Metodologi Chernyak

Mengingat keragaman masalah yang diselesaikan dengan metode analisis sistem sangat besar dan pada dasarnya tidak terbatas, sulit untuk mengharapkan terbentuknya satu set alat yang cocok untuk semua kasus. Pada berbagai tahap penelitian — yang berkembang dari perumusan masalah yang intuitif dan agak longgar hingga pemilihan solusi optimal menggunakan metode matematis yang ketat — secara alami digunakan perangkat ilmiah yang sangat beragam. Karena itu, tampaknya perlu terlebih dahulu menetapkan urutan dasar tahap-tahap dalam analisis sistem.

Analisis terhadap metode-metode yang diajukan oleh berbagai penulis membawa pada kesimpulan bahwa terdapat kesatuan fundamental dalam urutan pelaksanaan analisis sistem, terlepas dari tujuan atau objek yang diteliti. Meskipun demikian, kami tidak menganggap pendekatan eklektik cukup dapat diterima dalam hal ini dan mengusulkan klasifikasi baru tahap-tahap analisis sistem. Klasifikasi ini memperhitungkan semua tahap utama dari berbagai klasifikasi, mengikuti prinsip urutan logis dan dikaitkan dengan proposisi-proposisi fundamental teori sistem yang menjadi dasar analisis sistem. Kesesuaian dan kepraktisan klasifikasi yang diusulkan telah diverifikasi dalam serangkaian kajian sistem di semua tingkat utama manajemen.

Urutan dasar tahap-tahap dan tugas dalam analisis sistem

1. Analisis masalah.
2. Definisi sistem.
3. Analisis struktur sistem.
4. Perumusan tujuan umum dan kriteria sistem.
5. Dekomposisi tujuan, identifikasi kebutuhan sumber daya dan proses.
6. Identifikasi sumber daya dan proses; sintesis tujuan dari bawah ke atas.
7. Peramalan dan analisis kondisi masa depan.
8. Evaluasi tujuan dan sarana.
9. Pemilihan alternatif.
10. Diagnosis sistem yang ada.
11. Penyusunan program pengembangan yang komprehensif.
12. Perancangan organisasi untuk pencapaian tujuan.

Uraian tahap-tahap

Tahap 1. Analisis masalah

• Apakah masalah tersebut benar-benar ada?
• Perumusan masalah secara tepat.
• Analisis struktur logis masalah.
• Perkembangan masalah di masa lalu dan masa depan.
• Keterkaitan eksternal masalah dengan masalah lain.
• Keterpecahkan mendasar dari masalah tersebut.

Pertanyaan mengenai apakah suatu masalah benar-benar ada memiliki kepentingan yang sangat besar, karena pengerahan upaya yang luar biasa untuk menyelesaikan masalah yang sebenarnya tidak ada bukanlah pengecualian, melainkan kasus yang cukup umum. Perumusan masalah yang benar dan tepat merupakan tahap pertama dan mutlak diperlukan dalam setiap kajian sistem. Sebagaimana diketahui, perumusan masalah yang berhasil dapat setara dengan separuh solusi.

Tahap 2. Definisi sistem

• Spesifikasi tugas.
• Penentuan posisi pengamat.
• Definisi objek.
• Identifikasi elemen (penentuan batas dekomposisi sistem).
• Identifikasi subsistem.
• Definisi lingkungan.

Untuk membangun sebuah sistem, masalah harus diuraikan menjadi sekumpulan tugas yang dirumuskan secara jelas. Dalam sistem besar, tugas-tugas ini membentuk hierarki; dalam sistem kompleks, tugas-tugas tersebut membentuk spektrum — artinya, tugas-tugas yang sama sekali berbeda dalam bahasa yang berbeda akan diselesaikan dalam kaitannya dengan satu objek yang sama. Posisi pengamat secara fundamental menentukan kriteria untuk memecahkan masalah. Mendefinisikan objek hanya terlihat mudah pada pandangan pertama; dalam beberapa kasus, hal ini justru menjadi kesulitan terbesar dalam kajian tersebut.

Tahap 3. Analisis struktur sistem

• Penentuan tingkat hierarki (dalam sistem besar).
• Penentuan aspek dan bahasa (dalam sistem kompleks).
• Penentuan proses dan fungsi (dalam sistem dinamis).
• Identifikasi dan spesifikasi proses manajemen dan saluran informasi.
• Spesifikasi subsistem.
• Spesifikasi proses rutin (operasi berjalan) dan proses pengembangan (berorientasi tujuan).

Identifikasi subsistem dan proses terkaitnya secara sewenang-wenang pasti akan membuat kajian sistem gagal. Sementara dalam sistem teknis — setidaknya pada bagian materialnya — struktur subsistem dapat terlihat dengan jelas, dalam sistem manajemen ekonomi seluruh relasi struktural tidak hanya tidak jelas tetapi juga sangat tersembunyi di balik relasi subordinasi administratif. Ketika menyelesaikan masalah aktual manajemen ekonomi, baik secara objektif — dalam hal distribusi kuantitatif upaya — maupun secara subjektif — dalam pikiran personel organisasi — prosedur rutin mengaburkan tujuan dan proses pengembangan. Mengidentifikasi dan membedakan tujuan dan proses ini dari operasi rutin memerlukan tidak hanya analisis logis yang ketat, tetapi juga komunikasi yang efektif dengan personel manajemen.

Tahap 4. Perumusan tujuan umum dan kriteria sistem

• Identifikasi tujuan yang dibebankan oleh supersistem.
• Identifikasi tujuan dan kendala lingkungan.
• Perumusan tujuan umum.
• Penentuan kriteria.
• Dekomposisi tujuan dan kriteria ke seluruh subsistem.
• Sintesis kriteria umum dari kriteria subsistem.

Perumusan tujuan umum suatu organisasi, dan terutama penyusunan kriteria efektivitas sistem, sama sekali tidak dapat dilakukan melalui jajak pendapat umum; hal ini merupakan prosedur logis yang kompleks dalam kerangka konsep teori sistem, yang tetap memerlukan pengetahuan mendalam mengenai ekonomi dan teknologi spesifik dari objek yang diteliti.

Tahap 5. Dekomposisi tujuan, identifikasi kebutuhan sumber daya dan proses

• Perumusan tujuan tingkat tertinggi.
• Perumusan tujuan untuk proses berjalan.
• Perumusan tujuan efisiensi.
• Perumusan tujuan pengembangan.
• Perumusan tujuan dan kendala eksternal.
• Identifikasi kebutuhan sumber daya dan proses.

Dalam entitas ekonomi yang besar dan kompleks (dan justru dengan entitas semacam inilah analisis sistem berurusan), tujuan umum sistem begitu jauh dari sarana konkret untuk mencapainya sehingga pemilihan solusi memerlukan pekerjaan yang ekstensif dan padat tenaga untuk menghubungkan tujuan dengan sarana pelaksanaannya melalui dekomposisi tujuan. Pekerjaan yang penting dan padat tenaga ini, sebagai aturan, merupakan inti dari analisis sistem. Hal ini melahirkan metode pohon tujuan, yang merupakan pencapaian instrumental utama — jika bukan satu-satunya — dari analisis sistem.

Tahap 6. Identifikasi sumber daya dan proses; sintesis tujuan dari bawah ke atas

• Penilaian teknologi dan kapasitas yang ada.
• Penilaian keadaan sumber daya saat ini.
• Penilaian proyek yang sedang dilaksanakan dan direncanakan.
• Penilaian kemungkinan interaksi dengan sistem lain.
• Penilaian faktor sosial.
• Sintesis tujuan dari bawah ke atas.

Dalam sejumlah besar kasus, terutama ketika berurusan dengan sistem non-produktif dan khususnya non-ekonomi (kesehatan, pendidikan, dan berbagai sistem lainnya), tujuan dan kriteria efektivitas pengembangan tidak dapat dinyatakan secara eksplisit melalui penalaran logis. Jalur analisis dari “kebutuhan alami manusia” tidak dapat diterima oleh peneliti karena kebutuhan tersebut senantiasa berkembang dan berubah. Dalam kasus semacam ini, seseorang harus menempuh, dalam ukuran tertentu, jalur tradisional: dari analisis situasi terkini dan tingkat yang telah dicapai, melalui peramalan berurutan.

Tahap 7. Peramalan dan analisis kondisi masa depan

• Analisis tren stabil dalam pengembangan sistem.
• Peramalan perkembangan dan perubahan lingkungan.
• Prediksi munculnya faktor baru yang sangat memengaruhi pengembangan sistem.
• Analisis sumber daya di masa depan.
• Analisis komprehensif interaksi faktor-faktor pengembangan masa depan.
• Analisis kemungkinan perubahan tujuan dan kriteria.

Analisis sistem, sebagai aturan, berurusan dengan prospek pengembangan, terkadang yang cukup jauh ke depan. Karena itu, kepentingan terbesar terletak pada setiap informasi mengenai masa depan — mengenai situasi mendatang, sumber daya, penemuan dan penciptaan ilmiah serta teknis yang akan secara fundamental mengubah sistem ekonomi dan proses yang terjadi di dalamnya, serta sistem nilai sosial masa depan yang akan sangat memengaruhi perubahan keseimbangan dan, dalam sejumlah kasus, transformasi tujuan dan kriteria. Karena itu, peramalan — memperoleh informasi mengenai masa depan menggunakan metode ilmiah — merupakan bagian yang paling penting dan tidak diragukan lagi paling kompleks dari analisis sistem.

Tahap 8. Evaluasi tujuan dan sarana

• Perhitungan evaluasi berdasarkan kriteria.
• Penilaian saling ketergantungan tujuan.
• Penilaian tingkat kepentingan relatif tujuan.
• Penilaian kelangkaan dan biaya sumber daya.
• Penilaian pengaruh faktor eksternal.
• Perhitungan evaluasi komprehensif.

Terdapat serangkaian faktor sosial, politik, moral, etika, dan lainnya yang tidak dapat diabaikan dalam analisis sistem — karena terkadang memberikan pengaruh yang menentukan pada perumusan tujuan dan pemilihan sarana untuk pelaksanaannya, serta pada penilaian sumber daya — yang secara prinsip tidak dapat diukur secara kuantitatif. Satu-satunya cara untuk memperhitungkannya adalah dengan memperoleh penilaian subjektif dari para pakar dan spesialis, baik mengenai masalah yang sedang dibahas maupun mengenai berbagai masalah terkait yang lebih luas. Karena analisis sistem, sebagai aturan, berurusan dengan masalah yang tidak terstruktur atau kurang terstruktur — yaitu masalah yang tidak memiliki penilaian kuantitatif — memperoleh penilaian pakar dan mengolahnya tampaknya menjadi tahap yang diperlukan dalam analisis sistem untuk sebagian besar masalah.

Tahap 9. Pemilihan alternatif

• Analisis kesesuaian tujuan.
• Verifikasi kelengkapan tujuan.
• Penghapusan tujuan yang berlebihan.
• Perencanaan alternatif untuk mencapai tujuan individual.
• Evaluasi dan perbandingan alternatif.
• Penggabungan sekumpulan alternatif yang saling terkait.

Ketidaksesuaian antara kebutuhan dan sarana untuk memenuhinya merupakan hukum dan pendorong terpenting dari pengembangan ekonomi. Karena konsep tujuan tidak dapat dipisahkan dari konsep sarana untuk mencapainya, titik pusat pengambilan keputusan dalam analisis sistem adalah pemangkasan tujuan — menghilangkan tujuan-tujuan yang dianggap tidak signifikan atau yang tidak memiliki sarana untuk pencapaiannya — serta pemilihan alternatif konkret untuk mencapai sekumpulan tujuan terpenting yang saling terkait.

Dalam kajian sistem bertipe “teknik” dan berskala relatif kecil, “pemilihan alternatif” dianggap sebagai tugas terpenting, jika bukan satu-satunya, dari analisis sistem. Dalam masalah manajemen ekonomi, pemangkasan pohon tujuan dan pemilihan sekumpulan alternatif yang saling terkait merupakan tugas penting, terutama mengingat bahwa kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, bersama dengan perubahan kondisi lingkungan, menghasilkan sejumlah besar tindakan alternatif untuk mencapai sekumpulan tujuan ekonomi. Tindakan-tindakan ini harus sesuai dengan kendala sumber daya, karena hukum pengembangan terencana ekonomi nasional menetapkan batasan ketat pada distribusi sumber daya untuk mendukung subsistem-subsistem ekonomi nasional secara individual.

Tahap 10. Diagnosis sistem yang ada

• Pemodelan proses teknologi dan ekonomi.
• Perhitungan kapasitas potensial dan aktual.
• Analisis kerugian kapasitas.
• Identifikasi kekurangan dalam organisasi produksi dan manajemen.
• Identifikasi dan analisis langkah-langkah untuk meningkatkan organisasi.

Masalah manajemen ekonomi nasional yang diselesaikan dengan metode analisis sistem tidak muncul dalam ruang kosong, melainkan dalam badan-badan manajemen yang benar-benar ada, biasanya dalam kompleks yang saling terkait. Tugas analisis sistem, untuk sebagian besar, bukanlah menciptakan badan manajemen baru, tetapi memperbaiki badan-badan yang sudah ada, mengarahkannya pada penyelesaian masalah. Dalam kasus semacam ini, diperlukan analisis diagnostik terhadap badan-badan manajemen untuk mengidentifikasi kemampuan, kekurangan, dan titik-titik kemacetan mereka dalam pengumpulan dan pengolahan informasi serta dalam pengambilan keputusan, dengan tujuan menghilangkan kekurangan tersebut dan lebih baik mengarahkan sistem.

Sistem baru akan diterapkan secara efektif jika sistem tersebut memudahkan pekerjaan badan manajemen, membantu menyelesaikan masalah-masalah mendesak, dan memajukan pencapaian tujuan-tujuan langsung. Karena itu, mengidentifikasi masalah manajemen terkini dan tujuan-tujuan langsung juga merupakan subjek dari survei diagnostik dan analisis badan-badan manajemen. Survei ini melibatkan jajak pendapat massal terhadap personel badan manajemen yang bersangkutan, mitra-mitranya, organisasi yang lebih tinggi, serta organisasi bawahannya, yang melaluinya informasi yang diperlukan diidentifikasi dan kemudian dianalisis. Hal ini menjadi dasar untuk menyusun rencana organisasi yang berdasar dengan baik untuk menerapkan sistem yang baru dirancang.

Tahap 11. Penyusunan program pengembangan yang komprehensif

• Perumusan tindakan, proyek, dan program.
• Penentuan prioritas tujuan dan tindakan untuk pencapaiannya.
• Distribusi area kegiatan.
• Distribusi area kewenangan.
• Penyusunan rencana tindakan yang komprehensif dalam kendala sumber daya dan waktu.
• Penugasan kepada organisasi, manajer, dan pihak pelaksana yang bertanggung jawab.

Sebagaimana disebutkan sebelumnya, hasil analisis sistem diperoleh dalam kerangka konsep sistemik, dan untuk beralih ke perencanaan tindakan yang praktis, hasil tersebut harus diterjemahkan ke dalam bahasa kategori-kategori ekonomi. Sebagai hasil dari penyelesaian masalah analisis sistem untuk isu-isu ekonomi nasional yang besar — termasuk rencana penelitian ilmiah, pengembangan, investasi modal dan konstruksi, serta pengembangan industri dan wilayah — program pengembangan yang komprehensif diciptakan. Program-program ini didistribusikan sepanjang waktu, ditugaskan kepada berbagai pihak pelaksana; struktur manajemen dan koordinasi dibentuk, dan sistem akuntabilitas diciptakan.

Tahap 12. Perancangan organisasi untuk pencapaian tujuan

• Definisi tujuan organisasi.
• Perumusan fungsi organisasi.
• Perancangan struktur organisasi.
• Perancangan mekanisme informasi.
• Perancangan mode operasi.
• Perancangan mekanisme insentif material dan moral.

Dalam beberapa kasus, penerapan program komprehensif semacam ini memerlukan penciptaan badan manajemen yang permanen atau sementara; dalam kasus lain, tujuan analisis sistem adalah merancang ulang badan manajemen tertentu. Analisis sistem memiliki serangkaian metode dan teknik khusus untuk merancang badan manajemen yang efektif dan berorientasi tujuan — yaitu, berfokus pada penciptaan dan pemanfaatan sistem tertentu dalam ekonomi nasional.