“Phân tích hệ thống và quản lý dự án” của D. Cleland và W. King, 1968
Việc áp dụng các khái niệm hệ thống vào các chức năng quản lý liên quan đến lập kế hoạch được gọi là phân tích hệ thống. Cần lưu ý rằng, đáng tiếc là trong lĩnh vực này (và thực ra không chỉ lĩnh vực này) cũng tồn tại một “khu rừng” thuật ngữ: những người khác nhau sử dụng những thuật ngữ khác nhau để định nghĩa cùng một hiện tượng hay khái niệm. Chẳng hạn, nhiều nhà quản lý và những người phân tích các quá trình quản lý sử dụng như những từ đồng nghĩa các thuật ngữ “phân tích hệ thống”, “vận trù học”, “phân tích tác nghiệp”, “phân tích hiệu quả–chi phí” hay “phân tích chi phí–lợi ích”, v.v. Những người khác lại cố gắng phân định các lĩnh vực nghiên cứu chuyên biệt được xác định bởi các thuật ngữ này.
Nếu ta hướng sự quan tâm của mình vào việc hiểu ý nghĩa và bản chất của tiếp cận hệ thống, thay vì làm rõ nội dung của các hoạt động được xác định bởi một hay một thuật ngữ khác trong số đó, thì sự nhầm lẫn về ngữ nghĩa như vậy sẽ không gây khó khăn lớn. Tất cả các hoạt động được các thuật ngữ này biểu thị đều có những yếu tố chung và chỉ khác nhau chủ yếu ở lĩnh vực ứng dụng và mục tiêu của việc phân tích. Ở đây, như chúng ta sẽ thấy, sẽ hữu ích hơn nếu tập trung vào quá trình phân tích — nghĩa là vào phương pháp luận của nó — hơn là vào các mục tiêu và lĩnh vực ứng dụng của nó. Từ đó suy ra rằng ta có thể xem xét đồng thời các yếu tố cơ bản của phân tích tác nghiệp, phân tích hệ thống, phân tích hiệu quả–chi phí và các loại khác, vì trên thực tế chúng có bản chất giống nhau. Sau đó ta có thể để việc tìm kiếm các định nghĩa chính xác cho những người làm việc trong các điều kiện cụ thể và thấy hữu ích khi cố gắng xác định chính xác nội dung của các thuật ngữ này.
Để hiểu bản chất của phương pháp luận được gọi là “phân tích hệ thống”, trước hết cần nắm được đặc tính của các vấn đề được phân tích, vì mục đích chính của phân tích hệ thống chính là phân tích các vấn đề cần giải quyết trong quá trình lập kế hoạch.
Theo bản chất của mình, phân tích hệ thống là một quá trình hay phương pháp luận khoa học. Nó có thể được xác định thông qua các yếu tố cơ bản của mình. Tiếp cận phân tích hệ thống giả định:
- nghiên cứu có hệ thống và so sánh lẫn nhau các phương án hành động khác nhau dẫn đến việc đạt được các mục tiêu mong muốn;
- so sánh các phương án trên cơ sở chi phí nguồn lực đã sử dụng và lợi ích đạt được của từng phương án;
- tính đến và phân tích kỹ lưỡng các yếu tố bất định.
Để hiểu được bản chất của phân tích hệ thống, vai trò và vị trí của nó trong việc ra quyết định chiến lược, trước hết cần có sự hiểu biết rõ ràng về nội dung cơ bản của vấn đề, những yếu tố quan trọng nhất của nó và các nguyên tắc giải quyết nó.
Phân tích hệ thống là một phương pháp luận phân tích và giải quyết vấn đề, sử dụng việc nghiên cứu có hệ thống và so sánh các phương án, dựa trên tỷ lệ giữa chi phí ước tính của các nguồn lực dùng để thực hiện chúng và lợi ích thu được. Trong khuôn khổ nghiên cứu này, việc phân tích kỹ lưỡng các yếu tố bất định gắn liền với các quyết định trong tương lai là bắt buộc.
Mặc dù các phương pháp logic và toán học thường được sử dụng trong phân tích hệ thống để giải quyết vấn đề, không nên cho rằng có một mối liên hệ tất yếu giữa phân tích hệ thống và các phương pháp toán học phức tạp. Những vấn đề vô cùng phức tạp rất thường được phân tích và giải quyết mà không cần dùng đến bất cứ điều gì phức tạp hơn toán học phổ thông. Vai trò của nhận định con người trong phân tích hệ thống thường bị hiểu hoàn toàn sai. Phân tích hệ thống chỉ đóng vai trò bổ sung cho nhận định của người ra quyết định, dựa trên kinh nghiệm và trực giác. Hơn nữa, trong nhiều trường hợp, các nhận định được sử dụng hiệu quả hơn nhiều trong phân tích hệ thống so với khi người ra quyết định tự mình sử dụng chúng.
Hãy xem xét vai trò của phân tích hệ thống trong thực tiễn và những hạn chế cố hữu của nó. Có cần thiết phải tiến hành phân tích khoa học đối với mọi vấn đề không? Có nên sử dụng nó để giải quyết mọi vấn đề không? Câu trả lời cho câu hỏi này như sau. Về nguyên tắc, phân tích hệ thống có thể hữu ích để giải quyết các vấn đề chiến lược gặp phải trong quản lý ở giai đoạn lập kế hoạch, các vấn đề tác chiến liên quan đến việc triển khai thực hiện, và các vấn đề chúng ta gặp trong đời sống thường ngày; tuy nhiên, việc áp dụng nó ở mọi nơi và mọi lúc sẽ là không hợp lý.
Một số vấn đề vốn dĩ đơn giản và không cần phân tích kỹ lưỡng. Một người ra quyết định đang đứng giữa đường với một chiếc xe đang lao tới với vận tốc 60 dặm/giờ rõ ràng đang ở trong tình huống cần phải ra quyết định. Mong muốn cấp bách của anh ta là tránh bị thương; để đạt được điều này, anh ta có ít nhất hai phương án — chạy sang bên trái hoặc bên phải con đường. Bất kỳ sự cân nhắc hay phân tích kéo dài nào rõ ràng sẽ dẫn đến kết quả hoàn toàn không phù hợp với mong muốn của anh ta. Tình huống này đòi hỏi một quyết định nhanh và chính xác. Những quyết định như vậy, về đặc tính, là điển hình của người quản lý truyền thống, và khả năng đưa ra chúng chính là điểm mạnh của người quản lý đó. Những quyết định thuộc loại này là nền tảng của việc chỉ huy tác chiến, nơi trận đánh có thể được thắng bởi người nắm được thế chủ động hơn là bởi người lựa chọn được phương án hành động tốt nhất. Đối với những vấn đề tác chiến và quân sự có tính thời gian cấp bách như vậy, tốc độ ra quyết định là một tham số có tính quyết định, vì kết quả cuối cùng của tình huống phụ thuộc nhiều hơn vào việc hành động được thực hiện nhanh đến đâu chứ không phải vào việc phương án cụ thể nào được chọn. Trong những tình huống như vậy, người chỉ huy tác chiến buộc phải dựa vào kinh nghiệm và trực giác để giải quyết vấn đề.
Khi giải quyết các vấn đề chiến lược — trong lĩnh vực quân sự hay dân sự — các điều kiện là như vậy khi kết quả của quyết định phụ thuộc một cách quyết định vào mức độ hiểu biết về tình huống. Nói cách khác, kết quả cuối cùng của hành động chịu ảnh hưởng nhiều hơn bởi đặc tính của phương án được chọn so với tốc độ hành động. Các quyết định thuộc loại này được đặc trưng bởi tính bất định, số lượng phương án khả thi không hạn chế, và việc chi phí nguồn lực sẽ diễn ra trong tương lai, thường là một tương lai khá xa.
Tất nhiên, có những loại quyết định chiếm vị trí trung gian giữa những quyết định mang tính cấp bách về thời gian và những quyết định mang tính cấp bách về thông tin đối với tình huống, và không cần phân tích kỹ lưỡng. Các quyết định thường nhật được đưa ra hàng ngày trong khuôn khổ chính sách chung đã được xác lập là những ví dụ không cần vội vã lớn cũng không cần chi phí cho việc phân tích nghiêm túc.
Phân tích hệ thống là sự phát triển tiếp theo của các phương pháp phân tích khoa học truyền thống. Vì số lượng và độ đo tạo thành nền tảng của các khoa học tự nhiên, phân tích hệ thống bắt đầu được coi là một phương pháp định lượng. Thực tế phân tích hệ thống thường sử dụng các công cụ toán học để đặt ra và giải quyết vấn đề. Do đó, cần phải xác định vai trò mà các phương pháp phân tích định tính và định lượng đóng trong đó. Vì các phương pháp phân tích định tính vấn đề đã được sử dụng từ lâu trước khi phần lớn các phương pháp định lượng được nghĩ ra, nên rõ ràng cần phải chứng minh tính hợp lý của việc sử dụng các phương pháp định lượng trong việc ra quyết định.
Để chứng minh sự cần thiết của việc áp dụng phân tích định lượng nhằm hỗ trợ người ra quyết định, và để cho thấy rằng nó vượt trội hơn hẳn so với việc bói toán hay tung đồng xu, chủ đề thảo luận cần được đặt trên một cơ sở khác với việc khẳng định các đức tính bẩm sinh của khoa học. Khoa học, như mọi thứ khác trong thế giới phức tạp của chúng ta, có cả mặt tích cực và mặt tiêu cực, và tính chấp nhận được của các phương pháp của nó không thể được biện minh chỉ đơn giản bởi việc nó tồn tại. Tất nhiên, ta có thể chỉ ra việc áp dụng khá thành công các phương pháp khoa học trong việc ra quyết định ở các lĩnh vực quân sự và công nghiệp, và cho thấy khả năng đạt được những thành công tiếp theo khi tri thức khoa học phát triển. Cần thừa nhận rằng những lợi ích thu được trong quá khứ như một kết quả trực tiếp của phân tích khoa học là vô cùng ấn tượng, và có lẽ chỉ riêng điều này đã là chứng cứ đủ để biện minh cho việc tiếp tục quan tâm đến lĩnh vực này.
Để tiếp tục lập luận, cần tưởng tượng rằng cùng một lượng thông tin đầu vào có thể có sẵn cho các nhà phân tích được trang bị các phương pháp khoa học, cho một người bói toán, cho một con bạc, và cho người ra quyết định trên cơ sở phân tích trực giác. Nhưng tiếp cận khoa học đối với việc xây dựng quyết định mang lại một lợi thế bổ sung, vì nó bảo đảm tính logic của việc phân tích và tính đúng đắn của quyết định. Một tiếp cận hoàn toàn chủ quan không mang lại những bảo đảm như vậy. Có thể bổ sung thêm rằng nếu các quá trình khoa học được xem là bổ sung cho các quá trình chủ quan mà người ra quyết định sử dụng, thì sẽ không mất gì, và thậm chí còn có thể thu được điều gì đó từ việc sử dụng chúng.
Phân tích khoa học là một quá trình logic trong đó bút và giấy, và đôi khi thước tính hoặc máy tính, được sử dụng. Trong mọi trường hợp, phân tích khoa học đòi hỏi phải trình bày rõ ràng (và ghi lại bằng văn bản, điều này rất quan trọng) các giả định ban đầu, logic lập luận và các kết luận. Điều này có nghĩa là quá trình phân tích khoa học luôn có thể được tái tạo lại và kiểm chứng, thậm chí sau khi quyết định đã được đưa ra và kết quả thực hiện nó đã được biết. Điều này cho phép đánh giá chất lượng của các quy trình phân tích. Nếu tính hữu dụng và giá trị của việc phân tích đã được chứng minh, thì quy trình đã cho có thể được sử dụng trong tương lai với sự tin tưởng vào chất lượng của kết quả cuối cùng. Một tiếp cận hoàn toàn định tính không có những lợi thế như vậy, trừ khi, tất nhiên, ta tính đến việc người ra quyết định học được từ những sai lầm và thử nghiệm.
Tuy nhiên, những lợi thế tiềm tàng của phân tích khoa học hoàn toàn không làm giảm vai trò của nhận định chủ quan trong quá trình ra quyết định. Một trong những đặc điểm đặc trưng nhất của tiếp cận khoa học là tính trừu tượng hóa của nó — nghĩa là loại bỏ khỏi sự xem xét một số khía cạnh của vấn đề thực tế mà người ra quyết định đang đối mặt. Việc loại bỏ một số khía cạnh khỏi phân tích hệ thống có nghĩa là chỉ một phần của vấn đề thực tế được nghiên cứu theo cách khoa học nghiêm ngặt. Người ra quyết định, nếu muốn quyết định là tốt nhất có thể, sau đó phải kết hợp các kết quả của phân tích khoa học với những yếu tố quan trọng nhưng không thể định lượng được, những yếu tố không thể là một phần của phân tích chính thức. Khi thực hiện phần này của quá trình ra quyết định, anh ta phải sử dụng nhận định, trực giác và kinh nghiệm của mình ở cùng mức độ như một người quản lý theo kiểu truyền thống. Sự khác biệt giữa hai tiếp cận này là người ra quyết định sử dụng các phương pháp khoa học vạch ra một đường ranh giới rõ ràng giữa phân tích định lượng và định tính, và sử dụng mỗi loại ở nơi nó mang lại lợi ích lớn nhất.
Một ví dụ tốt về những yếu tố khó tính đến trong phân tích chính thức là tinh thần làm việc. Trong bất kỳ quyết định nào về một vấn đề, ảnh hưởng của một hành động nhất định đối với tinh thần của con người có tầm quan trọng ngang bằng, nếu không lớn hơn, đối với hiệu quả của tổ chức so với ảnh hưởng của bất kỳ yếu tố nào được đặc trưng bằng định lượng. Tuy vậy, vai trò của tinh thần làm việc lại khó đo lường và đánh giá bằng định lượng. Trong trường hợp này, nhà phân tích trước tiên có thể đặt ra và giải quyết vấn đề mà không tính đến tinh thần làm việc của tổ chức. Nhiệm vụ của người ra quyết định sau đó sẽ là kết hợp trong quyết định của mình cả dữ liệu của phân tích chính thức đã thu được trước đó và đánh giá riêng của mình về tác động của các phương án chính thức đối với tinh thần làm việc của tổ chức. Điều này sẽ giúp anh ta xác định được phương án mà, theo quan điểm của anh ta, là tốt nhất trong thực tế. Phương án này có thể trùng hoặc không trùng với phương án thu được trên cơ sở phân tích chính thức. Giá trị của phân tích chính thức trong ví dụ này nằm ở việc nó đã tính đến tất cả các yếu tố ngoại trừ tinh thần làm việc, và điều này cho phép người ra quyết định tập trung nhận định của mình vào yếu tố cần đến đánh giá cá nhân của anh ta.
Nếu không có phân tích chính thức trước đó, người ra quyết định có thể dễ dàng chỉ tập trung vào những yếu tố rõ ràng quan trọng và không dành đủ sự chú ý đến yếu tố — tinh thần làm việc — thứ chỉ có thể được đánh giá đúng đắn trên cơ sở nhận định chủ quan.
Đánh giá của chúng ta về các quyết định chiến lược và vai trò mà các phương pháp phân tích khoa học chính thức cần đóng trong đó có vẻ khá đơn giản. Chúng ta coi quá trình phân tích là một phương pháp logic và có nội dung thực chất, bản chất của nó là một phần đáng kể của một vấn đề phức tạp được quy giản về những kết quả đơn giản mà người quản lý có thể sử dụng khi xây dựng quyết định tốt nhất kết hợp với các yếu tố khác. Điều này cho phép anh ta tập trung các nguồn lực phân tích vào những khía cạnh của vấn đề nơi việc sử dụng chúng sẽ hiệu quả nhất. Tiếp cận như vậy cho phép kết hợp hiệu quả nhất cả các phương pháp phân tích chính thức và không chính thức. Rất có thể một tiếp cận toàn diện sẽ tốt hơn nhiều so với một tiếp cận hoàn toàn chủ quan trong việc xây dựng quyết định.
Tiếp cận chính thức để giải quyết vấn đề nhất thiết bao gồm việc xác định phương án nào trong số các phương án hiện có là tốt nhất. Quá trình tìm kiếm phương án tốt nhất được gọi là tối ưu hóa. Như vậy, các phương án tốt nhất sẽ là các phương án tối ưu. Khi giải quyết các vấn đề phức tạp có liên quan đến những yếu tố bất định lớn, mức độ phát triển của phân tích hệ thống là như vậy nên việc tối ưu hóa theo đúng nghĩa của nó không thể đạt được hoặc thậm chí không thể thử thực hiện. Nói cách khác, dù ta có suy nghĩ theo hướng tìm kiếm các phương án tốt nhất, việc đạt được điều đó rất thường là không thể.
Tối ưu hóa toàn cục trong phân tích hệ thống là không thể, chỉ riêng vì không phải mọi nhận định đều có thể được biểu diễn bằng định lượng. Chỉ một phần của vấn đề mới có thể được định lượng, và người nào tin chắc rằng lời giải thu được cho mô hình trừu tượng của một vấn đề tất nhiên áp dụng được cho vấn đề thực tế thì sẽ chắc chắn gặp sai sót và thất bại. Hơn nữa, vì các đối tượng của phân tích hệ thống, theo quy luật, đều phức tạp, nên không phải lúc nào cũng có thể hiểu rõ cấu trúc của chúng.
Nhà phân tích hệ thống phải hiểu rõ rằng vấn đề mà anh ta đã đặt ra và xây dựng trên giấy không còn là vấn đề thực tế nữa. Đó là một vấn đề nhân tạo, chỉ có liên hệ chặt chẽ (người ta hy vọng như vậy) với vấn đề thực sự tồn tại. Và người ta chỉ có thể giả định rằng lời giải của vấn đề nhân tạo này sẽ có ích cho người ra quyết định về các vấn đề thực tế. Cần luôn nhớ đến sự khác biệt này giữa các vấn đề, vì người ra quyết định hay nhà phân tích muốn áp dụng trực tiếp “lời giải trên giấy” cho các vấn đề thực tế đôi khi có thể sẽ thất vọng cay đắng.
Trong điều kiện thực tế, quá trình trừu tượng hóa vừa được mô tả thường tỏ ra không thể thực hiện được. Nhà phân tích có thể phát hiện ra rằng sự hiểu biết của mình về cấu trúc của hệ thống hạn chế đến mức bất kỳ sự trình bày chính thức nào mà anh ta có thể tạo ra sẽ chỉ giống thực tế rất ít. Trong tình huống đó, anh ta không thể chọn được phương án hành động tốt nhất. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng lựa chọn thay thế cho phân tích chính thức sẽ là một tiếp cận hoàn toàn chủ quan, và khi điều này được nhận thức rõ, những lo ngại về giá trị tương đối của phân tích chính thức được áp dụng đúng cách sẽ bắt đầu tan biến.
Về bản chất, con người không có khả năng thấu hiểu một cách đầy đủ các vấn đề phức tạp đòi hỏi phải tính đến nhiều yếu tố tương tác với nhau. Bất kỳ phân tích chính thức nào, hay thậm chí chỉ là một cố gắng thực hiện phân tích chính thức, thường có giá trị ở chỗ ít nhất nó buộc người ra quyết định phải suy nghĩ về những điều cốt yếu và đi theo hướng đúng đắn. Và dù trong phân tích cuối cùng, nhà phân tích hệ thống có thể không thể nói cho người ra quyết định biết một cách chắc chắn tuyệt đối điều đúng đắn cần làm là gì, nhưng chính việc thực hiện phân tích sẽ buộc anh ta phải liệt kê các phương án và đặt ra câu hỏi anh ta đang cố gắng đạt được điều gì. Hơn nữa, người ra quyết định sẽ có được hiểu biết rõ ràng về những điều anh ta cần biết để đưa ra một quyết định hợp lý. Ngay cả khi anh ta không biết hết mọi điều cần biết và không có đầy đủ thông tin cần thiết, việc chỉ biết mình cần gì nói chung cũng cung cấp một cơ sở tốt hơn cho việc ra quyết định. Điều này cho phép anh ta, khi ra quyết định, có thể lựa chọn cẩn trọng hoặc chấp nhận rủi ro và hy vọng vào một kết quả tích cực. Cần nhấn mạnh rằng nếu thiếu các dữ liệu cần thiết, việc hiểu được tầm quan trọng của chúng có thể thúc đẩy việc tìm kiếm thông tin còn thiếu và sử dụng nó, nếu không phải cho vấn đề đang xét thì cũng cho các vấn đề tương tự khác trong tương lai.
Chúng ta đã nhắc đến vai trò của nhận định trong quá trình ra quyết định và chỉ ra tầm quan trọng của nó đối với việc giải quyết mọi vấn đề, kể cả những vấn đề được giải quyết bằng phương pháp phân tích. Tuy nhiên, vai trò của nhận định không chỉ giới hạn ở những chức năng bổ trợ đã được mô tả trên đây. Khung phân tích cơ bản được gọi là “lý thuyết ra quyết định” bao gồm nhận định như một yếu tố của phân tích chính thức vấn đề.
Các nhận định chủ quan của con người được đưa vào quá trình phân tích chính thức theo hai cách: hoặc dưới dạng nhận định về xác suất, hoặc dưới dạng đánh giá có trọng số. Vì phần lớn các vấn đề cần giải quyết liên quan đến tính bất định trong tương lai, nên cần phải đánh giá xác suất của các sự kiện trong tương lai. Những đánh giá như vậy tốt nhất nên được thực hiện trên cơ sở kinh nghiệm. Như vậy, việc đánh giá các kết quả trở thành một yếu tố cần thiết của phân tích chính thức đối với vấn đề đang được giải quyết. Một trong những đặc tính quý giá của phân tích hệ thống là hai loại nhận định này được xem xét và nghiên cứu một cách độc lập với nhau, trong khi đó, trong tâm trí của người ra quyết định, chúng thường hòa lẫn vào nhau.