“Phân tích hệ thống để giải quyết vấn đề kinh doanh và công nghiệp” của S. Optner
Phân tích hệ thống đã được áp dụng rộng rãi, tuy với mức độ thành công khác nhau, vào việc giải quyết các vấn đề quân sự và công nghiệp. Theo ý kiến của một số người, sự thành công hay thất bại của việc giải quyết vấn đề bằng phân tích hệ thống không phụ thuộc vào kỹ năng mà vấn đề được xây dựng, mà phụ thuộc vào khả năng thực nghiệm với vấn đề như một tổng thể. Sự thành công của việc áp dụng phân tích hệ thống và tính khả thi của các phương án mà nó tạo ra cũng bị ảnh hưởng bởi khả năng của người thực nghiệm trong việc biểu diễn thế giới thực của vấn đề dưới dạng biểu tượng.
Không nên nghĩ rằng việc tổng quát hóa các phương pháp giải quyết vấn đề đã tạo ra một phương pháp vạn năng loại bỏ nhu cầu về nhà phân tích hệ thống. Trong chừng mực việc xem xét lặp lại các phương án tạo nên bản chất của phương pháp, phương pháp này vẫn mang tính khai phá (heuristic). Cách thử và sai vẫn tiếp tục tồn tại, nhưng trong khuôn khổ của một quy trình chính thức. Phương pháp giải quyết vấn đề cố định các yếu tố chính của phân tích trong mối quan hệ đúng đắn của chúng với vấn đề. Điều này trang bị trước cho người giải quyết vấn đề sự hiểu biết về cấu trúc của các phần của vấn đề là gì và làm thế nào để đạt được một phương án phù hợp với cấu trúc đó. Đối với việc giải quyết các vấn đề mà bản chất có cấu trúc không rõ ràng, phương pháp này có một bộ kỹ thuật giúp thuận lợi cho quá trình xác định cấu trúc.
Có thể nảy sinh những nghi ngờ về sự phù hợp của việc áp dụng một lý thuyết tổng quát về giải quyết vấn đề vào các vấn đề của thế giới kinh doanh. Một số nhà phê bình tin rằng thế giới kinh doanh không phù hợp cho việc sử dụng các phương pháp khoa học. Khẳng định rằng thế giới kinh doanh giải quyết các nhiệm vụ của nó trong một môi trường khác với môi trường mà nghiên cứu khoa học được thực hiện là có cơ sở; rằng các vấn đề của thế giới kinh doanh được xác định ở mức độ thấp hơn đáng kể so với các vấn đề khoa học có thể cũng có cơ sở; nhưng rằng các vấn đề của thế giới kinh doanh không phù hợp cho việc phân tích bằng các phương pháp khoa học là không có cơ sở.
Cái tên “phương pháp khoa học” tự nó không nói lên điều gì. Ranh giới giữa các khoa học chính xác và không chính xác rất khó để vạch ra. Ví dụ, độ chính xác chỉ là một trong những tiêu chí mà một hoạt động nhất định có thể được phân loại là khoa học. Có lẽ tiêu chí quan trọng nhất sẽ là liệu việc phân tích một đối tượng có được tiến hành mà không sử dụng các thuật ngữ mang tính thuần túy mô tả hay không. Nếu phép trừu tượng hóa và tổng quát hóa được sử dụng, sự khác biệt giữa các khoa học chủ yếu trở thành sự khác biệt về mức độ. Mặt khác, nếu các lập luận thiếu logic, các khái niệm mơ hồ, các quyết định mang tính trực giác, và nếu các yêu cầu không chính xác mà lan man, thì sự khác biệt giữa các “khoa học” trở thành sự khác biệt về bản chất. Tuy nhiên, những đặc điểm như vậy không phải là đặc trưng của thế giới kinh doanh. Trong mọi trường hợp, tính logic, sự rõ ràng, tính xác định và độ chính xác mà thực tế được những người ra quyết định biểu diễn là đủ để họ có thể tiến hành công việc của mình.
Phép trừu tượng hóa là một phương tiện, không phải là mục đích tự thân. Đó là một ngôn ngữ phổ quát và trong cả những hình thức phát triển hơn của nó vẫn ít có ý nghĩa với người chưa được khai tâm. Trong những điều kiện nhất định, phép trừu tượng hóa mang lại lợi thế to lớn về sự rõ ràng của nó. Bằng cách chuyển từ thế giới thực sang các biểu diễn biểu tượng khác nhau của nó, nhà phân tích hệ thống có được khả năng phân tích những gì mình quan sát được. Mục đích của sự chuyển đổi này không phải là để loại bỏ chi tiết hay tính đầy đủ của thế giới thực khỏi biểu diễn biểu tượng của nó. Nhà phân tích hệ thống sẽ di chuyển một cách có phương pháp từ một biểu diễn của vấn đề thu được bằng các phương pháp biểu tượng đến thế giới thực và ngược lại thông qua một quá trình lặp đi lặp lại theo vòng lặp. Quá trình lặp này là phương tiện nhờ đó phép trừu tượng hóa của vấn đề trở nên tương tự với đối tác của nó trong thế giới thực.
Giải quyết vấn đề được định nghĩa là một hoạt động nhằm duy trì hoặc cải thiện các đặc trưng của một hệ thống. Hệ thống là phương tiện nhờ đó quá trình giải quyết vấn đề được thực hiện. Việc duy trì hoặc cải thiện các hệ thống được thực hiện bằng cách đưa vào những thay đổi làm tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực. Các nguồn lực này là con người, vật liệu, thiết bị, dụng cụ, vốn và thời gian.
Những thay đổi trong hiệu quả sử dụng nguồn lực được đo bằng:
- sự tăng hoặc giảm nhu cầu về nguồn lực mà không có sự thay đổi tương ứng về khối lượng giá trị và lợi nhuận;
- sự tăng hoặc giảm mức độ phơi bày trước rủi ro;
- sự thay đổi của một giá trị tương đối nào đó được đo bằng các tiêu chí.
Không nên áp dụng một phương pháp giải quyết vấn đề phức tạp hơn chính vấn đề đó. Rõ ràng, việc xử lý thông tin trong giải quyết các vấn đề kinh doanh và quân sự có thể trở nên rất phức tạp. Do đó, khi tổng hợp một cách tiếp cận để giải quyết vấn đề, điều tối quan trọng là phải nhận ra những khó khăn của việc cải thiện hệ thống có thể dẫn đến thất bại của phương pháp luận. Những vấn đề như vậy thuộc về một nhóm mà tôi gọi là nhóm các vấn đề định tính hoặc có cấu trúc kém, vì chúng chứa cả cái đã biết và cái chưa biết, với cái chưa biết có xu hướng chiếm ưu thế, do đó tạo ra nhu cầu về các phương pháp phân tích đặc biệt chính xác.
Các vấn đề điển hình thuộc loại này là những vấn đề:
- được dự kiến giải quyết trong tương lai;
- đối mặt với một phạm vi rộng các phương án;
- yêu cầu đầu tư vốn lớn và chứa các yếu tố rủi ro;
- phụ thuộc vào tính chưa hoàn thiện hiện nay của các thành tựu công nghệ;
- mà yêu cầu về chi phí hoặc thời gian chưa được xác định đầy đủ;
- vốn phức tạp do sự kết hợp các nguồn lực cần thiết để giải quyết chúng.
Một phương pháp luận cung cấp giải pháp mang tính hệ thống cho một vấn đề trước hết nhằm vào chính những vấn đề lớn, phức tạp như vậy. Những vấn đề này cực kỳ khó giải quyết và có thể bao gồm cả các yếu tố định lượng và định tính. Việc giải quyết những vấn đề như vậy, mang tính chất hỗn hợp và bất định, là điều quan trọng nhất đối với thế giới của chúng ta ngày nay và đại diện cho lĩnh vực quan trọng nhất để áp dụng năng lực của các nhà quản lý và các nhà phân tích hệ thống.
Đặc biệt đáng quan tâm là các vấn đề quy mô trung bình và lớn mà để giải quyết chúng, các hệ thống phải được thiết kế ngay hôm nay, mặc dù việc vận hành chúng được dự kiến cho tương lai. Rủi ro trong việc giải quyết những vấn đề như vậy hóa ra rất lớn vì để giải quyết chúng, tương lai phải được dự đoán một cách đủ chi tiết. Càng nhìn xa vào tương lai, rủi ro càng lớn và người giải quyết vấn đề càng phải mạo hiểm nhiều hơn. Rủi ro lớn có thể biểu hiện dưới dạng những tổn thất không thể khắc phục hoặc dưới dạng sự tăng trưởng không lành mạnh nảy sinh trong các lĩnh vực khác nhau. Nó có thể có hình thức chi tiêu lớn về tiền bạc, trùng lặp trong phát triển sản phẩm, tăng gấp đôi nhân sự, dụng cụ và thiết bị, chi tiêu thời gian không hợp lý, hoặc sự bất định về mức độ thành công.
Phương pháp luận giải quyết vấn đề không yêu cầu mức độ thành công mong muốn phải được xác định chính xác hoặc phải có một hệ thống nào đó ngay từ đầu để so sánh phương án với nó. Cũng không cần thiết vấn đề phải được hiểu đầy đủ hoặc phải được xây dựng một cách rõ ràng và hoàn chỉnh. Việc giải quyết những câu hỏi này là nhiệm vụ của nhà phân tích hệ thống, người phải tái tạo lại tất cả các yếu tố còn thiếu và cấu trúc của một vấn đề chưa được xác định đầy đủ, các phương án và giải pháp của nó. Chuyên gia giải quyết vấn đề có thể xác định hệ thống (mà trạng thái của nó làm nảy sinh vấn đề) cần được nghiên cứu theo cách khác với cách vấn đề ban đầu được xác định. Nếu người đó phát hiện ra rằng cách xây dựng ban đầu của vấn đề chứa điều gì đó dư thừa, mâu thuẫn hoặc không thỏa đáng, người đó có thể loại bỏ những khiếm khuyết này và đặt ra vấn đề một cách đúng đắn. Như vậy, nhiệm vụ của chuyên gia giải quyết vấn đề cũng bao gồm, đặc biệt, việc xác định vấn đề.
Có thể nói rằng trong việc giải quyết các vấn đề kinh doanh, mục tiêu là thực hiện việc phân tích và giải quyết chúng với độ chính xác vốn có của chính vấn đề đó. Bất kể quy mô hay độ phức tạp của vấn đề, mục tiêu là cải thiện các phương pháp hiện có mà theo đó các vấn đề được đánh giá, các phương án được tìm ra và việc thực hiện chúng được tiến hành. Phương pháp luận giải quyết vấn đề cung cấp các phương tiện bổ sung để đưa tính khách quan vào phân tích tình huống. Mặc dù các vấn đề được giải quyết bởi con người và máy tính, và mặc dù các chương trình máy tính để tìm ra giải pháp được viết bởi con người, những điểm quan trọng nhất trong việc tìm ra giải pháp vẫn là tính khách quan và tính logic. Tính khách quan là yêu cầu chính trong quan sát. Tính hợp lý (logic) được định nghĩa là một quá trình tư duy dựa trên việc sử dụng suy luận logic. Một hệ thống kiến thức, được xác nhận rộng rãi bằng quan sát, trở thành bằng chứng. Quan sát là quá trình mà theo đó dữ liệu được đồng nhất với một hệ thống để giải thích hệ thống đó sau này. Giải thích được định nghĩa là một suy luận logic của một phát biểu từ những sự kiện đã được xác lập vững chắc. Quá trình giải thích phải hợp lý, tức là được tiến hành một cách logic.
Nhiều vấn đề công nghiệp đã được xác định hóa ra là các vấn đề định lượng-định tính. Các vấn đề định lượng là những vấn đề mà giải pháp được tìm ra thông qua việc sử dụng các phương pháp xử lý số liệu đã được xác định trước. Các vấn đề định tính là phi số và liên quan đến việc liệt kê chi tiết các nguồn lực trong tương lai hoặc được xác định kém cùng các tính chất hoặc đặc trưng của chúng. Khi sự hiểu biết về các vấn đề có cả khía cạnh định lượng và định tính được cải thiện, các mặt định lượng của chúng dễ được nắm bắt hơn và các giải pháp định lượng chính xác trở nên khả thi hơn. Vận trù học đã đạt được nhiều tiến bộ hữu ích bằng cách áp dụng toán học vào việc giải quyết các vấn đề kinh doanh, quốc phòng và chính phủ.
Tuy nhiên, đối với việc giải quyết những vấn đề kinh doanh chưa thoát khỏi trạng thái định tính của chúng, các phương pháp định lượng có khả năng áp dụng hạn chế. Do đó, cần phải đưa vào sử dụng các phương pháp khác cho phép giải quyết các vấn đề định tính một cách hợp lý. Những vấn đề có cả khía cạnh định tính và định lượng sẽ được gọi là vấn đề hỗn hợp.
Phân tích hệ thống là phương pháp mới nhất giúp có thể đối phó với những vấn đề hỗn hợp như vậy. Khó làm việc nhất là các vấn đề định tính, vì chúng có cấu trúc không hoàn chỉnh. Hơn nữa, các vấn đề định tính không thể dễ dàng diễn đạt được thành các thành phần logic của chúng. Không có gì đáng ngạc nhiên khi trong lĩnh vực rộng lớn này, vai trò chính được đóng bởi sự phán đoán, trực giác, kinh nghiệm, và đôi khi chỉ đơn giản là sự cẩn trọng hoặc sự liều lĩnh. Mục đích của phương pháp luận hệ thống là tạo ra một cấu trúc khả dụng để giải quyết những vấn đề khó khăn này.
Từ đó suy ra rằng phương pháp luận giải quyết các vấn đề kinh doanh và công nghiệp phải cho phép:
- quy định một hệ thống tổ chức về mặt chức năng toàn bộ quá trình giải quyết vấn đề;
- xác định các tham số hệ thống cung cấp cấu trúc cần thiết cho việc giải quyết vấn đề;
- mô tả các mô hình của hệ thống và các khả năng của nó, cho phép lặp lại các phương án đầu ra trong quá trình giải quyết vấn đề.