Manajemen

Manajemen (Rusia: upravlenie):

• elemen dan fungsi sistem terorganisasi dari berbagai jenis — biologis, sosial, dan teknis — yang menjamin terpeliharanya struktur khasnya, terpeliharanya cara kerjanya, dan terwujudnya program serta tujuannya;

• pengaruh yang diberikan pada sistem terkendali guna menjamin perilaku yang diperlukan darinya;
• proses pengorganisasian kegiatan objek yang dikelola oleh subjek pengelola guna mencapai tujuan yang ditetapkan;
• tindakan yang dilakukan oleh suatu subjek, ditujukan kepada dirinya sendiri atau kepada objek maupun subjek eksternal, dengan tujuan mengubahnya atau mengubah sifat-sifatnya.

Manajemen:

• sebagai proses — kumpulan tindakan manajerial yang menjamin tercapainya tujuan yang ditetapkan dengan mengubah sumber daya pada “input” menjadi produk pada “output”;
• sebagai ilmu — kumpulan pengetahuan terorganisasi dalam bentuk konsep, teori, prinsip, metode, dan bentuk manajemen;
• sebagai fungsi — pengaruh informasional yang terarah pada orang dan entitas ekonomi, yang dilakukan guna mengarahkan tindakan mereka dan memperoleh hasil yang diinginkan;
• sebagai aparat — kumpulan struktur dan orang yang menjamin penggunaan dan koordinasi seluruh sumber daya sistem sosial dalam mengejar tujuannya.

Ada pula banyak definisi lain, yang menggambarkan manajemen sebagai elemen, fungsi, pengaruh, proses, hasil, pilihan, dan sebagainya. Apabila dilakukan oleh suatu subjek, manajemen hendaknya dipandang sebagai kegiatan manajerial. Sudut pandang ini menjelaskan sifatnya yang serbaguna dan mendamaikan berbagai pendekatan terhadap konsep tersebut.

Jika manajemen dilakukan oleh suatu badan pengelola, maka pelaksanaan kegiatan tersebut merupakan fungsi dari sistem pengelola; proses manajemen sesuai dengan proses kegiatan (manajerial), dan tindakan kendali sesuai dengan hasilnya. Apabila baik badan pengelola maupun sistem yang dikendalikan sama-sama merupakan subjek, manajemen melibatkan pengorganisasian kegiatan subjek-subjek yang dikelola.

Kegiatan manajerial, sebagai salah satu bentuk kegiatan profesional praktis, memiliki sejumlah ciri umum. Di antaranya adalah: keunikan dan ketidakterduga-an kegiatan manusia dalam kondisi tertentu (termasuk kendala berupa keterbatasan kemampuan dan sumber daya), kemampuan untuk beradaptasi terhadap perubahan kondisi, kemampuan menetapkan tujuan, serta kemampuan untuk berorganisasi-diri dan berkembang. Selain itu, kegiatan manajerial dicirikan oleh beberapa ciri khas berikut:

1. Subjektivitas kegiatan manajerial. Kegiatan manajerial pada dasarnya bersifat subjektif. Setiap kegiatan bersifat subjektif, karena selalu dilaksanakan oleh suatu subjek tertentu. Namun, dalam kegiatan manajerial, kualitas pribadi manajer, pengalaman profesional, dan sikap etisnya memiliki arti yang sangat penting.
2. Penetapan tujuan secara mandiri oleh subjek pengelola merupakan ciri yang tak terpisahkan dari kegiatan manajerial. Pada umumnya, manajer merumuskan sendiri bukan hanya tujuan kegiatannya sendiri, tetapi juga tujuan kegiatan sistem yang dikelolanya, menguraikannya menjadi tugas-tugas, dan merancang cara-cara untuk mencapainya. Namun, dalam beberapa kasus, manajer hanya menyampaikan tujuan yang dirumuskan pada tingkat sistem yang lebih tinggi.
3. Sifat tidak langsung dari hasil. Hasil langsung dari kegiatan manajerial adalah tindakan kendali yang diberikan pada sistem yang dikelola. Namun tindakan ini bukanlah tujuan itu sendiri — tindakan itu dilakukan untuk menjamin perilaku yang diperlukan dari sistem yang dikelola. Objek kajian kegiatan manajerial adalah kegiatan sistem yang dikelola. Dengan kata lain, hasil akhir (tidak langsung) dari kegiatan manajerial adalah keadaan (hasil akhir) dari sistem yang dikelola. Justru dari hasil inilah efektivitas manajemen dinilai.
4. Sifat kreatif dari kegiatan manajerial. Manajemen pada hakikatnya adalah pengambilan keputusan. Proses pengambilan keputusan tidak dapat diformalkan sepenuhnya. Proses ini selalu melibatkan faktor-faktor yang tidak pasti dan kreativitas. Namun, kreativitas dibatasi oleh norma hukum, etika, dan norma lainnya, serta oleh keterbatasan sumber daya dan keterbatasan lainnya.
5. Kebutuhan akan pemodelan, prediksi, dan peramalan perilaku sistem yang dikelola sebagai tanggapan terhadap tindakan kendali.
6. Tanggung jawab subjek pengelola atas proses dan hasil dari kegiatannya sendiri maupun dari subjek dan/atau objek yang dikelolanya. Subjek pengelola menanggung tanggung jawab bukan hanya atas hasil langsung dari kegiatannya sendiri, tetapi juga atas hasil tidak langsungnya — yaitu keadaan sistem yang dikelola dan hasil kegiatannya.
7. Pengembangan dan adaptasi. Ciri khas kegiatan manajerial adalah kebutuhan akan pengembangan baik subjek pengelola maupun sistem yang dikelola, serta adaptasi keduanya terhadap perubahan kondisi eksternal dan internal.

Untuk menggambarkan cara kerja sistem manajemen organisasi, digunakan konsep siklus manajemen — yaitu model yang menggambarkan proses manajemen sebagai rangkaian tahap standar yang berulang. Hingga saat ini, telah diajukan beberapa lusin model siklus manajemen, misalnya:

• siklus Henri Fayol: Perencanaan – Pengorganisasian – Pemotivasian – Pengendalian;
• siklus PDCA W. Edwards Deming: Plan – Do – Check – Act (Rencanakan – Lakukan – Periksa – Tindak Lanjuti);
• siklus Pengumpulan Informasi – Perencanaan – Pelaksanaan – Pencatatan – Pengendalian – Analisis – Penyesuaian.

Di dasar setiap kegiatan manajerial terletak gagasan tentang siklus manajemen yang berkesinambungan, yang secara luas memanfaatkan metrik dan indikator (untuk “deskripsi dan pengukuran”) serta model kuantitatif. Fokus utamanya adalah metode, alat, dan keputusan yang ditujukan untuk meningkatkan kinerja suatu kegiatan yang dinyatakan secara kuantitatif. Seluruh komponen sistem manajemen kinerja direpresentasikan dalam model siklus manajemen melalui sistem deskripsi kuantitatif, indikator, dan model tertentu.

Pendekatan sistem menganalisis objek dan struktur manajemen dari yang umum ke yang khusus. Pendekatan ini mengusulkan agar organisasi dipandang sebagai sistem elemen-elemen, yang untuknya tujuan dan tugas harus ditetapkan guna menjamin perkembangan yang optimal.

Unsur-unsur pokok pendekatan sistem dalam manajemen:

• penyelesaian setiap masalah dimulai dengan perumusan tujuan yang jelas;
• setiap masalah atau tugas hendaknya dipandang sebagai pohon tujuan, yang mengaitkan setiap keputusan tersendiri dengan tujuan akhir;
• dalam menentukan cara pencapaian tujuan, alternatif-alternatif yang mungkin harus dipertimbangkan;
• tujuan subsistem-subsistem tersendiri tidak boleh bertentangan dengan tujuan akhir sistem secara keseluruhan.

Dari sudut pandang pendekatan sistem, manajemen merupakan proses kompleks yang memiliki dua lapisan berbeda: pengendalian operasional (regulasi) dan pengarahan strategis. Tugas pengendalian operasional adalah menjaga parameter tertentu sistem pada tingkat yang ditetapkan. Pengarahan strategis terdiri atas penentuan keadaan yang seharusnya dicapai sistem tersebut. Pengarahan strategis mencakup perancangan dan perencanaan, sedangkan pengendalian operasional mencakup pengawasan sehari-hari dan seluruh fungsi yang berkaitan dengannya.

Untuk mempelajari cara kerja sistem stokastik yang kompleks, akan bermanfaat untuk merepresentasikannya sebagai subsistem pengendali dan subsistem yang dikendalikan. Setelah menetapkan parameter subsistem yang dikendalikan, subsistem pengendali harus mempertahankannya pada tingkat yang ditetapkan berdasarkan prinsip umpan balik.

Regulasi berbasis umpan balik menjamin kompensasi bukan hanya atas gangguan jenis tertentu saja, melainkan atas gangguan apa pun. Dengan demikian, pengaruh gangguan terhadap sistem dapat dikompensasi bahkan ketika penyebabnya, secara umum, tidak diketahui. Hal ini sangat penting terutama ketika berhadapan dengan sistem yang sangat kompleks yang sulit dideskripsikan secara terperinci.

Analisis sistem mendefinisikan sistem sebagai kumpulan komponen yang disatukan untuk mencapai suatu tujuan strategis. Hal ini mengarah pada tujuan atau tugas yang menjadi alasan diciptakannya sistem tersebut. Karena tujuan ini bersifat strategis, sistem juga harus menyelesaikan banyak tugas taktis dalam mengejarnya.

Cukup dapat dipahami bahwa sebagian manajer ingin memusatkan upaya mereka pada isu-isu tersendiri dan khusus. Mereka berusaha memperluas cakupan hal-hal khusus tersebut sambil menyerahkan tugas mengintegrasikan hasil dari banyak divisi kepada pihak lain, meskipun masalah integrasi manajemen sesungguhnya menjadi persoalan utama bagi mereka. Hakikat kepemimpinan terletak pada koordinasi, dan jelas bahwa proses sintesis semacam ini dapat bermanfaat bagi manajer pada setiap tingkat. Ketika manajer berfokus pada bidang-bidang khusus tersendiri, mereka berisiko kehilangan pandangan atas tujuan keseluruhan perusahaan mereka dan peran mereka dalam sistem yang lebih besar. Apabila mereka tetap mempertahankan gambaran yang jelas tentang “gambaran besar”, mereka akan mampu melaksanakan tanggung jawab mereka dengan lebih efektif.

Mengabaikan pendekatan sistem secara menyeluruh dapat dilakukan dengan sengaja — karena kepala departemen atau unit fungsional cenderung melebih-lebihkan arti penting tindakan mereka sendiri bagi hasil keseluruhan perusahaan. Terkadang pengabaian semacam itu terjadi tanpa disengaja, timbul dari ketidakmampuan pengambil keputusan untuk memperkirakan konsekuensi keputusannya terhadap bidang-bidang lain dalam kegiatan perusahaan. Inti dari penerapan pendekatan sistem dalam manajemen adalah memperoleh gambaran yang jelas tentang jaringan subsistem dan bagian-bagian yang saling terkait yang membentuk satu kesatuan yang utuh.

Gagasan pendekatan sistem tidak dapat dipahami tanpa pemahaman yang jelas mengenai apa itu sistem. Sistem adalah kompleks utuh dari elemen-elemen yang saling terkait secara dinamis. Suatu sistem hanya dapat dipandang dalam kesatuan dengan lingkungannya. Pada umumnya, setiap sistem merupakan elemen dari sistem berorde lebih tinggi, dan setiap elemen suatu sistem pada gilirannya dapat dipandang sebagai sistem berorde lebih rendah.

Keutuhan suatu sistem dan keterkaitan elemen-elemennya ditentukan semata-mata dalam kaitannya dengan tujuan sistem. Pada saat yang sama, suatu sistem tidak boleh disamakan dengan objek dunia nyata, karena objek apa pun dapat ditelaah dari berbagai sudut pandang, dan bergantung pada sudut pandang yang dipilih, banyak sistem berbeda dapat diidentifikasi, yang masing-masing mencerminkan satu segi dari cara kerja objek tersebut. Mempelajari cara kerja sistem yang kompleks hanya dengan menelaah elemen-elemen tersendiri saja tidak mungkin dilakukan, karena sistem yang kompleks memiliki sifat emergensi — kemampuan sistem untuk menampilkan sifat-sifat yang tidak dimiliki oleh elemen-elemennya tersendiri.

Penggunaan pendekatan sistem dan teori sistem memungkinkan organisasi dan seluruh hierarki manajemen dipandang sebagai kesatuan bagian-bagian penyusunnya, sekaligus dalam kaitannya dengan sistem global dunia luar. Pada saat yang sama, menjadi mungkin untuk mengintegrasikan gagasan dan pendekatan dari aliran-aliran lain yang pernah mendominasi praktik dan teori manajemen pada masa-masa berbeda. Pendekatan sistem membawa ke dalam teori manajemen metode dan capaian dari ilmu eksakta, teknik, ilmu alam, dan ilmu humaniora.

Namun, kontribusi terpenting pendekatan sistem terhadap teori manajemen adalah terbentuknya cara berpikir baru. Pendekatan sistem memungkinkan manajer untuk menentukan kedudukan organisasi yang mereka pimpin di dalam dunia luar, untuk memahami bahwa struktur manajemen apa pun merupakan sistem terbuka, dan dengan demikian, bahwa pengelolaan suatu organisasi tidak dapat dibangun seolah-olah untuk sistem tertutup — yaitu, tanpa memperhitungkan pengaruh lingkungan eksternal terhadap proses manajemen internal. Hanya setelah munculnya pendekatan sistem, lingkungan mulai dipandang sebagai variabel fundamental dalam manajemen.

Hasil penting dari penerapan pendekatan sistem dalam teori dan praktik manajemen adalah terintegrasikannya gagasan dan capaian berbagai aliran manajemen. Untuk itu, cukup memandangnya bukan sebagai sistem-sistem yang terpisah, melainkan sebagai subsistem-subsistem dalam teori manajemen. Hal ini segera mengungkap keterbatasan setiap pendekatan serta kemungkinan pemanfaatannya — terlebih lagi karena setiap aliran manajemen telah memusatkan upayanya hanya pada satu segi (subsistem) organisasi saja: manusia, struktur, metode manajemen, dan sebagainya. Aliran behaviorisme menyelidiki ranah sosial manajemen. Aliran manajemen ilmiah dan metode kuantitatif mempelajari terutama pengelolaan sistem teknis. Hanya pendekatan sistemlah yang memungkinkan penyatuan seluruh komponen organisasi menjadi satu kesatuan yang koheren.

Pendekatan sistem memungkinkan suatu organisasi direpresentasikan sebagai sistem terbuka yang “input”-nya berupa sumber daya manusia, material, keuangan, dan informasi, yang — bergantung pada algoritma, pendekatan, metode, alat, dan teknologi manajemen — diubah menjadi “output” berupa tujuan yang tercapai dan hasil organisasi (laba, peningkatan produksi dan mutu produk, perbaikan indikator kinerja, insentif material, peningkatan produktivitas kerja, dan sebagainya).