Podejmowanie decyzji dotyczy obiektów różnego rodzaju i różnych warunków ich istnienia. Formalne metody opracowane w ramach teorii decyzji ukazują, że procesy podejmowania decyzji w różnych sferach działalności człowieka mają wiele cech wspólnych.
Formalne metody podejmowania decyzji mogą okazać się użyteczne w następujących przypadkach:
- istnieje problem lub sytuacja problemowa wymagająca rozwiązania. Często pożądany wynik jest identyfikowany z jednym lub kilkoma celami, które należy osiągnąć, rozwiązując sytuację problemową;
- istnieje kilka wariantów rozwiązania problemu, sposobów osiągnięcia celu, działań lub obiektów, między którymi dokonuje się wyboru. W teorii decyzji warianty te nazywane są zwykle alternatywami. Jeśli istnieje tylko jedna możliwość i nie ma wyboru, to problem decyzyjny nie występuje;
- istnieją czynniki nakładające pewne ograniczenia na możliwe sposoby rozwiązania problemu i osiągnięcia celu. Czynniki te są determinowane kontekstem problemu i mogą mieć różny charakter: fizyczny, techniczny, ekonomiczny, społeczny, osobisty i inny;
- istnieje osoba lub grupa osób zainteresowanych rozwiązaniem problemu, posiadających uprawnienia do wyboru tego czy innego rozwiązania oraz ponoszących odpowiedzialność za realizację podjętej decyzji.
Cykl życia decyzji dotyczącej problemu obejmuje kilka etapów i stanowi wieloetapową procedurę iteracyjną.
Potrzeba podjęcia decyzji powstaje w momencie wystąpienia sytuacji problemowej. W takim przypadku problem zostaje zidentyfikowany — czyli podaje się merytoryczny opis problemu, określa się pożądany wynik jego rozwiązania i ocenia istniejące ograniczenia.
Na kolejnym etapie formułuje się problem decyzyjny. Wymaga to określenia zbioru możliwych rozwiązań (alternatyw). W zależności od rozpatrywanego problemu liczba możliwych rozwiązań może wynosić od kilku do kilkudziesięciu, kilkuset lub nawet kilku tysięcy. Teoretycznie liczba rozpatrywanych alternatyw może być nieskończona.
Aby w pełni opisać wszystkie możliwe rozwiązania, konieczne jest zwykle zebranie i przeanalizowanie różnych informacji dotyczących problemu i alternatywnych sposobów jego rozwiązania. Brak lub niemożność uzyskania niezbędnych informacji może uczynić problem nierozwiązywalnym. W takich przypadkach należy powrócić do pierwotnego sformułowania problemu i zmodyfikować jego opis. Taka potrzeba może również wystąpić na wszystkich wcześniejszych etapach procesu rozwiązywania. W złożonych sytuacjach wyboru może być również konieczne opracowanie specjalistycznego modelu problemu (zwykle matematycznego) w celu uzyskania uproszczonego rozwiązania.
Drugi etap zakończony jest sformułowaniem problemu decyzyjnego. Należy zauważyć, że szczegółowy merytoryczny opis rozwiązywanego problemu, dokonany już na pierwszym etapie, w dużej mierze determinuje możliwe podejścia do jego rozwiązania i może natychmiast prowadzić do sformułowania problemu decyzyjnego, pomijając wszystkie lub wiele kolejnych etapów.
Po sformułowaniu problemu decyzyjnego zaczyna się poszukiwanie rozwiązania. Etap ten obejmuje, po pierwsze, wybór odpowiedniej metody rozwiązania problemu z metod już znanych lub opracowanie nowej metody, a po drugie, sam proces rozwiązywania, polegający na ocenie i analizie różnych wariantów rozwiązania oraz wyborze najbardziej preferowanego z nich. W niektórych problemach uzyskanie ostatecznego wyniku nie jest trudne. Częściej jednak są to dość złożone i pracochłonne procedury wymagające wiedzy i doświadczenia wielu osób oraz możliwości współczesnej techniki obliczeniowej.
Jednocześnie nawet po zakończeniu wszystkich etapów procesu rozwiązywania problemu nie zawsze można dokonać ostatecznego wyboru. Zdarzają się sytuacje, w których nie można znaleźć najlepszego rozwiązania. Potrzebny wariant może po prostu nie być dostępny. W takim przypadku można albo zmodyfikować sformułowanie pierwotnego problemu, albo powrócić do wcześniejszych etapów i zebrać niezbędne dodatkowe informacje, wprowadzić zmiany do formalnego sformułowania problemu lub modelu sytuacji problemowej, rozszerzyć lub zawęzić liczbę rozpatrywanych alternatyw, albo skonstruować nowe warianty.
W każdym przypadku poszukiwanie najlepszego rozwiązania, nawet jeśli nie przyniosło pozytywnego wyniku, nie będzie bezowocne. Może ono skłonić do nowego zrozumienia rozpatrywanego problemu, ujawnić nowe aspekty wymagające uwzględnienia i wskazać inne sposoby jego rozwiązania.
Jeśli znaleziony zostanie akceptowalny wariant, zaczyna się etap realizacji decyzji, w trakcie którego przyjęta decyzja jest wdrażana, monitorowany jest proces jej wdrażania i oceniany jest wynik rozwiązania sytuacji problemowej. Ściśle mówiąc, etap ten nie należy do procedury podejmowania decyzji. Jednak włączenie realizacji decyzji do ogólnego schematu jest ważne z punktu widzenia metodologicznego i praktycznego, ponieważ etap ten zamyka cykl życia powstania, rozwiązania i zniknięcia sytuacji problemowej. Ponadto realizacja przyjętej decyzji może dać początek nowemu problemowi, który wymaga własnego rozwiązania.
Problem podejmowania decyzji powstaje w przypadkach, gdy problem (zadanie) staje się tak złożony, że do jego sformułowania nie można natychmiast zastosować odpowiedniego aparatu formalizacji, a proces formułowania problemu wymaga udziału specjalistów z różnych dziedzin wiedzy.
Prowadzi to do sytuacji, w której samo sformułowanie problemu staje się problematyczne, co wymaga opracowania specjalistycznych podejść, technik i metod. W takich przypadkach konieczne staje się określenie obszaru problemu decyzyjnego (sytuacji problemowej), zidentyfikowanie czynników wpływających na jego rozwiązanie oraz wybór technik i metod umożliwiających sformułowanie problemu w sposób pozwalający na podjęcie decyzji.
Tak więc, aby podjąć decyzję, należy uzyskać wyrażenie łączące cel ze środkami jego osiągnięcia, wykorzystując wprowadzone kryteria oceny osiągalności celu i oceny środków. W różnych dziedzinach zastosowań, rozwijających się równolegle, wyrażenia takie otrzymały różne nazwy: kryterium wydajności; kryterium skuteczności lub wskaźnik skuteczności; funkcja celu lub funkcja kryterialna i tak dalej. (W literaturze rosyjskojęzycznej stosuje się również terminy tselevaya funktsiya — dosłownie „funkcja celu” — oraz funktsiya tseli, oba odpowiadające angielskiemu terminowi „objective function”.)