Pengambilan keputusan berlaku untuk berbagai jenis objek dan dalam berbagai kondisi keberadaannya. Metode formal yang dikembangkan dalam teori keputusan menunjukkan bahwa proses pengambilan keputusan di berbagai bidang aktivitas manusia memiliki banyak kesamaan.
Metode pengambilan keputusan formal dapat bermanfaat dalam kasus-kasus berikut:
- terdapat suatu masalah atau situasi masalah yang memerlukan penyelesaian. Hasil yang diinginkan sering diidentikkan dengan satu atau beberapa tujuan yang harus dicapai dalam menyelesaikan situasi masalah tersebut;
- terdapat beberapa pilihan untuk menyelesaikan masalah, cara mencapai tujuan, tindakan, atau objek di antara mana suatu pilihan dibuat. Dalam teori keputusan, pilihan-pilihan ini biasanya disebut alternatif. Jika hanya ada satu kemungkinan dan tidak ada pilihan lain, maka tidak ada masalah keputusan;
- terdapat faktor-faktor yang memberikan kendala tertentu pada kemungkinan cara menyelesaikan masalah dan mencapai tujuan. Faktor-faktor ini ditentukan oleh konteks masalah dan dapat berupa berbagai jenis: fisik, teknis, ekonomi, sosial, personal, dan lainnya;
- terdapat seseorang atau sekelompok orang yang berkepentingan dalam menyelesaikan masalah tersebut, memiliki otoritas untuk memilih salah satu solusi, dan bertanggung jawab atas pelaksanaan keputusan yang diambil.
Siklus hidup suatu keputusan atas suatu masalah terdiri dari beberapa tahap dan merupakan suatu prosedur iteratif bertahap.
Kebutuhan akan suatu keputusan timbul ketika muncul situasi masalah. Dalam hal ini, masalah diidentifikasi — yaitu, diberikan uraian substantif tentang masalah tersebut, ditentukan hasil yang diinginkan dari penyelesaiannya, dan dinilai kendala-kendala yang ada.
Pada tahap berikutnya, dirumuskan masalah keputusan. Hal ini memerlukan penentuan himpunan solusi yang mungkin (alternatif). Bergantung pada masalah yang dipertimbangkan, jumlah solusi yang mungkin dapat berkisar dari hanya beberapa hingga puluhan, ratusan, atau bahkan ribuan. Secara teoretis, jumlah alternatif yang dipertimbangkan dapat tak terbatas.
Untuk menguraikan secara lengkap semua solusi yang mungkin, biasanya perlu mengumpulkan dan menganalisis berbagai informasi yang berkaitan dengan masalah dan alternatif cara penyelesaiannya. Ketidaktersediaan atau ketidakmampuan memperoleh informasi yang diperlukan dapat membuat masalah tersebut tidak dapat diselesaikan. Dalam kasus seperti itu, seseorang harus kembali ke rumusan awal masalah dan mengubah uraiannya. Kebutuhan semacam itu juga dapat timbul pada semua tahap sebelumnya dari proses penyelesaian. Dalam situasi pilihan yang kompleks, mungkin juga diperlukan pengembangan model khusus dari masalah tersebut (biasanya model matematis) untuk memperoleh solusi yang disederhanakan.
Tahap kedua diakhiri dengan perumusan masalah keputusan. Perlu dicatat bahwa uraian substantif yang terperinci tentang masalah yang diselesaikan, sudah pada tahap pertama, sebagian besar menentukan kemungkinan pendekatan penyelesaiannya dan dapat langsung mengarah pada perumusan masalah keputusan, melewati semua atau banyak tahap berikutnya.
Setelah masalah keputusan dirumuskan, dimulailah pencarian solusi. Tahap ini meliputi, pertama, pemilihan metode yang tepat untuk menyelesaikan masalah dari metode-metode yang sudah dikenal atau pengembangan metode baru; dan kedua, proses penyelesaian itu sendiri, yang terdiri dari mengevaluasi dan menganalisis berbagai pilihan solusi serta memilih yang paling disukai di antaranya. Dalam beberapa masalah, memperoleh hasil akhir tidaklah sulit. Namun, lebih sering ini merupakan prosedur yang cukup kompleks dan memerlukan banyak upaya, membutuhkan pengetahuan dan keahlian banyak orang serta kemampuan teknologi komputasi modern.
Pada saat yang sama, bahkan setelah menyelesaikan semua tahap proses penyelesaian masalah, tidak selalu mungkin untuk membuat pilihan akhir. Muncul situasi di mana solusi terbaik tidak dapat ditemukan. Pilihan yang dibutuhkan mungkin memang tidak tersedia. Dalam hal itu, seseorang dapat mengubah rumusan masalah awal, atau kembali ke tahap-tahap sebelumnya dan mengumpulkan informasi tambahan yang diperlukan, membuat perubahan pada rumusan formal masalah atau model situasi masalah, memperluas atau mempersempit jumlah alternatif yang dipertimbangkan, atau menyusun pilihan-pilihan baru.
Bagaimanapun, pencarian solusi terbaik, meskipun tidak membawa hasil yang positif, tidak akan sia-sia. Hal ini dapat memunculkan pemahaman baru tentang masalah yang dipertimbangkan, menyoroti aspek-aspek baru yang perlu dipertimbangkan, dan menyarankan cara-cara lain untuk menyelesaikannya.
Jika ditemukan pilihan yang dapat diterima, dimulailah tahap pelaksanaan keputusan, yang di dalamnya keputusan yang diambil dilaksanakan, proses pelaksanaannya dipantau, dan hasil penyelesaian situasi masalah dievaluasi. Secara ketat, tahap ini tidak termasuk dalam prosedur pengambilan keputusan. Namun, memasukkan pelaksanaan keputusan ke dalam skema keseluruhan penting baik dari sudut pandang metodologis maupun praktis, karena tahap ini menutup siklus hidup munculnya, penyelesaian, dan lenyapnya situasi masalah. Selain itu, pelaksanaan keputusan yang diambil dapat memunculkan masalah baru yang memerlukan penyelesaiannya sendiri.
Masalah pengambilan keputusan timbul dalam kasus-kasus di mana suatu masalah (tugas) menjadi begitu kompleks sehingga tidak ada perangkat formalisasi yang sesuai yang dapat segera diterapkan pada perumusannya (pernyataannya), dan proses perumusan masalah memerlukan partisipasi spesialis dari berbagai bidang pengetahuan.
Hal ini menyebabkan situasi di mana perumusan masalah itu sendiri menjadi bermasalah, sehingga memerlukan pengembangan pendekatan, teknik, dan metode khusus. Dalam kasus seperti itu, perlu ditentukan ranah masalah keputusan (situasi masalah), diidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi penyelesaiannya, dan dipilih teknik serta metode yang memungkinkan masalah dirumuskan atau dinyatakan dengan cara yang memungkinkan diambilnya suatu keputusan.
Dengan demikian, untuk mengambil keputusan, seseorang perlu memperoleh suatu ungkapan yang menghubungkan tujuan dengan sarana pencapaiannya, menggunakan kriteria yang diperkenalkan untuk menilai ketercapaian tujuan dan mengevaluasi sarana. Dalam berbagai bidang terapan yang berkembang secara paralel, ungkapan semacam itu telah diberi nama yang berbeda-beda: kriteria kinerja; kriteria efektivitas atau indikator efektivitas; fungsi tujuan atau fungsi kriteria; dan sebagainya. (Dalam literatur berbahasa Rusia, hal ini juga disebut sebagai tselevaya funktsiya — secara harfiah “fungsi tujuan” — dan funktsiya tseli, yang keduanya sesuai dengan istilah bahasa Inggris “objective function”.)