Управление

Управление (на руски: управление):

• елемент и функция на организирани системи от различен вид — биологични, социални и технически — която осигурява запазването на тяхната специфична структура, поддържането на техния начин на дейност и реализацията на тяхната програма и цели;

• въздействие, оказвано върху управляема система с цел да се осигури нейното изисквано поведение;
• процес на организиране на дейността на управляван обект от управляващ субект с цел постигане на поставените цели;
• действие, извършвано от субект, насочено към самия него или към външни обекти или субекти, с цел преобразуването им или изменение на техните свойства.

Управление:

• като процес — съвкупността от управленски действия, които осигуряват постигането на поставените цели чрез преобразуване на ресурсите на „входа” в продукти на „изхода”;
• като наука — съвкупност от организирани знания под формата на понятия, теории, принципи, методи и форми на управление;
• като функция — целенасочено информационно въздействие върху хора и икономически субекти, осъществяван с цел насочване на техните действия и получаване на желани резултати;
• като апарат — съвкупността от структури и хора, които осигуряват използването и координацията на всички ресурси на социалните системи за постигане на техните цели.

Съществуват и много други определения, според които управлението се описва като елемент, функция, въздействие, процес, резултат, избор и така нататък. Когато се извършва от субект, управлението трябва да се разглежда като управленска дейност. Тази гледна точка обяснява неговата многоаспектност и съгласува различните подходи към понятието.

Ако управлението се извършва от управляващ орган, то извършването на тази дейност е функция на управляващата система; процесът на управление съответства на процеса на (управленската) дейност, а управляващото въздействие — на неговия резултат. Когато и управляващият орган, и управляваната система са субекти, управлението се състои в организиране на дейността на управляваните субекти.

Управленската дейност, като една от формите на професионалната практическа дейност, притежава редица общи характеристики. Сред тях са: уникалността и непредсказуемостта на човешката дейност при конкретни условия (включително ограниченията на ограничените възможности и ресурси), способността за адаптиране към променящи се условия, способността за поставяне на цели, както и способността за самоорганизация и развитие. Освен това управленската дейност се характеризира с редица отличителни особености:

1. Субективност на управленската дейност. Управленската дейност е принципно субективна. Всяка дейност е субективна, тъй като винаги се извършва от някакъв субект. Обаче в управленската дейност особено значение имат личните качества на ръководителите, професионалният им опит и етичната им позиция.
2. Самостоятелно поставяне на цели от управляващия субект е неразделна особеност на управленската дейност. По правило ръководителят самостоятелно формулира не само целта на собствената си дейност, но и целта на дейността на управляваната система, разчленява ги на задачи и разработва начини за постигането им. В някои случаи обаче ръководителят единствено предава цели, формулирани на по-високо ниво на системата.
3. Опосреденост на резултатите. Непосредственият резултат на управленската дейност е управляващото въздействие, оказвано върху управляваната система. Но това въздействие не е самоцел — то се предприема за да се осигури изискваното поведение на управляваната система. Предметът на управленската дейност е дейността на управляваната система. Иначе казано, крайният (опосреден) резултат на управленската дейност е състоянието (изходът) на управляваната система. Именно по този резултат се оценява ефективността на управлението.
4. Творчески характер на управленската дейност. Управлението по своята същност е вземане на решения. Процесът на вземане на решения не може да бъде напълно формализиран. Той винаги включва неопределени фактори и творчество. Обаче творчеството е ограничено от правни, етични и други норми, както и от ограничения на ресурсите и други ограничения.
5. Необходимост от моделиране, предвиждане и прогнозиране на поведението на управляваната система в отговор на управляващите въздействия.
6. Отговорност на управляващия субект за процеса и резултатите от собствената си дейност, както и от дейността на субектите и/или обектите, които управлява. Управляващият субект носи отговорност не само за непосредствените резултати на собствената си дейност, но и за нейния опосреден резултат — състоянието на управляваната система и резултатите от нейната дейност.
7. Развитие и адаптация. Отличителна особеност на управленската дейност е необходимостта от развитие както на управляващия субект, така и на управляваната система, а също и тяхната адаптация към променящите се външни и вътрешни условия.

За описание на функционирането на организационните системи за управление се използва понятието цикъл на управление — това е модел, описващ процеса на управление като повтаряща се последователност от стандартни етапи. Досега са предложени няколко десетки модели на цикъла на управление, например:

• цикълът на Анри Файол: Планиране – Организиране – Мотивиране – Контролиране;
• цикълът PDCA на Уилям Едуардс Деминг: Планиране – Изпълнение – Проверка – Действие;
• цикълът Събиране на информация – Планиране – Изпълнение – Отчитане – Контрол – Анализ – Коригиране.

В основата на всяка управленска дейност стои идеята за непрекъснат цикъл на управление, който широко използва метрики и показатели (за „описание и измерване”) и количествени модели. Основният фокус е върху методите, инструментите и решенията, насочени към подобряване на количествено изразената резултатност на дейността. Всички компоненти на системата за управление на резултатността са представени в моделите на цикъла на управление чрез система от конкретни количествени описания, показатели и модели.

Системният подход анализира обектите и структурите на управление от общото към частното. Той предлага организациите да се разглеждат като системи от елементи, за които трябва да се поставят цели и задачи с цел да се осигури оптимално развитие.

Ключови елементи на системния подход към управлението:

• решаването на всеки проблем започва с ясно формулиране на целите;
• всеки проблем или задача трябва да се разглежда като дърво на целите, свързвайки всяко отделно решение с крайните цели;
• при определяне на начините за постигане на целите трябва да се разглеждат алтернативни варианти;
• целите на отделните подсистеми не трябва да противоречат на крайните цели на системата като цяло.

От гледна точка на системния подход, управлението е сложен процес с два различни пласта: оперативно управление (регулиране) и стратегическо направление. Задачата на оперативното управление е да поддържа определени параметри на системата на дадено ниво. Стратегическото направление се състои в определянето на точно това, какво трябва да бъде дадено състояние на системата. Стратегическото направление обхваща проектирането и планирането, а оперативното управление обхваща ежедневния надзор и всички свързани с него функции.

За изучаване на функционирането на сложна стохастична система е полезно тя да се представи като управляваща подсистема и управлявана подсистема. След като определи параметрите на управляваната подсистема, управляващата подсистема трябва да ги поддържа на определеното ниво въз основа на принципа на обратната връзка.

Регулирането въз основа на обратна връзка осигурява компенсацията не само на смущения от определен вид, но на всякакви смущения. По този начин влиянието на смущенията върху системата се компенсира дори когато тяхната причина е, най-общо, неизвестна. Това е особено важно при работа с изключително сложни системи, които се противопоставят на подробно описание.

Системният анализ определя система като съвкупност от компоненти, обединени за постигане на стратегическа цел. Това води до цел или задача, за постигането на която е създадена системата. Тъй като тази цел е стратегическа, системата трябва да решава и множество тактически задачи в нейно преследване.

Напълно понятно е, че някои ръководители желаят да съсредоточат усилията си върху отделни, частни въпроси. Те се стремят да разширят обхвата на тези частни въпроси, оставяйки задачата за интегриране на резултатите от многобройни подразделения на други, макар че проблемът с интеграцията на управлението е централен за тях. Същността на ръководството се крие в координацията, и е ясно, че процес на синтез, подобен на описания, може да бъде полезен за ръководителите на всяко ниво. Когато ръководителите се фокусират върху отделни специализирани области, те рискуват да загубят от поглед общите цели на своите предприятия и своята роля в по-големите системи. Ако запазват ясна представа за „общата картина”, те ще могат да изпълняват задълженията си по-ефективно.

Игнорирането на цялостния системен подход може да бъде преднамерено — тъй като ръководителите на отдели или функционални звена са склонни да надценяват значимостта на собствените си действия за резултатите на цялото предприятие. Понякога такова неглижиране е непреднамерено, произтичащо от невъзможността на вземащия решение да предвиди последствията от своите решения за други области на дейността на предприятието. Централната точка на прилагането на системния подход към управлението е получаването на ясна представа за мрежата от подсистеми и взаимосвързани части, които образуват единно цяло.

Идеите на системния подход са немислими без ясно разбиране на това какво е система. Системата е цялостен комплекс от динамично взаимосвързани елементи. Система може да бъде разглеждана само в единство с нейната среда. По правило всяка система е елемент на система от по-висок ред, а всеки елемент на система на свой ред може да се разглежда като система от по-нисък ред.

Целостността на системата и взаимосвързаността на нейните елементи се определят единствено по отношение на целта на системата. В същото време системата не трябва да се идентифицира с реален обект, тъй като всеки обект може да бъде разглеждан от различни гледни точки, и в зависимост от избраната гледна точка могат да бъдат идентифицирани много различни системи, всяка от които отразява един аспект от функционирането на обекта. Изучаването на действието на сложните системи чрез разглеждане само на отделни елементи е невъзможно, защото сложните системи притежават свойството емергентност — способността на системата да проявява свойства, които не са присъщи на никой от отделните ѝ елементи.

Използването на системния подход и теорията на системите направи възможно организациите и всички управленски йерархии да се разглеждат като единства от съставните им части, а също и в рамките на глобалната система на външния свят. Същевременно стана възможно интегрирането на идеите и подходите на другите школи, които в различни периоди са доминирали в практиката и теорията на управлението. Системният подход внесе в теорията на управлението методите и постиженията на точните науки, инженерните науки, естествените науки и хуманитарните науки.

Обаче най-важният принос на системния подход в теорията на управлението беше формирането на нов начин на мислене. Системният подход даде възможност на ръководителите да определят мястото на организацията, която ръководят, във външния свят, да разберат, че всяка управленска структура е отворена система, и следователно, че управлението на организацията не може да се изгражда, както за затворена система — т.е. без да се вземе предвид влиянието на външната среда върху вътрешните процеси на управление. Само с появата на системния подход средата започна да се разглежда като основна променлива в управлението.

Важен резултат от прилагането на системния подход в теорията и практиката на управлението е интеграцията на идеите и постиженията на различните школи на управление. За това беше достатъчно те да се разглеждат не като отделни системи, а като подсистеми в рамките на теорията на управлението. Това веднага разкри ограниченията на всеки подход и възможностите за неговото приложение — особено предвид това, че всяка школа на управление беше съсредоточила усилията си само върху една страна (подсистема) на организациите: хората, структурите, методите на управление и така нататък. Бихейвиористичната школа изследваше социалната област на управлението. Школите на научното управление и количествените методи изучаваха главно управлението на техническите системи. Само системният подход направи възможно обединяването на всички компоненти на организациите в едно цялостно единство.

Системният подход направи възможно организацията да се представи като отворена система, чиито „входове” са човешки, материални, финансови и информационни ресурси, които — в зависимост от алгоритмите, подходите, методите, инструментите и технологиите на управление — се преобразуват в „изходи” под формата на постигнати цели и организационни резултати (печалба, увеличено производство и качество на продукцията, подобрени показатели за резултатност, материални стимули, по-висока производителност на труда и така нататък).