“Analisis Sistem dan Manajemen Proyek” oleh D. Cleland dan W. King, 1968
Penerapan konsep sistem pada fungsi manajemen yang berkaitan dengan perencanaan dikenal sebagai analisis sistem. Perlu dicatat bahwa, sayangnya, dalam bidang ini (dan sesungguhnya bukan hanya dalam bidang ini saja) juga terdapat hutan belantara terminologi: orang yang berbeda menggunakan istilah yang berbeda untuk mendefinisikan fenomena atau konsep yang sama. Misalnya, banyak eksekutif dan mereka yang menganalisis proses manajemen menggunakan sebagai sinonim istilah “analisis sistem”, “riset operasi”, “analisis operasional”, “analisis efektivitas biaya”, atau “analisis biaya-manfaat”, dan sebagainya. Yang lain berusaha membatasi bidang studi khusus yang didefinisikan oleh istilah-istilah ini.
Jika seseorang mengarahkan minatnya pada pemahaman makna dan substansi pendekatan sistem, alih-alih pada penjelasan isi kegiatan yang didefinisikan oleh salah satu istilah ini, kebingungan semantik semacam itu tidak akan menimbulkan kesulitan besar. Semua kegiatan yang ditunjuk oleh istilah-istilah ini memiliki unsur bersama dan berbeda terutama dalam domain penerapan dan tujuan analisisnya. Di sini, sebagaimana akan kita temukan, lebih berguna untuk berfokus pada proses analisis — yaitu, pada metodologinya — daripada pada tujuan dan domain penerapannya. Dari sini dapat disimpulkan bahwa kita dapat mempertimbangkan unsur-unsur mendasar analisis operasional, analisis sistem, analisis efektivitas biaya, dan lain-lain secara bersamaan, sebab pada kenyataannya semuanya identik sifatnya. Kita kemudian dapat menyerahkan pencarian definisi yang tepat kepada mereka yang bekerja dalam kondisi tertentu dan merasa perlu berupaya mendefinisikan isi istilah-istilah ini secara tepat.
Untuk memahami substansi metodologi yang dikenal sebagai “analisis sistem”, pertama-tama seseorang harus memahami sifat masalah yang dianalisis, sebab tujuan analisis sistem itu sendiri terletak justru pada penganalisisan masalah yang harus dipecahkan dalam proses perencanaan.
Menurut sifatnya, analisis sistem adalah suatu proses atau metodologi ilmiah. Analisis sistem dapat didefinisikan berdasarkan unsur-unsur dasarnya. Pendekatan analisis sistem mengandaikan:
- penyelidikan sistematis dan perbandingan timbal balik antara berbagai alternatif tindakan yang mengarah pada pencapaian tujuan yang diinginkan;
- perbandingan alternatif berdasarkan biaya sumber daya yang dikeluarkan dan manfaat yang dicapai oleh masing-masing alternatif;
- pertanggungjawaban dan analisis yang menyeluruh terhadap ketidakpastian.
Untuk memahami hakikat analisis sistem, perannya, dan tempatnya dalam pengambilan keputusan strategis, pertama-tama diperlukan pemahaman yang jelas mengenai isi mendasar masalah, unsur-unsurnya yang paling penting, serta prinsip-prinsip pemecahannya.
Analisis sistem adalah metodologi untuk menganalisis dan memecahkan masalah yang menggunakan penyelidikan dan perbandingan alternatif secara sistematis, berdasarkan pada rasio antara perkiraan biaya sumber daya yang dikeluarkan untuk pelaksanaannya dan manfaat yang dihasilkan. Sebagai bagian dari penyelidikan ini, analisis menyeluruh terhadap ketidakpastian yang melekat pada keputusan-keputusan yang akan datang bersifat wajib.
Meskipun metode logika dan matematika sering digunakan dalam analisis sistem untuk memecahkan masalah, seseorang tidak boleh berasumsi bahwa terdapat hubungan yang niscaya antara analisis sistem dan metode matematika yang rumit. Masalah yang sangat kompleks sangat sering dianalisis dan dipecahkan tanpa menggunakan sesuatu yang lebih rumit daripada matematika sekolah menengah. Peran penilaian manusia dalam analisis sistem sering kali sama sekali disalahpahami. Analisis sistem hanya berfungsi sebagai pelengkap bagi penilaian pengambil keputusan, yang didasarkan pada pengalaman dan intuisi. Terlebih lagi, dalam banyak kasus, penilaian digunakan jauh lebih efektif dalam analisis sistem dibandingkan jika pengambil keputusan menggunakannya secara pribadi.
Mari kita perhatikan peran analisis sistem dalam praktik dan keterbatasan yang melekat padanya. Apakah analisis ilmiah diperlukan untuk setiap masalah? Haruskah analisis sistem digunakan dalam memecahkan setiap masalah? Jawaban atas pertanyaan ini adalah sebagai berikut. Analisis sistem pada prinsipnya dapat berguna untuk memecahkan masalah strategis yang dihadapi dalam manajemen pada tahap perencanaan, masalah taktis yang berkaitan dengan pelaksanaan, dan masalah yang kita hadapi dalam kehidupan sehari-hari; namun, menerapkannya di mana-mana dan selalu akan tidak masuk akal.
Beberapa masalah pada dasarnya sederhana dan tidak memerlukan analisis menyeluruh. Seorang pengambil keputusan yang berdiri di tengah jalan dengan sebuah mobil yang melaju ke arahnya dengan kecepatan 60 mil per jam jelas berada dalam situasi yang menuntut suatu keputusan. Keinginannya yang mendesak adalah menghindari cedera; untuk mencapai hal ini, ia memiliki setidaknya dua alternatif — berlari ke sisi kiri atau ke sisi kanan jalan. Pertimbangan atau analisis yang berkepanjangan jelas akan menghasilkan sesuatu yang sama sekali tidak sesuai dengan keinginannya. Situasi ini menuntut keputusan yang cepat dan tepat. Keputusan semacam ini, menurut sifatnya, khas bagi manajer tradisional, dan kemampuan membuat keputusan seperti itu merupakan kekuatan manajer semacam ini. Keputusan semacam ini mendasari manajemen dalam pertempuran, di mana pertempuran dapat dimenangkan oleh pihak yang merebut inisiatif, bukan oleh pihak yang memilih tindakan terbaik. Untuk masalah taktis dan militer yang kritis terhadap waktu semacam itu, kecepatan pengambilan keputusan merupakan parameter yang kritis, sebab hasil akhir situasi lebih bergantung pada seberapa cepat suatu tindakan diambil daripada pada alternatif mana yang dipilih. Dalam situasi semacam itu, komandan taktis harus, secara niscaya, mengandalkan pengalaman dan intuisi untuk memecahkan masalah.
Dalam memecahkan masalah strategis — baik di bidang militer maupun sipil — kondisinya sedemikian rupa sehingga hasil keputusan sangat bergantung pada tingkat pemahaman terhadap situasi. Dengan kata lain, hasil akhir tindakan jauh lebih dipengaruhi oleh sifat alternatif yang dipilih daripada oleh kecepatan tindakan. Keputusan dalam kategori ini dicirikan oleh ketidakpastian, jumlah alternatif yang mungkin tidak terbatas, dan fakta bahwa pengeluaran sumber daya akan terjadi di masa depan, yang sering kali cukup jauh.
Tentu saja ada jenis keputusan yang menempati posisi menengah antara keputusan yang kritis dari segi waktu dan yang kritis dari segi informasi mengenai situasi, dan yang tidak memerlukan analisis menyeluruh. Keputusan rutin yang dibuat setiap hari dalam kerangka kebijakan umum yang telah ditetapkan merupakan contoh yang tidak memerlukan baik ketergesaan yang besar maupun biaya analisis yang serius.
Analisis sistem adalah evolusi dari metode tradisional analisis ilmiah. Karena angka dan ukuran merupakan dasar dari ilmu pengetahuan alam, analisis sistem kemudian dianggap sebagai metode kuantitatif. Analisis sistem memang sering menggunakan alat matematika untuk merumuskan dan memecahkan masalah. Oleh karena itu, perlu didefinisikan peran yang dimainkan oleh metode analisis kualitatif dan kuantitatif di dalamnya. Karena metode analisis kualitatif terhadap masalah sudah digunakan jauh sebelum sebagian besar metode kuantitatif dikembangkan, terdapat kebutuhan yang jelas untuk menunjukkan keabsahan penggunaan metode kuantitatif dalam pengambilan keputusan.
Untuk membenarkan perlunya penerapan analisis kuantitatif guna membantu pengambil keputusan, dan untuk menunjukkan bahwa hal itu jauh lebih baik daripada meramal nasib atau melempar koin, pokok pembahasan harus diletakkan pada dasar yang berbeda dari sekadar menegaskan keunggulan bawaan ilmu pengetahuan. Ilmu pengetahuan, seperti segala sesuatu yang lain di dunia kita yang kompleks ini, memiliki sisi positif maupun negatif, dan penerimaan terhadap metodenya tidak dapat dibenarkan hanya berdasarkan alasan bahwa ia ada. Seseorang tentu dapat menunjuk pada penerapan metode ilmiah yang cukup berhasil dalam pengambilan keputusan di bidang militer dan industri, serta menunjukkan kemungkinan keberhasilan lebih lanjut seiring kemajuan pengetahuan ilmiah. Perlu diakui bahwa manfaat yang diperoleh di masa lalu sebagai hasil langsung dari analisis ilmiah sangatlah mengesankan, dan barangkali hal ini saja sudah cukup menjadi bukti yang membenarkan perhatian lebih lanjut terhadap bidang ini.
Untuk melangkah lebih jauh dalam pemikiran kita, seseorang harus membayangkan bahwa volume informasi masukan yang sama dapat tersedia bagi para analis yang dilengkapi dengan metode ilmiah, dan bagi peramal nasib, dan bagi penjudi, dan bagi orang yang membuat keputusan berdasarkan analisis intuitif. Namun pendekatan ilmiah dalam mengembangkan keputusan menawarkan keunggulan tambahan, sebab ia menjamin logika analisis dan kesahihan keputusan. Pendekatan yang sepenuhnya subjektif tidak memberikan jaminan semacam itu. Dapat ditambahkan bahwa jika proses ilmiah dipandang sebagai pelengkap bagi proses subjektif yang digunakan oleh pengambil keputusan, maka tidak ada yang hilang, dan sesuatu mungkin diperoleh dari penggunaannya.
Analisis ilmiah adalah proses logis yang menggunakan pensil dan kertas, dan kadang-kadang mistar hitung atau komputer. Bagaimanapun juga, analisis ilmiah memerlukan perumusan yang jelas (dan pendokumentasian, yang sangat penting) atas asumsi awal, logika penalaran, dan kesimpulan. Ini berarti bahwa proses analisis ilmiah selalu dapat direproduksi dan diverifikasi, bahkan setelah keputusan dibuat dan hasil pelaksanaannya diketahui. Hal ini memungkinkan penilaian terhadap mutu prosedur analitis. Jika kegunaan dan nilai analisis telah terbukti, maka prosedur yang bersangkutan dapat digunakan di masa depan dengan keyakinan terhadap mutu hasil akhirnya. Pendekatan yang murni kualitatif tidak memiliki keunggulan semacam itu, kecuali tentu saja jika diperhitungkan bahwa pengambil keputusan belajar melalui coba-coba.
Namun, keunggulan potensial analisis ilmiah sama sekali tidak mengurangi peran penilaian subjektif dalam proses pengambilan keputusan. Salah satu ciri paling khas dari pendekatan ilmiah adalah abstraksinya — yaitu, dikesampingkannya dari pertimbangan aspek-aspek tertentu dari masalah nyata yang dihadapi pengambil keputusan. Dihilangkannya sejumlah aspek dari analisis sistem berarti bahwa hanya sebagian dari masalah nyata yang diselidiki secara ilmiah yang ketat. Pengambil keputusan, jika ia ingin keputusan tersebut menjadi yang terbaik yang mungkin, kemudian harus menggabungkan hasil analisis ilmiah dengan faktor-faktor penting namun tidak dapat diukur yang tidak dapat menjadi bagian dari analisis formal. Dalam melaksanakan bagian dari proses pengambilan keputusan ini, ia harus menggunakan penilaian, intuisi, dan pengalamannya pada tingkat yang sama seperti manajer bertipe tradisional. Perbedaan antara kedua pendekatan ini adalah bahwa orang yang membuat keputusan dengan menggunakan metode ilmiah menarik garis yang jelas antara analisis kuantitatif dan kualitatif, serta menggunakan masing-masing di tempat yang akan memberikan manfaat terbesar.
Contoh yang baik untuk faktor-faktor yang sulit diperhitungkan dalam analisis formal adalah moral kerja. Dalam setiap keputusan mengenai suatu masalah, pengaruh suatu tindakan tertentu terhadap moral kerja orang-orang memiliki kepentingan yang sama, jika bukan lebih besar, bagi efektivitas suatu organisasi dibandingkan pengaruh faktor mana pun yang dapat dicirikan secara kuantitatif. Namun peran moral kerja sulit diukur dan dinilai secara kuantitatif. Dalam hal ini, analis dapat terlebih dahulu merumuskan dan memecahkan masalah tanpa memperhitungkan moral kerja organisasi. Tugas pengambil keputusan kemudian adalah menggabungkan dalam keputusannya baik data analisis formal yang diperoleh sebelumnya maupun penilaiannya sendiri mengenai dampak alternatif-alternatif formal terhadap moral kerja organisasi. Ini akan memungkinkannya mengidentifikasi alternatif yang, dari sudut pandangnya, merupakan yang terbaik dalam kehidupan nyata. Alternatif ini mungkin sesuai atau tidak sesuai dengan alternatif yang diperoleh berdasarkan analisis formal. Nilai analisis formal dalam contoh ini terletak pada kenyataan bahwa ia telah memperhitungkan semua faktor kecuali moral kerja, dan hal ini memungkinkan pengambil keputusan untuk memusatkan penilaiannya pada unsur yang memerlukan penilaian pribadinya.
Tanpa analisis formal terlebih dahulu, pengambil keputusan dapat dengan mudah hanya berfokus pada faktor-faktor yang secara jelas penting dan gagal memberikan perhatian yang cukup pada unsur — moral kerja — yang hanya dapat dinilai dengan tepat berdasarkan penilaian subjektif.
Penilaian kita terhadap keputusan strategis dan peran yang seharusnya dimainkan oleh metode formal analisis ilmiah di dalamnya tampak cukup sederhana. Kita memandang proses analisis sebagai metode logis dan substantif, yang intinya adalah bahwa sebagian besar dari suatu masalah kompleks direduksi menjadi hasil-hasil sederhana yang dapat digunakan oleh manajer dalam mengembangkan keputusan terbaik bersama dengan faktor-faktor lain. Ini memungkinkannya memusatkan sumber daya analitis pada aspek-aspek masalah yang penggunaannya akan paling efektif. Pendekatan semacam ini memungkinkan kombinasi yang paling efektif antara metode analisis formal dan informal. Pendekatan yang komprehensif, kemungkinan besar, jauh lebih baik daripada pendekatan yang murni subjektif dalam mengembangkan keputusan.
Pendekatan formal dalam memecahkan masalah niscaya mencakup penentuan alternatif mana yang terbaik di antara alternatif yang tersedia. Proses pencarian solusi terbaik disebut optimasi. Dengan demikian, alternatif terbaik akan menjadi alternatif optimal. Dalam memecahkan masalah kompleks yang melibatkan ketidakpastian besar, tingkat perkembangan analisis sistem sedemikian rupa sehingga optimasi dalam arti yang sesungguhnya tidak dapat dicapai atau bahkan tidak dapat diupayakan. Dengan kata lain, bahkan jika seseorang berpikir dalam kerangka pencarian alternatif terbaik, pencapaiannya sangat sering tidak mungkin.
Optimasi global dalam analisis sistem tidak mungkin dicapai, jika hanya karena tidak semua penilaian dapat dinyatakan secara kuantitatif. Hanya sebagian dari masalah yang dapat dikuantifikasi, dan orang yang secara kukuh yakin bahwa suatu solusi yang diperoleh untuk model abstrak dari suatu masalah niscaya berlaku bagi masalah nyatanya ditakdirkan mengalami kesalahan dan kegagalan. Terlebih lagi, karena objek analisis sistem, pada umumnya, bersifat kompleks, tidak selalu mungkin memahami strukturnya dengan baik.
Analis sistem harus memahami dengan jelas bahwa masalah yang telah ia rumuskan dan susun di atas kertas bukan lagi masalah nyata. Itu adalah masalah buatan yang hanya (diharapkan) berkaitan erat dengan masalah yang sesungguhnya ada. Dan seseorang hanya dapat mengasumsikan bahwa solusi dari masalah buatan ini akan berguna bagi orang yang mengambil keputusan mengenai masalah nyata. Seseorang harus selalu mengingat perbedaan antara kedua masalah ini, sebab pengambil keputusan atau analis yang ingin menerapkan “solusi di atas kertas” secara langsung pada masalah nyata terkadang bisa mengalami kekecewaan yang pahit.
Dalam kondisi nyata, proses abstraksi yang baru saja diuraikan sering kali terbukti tidak mungkin dilakukan. Analis mungkin menemukan bahwa pemahamannya terhadap struktur sistem begitu terbatas sehingga representasi formal apa pun yang mampu ia hasilkan akan sangat sedikit menyerupai kenyataan. Dalam posisi ini, ia tidak mampu memilih tindakan terbaik. Namun perlu dicatat bahwa alternatif terhadap analisis formal adalah pendekatan yang sepenuhnya subjektif, dan begitu hal ini disadari, keraguan tentang nilai relatif dari analisis formal yang diterapkan dengan benar mulai memudar.
Manusia secara alamiah tidak mampu memahami secara menyeluruh masalah-masalah kompleks yang menuntut pertanggungjawaban banyak faktor yang saling berinteraksi. Analisis formal apa pun, atau bahkan sekadar upaya melakukan analisis formal, biasanya bernilai karena setidaknya memaksa pengambil keputusan untuk memikirkan hal-hal yang esensial dan bergerak ke arah yang benar. Dan meskipun analis sistem dalam analisis akhirnya mungkin tidak mampu memberi tahu pengambil keputusan secara tidak keliru mengenai apa yang seharusnya dilakukan, fakta dilakukannya analisis itu sendiri akan menuntutnya untuk mendaftar alternatif-alternatif dan mengajukan pertanyaan tentang apa yang ingin ia capai. Terlebih lagi, pengambil keputusan akan diberi pemahaman yang jelas tentang apa yang perlu ia ketahui agar dapat membuat keputusan yang rasional. Bahkan jika ia tidak mengetahui segala sesuatu yang seharusnya ia ketahui dan tidak memiliki semua informasi yang diperlukan, sekadar mengetahui apa yang ia butuhkan pada umumnya memberikan dasar yang lebih baik untuk pengambilan keputusan. Ini memungkinkannya, saat membuat keputusan, untuk bersikap hati-hati atau mengambil risiko dan berharap akan hasil yang positif. Perlu ditekankan bahwa jika data yang diperlukan tidak ada, pemahaman akan pentingnya data tersebut dapat mendorong pencarian informasi yang hilang dan penggunaannya, jika bukan pada masalah yang sedang dihadapi, maka pada masalah-masalah serupa lainnya di masa depan.
Kita telah menyebutkan peran penilaian dalam proses pengambilan keputusan dan menunjukkan pentingnya penilaian bagi pemecahan masalah apa pun, bahkan masalah-masalah yang dipecahkan secara analitis. Namun, peran penilaian tidak terbatas pada fungsi pelengkap yang telah diuraikan di atas. Kerangka analitis mendasar yang dikenal sebagai “teori keputusan” mencakup penilaian sebagai unsur dari analisis masalah secara formal.
Penilaian subjektif manusia dimasukkan ke dalam proses analisis formal dengan dua cara: baik sebagai penilaian probabilistik maupun sebagai penilaian berbobot. Karena sebagian besar masalah yang dipecahkan melibatkan ketidakpastian masa depan, menjadi perlu untuk menilai probabilitas peristiwa yang akan datang. Penilaian semacam itu paling baik dibuat berdasarkan pengalaman. Dengan demikian, penilaian hasil menjadi unsur yang niscaya dari analisis formal terhadap masalah yang sedang dipecahkan. Salah satu kualitas berharga dari analisis sistem adalah bahwa kedua kategori penilaian ini diteliti dan diselidiki secara independen satu sama lain, sedangkan dalam benak pengambil keputusan, keduanya sering kali bercampur.