Tahapan Analisis Sistem Menurut E. P. Golubkov
- Perumusan Masalah
- Penelitian
- Analisis
- Penilaian Awal
- Konfirmasi
- Penilaian Akhir
- Implementasi Keputusan yang Diambil
Analisis sistem biasanya dilaksanakan melalui pendekatan iteratif menuju hasil yang diinginkan dan mencakup tahapan (prosedur) berikut.
1. Perumusan Masalah
Tahap ini melibatkan penetapan tujuan akhir dan cakupan isu yang memerlukan penyelesaian, menganalisis kondisi tempat sistem beroperasi, serta menetapkan kendala yang dikenakan pada kondisi operasi sistem.
2. Penelitian
Data yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah diidentifikasi, dianalisis, dan disintesis; struktur sistem (masalah) yang dianalisis dipelajari; hubungan-hubungan ditetapkan; dan berbagai arah tindakan untuk menyelesaikan masalah diidentifikasi. Selama analisis masalah awal, usahakan untuk mengidentifikasi kumpulan solusi yang mungkin secara paling komprehensif.
Biasanya terdapat beberapa opsi berbeda untuk mencapai tujuan. Dalam hal ini, pada tahap penelitian, perlu dipilih opsi-opsi untuk dikaji secara mendetail pada tahap analisis berikutnya, dengan memastikan bahwa arah tindakan yang jelas-jelas tidak rasional dikecualikan. Para spesialis analisis sistem, agar tidak terjebak dalam pendekatan departemen yang sempit, harus memahami berbagai perspektif mengenai masalah yang sedang dipecahkan.
Masalah perencanaan dan manajemen modern bersifat kompleks, dan penyelesaiannya memerlukan pertimbangan atas seluruh kumpulan faktor utama yang memengaruhinya. Menyederhanakan tugas menjadi pengkajian elemen-elemen individual sambil mengabaikan keterkaitan antarelemen tersebut akan menghasilkan keputusan yang keliru. Hasil paling komprehensif dapat diharapkan apabila kelompok peneliti yang melakukan analisis sistem mencakup seorang spesialis yang setidaknya memiliki pemahaman umum tentang masalah secara keseluruhan.
Dua tahap pertama merupakan tahap yang paling sulit diformalkan. Ketika menetapkan tujuan kegiatan dan jalan untuk mencapainya, seseorang harus sebesar-besarnya mengandalkan pemikiran kreatif, pengalaman kerja sebelumnya, dan intuisi para spesialis yang melakukan analisis sistem dan mengambil keputusan.
3. Analisis
Tahap ini melibatkan pembangunan model, pemilihan kriteria efektivitas dan penggunaannya untuk memprediksi konsekuensi dari pemilihan satu atau lain arah tindakan, serta membandingkan berbagai opsi solusi dari sudut pandang konsekuensi tersebut. Karena model dibangun untuk rentang variasi parameter tertentu, analisis hasil harus dilakukan dalam batas-batas tersebut.
Metode dan model ekonomi-matematis memiliki kemampuan yang besar; namun, jangan lupa bahwa metode dan model tersebut harus diterapkan bersama dengan metode-metode informal analisis sistem, karena jika tidak, masalah dapat disederhanakan atau bahkan terdistorsi sedemikian rupa sehingga kehilangan nilai praktisnya. Beberapa masalah hanya dapat diselesaikan dengan teknik informal.
Sebagai hasil dari analisis komparatif berbagai opsi penyelesaian masalah yang timbul, disusunlah rekomendasi bagi pengambil keputusan. Ini, pada hakikatnya, merupakan produk dari analisis sistem. Namun, pembahasan proses analisis sistem tidak akan lengkap tanpa deskripsi singkat mengenai tahapan-tahapan selanjutnya dalam mewujudkan rekomendasinya menjadi implementasi praktis.
4–5. Penilaian Awal dan Konfirmasi Keputusan yang Diambil
Berdasarkan data yang diperoleh pada tahap kedua dan ketiga analisis sistem, beserta informasi lain yang tersedia, dipilihlah jalan terbaik untuk mencapai tujuan, dan disusunlah kesimpulan serta rekomendasi mengenai arah tindakan. Sebagaimana disebutkan di atas, ketika memilih satu atau lain opsi solusi, pengambil keputusan dapat mempertimbangkan faktor tambahan yang tidak diketahui oleh para analis sistem.
6. Penilaian Akhir (Pemilihan Akhir Opsi Solusi Terbaik)
Ini dilakukan berdasarkan verifikasi eksperimental terhadap hasil tahap keempat analisis.
7. Implementasi Keputusan yang Diambil
Keputusan yang diambil disampaikan kepada pihak yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya, pelaksanaan dan pemantauannya diorganisasikan, dan jika diperlukan, dilakukan koreksi terhadap keputusan tersebut.
Setiap analisis, pada tingkat tertentu, mengandung ketujuh tahap ini. Tahap pertama dilaksanakan bersama-sama oleh pengambil keputusan dan pihak yang menyusun keputusan (analis sistem). Tahap penelitian dan analisis dilakukan oleh analis sistem. Tahap keempat dan keenam analisis sistem biasanya dilaksanakan oleh eksekutif pengambil keputusan, sementara tahap kelima dapat dilakukan oleh para analis melalui simulasi atau mungkin tidak dilakukan sama sekali.
Uraian di atas menunjukkan pemisahan yang cukup jelas antartahap. Dalam praktiknya, pemisahan yang jelas semacam itu jarang terjadi, karena pada tingkat tertentu tahap-tahap tersebut dilaksanakan secara paralel. Urutan tahapan analisis sistem yang diuraikan biasanya tidak terbatas pada satu iterasi saja. Jarang terjadi suatu masalah dapat diselesaikan pada percobaan pertama. Kembali dari tahap analisis mana pun ke tahap sebelumnya adalah mungkin terjadi. Dengan demikian, analisis sistem merupakan proses iteratif. Oleh karena itu, selama analisis, perlu bersikap fleksibel, menilai kembali hasil yang diperoleh, dan, dalam beberapa kasus, merevisi gagasan yang semula dimasukkan ke dalam analisis. Penilaian ulang hasil semacam ini tidak boleh dianggap sebagai upaya yang sia-sia. Tentu saja, perubahan terus-menerus terhadap tujuan, jalan, dan sarana untuk mencapainya tidak dapat diterima, karena hal itu menghambat orientasi yang jelas. Namun sama berbahayanya adalah keinginan untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu dengan mengabaikan jalannya peristiwa yang sesungguhnya.