시스템 분석 방법으로 해결되는 문제의 방대하고 사실상 무한한 다양성을 고려할 때, 모든 경우에 적합한 단일 도구 체계의 개발을 기대하기는 어려울 것이다. 직관적이고 다소 느슨하게 정식화된 문제 제기에서부터 엄밀한 수학적 방법을 이용한 최적해 선택에 이르는 연구의 진행 과정에서, 서로 다른 단계마다 매우 다양한 과학적 도구가 자연스럽게 사용된다. 따라서 먼저 시스템 분석 단계의 근본적인 순서를 확립하는 것이 바람직해 보인다.
여러 저자가 제안한 방법들을 분석해 보면, 연구 대상이나 목표와 무관하게 시스템 분석 수행 순서에는 근본적인 통일성이 존재한다는 결론에 이르게 된다. 그럼에도 우리는 이 경우 절충적 접근법이 충분히 받아들일 만하다고 보지 않으며, 시스템 분석 단계에 대한 새로운 분류를 제안한다. 이 분류는 다양한 분류 체계의 모든 주요 단계를 고려하며, 논리적 순서의 원칙을 따르고 시스템 분석의 기초가 되는 시스템 이론의 근본 명제와 연결되어 있다. 제안된 분류의 적합성과 편의성은 모든 주요 관리 수준에서 수행된 일련의 시스템 연구를 통해 검증되었다.
시스템 분석의 단계와 과제에 대한 근본적인 순서
- 문제 분석.
- 시스템 정의.
- 시스템 구조 분석.
- 전체 목표와 시스템 기준의 정식화.
- 목표 분해, 자원 및 프로세스 요구사항 식별.
- 자원 및 프로세스 식별, 상향식 목표 종합.
- 미래 조건의 예측 및 분석.
- 목표와 수단의 평가.
- 대안의 선택.
- 기존 시스템의 진단.
- 종합적 발전 프로그램의 수립.
- 목표 달성을 위한 조직 설계.
단계별 설명
1단계. 문제 분석
- 문제가 실제로 존재하는가?
- 문제의 정확한 정식화.
- 문제의 논리적 구조 분석.
- 과거와 미래에서의 문제의 전개.
- 다른 문제들과의 외부 연관성.
- 문제의 근본적 해결 가능성.
문제가 실제로 존재하는가라는 질문은 매우 중요한데, 존재하지 않는 문제를 해결하기 위해 막대한 노력을 기울이는 것은 결코 예외적인 경우가 아니라 오히려 매우 전형적인 경우이기 때문이다. 문제를 올바르고 정확하게 정식화하는 것은 모든 시스템 연구의 첫 번째이자 필수적인 단계이다. 잘 알려져 있듯이, 문제를 성공적으로 정식화하는 것은 해결의 절반에 해당할 수 있다.
2단계. 시스템 정의
- 과제의 명세화.
- 관찰자 위치의 결정.
- 대상의 정의.
- 요소의 식별(시스템 분해 경계의 결정).
- 하위 시스템의 식별.
- 환경의 정의.
시스템을 구성하려면 문제를 명확하게 정식화된 일련의 과제로 분해해야 한다. 대규모 시스템의 경우 이러한 과제들은 위계를 형성하며, 복잡한 시스템의 경우에는 스펙트럼을 형성한다. 즉, 하나의 대상에 대해 서로 다른 언어로 전혀 다른 과제들이 해결될 것이라는 의미이다. 관찰자의 위치는 문제 해결의 기준을 근본적으로 결정한다. 대상을 정의하는 것은 언뜻 보기에는 쉬운 과제처럼 보이지만, 어떤 경우에는 연구에서 가장 큰 어려움을 구성한다.
3단계. 시스템 구조 분석
- 위계 수준의 결정(대규모 시스템의 경우).
- 측면과 언어의 결정(복잡한 시스템의 경우).
- 프로세스와 기능의 결정(동적 시스템의 경우).
- 관리 프로세스와 정보 채널의 식별 및 명세화.
- 하위 시스템의 명세화.
- 일상적 프로세스(현행 운용)와 발전 프로세스(목표 지향)의 명세화.
하위 시스템과 그에 관련된 프로세스를 임의로 식별하는 것은 시스템 연구를 필연적으로 실패로 이끈다. 기술 시스템에서는 — 적어도 그 물질적 부분에서는 — 하위 시스템의 구조가 명확히 식별 가능하지만, 경제 관리 시스템에서는 모든 구조적 관계가 명백하지 않을 뿐만 아니라 행정적 종속 관계 뒤에 강하게 은폐되어 있다. 경제 관리의 현행 문제를 해결할 때, 양적 노력 분배라는 객관적 측면에서도, 조직 구성원의 의식이라는 주관적 측면에서도, 일상적 절차가 발전의 목표와 프로세스를 가린다. 이러한 목표와 프로세스를 일상적 운용과 구별하여 식별하려면 엄밀한 논리적 분석뿐만 아니라 관리 인력과의 효과적인 소통도 필요하다.
4단계. 전체 목표와 시스템 기준의 정식화
- 상위 시스템에 의해 부과된 목표의 식별.
- 환경적 목표와 제약조건의 식별.
- 전체 목표의 정식화.
- 기준의 결정.
- 하위 시스템 전체에 걸친 목표와 기준의 분해.
- 하위 시스템 기준으로부터 전체 기준의 종합.
조직의 전체 목표를 정식화하고, 특히 시스템의 효과성 기준을 구성하는 것은 여론 조사를 통해서는 결코 이루어질 수 없다. 이는 시스템 이론 개념의 틀 안에서 이루어지는 복잡한 논리적 절차이며, 그럼에도 불구하고 연구 대상의 구체적인 경제와 기술에 대한 정교한 지식을 필요로 한다.
5단계. 목표 분해, 자원 및 프로세스 요구사항 식별
- 최상위 목표의 정식화.
- 현행 프로세스에 대한 목표의 정식화.
- 효율성 목표의 정식화.
- 발전 목표의 정식화.
- 외부 목표와 제약조건의 정식화.
- 자원 및 프로세스 요구사항의 식별.
대규모이고 복잡한 경제 주체에서는(그리고 바로 이러한 주체를 다루는 것이 시스템 분석이다), 시스템의 전체 목표가 이를 달성하기 위한 구체적 수단과 매우 동떨어져 있으므로, 해결책을 선택하려면 목표 분해를 통해 목표를 실행 수단과 연결하는 방대하고 노동집약적인 작업이 필요하다. 이 중요하고 노동집약적인 작업은 원칙적으로 시스템 분석의 핵심을 이룬다. 이로부터 목표 나무 기법이 탄생했으며, 이는 시스템 분석의 주된 — 어쩌면 유일한 — 도구적 성과라 할 수 있다.
6단계. 자원 및 프로세스 식별, 상향식 목표 종합
- 기존 기술과 역량의 평가.
- 자원의 현재 상태 평가.
- 수행 중이거나 계획된 프로젝트의 평가.
- 다른 시스템과의 상호작용 가능성 평가.
- 사회적 요인의 평가.
- 상향식 목표 종합.
상당히 많은 경우, 특히 비생산적이고 특히 비경제적인 시스템(보건, 교육 및 그 밖의 여러 분야)을 다룰 때는, 목표와 발전 효과성 기준을 논리적 추론을 통해 명시적으로 표현하는 것이 불가능하다. 연구자에게는 지속적으로 발전하고 변화하는 "자연적 인간 욕구"로부터 출발하는 분석 경로가 받아들여지지 않는다. 이러한 경우에는 어느 정도 전통적인 경로, 즉 현재 상황과 달성된 수준에 대한 분석에서 출발하여 순차적 예측을 거쳐 나아가야 한다.
7단계. 미래 조건의 예측 및 분석
- 시스템 발전의 안정적 경향 분석.
- 환경의 발전과 변화 예측.
- 시스템 발전에 강한 영향을 미치는 새로운 요인의 출현 예측.
- 미래 자원의 분석.
- 미래 발전 요인들의 상호작용에 대한 종합적 분석.
- 목표와 기준의 가능한 변동 분석.
시스템 분석은 대체로 때로는 상당히 먼 발전 전망을 다룬다. 따라서 미래에 관한 모든 정보 — 미래의 상황, 자원, 경제 시스템과 그 안에서 일어나는 프로세스를 근본적으로 변화시킬 과학기술적 발견과 발명, 그리고 균형의 변화와 여러 경우에 목표와 기준의 전환에 상당한 영향을 미칠 미래의 사회적 가치 체계에 관한 모든 정보 — 는 가장 큰 관심의 대상이 된다. 이러한 이유로 예측 — 과학적 방법을 이용하여 미래에 대한 정보를 얻는 것 — 은 시스템 분석에서 가장 중요하고 의심할 여지 없이 가장 복잡한 부분이다.
8단계. 목표와 수단의 평가
- 기준에 기반한 평가의 산출.
- 목표 간 상호의존성 평가.
- 목표의 상대적 중요성 평가.
- 자원의 희소성과 비용 평가.
- 외부 요인의 영향 평가.
- 종합적 계산 평가의 산출.
시스템 분석에서 무시할 수 없는 사회적, 정치적, 도덕적, 윤리적 및 그 밖의 여러 요인들 — 이들은 때로 목표의 정식화와 그 실행 수단의 선택, 그리고 자원의 평가에 결정적인 영향을 미친다 — 은 원칙적으로 정량적으로 측정될 수 없다. 이를 고려하는 유일한 방법은 해당 문제뿐만 아니라 상호 연관된 광범위한 문제들에 대한 전문가와 전문가 집단의 주관적 평가를 얻는 것이다. 시스템 분석이 대체로 비구조화되거나 약하게 구조화된 문제 — 즉 정량적 평가가 없는 문제 — 를 다루므로, 전문가 평가를 얻고 이를 처리하는 것은 대부분의 문제에서 시스템 분석의 필수 단계로 보인다.
9단계. 대안의 선택
- 목표들의 양립 가능성 분석.
- 목표들의 완전성 검증.
- 불필요한 목표의 제거.
- 개별 목표 달성을 위한 대안 계획.
- 대안의 평가 및 비교.
- 상호 연관된 대안 집합의 결합.
필요와 이를 충족하는 수단 사이의 불일치는 경제 발전의 법칙이자 가장 중요한 자극제이다. 목표라는 개념은 그것을 달성하기 위한 수단이라는 개념과 분리될 수 없으므로, 시스템 분석에서 의사결정의 핵심은 목표 가지치기 — 무의미하다고 판단되거나 달성 수단이 없는 목표를 제거하는 것 — 와 상호 연관된 가장 중요한 목표 집합을 달성하기 위한 구체적 대안의 선택이다.
비교적 규모가 작은 "공학적" 유형의 시스템 연구에서는 "대안 선택"이 시스템 분석의 가장 중요한, 어쩌면 유일한 과제로 간주된다. 경제 관리 문제에서는 목표 나무를 가지치기하고 상호 연관된 대안 집합을 선택하는 것이 중요한 과제인데, 특히 과학기술의 진보와 환경 조건의 변화가 일련의 경제적 목표를 달성하기 위한 방대한 수의 대안적 조치를 만들어내기 때문이다. 이러한 조치들은 자원 제약 안에 들어맞아야 하는데, 국민경제의 계획적 발전 법칙이 국민경제의 개별 하위 시스템을 지원하기 위한 자원 분배에 엄격한 한계를 부과하기 때문이다.
10단계. 기존 시스템의 진단
- 기술적, 경제적 프로세스의 모델링.
- 잠재적 역량과 실제 역량의 계산.
- 역량 손실 분석.
- 생산과 관리 조직상의 결함 식별.
- 조직 개선을 위한 조치의 식별 및 분석.
시스템 분석 방법으로 해결되는 국민경제 관리 문제들은 진공 상태에서 발생하는 것이 아니라, 실제로 존재하는 관리 기관 — 대개는 서로 연관된 복합체 안에서 — 안에서 발생한다. 시스템 분석의 과제는 대부분 새로운 관리 기관을 만드는 것이 아니라 기존의 관리 기관을 개선하여 문제 해결을 지향하도록 하는 것이다. 이러한 경우에는 관리 기관의 역량, 결함, 그리고 정보 수집·처리 및 의사결정에서의 병목을 식별하기 위해 진단 분석이 필요하며, 이는 이러한 결함을 제거하고 시스템을 더 잘 지향시키는 것을 목적으로 한다.
새로운 시스템은 관리 기관의 업무를 촉진하고, 긴급한 문제 해결을 돕고, 당면 목표 달성을 진전시킬 때 효과적으로 실행될 것이다. 따라서 현재의 관리 문제와 당면 목표를 식별하는 것 또한 관리 기관에 대한 진단 조사와 분석의 대상이다. 이 조사는 해당 관리 기관, 그 대응 기관, 상급 조직 및 하급 조직의 인력에 대한 대규모 여론 조사를 포함하며, 이를 통해 필요한 정보가 식별되고 분석된다. 이는 새로 설계된 시스템을 실행하기 위한 근거 있는 조직 계획을 수립하는 토대를 제공한다.
11단계. 종합적 발전 프로그램의 수립
- 조치, 프로젝트, 프로그램의 정식화.
- 목표와 이를 달성하기 위한 조치의 우선순위 결정.
- 활동 영역의 분배.
- 권한 영역의 분배.
- 자원 및 시간 제약 안에서의 종합적 조치 계획 수립.
- 책임 조직, 관리자, 실행 당사자의 지정.
앞서 언급했듯이, 시스템 분석의 결과는 체계적 개념의 틀 안에서 얻어지며, 조치의 실질적 계획 수립으로 넘어가기 위해서는 경제적 범주의 언어로 번역되어야 한다. 과학 연구, 개발, 자본 투자 및 건설 계획, 산업과 지역의 발전을 포함한 주요 국민경제 문제에 대한 시스템 분석 문제 해결의 결과로 종합적 발전 프로그램이 만들어진다. 이러한 프로그램은 시간에 걸쳐 분배되고, 다양한 실행 당사자에게 배정되며, 관리 및 조정 구조가 확립되고, 책임 체계가 만들어진다.
12단계. 목표 달성을 위한 조직 설계
- 조직 목표의 정의.
- 조직 기능의 정식화.
- 조직 구조의 설계.
- 정보 메커니즘의 설계.
- 운용 방식의 설계.
- 물질적, 도덕적 유인 메커니즘의 설계.
어떤 경우에는 이러한 종합적 프로그램을 실행하기 위해 상설 또는 임시 관리 기관의 창설이 필요하며, 다른 경우에는 시스템 분석의 목표가 주어진 관리 기관을 재설계하는 것이다. 시스템 분석은 목표 지향적 — 즉 국민경제 내 특정 시스템의 창설과 활용에 초점을 맞춘 — 효과적인 관리 기관을 설계하기 위한 일련의 구체적인 방법과 기법을 보유하고 있다.