Nhập môn vận trù học. Churchman C.W., Ackoff R., Arnoff L. 1957.
Vận trù học ban đầu ra đời trong Chiến tranh thế giới thứ hai ở Anh, và sự phát triển của nó sau đó nhanh chóng được tiếp nối tại Hoa Kỳ. Như vậy, vận trù học lần đầu được áp dụng cho các vấn đề quân sự, và chỉ sau chiến tranh mới được áp dụng cho các vấn đề quản lý tài chính, công nghiệp và dân sự. Ban đầu, quá trình này diễn ra nhanh hơn ở Anh, cho đến năm 1951 khi vận trù học đã đứng vững trong công nghiệp Mỹ và bắt đầu phát triển nhanh chóng tại Hoa Kỳ.
Mặc dù công việc trong lĩnh vực sau này được gọi là vận trù học bắt đầu trong các tổ chức quân sự, sự phát triển và hình thành của nó như một ngành độc lập có thể được mô tả bằng cách tương tự với quá trình phát triển công nghiệp đã được biết đến rộng rãi. Trước Cách mạng công nghiệp, sản xuất chủ yếu được thực hiện bởi các doanh nghiệp nhỏ, nơi toàn bộ việc quản lý do một chủ sở hữu duy nhất thực hiện, người này mua nguyên liệu, lập kế hoạch và chỉ đạo công việc, tiêu thụ sản phẩm, tuyển dụng và sa thải công nhân, v.v.
Sau đó, đã diễn ra sự phân chia các chức năng quản lý hành chính. Xuất hiện các trưởng phòng sản xuất, phòng bán hàng, phòng tài chính, phòng nhân sự và các phòng khác. Sự cơ giới hóa ngày càng tăng, kèm theo tự động hóa từng phần, đã dẫn đến tăng trưởng sản xuất công nghiệp nhanh hơn nữa, điều này gây ra sự phân tách các tác nghiệp và sự phân chia sâu hơn các chức năng quản lý hành chính.
Sự xuất hiện của nhiều tác nghiệp riêng biệt tất yếu đòi hỏi phải tạo ra các vị trí quản lý để điều hành các tác nghiệp này. Hiện nay, ngày càng ít trưởng phòng sản xuất có tiếp xúc trực tiếp với các phân xưởng sản xuất. Trên thực tế, họ đã trở thành những nhân viên thực hiện các chức năng thuần túy tổ chức.
Đồng thời với sự phân hóa và phân chia ngày càng tăng của các chức năng quản lý hành chính, sự quan tâm của các nhà khoa học đối với các vấn đề nảy sinh trong các bộ phận sản xuất khác nhau của các tổ chức công nghiệp cũng tăng lên. Đặc biệt, các nhà khoa học bắt đầu ngày càng chú ý hơn đến các vấn đề sản xuất công nghiệp, và kết quả của những nỗ lực chung của họ, một số ngành khoa học ứng dụng mới đã ra đời, cùng với các chuyên môn của chúng — kỹ sư cơ khí, kỹ sư hóa học, kỹ sư xây dựng công nghiệp, kỹ sư kiểm soát chất lượng bằng thống kê, và các chuyên gia quản lý sản xuất. Ở các lĩnh vực khác, xuất hiện các chuyên gia nghiên cứu thị trường, kinh tế học công nghiệp, kinh tế lượng, tâm lý học quan hệ lao động, xã hội học công nghiệp và các ngành khoa học ứng dụng tương tự.
Trong thời kỳ phân hóa và phân chia các chức năng quản lý hành chính này, một lớp vấn đề quản lý mới bắt đầu hình thành và định hình — những vấn đề có thể được gọi là vấn đề mang tính tổ chức - quản lý. Những vấn đề này nảy sinh như một hậu quả trực tiếp của sự phân chia lao động theo chức năng trong một doanh nghiệp, điều này làm nảy sinh nhu cầu về hoạt động tổ chức. Trong bất kỳ tổ chức nào, mỗi bộ phận chuyên môn hóa thực hiện một phần công việc chung. Việc thực hiện mỗi phần công việc là cần thiết để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. Tuy nhiên, do sự phân chia lao động như vậy, mỗi bộ phận chuyên môn hóa phát triển các mục tiêu riêng của mình.
Với sự xuất hiện của các vấn đề mang tính tổ chức, vị trí chuyên gia tư vấn quản lý đã xuất hiện. Vai trò của các chuyên gia tư vấn là giúp giải quyết các vấn đề tổ chức mới nảy sinh bằng cách vận dụng kinh nghiệm của họ trong việc giải quyết các vấn đề tương tự ở các lĩnh vực khác. Phương pháp họ sử dụng là xác định điểm chung của một số vấn đề thuộc một lớp nhất định khi phân tích các giải pháp được đề xuất. Tất nhiên, dần dần bắt đầu có những cố gắng nhằm tìm ra một cấu trúc chung (để xây dựng một “mô hình”) của các giải pháp này và các nguyên tắc chung để kiểm tra tính đúng đắn của các cấu trúc được tìm ra. Những cố gắng này đã dẫn đến nhu cầu về một cách tiếp cận khoa học đối với việc nghiên cứu các vấn đề mang tính tổ chức, tuy cần lưu ý rằng các thành tựu khoa học đã được sử dụng trong lĩnh vực này theo thời gian, ngay cả trước khi vận trù học xuất hiện.
Trong Chiến tranh thế giới thứ hai, các nhà chức trách quân sự đã kêu gọi một số nhà khoa học giúp giải quyết các vấn đề chiến lược và chiến thuật. Nhiều vấn đề trong số này thuộc chính loại mà chúng ta gọi là vấn đề tổ chức. Các đại diện của nhiều ngành khoa học khác nhau đã được tập hợp thành các nhóm công tác có nhiệm vụ tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Đây chính là những nhóm vận trù học đầu tiên.
Mục đích của vận trù học, một ngành ra đời cùng với sự phát triển của các tổ chức công nghiệp, là cung cấp cho cấp quản lý một cơ sở khoa học để giải quyết các vấn đề liên quan đến sự tương tác giữa các bộ phận khác nhau của tổ chức trong việc theo đuổi các mục tiêu chung của tổ chức.
Một giải pháp được xem là có lợi nhất cho tổ chức nói chung được coi là phương án tối ưu; một giải pháp có lợi nhất cho một hoặc một số bộ phận của tổ chức được gọi là phương án cận tối ưu.
Khi thực hiện nghiên cứu vận trù học, người ta cố gắng tìm ra các giải pháp tốt nhất cho một phần càng lớn của toàn bộ tổ chức càng tốt. Ví dụ, khi cố gắng giải quyết vấn đề bảo trì tại một doanh nghiệp bằng các phương pháp vận trù học, mục tiêu là tính đến ảnh hưởng của các chính sách bảo trì khác nhau đối với sản xuất nói chung. Người ta có thể đi xa hơn nữa và cố gắng xác định điều này ảnh hưởng như thế nào đến một công ty nhất định, điều này đến lượt nó ảnh hưởng đến toàn bộ ngành, v.v. Khi có thể, người ta cũng cố gắng tính đến việc ảnh hưởng đối với bộ phận sản xuất sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các bộ phận khác và toàn bộ công ty. Trong vận trù học, mục tiêu là tính đến các tương tác hoặc các quan hệ nhân quả ở mức độ mà điều này có vẻ là cần thiết. Tuy nhiên, trong mỗi trường hợp cụ thể, phạm vi của nghiên cứu vận trù học thường bị hạn chế trong thực tế, do việc tiếp cận các cấp cao hơn của tổ chức bị giới hạn hoặc do những hạn chế về thời gian, tiền bạc và nguồn lực.
Luôn tồn tại một khoảng cách giữa những khát vọng lý tưởng và những khả năng thực tế. Tuy nhiên, mục tiêu cơ bản của vận trù học quy về việc tìm kiếm các giải pháp tối ưu cho các vấn đề mang tính tổ chức có tính đến sự vận hành của toàn bộ tổ chức. Tính chất tổng quát này của mục tiêu vận trù học là một ví dụ về tiếp cận hệ thống, vì bằng “hệ thống” chúng ta hiểu một phức hợp liên kết gồm các thành phần có liên hệ chức năng với nhau.
Tiếp cận hệ thống đối với các vấn đề không có nghĩa là vấn đề được đặt ra theo cách tổng quát nhất phải được giải quyết trong một dự án nghiên cứu duy nhất. Dù điều này có thể là mong muốn, nhưng trên thực tế rất hiếm khi đạt được. Trong thực tế, vấn đề tổng thể thường được giải quyết theo từng phần theo một trình tự nhất định. Trong nhiều trường hợp, vấn đề tổng thể không thể được đặt ra trước, nhưng giải pháp ở một giai đoạn cho phép xác định bước tiếp theo.
Nói ngắn gọn, mặc dù việc tối ưu hóa đồng thời tất cả các bộ phận của một hệ thống là điều rất mong muốn, các ràng buộc thực tế nói chung yêu cầu tối ưu hóa tuần tự từng bộ phận riêng lẻ của hệ thống, kèm theo việc điều chỉnh lẫn nhau song song giữa các tối ưu cục bộ để xác định giải pháp tối ưu cho vấn đề tổng thể.
Từ khẳng định rằng vận trù học cố gắng mô tả một phần càng lớn càng tốt của hệ thống, không suy ra rằng người ta phải bắt đầu bằng việc nghiên cứu toàn bộ hệ thống. Hầu hết các nghiên cứu vận trù học bắt đầu với những vấn đề đã biết có phạm vi hạn chế. Nhưng sau đó, ranh giới của nghiên cứu được mở rộng đến mức mà các điều kiện cho phép. Về bản chất, phạm vi của nghiên cứu là một thước đo xác định một trong những đặc điểm phân biệt của vận trù học. Theo đó, một nghiên cứu vận trù học rất thường bắt đầu với những vấn đề tương tự như những vấn đề mà một kỹ sư cơ khí, kỹ sư xây dựng công nghiệp, kỹ sư hóa học hay nhà nghiên cứu thị trường có thể bắt đầu, nhưng nó hiếm khi kết thúc với những vấn đề thuộc loại đó.
Đặc điểm của vận trù học là trong việc giải quyết mỗi vấn đề, các vấn đề mới lại nảy sinh. Từ đó, rõ ràng là việc áp dụng các phương pháp vận trù học sẽ không hiệu quả khi chỉ giải quyết những vấn đề hẹp, hạn chế. Lợi ích lớn nhất có thể thu được từ nghiên cứu liên tục, tích lũy — tức là từ việc chuyển tiếp tuần tự từ vấn đề này sang vấn đề khác. Điều này xuất phát chính từ định nghĩa về các mục tiêu của vận trù học đã nêu trên.
Một trong những đặc điểm cốt yếu nhất của vận trù học là khát vọng tìm ra giải pháp tối ưu, xác định chiến lược hoặc thiết kế tối ưu. Nhiệm vụ không phải là tìm ra một giải pháp tốt hơn giải pháp hiện có, mà là tìm ra giải pháp tốt nhất trong số tất cả các giải pháp có thể. Giải pháp như vậy không phải lúc nào cũng đạt được do những ràng buộc bởi trình độ khoa học hiện tại, thiếu thời gian, nguồn lực hoặc khả năng. Nhưng các nỗ lực trong vận trù học luôn hướng đến việc tìm ra giải pháp tối ưu hoặc một giải pháp gần với nó nhất có thể.
Quyết định cuối cùng thuộc về những người quản lý các tác nghiệp, không phải những người nghiên cứu chúng. Nhóm nghiên cứu vận trù học chỉ có thể khuyến nghị các giải pháp hoặc cung cấp cơ sở để lựa chọn một giải pháp cụ thể. Nhóm này cũng có thể hỗ trợ triển khai quyết định sau khi nó đã được đưa ra.
Tổng kết lại, vận trù học theo nghĩa tổng quát nhất có thể được đặc trưng là việc áp dụng các nguyên lý, phương pháp và phương tiện khoa học vào các vấn đề liên quan đến sự vận hành của các hệ thống tổ chức, với mục đích cung cấp cho những người quản lý các hệ thống này các giải pháp tối ưu.