《시스템 분석과 프로젝트 관리》, D. 클리랜드, W. 킹, 1968년
계획 수립과 관련된 관리 기능에 시스템 개념을 적용하는 것을 시스템 분석이라 부르게 되었다. 안타깝게도 이 분야에서도(사실 이 분야만은 아니지만) 용어의 밀림이 존재한다는 점에 유의해야 한다. 즉 서로 다른 사람들이 동일한 현상이나 개념을 정의하는 데 서로 다른 용어를 사용한다는 것이다. 예를 들어 많은 경영자와 관리 과정을 분석하는 사람들은 “시스템 분석”, “경영과학”, “운용 분석”, “비용효과 분석”, “비용편익 분석” 등의 용어를 동의어처럼 사용한다. 반면 어떤 사람들은 이러한 용어들로 정의되는 전문 연구 영역을 구분하려고 시도한다.
만약 이러한 용어들 중 하나 또는 다른 것으로 정의되는 활동의 내용을 명확히 하기보다 시스템 접근법의 의미와 본질을 이해하는 데 관심을 기울인다면, 이러한 의미상의 혼란은 큰 어려움을 일으키지 않을 것이다. 이 용어들이 나타내는 모든 활동은 공통된 요소를 공유하며, 주로 적용 영역과 분석의 목표에서 차이가 있을 뿐이다. 여기서 우리가 알게 되겠지만, 목표와 적용 영역보다는 분석의 과정 — 즉 그 방법론 — 에 초점을 맞추는 것이 더 유용하다. 따라서 우리는 운용 분석, 시스템 분석, 비용효과 분석 등의 기본 요소를 동시에 고찰할 수 있는데, 이는 이들이 실제로 성격상 동일하기 때문이다. 그런 다음 이러한 용어들의 내용을 정확히 정의하는 일은, 특정한 조건에서 일하며 그러한 정의를 유용하다고 여기는 사람들에게 맡겨두면 된다.
“시스템 분석”이라 불리는 방법론의 본질을 이해하려면 먼저 분석 대상이 되는 문제의 성격을 파악해야 한다. 왜냐하면 시스템 분석의 목적 자체가 계획 수립 과정에서 해결해야 할 문제를 분석하는 데 있기 때문이다.
그 성격상 시스템 분석은 과학적 과정 또는 방법론이다. 이는 그 기본 요소들의 관점에서 정의될 수 있다. 시스템 분석적 접근법은 다음을 전제로 한다:
- 원하는 목표 달성으로 이어지는 대안적 행동 방침들에 대한 체계적인 조사와 상호 비교;
- 각 대안에 소요되는 자원의 비용과 그로부터 얻어지는 편익에 근거한 대안 간 비교;
- 불확실성에 대한 철저한 파악과 분석.
시스템 분석의 본질과 그것이 전략적 의사결정에서 담당하는 역할 및 위치를 이해하려면, 먼저 문제의 근본적인 내용과 가장 중요한 구성 요소, 그리고 그것을 해결하기 위한 원칙을 명확히 이해해야 한다.
시스템 분석이란, 대안 실행에 소요되는 추정 자원 비용과 그로 인한 결과적 편익 간의 비율에 근거하여 체계적으로 대안을 조사하고 비교하는 문제 분석 및 해결 방법론이다. 이러한 조사의 일환으로서 향후 결정에 내재된 불확실성에 대한 철저한 분석이 필수적이다.
시스템 분석에서 논리적, 수학적 방법이 자주 사용되기는 하지만, 시스템 분석과 복잡한 수학적 방법 사이에 필연적인 연관성이 있다고 가정해서는 안 된다. 극도로 복잡한 문제라도 고등학교 수준의 수학보다 더 복잡한 것에 의존하지 않고 분석되고 해결되는 경우가 매우 흔하다. 시스템 분석에서 인간 판단의 역할은 흔히 완전히 오해되고 있다. 시스템 분석은 경험과 직관에 기초한 의사결정자의 판단을 보완하는 역할만을 할 뿐이다. 게다가 많은 경우 시스템 분석에서 판단은 의사결정자가 개인적으로 사용할 수 있는 것보다 훨씬 더 효과적으로 사용된다.
이제 실무에서 시스템 분석이 하는 역할과 그것에 내재된 한계를 살펴보자. 모든 문제에 대해 과학적 분석이 필요한가? 모든 문제를 해결하는 데 이를 사용해야 하는가? 이 질문에 대한 답은 다음과 같다. 시스템 분석은 원칙적으로 계획 수립 단계에서 관리자가 직면하는 전략적 문제, 실행과 관련된 전술적 문제, 그리고 일상생활에서 마주치는 문제를 해결하는 데 유용할 수 있다. 그러나 어디서나 항상 이를 적용하는 것은 합리적이지 않을 것이다.
어떤 문제는 본질적으로 단순하여 철저한 분석을 필요로 하지 않는다. 시속 60마일로 돌진해 오는 자동차 앞에 서 있는 의사결정자는 분명히 결정을 내려야 하는 상황에 놓여 있다. 그의 간절한 바람은 부상을 피하는 것이며, 이를 달성하기 위해 그에게는 적어도 두 가지 대안이 있다 — 도로의 왼쪽으로 뛰거나 오른쪽으로 뛰는 것. 어떤 장시간의 숙고나 분석도 그의 바람과 전혀 부합하지 않는 결과로 이어질 것이 분명하다. 이 상황은 빠르고 정확한 결정을 요구한다. 이러한 결정은 성격상 전통적인 유형의 관리자에게 전형적이며, 이를 내릴 수 있는 능력이 그러한 관리자의 강점이다. 이러한 종류의 결정은 전투 지휘의 근간을 이루는데, 여기서는 최선의 행동 방침을 선택하는 사람이 아니라 주도권을 쥐는 사람이 전투에서 승리할 수 있다. 이러한 시간이 촉박한 전술적, 군사적 문제에서는 의사결정 속도가 결정적인 변수인데, 상황의 최종 결과는 어떤 특정 대안이 선택되었는가보다 얼마나 신속하게 행동이 취해졌는가에 더 크게 좌우되기 때문이다. 이러한 상황에서 전술 지휘관은 필연적으로 경험과 직관에 의존하여 문제를 해결해야 한다.
전략적 문제 — 군사 분야든 민간 분야든 — 를 해결하는 데 있어서는 조건이 달라, 결정의 결과가 상황에 대한 이해 정도에 결정적으로 좌우된다. 다시 말해, 행동의 최종 결과는 행동의 속도보다 선택된 대안의 성격에 훨씬 더 크게 영향을 받는다. 이 범주의 결정은 불확실성, 무제한에 가까운 대안의 수, 그리고 자원 소비가 흔히 상당히 먼 미래에 이루어진다는 사실을 특징으로 한다.
당연히, 시간 면에서 결정적인 결정과 상황에 관한 정보 면에서 결정적인 결정 사이의 중간 위치를 차지하며 철저한 분석을 필요로 하지 않는 유형의 결정도 존재한다. 확립된 일반 정책의 틀 안에서 매일 내려지는 일상적인 결정은 큰 시급함도, 진지한 분석의 비용도 필요로 하지 않는 사례다.
시스템 분석은 전통적인 과학적 분석 방법의 진화형이다. 수와 측정이 자연과학의 기초를 이루기 때문에 시스템 분석 또한 정량적 방법으로 간주되게 되었다. 시스템 분석은 실제로 문제를 정식화하고 해결하는 데 수학적 도구를 자주 사용한다. 따라서 정성적 및 정량적 분석 방법이 그 안에서 담당하는 역할을 정의할 필요가 있다. 문제에 대한 정성적 분석 방법은 대부분의 정량적 방법이 고안되기 훨씬 전부터 사용되어 왔기 때문에, 의사결정에서 정량적 방법을 사용하는 것의 정당성을 명확히 입증할 필요가 분명히 존재한다.
의사결정자를 돕기 위해 정량적 분석을 적용하는 것의 필요성을 정당화하고, 그것이 점술이나 동전 던지기보다 훨씬 더 바람직함을 보여주기 위해서는, 논의의 주제를 과학의 본질적 미덕을 주장하는 것과는 다른 근거 위에 두어야 한다. 우리의 복잡한 세계 속 다른 모든 것과 마찬가지로 과학 또한 긍정적인 측면과 부정적인 측면을 모두 지니고 있으며, 그 방법들의 수용 가능성은 단지 그것이 존재한다는 이유만으로 정당화될 수 없다. 물론 군사 및 산업 분야의 의사결정에서 과학적 방법이 상당히 성공적으로 적용된 사례를 들 수 있으며, 과학 지식이 발전함에 따라 앞으로도 더 큰 성공이 있을 가능성을 보여줄 수 있다. 과거에 과학적 분석의 직접적 결과로 얻어진 이익이 매우 인상적이었음을 인정해야 하며, 어쩌면 이것만으로도 이 영역에 대한 더 많은 관심을 정당화하는 충분한 증거가 될 것이다.
논의를 더 진전시키기 위해서는, 과학적 방법을 갖춘 분석가에게도, 점술가에게도, 도박꾼에게도, 그리고 직관적 분석에 근거하여 결정을 내리는 사람에게도 동일한 양의 입력 정보가 제공될 수 있다고 가정해 보아야 한다. 그러나 결정을 도출하는 데 있어 과학적 접근법은 추가적인 이점을 제공하는데, 그것은 분석의 논리성과 결정의 건전성을 보장한다는 점이다. 완전히 주관적인 접근법은 그러한 보장을 제공하지 못한다. 만약 과학적 과정이 의사결정자가 사용하는 주관적 과정을 보완하는 것으로 간주된다면, 그것을 사용함으로써 잃을 것은 없으며 오히려 얻는 것이 있을 수 있다고 덧붙일 수 있다.
과학적 분석은 연필과 종이, 때로는 계산자나 컴퓨터가 사용되는 논리적 과정이다. 어떤 경우든 과학적 분석은 초기 가정, 추론의 논리, 결론에 대한 명확한 정식화(그리고 매우 중요한 문서화)를 필요로 한다. 이는 곧 과학적 분석의 과정이, 결정이 내려지고 그 실행 결과가 알려진 이후에도 언제나 재현되고 검증될 수 있음을 의미한다. 이를 통해 분석 절차의 질을 평가하는 것이 가능해진다. 만약 분석의 유용성과 가치가 입증되었다면, 그 절차는 최종 결과의 질에 대한 확신을 가지고 향후에도 사용될 수 있다. 순수하게 정성적인 접근법은 그러한 이점을 갖지 못한다. 물론 의사결정자가 시행착오를 통해 학습한다는 점을 고려한다면 예외일 수 있겠지만.
그러나 과학적 분석이 지닌 잠재적 이점이 의사결정 과정에서 주관적 판단이 담당하는 역할을 결코 감소시키지는 않는다. 과학적 접근법의 가장 특징적인 측면 중 하나는 그 추상성 — 즉 의사결정자가 직면한 실제 문제의 특정 측면들을 고려 대상에서 제외하는 것 — 이다. 시스템 분석에서 여러 측면을 제거한다는 것은 실제 문제의 일부만이 엄밀히 과학적인 방식으로 조사됨을 의미한다. 따라서 의사결정자는, 결정이 가능한 한 최선의 것이 되기를 원한다면, 과학적 분석의 결과를 형식적 분석의 대상이 될 수 없었던 중요하지만 정량화할 수 없는 요인들과 결합해야 한다. 의사결정 과정의 이 부분을 수행하는 데 있어 그는 전통적 유형의 관리자와 동일한 수준에서 자신의 판단, 직관, 경험을 사용해야 한다. 두 접근법의 차이는, 과학적 방법을 사용하여 결정을 내리는 사람은 정량적 분석과 정성적 분석 사이에 명확한 선을 긋고 각각을 가장 큰 이익을 가져올 곳에 사용한다는 데 있다.
형식적 분석에서 고려하기 어려운 요인의 좋은 예는 사기(士氣)다. 어떤 문제에 대한 결정에서든, 주어진 행동이 사람들의 사기에 미치는 영향은 조직의 효과성에 있어 정량적으로 특징지어질 수 있는 다른 어떤 요인의 영향 못지않게, 어쩌면 그보다 더 중요하다. 그러나 사기의 역할은 정량적으로 측정하고 평가하기 어렵다. 이 경우 분석가는 먼저 조직의 사기를 고려하지 않고 문제를 정식화하고 해결할 수 있다. 그런 다음 의사결정자의 과제는 앞서 얻은 형식적 분석의 자료와, 형식적 대안들이 조직의 사기에 미치는 영향에 대한 자신의 평가를 자신의 결정 속에서 결합하는 것이 된다. 이를 통해 그는 자신의 관점에서 실제 생활에서 최선인 대안을 식별할 수 있게 된다. 이 대안은 형식적 분석에 근거하여 얻어진 대안과 일치할 수도, 일치하지 않을 수도 있다. 이 사례에서 형식적 분석의 가치는, 사기를 제외한 모든 요인을 고려했다는 점에 있으며, 이는 의사결정자가 자신의 판단을 개인적 평가가 필요한 요소에 집중할 수 있게 해준다.
사전에 형식적 분석이 이루어지지 않으면, 의사결정자는 손쉽게 명백히 중요한 요인들에만 초점을 맞추고, 오직 주관적 판단에 근거해야만 제대로 평가할 수 있는 요소인 사기에는 충분한 주의를 기울이지 못할 수 있다.
전략적 결정에 대한 우리의 평가와, 그러한 결정에서 과학적 분석의 형식적 방법이 담당해야 할 역할은 상당히 단순명료해 보인다. 우리는 분석 과정을 논리적이고 실질적인 방법으로 간주하며, 그 본질은 복잡한 문제의 상당 부분이 관리자가 다른 요인들과 함께 최선의 결정을 개발하는 데 사용할 수 있는 단순한 결과로 환원된다는 데 있다. 이를 통해 그는 문제의 여러 측면 중 분석 자원을 사용하는 것이 가장 효과적인 부분에 집중할 수 있게 된다. 이러한 접근법은 형식적 방법과 비형식적 방법의 분석을 가장 효과적으로 결합할 수 있게 해준다. 종합적인 접근법은 십중팔구 결정을 개발하는 순수하게 주관적인 접근법보다 훨씬 낫다.
문제 해결에 대한 형식적 접근법은 필연적으로, 이용 가능한 대안들 중 어느 것이 최선인지를 결정하는 것을 포함한다. 최선의 해를 찾는 과정을 최적화라고 한다. 따라서 최선의 대안은 곧 최적의 대안이 될 것이다. 주요한 불확실성을 포함하는 복잡한 문제를 해결할 때, 시스템 분석의 발전 수준은 진정한 의미의 최적화를 달성하거나 심지어 시도할 수조차 없는 정도이다. 다시 말해, 최선의 대안을 찾는 것을 목표로 생각하더라도, 그것을 실제로 달성하는 것은 매우 흔히 불가능하다.
시스템 분석에서 전역적 최적화가 불가능한 이유 중 하나만 들자면, 모든 판단이 정량적으로 표현될 수는 없기 때문이다. 문제의 일부만이 정량화될 수 있으며, 문제의 추상적 모델에 대해 얻어진 해가 반드시 실제 문제에도 적용된다고 굳게 확신하는 사람은 오류와 실패를 겪을 운명에 처하게 된다. 더욱이 시스템 분석의 대상은 대개 복잡하기 때문에 그 구조를 잘 이해하는 것이 항상 가능한 것은 결코 아니다.
시스템 분석가는 자신이 종이 위에 정식화하고 구성한 문제가 더 이상 실제 문제가 아니라는 점을 명확히 이해해야 한다. 그것은 (바라건대) 실제로 존재하는 문제와 밀접하게 관련되어 있을 뿐인 인위적인 문제다. 그리고 이 인위적 문제의 해가 실제 문제에 대해 결정을 내리는 사람에게 유용할 것이라고 추정할 수 있을 뿐이다. 문제들 사이의 이러한 구분은 항상 염두에 두어야 하는데, “서류상의 해”를 실제 문제에 직접 적용하려는 의사결정자나 분석가는 때로 쓰라린 실망을 겪을 수 있기 때문이다.
실제 조건에서는 방금 설명한 추상화 과정이 흔히 불가능한 것으로 드러난다. 분석가는 시스템 구조에 대한 자신의 이해가 매우 제한적이어서, 자신이 만들어낼 수 있는 어떤 형식적 표현도 현실과 거의 닮지 않았다는 사실을 발견할 수 있다. 이러한 위치에서 그는 최선의 행동 방침을 선택할 수 없다. 그러나 형식적 분석의 대안이 완전히 주관적인 접근법이 될 것이라는 점에 주목할 필요가 있으며, 이를 인식하고 나면 적절히 적용된 형식적 분석의 상대적 가치에 대한 우려는 사그라들기 시작한다.
인간은 본성상 많은 상호작용하는 요인들에 대한 고려를 필요로 하는 복잡한 문제를 남김없이 파악할 수 없다. 어떤 형식적 분석이든, 심지어 형식적 분석을 시도하려는 것만으로도 대개 가치가 있는데, 왜냐하면 그것이 적어도 의사결정자로 하여금 본질적인 것에 대해 생각하고 올바른 방향으로 나아가도록 강제하기 때문이다. 시스템 분석가가 최종 분석에서 의사결정자에게 무엇이 올바른 일인지 틀림없이 말해줄 수는 없다 하더라도, 분석이 이루어졌다는 사실 자체가 그로 하여금 대안들을 열거하고 자신이 무엇을 달성하려 하는지 질문을 제기하도록 요구할 것이다. 게다가 의사결정자는 합리적인 결정을 내리기 위해 자신이 무엇을 알아야 하는지에 대한 명확한 이해를 얻게 될 것이다. 비록 그가 알아야 할 모든 것을 알지 못하고 필요한 모든 정보를 갖고 있지 않더라도, 자신이 무엇을 필요로 하는지에 대한 단순한 인식만으로도 대개 더 나은 의사결정의 근거가 된다. 이는 그가 결정을 내릴 때 신중을 기하거나, 혹은 위험을 감수하고 긍정적인 결과를 기대할 수 있게 해준다. 필요한 자료가 없을 경우, 그 중요성에 대한 이해가 부족한 정보를 찾아내고, 비록 당면한 문제는 아니더라도 향후 유사한 다른 문제에서 그것을 활용하도록 촉구할 수 있다는 점을 강조해야 한다.
우리는 이미 의사결정 과정에서 판단이 담당하는 역할을 언급했으며, 그것이 분석적으로 해결되는 문제를 포함하여 어떤 문제를 해결하는 데도 중요함을 보여주었다. 그러나 판단의 역할은 위에서 설명한 보완적 기능에만 국한되지 않는다. “의사결정이론”으로 알려진 근본적인 분석적 틀은 판단을 형식적 문제 분석의 한 요소로 포함하고 있다.
주관적인 인간의 판단은 확률적 판단 또는 가중 평가라는 두 가지 방식으로 형식적 분석 과정에 통합된다. 해결되는 대부분의 문제가 미래의 불확실성을 포함하기 때문에, 미래 사건의 확률을 평가할 필요가 생긴다. 이러한 평가는 경험에 근거하여 이루어지는 것이 가장 바람직하다. 따라서 결과에 대한 평가는 해결되는 문제의 형식적 분석에서 필수적인 요소가 된다. 시스템 분석의 가치 있는 특성 중 하나는 이 두 범주의 판단이 서로 독립적으로 검토되고 조사된다는 점인데, 이는 의사결정자의 마음속에서는 흔히 이 둘이 뒤섞이는 것과 대조적이다.