“Analisis Sistem untuk Pemecahan Masalah Bisnis dan Industri” oleh S. Optner
Analisis sistem telah banyak diterapkan, meskipun dengan tingkat keberhasilan yang berbeda-beda, dalam pemecahan masalah militer dan industri. Menurut sebagian pendapat, keberhasilan atau kegagalan pemecahan masalah melalui analisis sistem tidak bergantung pada keterampilan dalam merumuskan masalah, melainkan pada kemampuan untuk bereksperimen dengan masalah tersebut secara keseluruhan. Keberhasilan penerapan analisis sistem dan kelayakan solusi yang dihasilkannya juga dipengaruhi oleh kemampuan pelaku eksperimen untuk merepresentasikan dunia nyata dari masalah tersebut dalam bentuk simbolik.
Tidak sepatutnya berpikir bahwa generalisasi metode pemecahan masalah telah menciptakan metode universal yang menghilangkan kebutuhan akan seorang analis sistem. Sejauh pengujian ulang alternatif merupakan inti dari metode ini, metode tersebut tetap bersifat heuristik. Coba-coba (trial and error) tetap ada, tetapi dalam kerangka prosedur formal. Metode pemecahan masalah menetapkan unsur-unsur utama analisis dalam hubungan yang tepat dengan masalah tersebut. Hal ini secara apriori membekali orang yang memecahkan masalah dengan pemahaman tentang struktur bagian-bagian masalah dan bagaimana solusi yang konsisten dengannya dapat diperoleh. Untuk memecahkan masalah yang secara inheren memiliki struktur yang tidak jelas, metode ini memiliki seperangkat teknik yang memudahkan proses penentuan struktur tersebut.
Keraguan dapat muncul mengenai kelayakan penerapan teori umum pemecahan masalah pada masalah-masalah dunia bisnis. Beberapa kritikus berpendapat bahwa dunia bisnis tidak cocok untuk penggunaan metode ilmiah. Pernyataan bahwa dunia bisnis memecahkan tugas-tugasnya dalam lingkungan yang berbeda dari lingkungan tempat penelitian ilmiah dilakukan, adalah benar; bahwa masalah-masalah dunia bisnis didefinisikan dengan tingkat yang jauh lebih rendah dibandingkan masalah ilmiah, mungkin juga benar; tetapi bahwa masalah-masalah dunia bisnis tidak cocok untuk dianalisis dengan metode ilmiah, tidaklah benar.
Sebutan “metode ilmiah” itu sendiri tidak menjelaskan apa-apa. Batas antara ilmu eksak dan ilmu non-eksak sulit ditarik. Misalnya, presisi hanyalah salah satu tolok ukur untuk menggolongkan suatu kegiatan sebagai ilmiah. Mungkin tolok ukur yang paling esensial adalah apakah analisis suatu subjek dilakukan tanpa istilah yang bersifat murni deskriptif. Jika abstraksi dan generalisasi digunakan, perbedaan antara ilmu-ilmu menjadi terutama perbedaan derajat. Di sisi lain, jika argumen tidak logis, konsep kabur, keputusan bersifat intuitif, dan jika kebutuhan tidak presisi melainkan kabur, maka perbedaan antara “ilmu-ilmu” menjadi perbedaan substansi. Namun, kualitas semacam itu bukanlah ciri khas dunia bisnis. Bagaimanapun, logika, kejelasan, kepastian, dan ketepatan yang digunakan para pengambil keputusan dalam merepresentasikan realitas memungkinkan mereka untuk menjalankan urusan mereka.
Abstraksi adalah sarana, bukan tujuan itu sendiri. Ia merupakan bahasa universal dan dalam bentuknya yang lebih maju sekalipun hanya sedikit bermakna bagi mereka yang tidak memahaminya. Dalam kondisi tertentu, abstraksi memiliki keunggulan besar berupa kejelasannya. Dengan berpindah dari dunia nyata ke berbagai representasi simboliknya, analis sistem memperoleh kemampuan untuk menganalisis apa yang ia amati. Tujuan dari peralihan ini bukanlah untuk mengeluarkan detail atau kelengkapan dunia nyata dari representasi simboliknya. Analis sistem akan bergerak secara metodis dari representasi masalah yang diperoleh melalui metode simbolik ke dunia nyata dan kembali lagi melalui proses berulang yang bersifat siklis. Proses iteratif inilah yang menjadi sarana bagi abstraksi masalah untuk menjadi serupa dengan padanannya di dunia nyata.
Pemecahan masalah didefinisikan sebagai kegiatan yang mempertahankan atau memperbaiki karakteristik suatu sistem. Sistem adalah sarana yang digunakan untuk melaksanakan proses pemecahan masalah. Pemeliharaan atau perbaikan sistem dicapai dengan memperkenalkan perubahan yang meningkatkan efektivitas pemanfaatan sumber daya. Sumber daya ini meliputi manusia, material, peralatan, perangkat, modal, dan waktu.
Perubahan efektivitas pemanfaatan sumber daya diukur melalui:
- peningkatan atau penurunan kebutuhan akan sumber daya tanpa perubahan yang sepadan dalam volume nilai dan laba;
- peningkatan atau penurunan paparan terhadap risiko;
- perubahan pada suatu nilai relatif tertentu yang diukur dengan kriteria.
Metode pemecahan masalah yang lebih kompleks daripada masalah itu sendiri tidak seharusnya diterapkan. Jelas bahwa pengolahan informasi dalam memecahkan masalah bisnis dan militer dapat menjadi sangat kompleks. Oleh karena itu, dalam menyusun pendekatan untuk pemecahan masalah, sangatlah penting untuk mengenali kesulitan-kesulitan perbaikan sistem yang dapat menyebabkan kegagalan metodologi. Masalah semacam itu termasuk dalam kelompok yang saya sebut kelompok masalah kualitatif atau berstruktur buruk, karena mengandung baik yang diketahui maupun yang tidak diketahui, dengan yang tidak diketahui cenderung mendominasi, sehingga menciptakan kebutuhan akan metode analitis yang sangat presisi.
Masalah khas dari jenis ini adalah masalah yang:
- dijadwalkan untuk dipecahkan di masa depan;
- berhadapan dengan rentang alternatif yang luas;
- memerlukan investasi modal besar dan mengandung unsur risiko;
- bergantung pada ketidaklengkapan pencapaian teknologi saat ini;
- kebutuhan biaya atau waktunya belum sepenuhnya ditentukan;
- secara inheren kompleks karena kombinasi sumber daya yang diperlukan untuk pemecahannya.
Suatu metodologi yang memberikan solusi sistemik terhadap suatu masalah terutama ditujukan pada masalah-masalah berskala besar dan kompleks semacam ini. Masalah-masalah ini sangat sulit dipecahkan dan dapat terdiri dari unsur kuantitatif maupun kualitatif. Penyelesaian masalah semacam ini, yang bersifat campuran dan tidak pasti, merupakan hal yang paling kritis bagi dunia kita saat ini dan menjadi bidang terpenting bagi penerapan kemampuan para eksekutif dan analis sistem.
Yang menarik secara khusus adalah masalah berskala menengah dan besar, yang untuk pemecahannya sistem harus dirancang sekarang, meskipun pengoperasiannya direncanakan untuk masa depan. Risiko dalam memecahkan masalah semacam ini ternyata besar karena, untuk memecahkannya, masa depan harus diprediksi secara cukup rinci. Semakin jauh ke masa depan, semakin besar risikonya dan semakin banyak yang harus dipertaruhkan oleh pemecah masalah. Risiko besar dapat terwujud dalam bentuk kerugian yang tidak dapat diperbaiki atau pertumbuhan yang tidak sehat yang muncul di berbagai bidang. Hal ini dapat berupa pengeluaran dana yang besar, duplikasi pengembangan produk, penggandaan personel, perangkat, dan peralatan, pemborosan waktu yang tidak beralasan, atau ketidakpastian mengenai tingkat keberhasilan.
Metodologi pemecahan masalah tidak mengharuskan tingkat keberhasilan yang diinginkan didefinisikan secara presisi atau bahwa suatu sistem sebagai pembanding solusi harus ada sejak awal. Bahkan tidak diperlukan bahwa masalah tersebut dipahami sepenuhnya atau dirumuskan secara jelas dan lengkap. Penyelesaian pertanyaan-pertanyaan ini adalah tugas analis sistem, yang harus merekonstruksi semua unsur yang hilang serta struktur dari masalah yang belum sepenuhnya didefinisikan, alternatif-alternatifnya, dan solusinya. Spesialis yang memecahkan masalah dapat mengidentifikasi sistem (yang keadaannya menimbulkan masalah tersebut) yang akan dikaji dengan cara yang berbeda dari cara masalah tersebut awalnya didefinisikan. Jika ia menemukan bahwa rumusan awal masalah mengandung sesuatu yang berlebihan, kontradiktif, atau tidak memuaskan, ia dapat menghilangkan kekurangan tersebut dan merumuskan kembali masalah tersebut dengan benar. Dengan demikian, tugas spesialis pemecah masalah juga mencakup, khususnya, perumusan masalah itu sendiri.
Dapat dikatakan bahwa dalam memecahkan masalah bisnis, tujuannya adalah melakukan analisis dan pemecahannya dengan presisi yang sesuai dengan sifat masalah itu sendiri. Terlepas dari besar atau kompleksnya masalah, tujuannya adalah memperbaiki metode yang ada dalam mengevaluasi masalah, menemukan solusi, dan melaksanakan penerapannya. Metodologi pemecahan masalah menyediakan sarana tambahan untuk menghadirkan objektivitas dalam analisis situasi. Meskipun masalah dipecahkan oleh manusia dan komputer, dan meskipun program komputer untuk menemukan solusi ditulis oleh manusia, poin terpenting dalam menemukan solusi tetaplah objektivitas dan logika. Objektivitas adalah kebutuhan utama dalam pengamatan. Rasionalitas (logika) didefinisikan sebagai proses berpikir yang didasarkan pada penggunaan penalaran logis. Kumpulan pengetahuan, yang secara luas dikuatkan oleh pengamatan, menjadi bukti. Pengamatan adalah proses yang melaluinya data diidentifikasi dengan suatu sistem untuk penjelasan sistem tersebut selanjutnya. Penjelasan didefinisikan sebagai penalaran logis dari suatu pernyataan berdasarkan fakta-fakta yang telah mapan. Proses penjelasan harus rasional, yaitu dilakukan secara logis.
Banyak masalah industri yang teridentifikasi ternyata merupakan masalah kuantitatif-kualitatif. Masalah kuantitatif adalah masalah yang solusinya diperoleh melalui penggunaan metode manipulasi angka yang telah ditentukan sebelumnya. Masalah kualitatif bersifat non-numerik dan berkaitan dengan pendaftaran rinci sumber daya masa depan atau yang belum jelas beserta sifat atau karakteristiknya. Seiring dengan meningkatnya pemahaman terhadap masalah yang memiliki aspek kuantitatif dan kualitatif, sisi kuantitatifnya lebih mudah ditangkap dan solusi kuantitatif yang presisi menjadi lebih mungkin dicapai. Riset operasi telah membuat banyak kemajuan yang bermanfaat dengan menerapkan matematika untuk memecahkan masalah bisnis, pertahanan, dan pemerintahan.
Namun, untuk memecahkan masalah bisnis yang belum keluar dari kondisi kualitatifnya, metode kuantitatif memiliki penerapan yang terbatas. Oleh karena itu, perlu dihadirkan metode lain yang memungkinkan masalah kualitatif dipecahkan secara rasional. Masalah yang memiliki aspek kualitatif dan kuantitatif sekaligus akan disebut sebagai masalah campuran.
Analisis sistem adalah metode terbaru yang memungkinkan penanganan masalah campuran semacam itu. Yang paling sulit untuk ditangani adalah masalah kualitatif, karena strukturnya tidak lengkap. Selain itu, masalah kualitatif tidak dapat dengan mudah diungkapkan dalam komponen logisnya. Tidak mengherankan bahwa dalam bidang yang luas ini, peran utama dimainkan oleh penilaian, intuisi, pengalaman, dan terkadang sekadar kehati-hatian atau kecerobohan. Tujuan metodologi sistem adalah menciptakan struktur yang dapat diterapkan untuk memecahkan masalah-masalah sulit ini.
Dari sini dapat disimpulkan bahwa metodologi untuk memecahkan masalah bisnis dan industri harus memungkinkan untuk:
- menetapkan suatu sistem yang mengorganisasikan secara fungsional keseluruhan proses pemecahan masalah;
- menentukan parameter sistem yang menyediakan struktur yang diperlukan untuk memecahkan masalah;
- menggambarkan model sistem dan kemampuannya, yang memungkinkan iterasi alternatif keluaran dalam proses pemecahan masalah.