszereként tekintsük, amelyekhez célokat és feladatokat kell kitűzni az optimális fejlődés biztosítása érdekében.

Az irányítás rendszerszemléletének kulcselemei:

• bármely probléma megoldása a célok világos megfogalmazásával kezdődik;
• bármely problémát vagy feladatot célfaként kell szemlélni, amely minden egyes döntést a végső célokhoz kapcsol;
• a célok elérésének módjainak meghatározásakor alternatív lehetőségeket kell figyelembe venni;
• az egyes alrendszerek céljai nem mondhatnak ellent a rendszer egésze végső céljainak.

A rendszerszemlélet szempontjából az irányítás összetett folyamat, amely két különálló rétegből áll: az operatív irányításból (szabályozásból) és a stratégiai irányvonalból. Az operatív irányítás feladata a rendszer bizonyos paramétereinek adott szinten tartása. A stratégiai irányvonal abban áll, hogy pontosan meghatározza, milyen legyen ez az adott állapot. A stratégiai irányvonal magában foglalja a tervezést és a tervkészítést, míg az operatív irányítás a napi felügyeletet és az ezzel kapcsolatos valamennyi funkciót.

Egy összetett sztochasztikus rendszer működésének vizsgálatához hasznos azt irányító alrendszerként és irányított alrendszerként ábrázolni. Az irányított alrendszer paramétereinek beállítása után az irányító alrendszernek a visszacsatolás elve alapján kell azokat a megadott szinten tartania.

A visszacsatolás alapú szabályozás nemcsak egy adott típusú zavarás kompenzálását biztosítja, hanem bármilyen zavarásét is. Így a zavarásoknak a rendszerre gyakorolt hatása akkor is kompenzálódik, ha azok oka általában véve ismeretlen. Ez különösen fontos rendkívül összetett rendszerek esetében, amelyek ellenállnak a részletes leírásnak.

A rendszerelemzés a rendszert olyan komponensek halmazaként határozza meg, amelyeket egy stratégiai cél elérése érdekében egyesítettek. Ez elvezet ahhoz a célhoz vagy feladathoz, amelynek megvalósítására a rendszert létrehozták. Mivel ez a cél stratégiai jellegű, a rendszernek számos taktikai feladatot is meg kell oldania annak érdekében, hogy azt kövesse.

Teljesen érthető, hogy egyes vezetők erőfeszítéseiket egyedi, részleges kérdésekre kívánják összpontosítani. Igyekeznek kiszélesíteni e részletek körét, miközben a számos részleg eredményeinek integrálását másokra hagyják, jóllehet az irányítás integrációjának problémája központi jelentőségű számukra. A vezetés lényege a koordinációban rejlik, és nyilvánvaló, hogy egy ilyen szintézisfolyamat minden szinten hasznos lehet a vezetők számára. Amikor a vezetők egyedi, szakosított területekre összpontosítanak, fennáll a veszélye, hogy szem elől tévesztik vállalkozásuk átfogó céljait és szerepüket a nagyobb rendszereken belül. Ha tisztán látják az „összképet”, hatékonyabban tudják ellátni feladataikat.

Az átfogó rendszerszemlélet figyelmen kívül hagyása lehet szándékos — mivel az osztályok vagy funkcionális egységek vezetői hajlamosak túlbecsülni saját cselekedeteiknek a vállalat egészének eredményeire gyakorolt jelentőségét. Néha ez a figyelmen kívül hagyás nem szándékos, hanem abból ered, hogy a döntéshozó nem képes előre látni döntéseinek következményeit a vállalat tevékenységének más területeire nézve. A rendszerszemlélet irányításra való alkalmazásának központi pontja az alrendszerek és az egymással összefüggő részek hálózatáról alkotott tiszta kép megszerzése, amelyek egységes egészet alkotnak.

A rendszerszemlélet gondolatai elképzelhetetlenek a rendszer fogalmának világos megértése nélkül. A rendszer dinamikusan összekapcsolt elemek integrált komplexuma. Egy rendszer csak környezetével egységben vizsgálható. Rendszerint bármely rendszer egy magasabb rendű rendszer eleme, és a rendszer bármely eleme viszont alacsonyabb rendű rendszerként is szemlélhető.

A rendszer integritását és elemeinek összefüggését kizárólag a rendszer céljához viszonyítva határozzák meg. Ugyanakkor a rendszert nem szabad azonosítani egy valós objektummal, mivel bármely objektum különböző szempontokból vizsgálható, és a választott szempont függvényében sokféle rendszer azonosítható, amelyek mindegyike az objektum működésének egy-egy aspektusát tükrözi. Az összetett rendszerek működésének vizsgálata kizárólag az egyes elemek elemzésével lehetetlen, mivel az összetett rendszerek rendelkeznek az emergencia tulajdonságával — a rendszer azon képességével, hogy olyan tulajdonságokat mutasson fel, amelyek egyik egyedi elemében sem rejlenek.

A rendszerszemlélet és a rendszerelmélet alkalmazása lehetővé tette, hogy a szervezeteket és minden irányítási hierarchiát alkotórészeik egységeként lássuk, valamint a külvilág globális rendszerén belül. Ugyanakkor lehetővé vált más iskolák gondolatainak és megközelítéseinek integrálása, amelyek a menedzsment gyakorlatában és elméletében különböző korokban domináltak. A rendszerszemlélet az egzakt tudományok, a mérnöki tudományok, a természettudományok és a humán tudományok módszereit és eredményeit hozta be a menedzsmentelméletbe.

A rendszerszemlélet legfontosabb hozzájárulása a menedzsmentelmélethez azonban egy új gondolkodásmód kialakítása volt. A rendszerszemlélet lehetővé tette a vezetők számára, hogy meghatározzák az általuk vezetett szervezet helyét a külvilágban, megértsék, hogy bármely irányítási struktúra nyitott rendszer, és következésképpen a szervezet irányítása nem építhető fel úgy, mintha zárt rendszerről lenne szó — vagyis a külső környezet belső irányítási folyamatokra gyakorolt hatásának figyelembevétele nélkül. Csak a rendszerszemlélet megjelenésével kezdték a környezetet az irányítás alapvető változójának tekinteni.

A rendszerszemlélet menedzsmentelméletre és -gyakorlatra való alkalmazásának fontos eredménye a menedzsment különböző iskoláinak gondolatai és eredményei közötti integráció. Ehhez elegendő volt, hogy ne különálló rendszerekként, hanem a menedzsmentelmélet alrendszereiként kezeljék őket. Ez azonnal feltárta az egyes megközelítések korlátait és alkalmazási lehetőségeiket — annál is inkább, mivel a menedzsment minden egyes iskolája erőfeszítéseit a szervezetek csupán egyetlen aspektusára (alrendszerére) összpontosította: az emberekre, a struktúrákra, az irányítási módszerekre és így tovább. A behaviorista iskola a menedzsment társadalmi dimenzióját vizsgálta. A tudományos menedzsment és a mennyiségi módszerek iskolái elsősorban a technikai rendszerek irányítását tanulmányozták. Csak a rendszerszemlélet tette lehetővé a szervezetek valamennyi összetevőjének egységes egésszé történő összefogását.

A rendszerszemlélet lehetővé tette, hogy a szervezetet nyitott rendszerként ábrázolják, amelynek „bemenetei” emberi, anyagi, pénzügyi és információs erőforrások, amelyek — az irányítás algoritmusaitól, megközelítéseitől, módszereitől, eszközeitől és technológiáitól függően — „kimenetekké” alakulnak az elért célok és szervezeti eredmények formájában (profit, a kibocsátás és a termékminőség növekedése, a teljesítménymutatók javulása, anyagi ösztönzők, a munkatermelékenység növekedése és így tovább).