“Analisis Sistem dan Pendekatan Sistem” oleh S.P. Nikanorov
“Analisis sistem” dipahami sebagai metodologi untuk memecahkan masalah kompleks dalam pengembangan industri, transportasi, pertahanan, pendidikan, dan bidang lainnya, serta masalah perancangan organisasi.
Analisis sistem pada awalnya diterapkan untuk memilih satu produk tertentu dari sekumpulan produk yang secara fungsional serupa. Namun, kemudian menjadi jelas bahwa pemilihan semacam itu hanya dapat dilakukan dalam kerangka tujuan yang lebih luas, di mana produk-produk yang ditinjau hanyalah subsistem dan hanya merupakan tahap-tahap pengembangan. Dengan demikian, bagian-bagian yang semakin besar dari sistem produksi atau militer menjadi objek kajian. Metodologi analisis sistem secara bertahap menjadi landasan bagi mekanisme yang beroperasi secara berkelanjutan untuk memecahkan sekumpulan besar masalah yang saling terkait. Fungsi terpenting dari analisis sistem adalah menentukan struktur hubungan antara tugas-tugas dan kemungkinan-kemungkinan pemecahannya. Struktur yang ditemukan dengan cara demikian menjadi dasar bagi pemilihan tujuan dan cara-cara pencapaiannya. Instrumen metodologis analisis sistem — skema konseptualnya — terutama dirancang untuk menjalankan fungsi ini. Pengalaman praktis yang terungkap dalam skema konseptual tersebut, setelah dikuasai, menjadi landasan bagi tindakan pemecahan masalah oleh individu atau tim.
Penalaran berikut membantu menjelaskan faktor-faktor yang menentukan skema konseptual analisis sistem. Di pusat metodologi ini terletak operasi perbandingan kuantitatif atas alternatif keputusan. Penilaian kuantitatif harus mencirikan alternatif-alternatif yang dibandingkan, yang setara kualitasnya, dari segi efektivitas dan biaya untuk mencapai hasil tertentu. Ketepatan penilaian kuantitatif bergantung pada seberapa lengkap dan akurat segala sesuatu yang memengaruhi efektivitas dan biaya telah diperhitungkan. Dari sinilah muncul gagasan untuk mengidentifikasi “semua elemen yang berkaitan dengan suatu alternatif tertentu”, yakni gagasan yang dalam bahasa sehari-hari diungkapkan sebagai “pertimbangan menyeluruh atas segala keadaan”. Kompleks elemen yang teridentifikasi melalui definisi ini adalah yang disebut analisis sistem sebagai “sistem lengkap”.
Namun bagaimana cara mengidentifikasi kompleks elemen ini, “sistem” ini, dan bagaimana menetapkan apakah suatu elemen tertentu termasuk dalam suatu alternatif tertentu atau tidak? Satu-satunya kriteria yang dapat digunakan adalah keterlibatan elemen tersebut dalam proses yang menghasilkan keluaran dari alternatif tersebut. Karena itulah, konsep proses menjadi konsep sentral dalam analisis sistem, tempat seluruh skema konseptual dibangun di sekelilingnya.
Suatu sistem didefinisikan dengan menentukan objek-objek sistem, sifat-sifatnya, serta relasi di antaranya. Objek-objek sistem adalah masukan, proses, keluaran, serta umpan balik dan kendala.
Masukan adalah sesuatu yang mendahului terjadinya proses. Dapat pula dikatakan bahwa masukan adalah segala sesuatu yang berubah selama proses berlangsung. Keterlibatan dalam proses ditetapkan melalui adanya perubahan. Masukan terdiri atas elemen-elemen masukan. Dalam beberapa kasus, elemen-elemen masukan adalah “masukan kerja” (yang “diproses”) dan pemroses (yang “memproses”).
Keluaran adalah hasil atau keadaan akhir dari proses. Proses mengubah masukan menjadi keluaran. Kemampuan untuk mengubah masukan tertentu menjadi keluaran tertentu disebut sifat dari masukan tersebut.
Suatu relasi menentukan urutan proses-proses; artinya, keluaran dari suatu proses menjadi masukan bagi proses lain tertentu. Setiap masukan suatu sistem adalah keluaran dari sistem ini atau sistem lain, dan setiap keluaran adalah masukan. Mengidentifikasi suatu sistem dalam dunia nyata berarti menentukan masukan, proses, dan keluarannya. Setiap sistem terdiri atas subsistem-subsistem. Setiap sistem merupakan subsistem dari suatu sistem tertentu. Dipostulatkan bahwa setiap objek dalam dunia nyata dapat dideskripsikan dalam istilah objek sistem, sifat-sifatnya, serta relasi di antaranya.
Sistem buatan adalah sistem yang elemen-elemennya dibuat oleh manusia, yakni merupakan keluaran dari proses-proses yang diorganisasikan secara sadar. Dalam setiap sistem buatan, terdapat tiga subproses yang berbeda perannya: proses utama mengubah masukan menjadi keluaran; umpan balik memastikan kesesuaian antara keluaran aktual dan keluaran yang diinginkan dengan cara memodifikasi masukan; proses penanganan kendala memastikan kesesuaian antara keluaran sistem dan kebutuhan terhadapnya sebagai masukan bagi sistem berikutnya yang menjadi konsumen dari masukan tersebut.
Dalam subsistem umpan balik, dilakukan sejumlah operasi: sampel keluaran dibandingkan dengan model keluaran dan perbedaan kualitatif-kuantitatifnya diidentifikasi, isi dan makna perbedaan tersebut dinilai, keputusan yang timbul dari perbedaan itu dikembangkan, dan proses untuk menerapkan keputusan (suatu tindakan terhadap masukan) dibentuk. Proses penanganan kendala dipicu oleh konsumen keluaran sistem, yang menganalisis keluaran tersebut. Proses ini bekerja pada keluaran sistem, menerima atau menolaknya, serta pada model keluaran sistem. Model keluaran, yang mencerminkan kendala, mendefinisikan tujuan (fungsi) sistem serta relasi-relasi pembatas (kualitas dari fungsi tersebut), yang melalui proses penanganan kendala diselaraskan dengan tujuan konsumen.
Situasi masalah terjadi ketika ada perbedaan antara keluaran yang diperlukan (diinginkan) dan keluaran yang ada, yang dapat termanifestasi sebagai gejala. Keluaran yang ada disediakan oleh sistem yang ada. Keluaran yang diinginkan disediakan oleh sistem yang diinginkan. Masalah adalah perbedaan antara sistem yang ada dan sistem yang diinginkan. Masalah dapat berupa upaya mencegah penurunan keluaran atau meningkatkan keluaran. Kondisi masalah merepresentasikan yang diketahui. Kebutuhan masalah merepresentasikan sistem yang diinginkan. Solusi atas masalah adalah sistem yang mengisi “kesenjangan” antara sistem yang ada dan sistem yang diinginkan.
Memecahkan masalah berarti membangun sebuah sistem yang, bersama dengan sistem yang ada dan telah dimodifikasi, membentuk sistem yang diinginkan. Proses menemukan solusi atas suatu masalah berpusat pada pelaksanaan berulang atas operasi-operasi untuk mengidentifikasi (menjelaskan) kondisi, tujuan, dan kemungkinan-kemungkinan pemecahan masalah. Hasil dari operasi-operasi ini adalah deskripsi kondisi, tujuan, dan kemungkinan dalam istilah objek sistem, yakni dalam istilah struktur relasi dan subsistem. Jika struktur relasi dan subsistem dari kondisi, tujuan, dan kemungkinan suatu masalah tertentu telah diketahui, identifikasi tersebut bersifat penentuan relasi kuantitatif, dan masalah tersebut disebut masalah kuantitatif. Jika struktur relasi dan subsistem dari kondisi, tujuan, dan kemungkinan hanya diketahui sebagian, identifikasi tersebut bersifat kualitatif, dan masalah tersebut disebut masalah kualitatif atau masalah berstruktur buruk.
Analisis sistem menetapkan nomenklatur fungsi yang secara fundamental diperlukan untuk pemecahan masalah, yang terdiri atas: mendeteksi masalah, menilai urgensi masalah, mendefinisikan kendala (tujuan dan relasi pembatas), mendefinisikan kriteria untuk mengukur derajat kedekatan solusi masalah dengan solusi yang diinginkan, menganalisis sistem yang ada, menentukan struktur kemungkinan untuk menyusun sekumpulan alternatif, memilih alternatif solusi, mengupayakan penerimaan atas solusi yang dipilih, mengambil keputusan (menerima tanggung jawab formal), melaksanakan keputusan, dan menentukan hasil pemecahan masalah. Batas dari proses pemecahan masalah ditentukan oleh kondisi, tujuan, dan kemungkinan pelaksanaannya.
Dengan memostulatkan nomenklatur fungsi pemecahan masalah, analisis sistem menyediakan sarana untuk menganalisis dan merancang organisasi. Secara khusus, organisasi dengan struktur subordinasi hierarkis dapat diubah menjadi organisasi pemecah masalah dengan menetapkan fungsi-fungsi pemecahan masalah kepada subdivisi-subdivisinya. Demikianlah, secara garis besar, konsep-konsep dasar analisis sistem sebagai metodologi pemecahan masalah.