Yönetim

Yönetim (Rusça: upravlenie):

• biyolojik, sosyal ve teknik gibi çeşitli türden örgütlenmiş sistemlerin kendine özgü yapısının korunmasını, faaliyet biçiminin sürdürülmesini ve program ile amaçlarının gerçekleştirilmesini sağlayan bir öğe ve işlev;

• yönetilen bir sistemin gerekli davranışını sağlamak amacıyla ona uygulanan bir etki;
• belirlenen amaçlara ulaşmak için yönetici bir öznenin, yönetilen bir nesnenin faaliyetini örgütleme sürecidir;
• bir öznenin, kendisine veya dış nesne ya da öznelere yönelik olarak, onları dönüştürmek veya özelliklerini değiştirmek amacıyla gerçekleştirdiği bir eylem.

Yönetim:

• bir süreç olarak — “girdi”deki kaynakları “çıktı”daki ürünlere dönüştürerek belirlenen amaçlara ulaşılmasını sağlayan yönetsel eylemler kümesi;
• bir bilim olarak — kavramlar, kuramlar, ilkeler, yöntemler ve yönetim biçimleri şeklinde örgütlenmiş bilgi birikimi;
• bir işlev olarak — insanların ve iktisadi birimlerin eylemlerini yönlendirmek ve istenen sonuçları elde etmek amacıyla gerçekleştirilen amaçlı bilgilendirici etki;
• bir aygıt olarak — toplumsal sistemlerin amaçlarına ulaşması doğrultusunda tüm kaynaklarının kullanımını ve eşgüdümünü sağlayan yapılar ve insanlar kümesi.

Yönetimin bir öğe, bir işlev, bir etki, bir süreç, bir sonuç, bir seçim vb. olarak tanımlandığı daha birçok tanım da bulunmaktadır. Bir özne tarafından gerçekleştirildiğinde yönetim, yönetsel faaliyet olarak ele alınmalıdır. Bu bakış açısı, kavramın çok yönlülüğünü açıklamakta ve ona ilişkin farklı yaklaşımları uzlaştırmaktadır.

Yönetim bir yönetici organ tarafından gerçekleştiriliyorsa, bu faaliyeti yürütmek yönetici sistemin bir işlevidir; yönetim süreci, (yönetsel) faaliyet süreciyle, denetim eylemi ise onun sonucuyla örtüşür. Hem yönetici organ hem de yönetilen sistem birer özne olduğunda, yönetim yönetilen öznelerin faaliyetlerinin örgütlenmesini kapsar.

Mesleki pratik faaliyetin bir biçimi olarak yönetsel faaliyet, birtakım genel özelliklere sahiptir. Bunlar arasında şunlar sayılabilir: belirli koşullar altında (sınırlı yetenek ve kaynak kısıtları dahil) insan faaliyetinin kendine özgülüğü ve öngörülemezliği, değişen koşullara uyum sağlama yeteneği, amaç belirleme kapasitesi ve kendi kendini örgütleme ile gelişme kapasitesi. Bunlara ek olarak, yönetsel faaliyet birtakım ayırt edici özelliklerle de nitelenir:

1. Yönetsel faaliyetin özneselliği. Yönetsel faaliyet temelde özneldir. Her faaliyet özneldir, çünkü her zaman bir özne tarafından gerçekleştirilir. Ancak yönetsel faaliyette, yöneticilerin kişisel nitelikleri, mesleki deneyimi ve etik tutumu özellikle önem taşır.
2. Yönetici öznenin özerk amaç belirlemesi, yönetsel faaliyetin ayrılmaz bir özelliğidir. Genel kural olarak yönetici, yalnızca kendi faaliyetinin amacını değil, yönetilen sistemin faaliyetinin amacını da bağımsız olarak belirler, bunları görevlere ayrıştırır ve bunlara ulaşmanın yollarını tasarlar. Bazı durumlarda ise yönetici, sistemin daha yüksek bir düzeyinde belirlenmiş amaçları sadece iletmekle yetinir.
3. Sonuçların dolaylılığı. Yönetsel faaliyetin doğrudan sonucu, yönetilen sisteme uygulanan denetim eylemidir. Ancak bu eylem kendi başına bir amaç değildir — yönetilen sistemin gerekli davranışını sağlamak için gerçekleştirilir. Yönetsel faaliyetin konusu, yönetilen sistemin faaliyetidir. Başka bir deyişle, yönetsel faaliyetin nihai (dolaylı) sonucu, yönetilen sistemin durumudur (sonucudur). Yönetimin etkililiği tam da bu sonuca göre değerlendirilir.
4. Yönetsel faaliyetin yaratıcı niteliği. Yönetim, esasen karar vermedir. Karar verme süreci tam olarak biçimlendirilemez. Her zaman belirsiz etkenler ve yaratıcılık içerir. Ancak yaratıcılık, hukuki, etik ve diğer normlarla, ayrıca kaynak ve başka sınırlamalarla kısıtlanır.
5. Yönetilen sistemin denetim eylemlerine verdiği yanıttaki davranışının modellenmesi, kestirilmesi ve öngörülmesi ihtiyacı.
6. Yönetici öznenin, kendi faaliyetinin ve yönettiği özne ve/veya nesnelerin süreç ve sonuçlarına ilişkin sorumluluğu. Yönetici özne, yalnızca kendi faaliyetinin doğrudan sonuçlarından değil, aynı zamanda onun dolaylı sonucundan — yönetilen sistemin durumundan ve faaliyetinin sonuçlarından — da sorumludur.
7. Gelişim ve uyum. Yönetsel faaliyetin ayırt edici bir özelliği, hem yönetici öznenin hem de yönetilen sistemin gelişme ihtiyacı ile bunların değişen dış ve iç koşullara uyum sağlama ihtiyacıdır.

Örgütsel yönetim sistemlerinin işleyişini betimlemek için yönetim döngüsü kavramı kullanılır — yani yönetim sürecini standart aşamaların tekrarlanan bir dizisi olarak betimleyen bir model. Bugüne kadar yönetim döngüsüne ilişkin birkaç düzine model önerilmiştir, örneğin:

• Henri Fayol’un döngüsü: Planlama – Örgütleme – Güdüleme – Denetleme;
• W. Edwards Deming’in PDCA döngüsü: Planla – Uygula – Kontrol Et – Harekete Geç;
• Bilgi Toplama – Planlama – Uygulama – Muhasebe – Denetim – Analiz – Düzeltme döngüsü.

Her yönetsel faaliyetin temelinde, ölçüler ve göstergelerin (“betimleme ve ölçme” için) ve nicel modellerin yaygın biçimde kullanıldığı sürekli bir yönetim döngüsü düşüncesi yer alır. Asıl ağırlık, bir faaliyetin nicel olarak ifade edilen performansını iyileştirmeye yönelik yöntemler, araçlar ve kararlara verilir. Bir performans yönetimi sisteminin tüm bileşenleri, yönetim döngüsü modellerinde belirli nicel betimlemeler, göstergeler ve modeller sistemi aracılığıyla temsil edilir.

Sistem yaklaşımı, nesneleri ve yönetim yapılarını genelden özele doğru çözümler. Bu yaklaşım, örgütlerin en iyi gelişimi sağlamak için kendilerine amaçlar ve görevler belirlenmesi gereken öğeler sistemleri olarak görülmesini önerir.

Yönetime sistem yaklaşımının temel unsurları:

• her problemin çözümü, amaçların açık bir şekilde ortaya konmasıyla başlar;
• her problem veya görev, her bir bireysel kararı nihai amaçlarla ilişkilendiren bir amaç ağacı olarak ele alınmalıdır;
• amaçlara ulaşmanın yolları belirlenirken alternatif seçenekler göz önünde bulundurulmalıdır;
• tekil alt sistemlerin amaçları, bütün olarak sistemin nihai amaçlarıyla çelişmemelidir.

Sistem yaklaşımı açısından yönetim, iki ayrı katmandan oluşan karmaşık bir süreçtir: operasyonel denetim (düzenleme) ve stratejik yönlendirme. Operasyonel denetimin görevi, sistemin belirli parametrelerini verilen bir düzeyde tutmaktır. Stratejik yönlendirme ise, sistemin bu verilen durumunun tam olarak ne olması gerektiğini belirlemekten oluşur. Stratejik yönlendirme tasarım ve planlamayı kapsarken, operasyonel denetim günlük gözetimi ve buna ilişkin tüm işlevleri kapsar.

Karmaşık bir stokastik sistemin işleyişini incelemek için, onu bir denetleyen alt sistem ve bir denetlenen alt sistem olarak temsil etmek yararlıdır. Denetlenen alt sistemin parametrelerini belirledikten sonra, denetleyen alt sistem bunları geri besleme ilkesine dayanarak belirlenen düzeyde tutmalıdır.

Geri beslemeye dayalı düzenleme, yalnızca belirli bir türdeki bozucu etkilerin değil, herhangi bir bozucu etkinin de dengelenmesini sağlar. Böylece, bozucu etkilerin sisteme etkisi, nedenleri genel olarak bilinmese bile giderilir. Bu, ayrıntılı bir betimlemeye direnç gösteren son derece karmaşık sistemlerle çalışırken özellikle önemlidir.

Sistem analizi, bir sistemi stratejik bir amaca ulaşmak için birleştirilmiş bileşenler kümesi olarak tanımlar. Bu, sistemin gerçekleştirmek üzere yaratıldığı bir amaç veya göreve götürür. Bu amaç stratejik olduğundan, sistem onu izlemek için birçok taktik görevi de çözmelidir.

Bazı yöneticilerin çabalarını bireysel, özel konular üzerinde toplamak istemeleri son derece anlaşılırdır. Yönetim entegrasyonu sorunu kendileri için merkezi bir konu olsa da, sayısız bölümden gelen sonuçları bütünleştirme görevini başkalarına bırakarak bu özel konuların kapsamını genişletmeye çalışırlar. Liderliğin özü eşgüdümde yatar ve tarif edilen türde bir bireşim sürecinin her düzeydeki yöneticiler için yararlı olabileceği açıktır. Yöneticiler bireysel uzmanlık alanlarına odaklandıklarında, kuruluşlarının genel amaçlarını ve daha büyük sistemler içindeki rollerini gözden kaçırma riskiyle karşı karşıya kalırlar. “Büyük resim” hakkında açık bir kavrayışı korurlarsa, sorumluluklarını daha etkili bir şekilde yerine getirebilirler.

Genel sistem yaklaşımının göz ardı edilmesi kasıtlı olabilir — çünkü departman veya işlevsel birim başkanları, kendi eylemlerinin işletmenin bütünündeki sonuçlar açısından önemini genellikle fazla değerlendirme eğilimindedir. Bazen bu ihmal kasıtsızdır ve bir karar vericinin, kararlarının işletme faaliyetinin diğer alanları üzerindeki sonuçlarını öngörememesinden kaynaklanır. Sistem yaklaşımının yönetime uygulanmasındaki temel nokta, birleşik bir bütün oluşturan alt sistemler ve birbiriyle bağlantılı parçalar ağının açık bir resmini elde etmektir.

Sistem yaklaşımının düşünceleri, bir sistemin ne olduğuna dair açık bir kavrayış olmadan düşünülemez. Bir sistem, dinamik olarak birbirine bağlı öğelerin bütünsel bir bileşimidir. Bir sistem, ancak çevresiyle birlik içinde ele alınabilir. Genel kural olarak, her sistem daha yüksek düzeydeki bir sistemin bir öğesidir ve bir sistemin her öğesi de kendi içinde daha düşük düzeyde bir sistem olarak görülebilir.

Bir sistemin bütünlüğü ve öğelerinin birbiriyle bağlantısı, yalnızca sistemin amacıyla ilişkili olarak belirlenir. Aynı zamanda, bir sistem gerçek dünyadaki bir nesneyle bir tutulmamalıdır, çünkü herhangi bir nesne farklı bakış açılarından incelenebilir ve seçilen bakış açısına bağlı olarak, nesnenin işleyişinin bir yönünü yansıtan birçok farklı sistem belirlenebilir. Karmaşık sistemlerin işleyişini yalnızca tekil öğeleri inceleyerek araştırmak olanaksızdır, çünkü karmaşık sistemler beliriş özelliğine sahiptir — bir sistemin, tekil öğelerinin hiçbirinde bulunmayan özellikler sergileme yeteneği.

Sistem yaklaşımının ve sistem teorisinin kullanılması, örgütlerin ve tüm yönetim hiyerarşilerinin, kendilerini oluşturan parçaların birliği olarak ve aynı zamanda dış dünyanın küresel sistemi içinde görülmesini mümkün kılmıştır. Aynı zamanda, farklı dönemlerde yönetim uygulamasına ve kuramına hâkim olmuş diğer okulların düşünce ve yaklaşımlarını bütünleştirmek de mümkün olmuştur. Sistem yaklaşımı, kesin bilimlerin, mühendisliğin, doğa bilimlerinin ve beşeri bilimlerin yöntemlerini ve başarılarını yönetim kuramına taşımıştır.

Bununla birlikte, sistem yaklaşımının yönetim kuramına en önemli katkısı, yeni bir düşünme biçiminin oluşmasıdır. Sistem yaklaşımı, yöneticilerin yönettikleri örgütün dış dünya içindeki yerini belirlemesini, her yönetim yapısının açık bir sistem olduğunu kavramasını ve dolayısıyla bir örgütün yönetiminin, kapalı bir sistem için olduğu gibi — yani dış çevrenin iç yönetim süreçleri üzerindeki etkisi hesaba katılmadan — kurulamayacağını anlamalarını mümkün kılmıştır. Çevre, ancak sistem yaklaşımının ortaya çıkışıyla yönetimde temel bir değişken olarak görülmeye başlanmıştır.

Sistem yaklaşımının yönetim kuramına ve uygulamasına uygulanmasının önemli bir sonucu, farklı yönetim okullarının düşünce ve başarılarının bütünleştirilmesidir. Bunun için, onları ayrı sistemler olarak değil, yönetim kuramı içindeki alt sistemler olarak ele almak yeterli olmuştur. Bu, her yaklaşımın sınırlarını ve kullanım olasılıklarını hemen ortaya koymuştur — özellikle her yönetim okulu, çabalarını örgütlerin yalnızca bir yönü (alt sistemi) üzerinde yoğunlaştırdığından: insanlar, yapılar, yönetim yöntemleri vb. Davranışçı okul, yönetimin toplumsal alanını araştırmıştır. Bilimsel yönetim ve nicel yöntemler okulları ise esas olarak teknik sistemlerin yönetimini incelemiştir. Örgütlerin tüm bileşenlerini tutarlı bir bütün içinde birleştirmeyi ancak sistem yaklaşımı mümkün kılmıştır.

Sistem yaklaşımı, bir örgütü, “girdileri” insan, malzeme, finansal ve bilgi kaynakları olan ve bunların — yönetimin algoritmalarına, yaklaşımlarına, yöntemlerine, araçlarına ve teknolojilerine bağlı olarak — ulaşılan amaçlar ve örgütsel sonuçlar (kâr, üretim ve ürün kalitesinde artış, gelişmiş performans göstergeleri, maddi teşvikler, daha yüksek işgücü verimliliği vb.) biçiminde “çıktılara” dönüştürüldüğü açık bir sistem olarak temsil etmeyi mümkün kılmıştır.