Quản lý

Quản lý (tiếng Nga: upravlenie):

• một yếu tố và chức năng của các hệ thống có tổ chức thuộc nhiều loại khác nhau — sinh học, xã hội và kỹ thuật — đảm bảo việc duy trì cấu trúc đặc trưng của chúng, duy trì phương thức hoạt động của chúng, và thực hiện chương trình và mục tiêu của chúng;

• một tác động được thực hiện lên một hệ thống được điều khiển nhằm đảm bảo hành vi cần thiết của nó;
• một quá trình tổ chức hoạt động của đối tượng được quản lý do một chủ thể quản lý thực hiện, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra;
• một hành động do chủ thể thực hiện, hướng vào chính bản thân hoặc vào các đối tượng hoặc chủ thể bên ngoài, với mục đích biến đổi chúng hoặc thay đổi các thuộc tính của chúng.

Quản lý:

• với tư cách là một quá trình — tập hợp các hành động quản lý đảm bảo việc đạt được các mục tiêu đã đề ra bằng cách biến đổi các nguồn lực ở “đầu vào” thành sản phẩm ở “đầu ra”;
• với tư cách là một khoa học — một hệ thống tri thức có tổ chức dưới dạng các khái niệm, lý thuyết, nguyên tắc, phương pháp và hình thức quản lý;
• với tư cách là một chức năng — tác động thông tin có mục đích lên con người và các thực thể kinh tế, được thực hiện nhằm định hướng hành động của họ và đạt được kết quả mong muốn;
• với tư cách là một cơ quan bộ máy — tập hợp các cấu trúc và con người đảm bảo việc sử dụng và điều phối mọi nguồn lực của các hệ thống xã hội nhằm theo đuổi mục tiêu của chúng.

Cũng có nhiều định nghĩa khác, theo đó quản lý được mô tả như một yếu tố, một chức năng, một tác động, một quá trình, một kết quả, một sự lựa chọn, v.v. Khi được thực hiện bởi một chủ thể, quản lý cần được xem như một hoạt động quản lý. Cách nhìn này giải thích tính đa diện của khái niệm và dung hòa các cách tiếp cận khác nhau đối với nó.

Nếu quản lý được thực hiện bởi một cơ quan điều hành, thì việc thực hiện hoạt động đó là một chức năng của hệ thống điều hành; quá trình quản lý tương ứng với quá trình hoạt động (quản lý), còn tác động điều khiển tương ứng với kết quả của nó. Khi cả cơ quan điều hành và hệ thống được điều khiển đều là các chủ thể, quản lý bao hàm việc tổ chức hoạt động của các chủ thể được điều hành.

Hoạt động quản lý, như một dạng hoạt động thực tiễn chuyên nghiệp, có một số đặc điểm chung. Trong đó có: tính độc đáo và không thể lường trước của hoạt động con người trong các điều kiện cụ thể (bao gồm các ràng buộc về khả năng và nguồn lực hạn chế), khả năng thích ứng với các điều kiện thay đổi, khả năng đặt mục tiêu, và khả năng tự tổ chức và phát triển. Ngoài ra, hoạt động quản lý còn có một số đặc điểm riêng biệt:

1. Tính chủ thể của hoạt động quản lý. Hoạt động quản lý về căn bản mang tính chủ thể. Bất kỳ hoạt động nào cũng mang tính chủ thể, vì nó luôn được thực hiện bởi một chủ thể nhất định. Tuy nhiên, trong hoạt động quản lý, các phẩm chất cá nhân, kinh nghiệm chuyên môn và lập trường đạo đức của người quản lý có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
2. Tính tự chủ trong việc đặt mục tiêu của chủ thể quản lý là một đặc điểm không thể thiếu của hoạt động quản lý. Thông thường, người quản lý tự mình đặt ra không chỉ mục tiêu của hoạt động của bản thân, mà còn cả mục tiêu hoạt động của hệ thống được quản lý, phân rã các mục tiêu này thành các nhiệm vụ, và tìm ra các cách để đạt được chúng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, người quản lý chỉ đơn thuần truyền đạt các mục tiêu đã được đặt ra ở cấp cao hơn của hệ thống.
3. Tính gián tiếp của kết quả. Kết quả trực tiếp của hoạt động quản lý là tác động điều khiển lên hệ thống được quản lý. Nhưng tác động này không phải là mục đích tự thân — nó được thực hiện để đảm bảo hành vi cần thiết của hệ thống được quản lý. Đối tượng của hoạt động quản lý chính là hoạt động của hệ thống được quản lý. Nói cách khác, kết quả cuối cùng (gián tiếp) của hoạt động quản lý là trạng thái (kết quả đầu ra) của hệ thống được quản lý. Chính bằng kết quả này mà hiệu quả của quản lý được đánh giá.
4. Tính sáng tạo của hoạt động quản lý. Về bản chất, quản lý là ra quyết định. Quá trình ra quyết định không thể được hình thức hóa hoàn toàn. Nó luôn bao gồm các yếu tố bất định và tính sáng tạo. Tuy nhiên, tính sáng tạo bị ràng buộc bởi các chuẩn mực pháp lý, đạo đức và các chuẩn mực khác, cũng như bởi các hạn chế về nguồn lực và các hạn chế khác.
5. Nhu cầu về mô hình hóa, tiên đoán và dự báo hành vi của hệ thống được quản lý trong việc đáp lại các tác động điều khiển.
6. Trách nhiệm của chủ thể quản lý đối với quá trình và kết quả hoạt động của chính mình cũng như của các chủ thể và/hoặc đối tượng mà họ quản lý. Chủ thể quản lý phải chịu trách nhiệm không chỉ về kết quả trực tiếp của hoạt động của chính mình, mà còn về kết quả gián tiếp của nó — trạng thái của hệ thống được quản lý và kết quả hoạt động của hệ thống đó.
7. Phát triển và thích ứng. Một đặc điểm riêng biệt của hoạt động quản lý là nhu cầu phát triển của cả chủ thể quản lý và hệ thống được quản lý, cũng như sự thích ứng của chúng với các điều kiện bên ngoài và bên trong thay đổi.

Để mô tả sự vận hành của các hệ thống quản lý tổ chức, người ta sử dụng khái niệm chu trình quản lý — nghĩa là một mô hình mô tả quá trình quản lý như một trình tự lặp lại của các bước tiêu chuẩn. Đến nay, đã có vài chục mô hình chu trình quản lý được đề xuất, ví dụ:

• chu trình của Henri Fayol: Lập kế hoạch – Tổ chức – Tạo động lực – Kiểm soát;
• chu trình PDCA của W. Edwards Deming: Lập kế hoạch (Plan) – Thực hiện (Do) – Kiểm tra (Check) – Hành động (Act);
• chu trình Thu thập thông tin – Lập kế hoạch – Thực hiện – Ghi nhận – Kiểm soát – Phân tích – Điều chỉnh.

Nền tảng của mọi hoạt động quản lý là ý tưởng về một chu trình quản lý liên tục, sử dụng rộng rãi các thước đo và chỉ số (để “mô tả và đo lường”) và các mô hình định lượng. Trọng tâm chính là các phương pháp, công cụ và quyết định nhằm cải thiện các kết quả hoạt động được biểu thị bằng số lượng. Mọi thành phần của một hệ thống quản lý hiệu quả hoạt động đều được thể hiện trong các mô hình chu trình quản lý thông qua một hệ thống các mô tả định lượng, chỉ số và mô hình cụ thể.

Tiếp cận hệ thống phân tích các đối tượng và cấu trúc quản lý từ cái chung đến cái riêng. Nó đề xuất xem các tổ chức như các hệ thống của các yếu tố, mà đối với chúng phải xác lập các mục tiêu và nhiệm vụ để đảm bảo sự phát triển tối ưu.

Các yếu tố chính của tiếp cận hệ thống đối với quản lý:

• việc giải quyết bất kỳ vấn đề nào bắt đầu từ việc xác định rõ ràng các mục tiêu;
• bất kỳ vấn đề hay nhiệm vụ nào cũng cần được xem như một cây mục tiêu, liên kết mỗi quyết định riêng lẻ với các mục tiêu cuối cùng;
• khi xác định các cách thức đạt được mục tiêu, cần phải xem xét các phương án thay thế;
• các mục tiêu của từng hệ thống con không được mâu thuẫn với các mục tiêu cuối cùng của toàn hệ thống.

Theo quan điểm của tiếp cận hệ thống, quản lý là một quá trình phức tạp gồm hai tầng lớp rõ ràng: điều khiển tác nghiệp (điều tiết) và định hướng chiến lược. Nhiệm vụ của điều khiển tác nghiệp là duy trì một số tham số của hệ thống ở một mức đã cho. Định hướng chiến lược bao gồm việc xác định chính xác trạng thái đã cho đó của hệ thống phải là gì. Định hướng chiến lược bao hàm việc thiết kế và lập kế hoạch, còn điều khiển tác nghiệp bao hàm việc giám sát hàng ngày và tất cả các chức năng liên quan đến nó.

Để nghiên cứu sự vận hành của một hệ thống ngẫu nhiên phức tạp, việc biểu diễn nó dưới dạng một hệ thống con điều khiển và một hệ thống con được điều khiển là hữu ích. Sau khi đã xác định các tham số của hệ thống con được điều khiển, hệ thống con điều khiển phải duy trì chúng ở mức đã quy định, dựa trên nguyên tắc phản hồi.

Việc điều tiết dựa trên phản hồi đảm bảo bù trừ không chỉ các nhiễu loạn thuộc một loại cụ thể, mà bất kỳ nhiễu loạn nào. Theo cách này, ảnh hưởng của các nhiễu loạn đối với hệ thống được bù trừ ngay cả khi nguyên nhân của chúng, nói chung, không được biết. Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với các hệ thống có độ phức tạp cao, khó có thể mô tả chi tiết.

Phân tích hệ thống định nghĩa một hệ thống là một tập hợp các thành phần được liên kết với nhau để đạt được một mục tiêu chiến lược. Điều này dẫn đến một mục tiêu hay nhiệm vụ mà hệ thống được tạo ra để thực hiện. Vì mục tiêu này mang tính chiến lược, hệ thống cũng phải giải quyết nhiều nhiệm vụ chiến thuật để theo đuổi nó.

Điều dễ hiểu là một số nhà quản lý muốn tập trung sức lực vào các vấn đề riêng lẻ, cụ thể. Họ cố gắng mở rộng phạm vi của các vấn đề cụ thể này, đồng thời để lại nhiệm vụ tích hợp kết quả từ nhiều bộ phận khác nhau cho người khác, mặc dù vấn đề tích hợp trong quản lý là trọng tâm đối với họ. Bản chất của lãnh đạo nằm ở sự điều phối, và rõ ràng là một quá trình tổng hợp như vậy có thể hữu ích cho các nhà quản lý ở mọi cấp độ. Khi các nhà quản lý tập trung vào các lĩnh vực chuyên môn riêng lẻ, họ có nguy cơ mất đi cái nhìn tổng thể về mục tiêu chung của doanh nghiệp và vai trò của mình trong các hệ thống lớn hơn. Nếu họ giữ được một hình ảnh rõ ràng về “toàn cảnh”, họ sẽ có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả hơn.

Việc bỏ qua tiếp cận hệ thống tổng thể có thể là chủ ý — vì các lãnh đạo của các phòng ban hay đơn vị chức năng thường có xu hướng đánh giá quá cao ý nghĩa của các hành động của riêng họ đối với kết quả của toàn doanh nghiệp. Đôi khi sự bỏ qua như vậy là không chủ ý, xuất phát từ việc người ra quyết định không thể lường trước được hậu quả của các quyết định của mình đối với các lĩnh vực hoạt động khác của doanh nghiệp. Điểm trọng tâm của việc áp dụng tiếp cận hệ thống vào quản lý là có được một hình ảnh rõ ràng về mạng lưới các hệ thống con và các bộ phận liên kết với nhau tạo thành một thể thống nhất.

Các ý tưởng của tiếp cận hệ thống không thể hình dung được nếu thiếu một sự hiểu biết rõ ràng về hệ thống là gì. Một hệ thống là một phức hợp toàn vẹn của các yếu tố liên kết động với nhau. Một hệ thống chỉ có thể được xem xét trong sự thống nhất với môi trường của nó. Thông thường, bất kỳ hệ thống nào cũng là một yếu tố của một hệ thống cấp cao hơn, và bất kỳ yếu tố nào của một hệ thống đến lượt nó lại có thể được xem như một hệ thống cấp thấp hơn.

Tính toàn vẹn của một hệ thống và sự liên kết giữa các yếu tố của nó được xác định hoàn toàn trong quan hệ với mục tiêu của hệ thống. Đồng thời, không thể đồng nhất một hệ thống với một đối tượng có thực, vì bất kỳ đối tượng nào cũng có thể được xem xét từ những góc nhìn khác nhau, và tùy theo góc nhìn được chọn, nhiều hệ thống khác nhau có thể được xác định, mỗi hệ thống phản ánh một khía cạnh của sự vận hành của đối tượng đó. Việc nghiên cứu hoạt động của các hệ thống phức tạp chỉ bằng cách xem xét từng yếu tố riêng lẻ là không thể, vì các hệ thống phức tạp có thuộc tính trồi — khả năng của một hệ thống thể hiện những thuộc tính không vốn có ở bất kỳ yếu tố riêng lẻ nào của nó.

Việc sử dụng tiếp cận hệ thống và lý thuyết hệ thống đã cho phép nhìn nhận các tổ chức và mọi hệ thống cấp bậc quản lý như những thể thống nhất của các bộ phận cấu thành, cũng như trong khuôn khổ hệ thống toàn cầu của thế giới bên ngoài. Đồng thời, điều này cũng cho phép tích hợp các ý tưởng và cách tiếp cận của các trường phái khác đã từng chiếm vị trí thống trị trong thực tiễn và lý thuyết quản lý ở những thời kỳ khác nhau. Tiếp cận hệ thống đã mang vào lý thuyết quản lý các phương pháp và thành tựu của các khoa học chính xác, kỹ thuật, khoa học tự nhiên và khoa học nhân văn.

Tuy nhiên, đóng góp quan trọng nhất của tiếp cận hệ thống đối với lý thuyết quản lý là việc hình thành một cách tư duy mới. Tiếp cận hệ thống đã giúp các nhà quản lý xác định vị trí của tổ chức mà họ lãnh đạo trong thế giới bên ngoài, hiểu rằng bất kỳ cấu trúc quản lý nào cũng là một hệ thống mở, và do đó, việc quản lý một tổ chức không thể được xây dựng như đối với một hệ thống khép kín — nghĩa là không thể bỏ qua ảnh hưởng của môi trường bên ngoài đối với các quá trình quản lý nội bộ. Chỉ với sự xuất hiện của tiếp cận hệ thống, môi trường mới được xem là một biến số cơ bản trong quản lý.

Một kết quả quan trọng của việc áp dụng tiếp cận hệ thống vào lý thuyết và thực tiễn quản lý là việc tích hợp các ý tưởng và thành tựu của các trường phái quản lý khác nhau. Để làm được điều này, chỉ cần xem chúng không phải là các hệ thống riêng biệt mà là các hệ thống con trong lý thuyết quản lý. Điều này ngay lập tức làm rõ những hạn chế của mỗi cách tiếp cận và những khả năng sử dụng chúng — đặc biệt vì mỗi trường phái quản lý đã tập trung nỗ lực vào chỉ một khía cạnh (hệ thống con) của các tổ chức: con người, cấu trúc, phương pháp quản lý, v.v. Trường phái hành vi nghiên cứu lĩnh vực xã hội của quản lý. Các trường phái quản lý khoa học và phương pháp định lượng chủ yếu nghiên cứu việc quản lý các hệ thống kỹ thuật. Chỉ có tiếp cận hệ thống mới cho phép hợp nhất tất cả các thành phần của tổ chức thành một thể thống nhất.

Tiếp cận hệ thống đã cho phép biểu diễn một tổ chức như một hệ thống mở, với “đầu vào” là các nguồn lực con người, vật chất, tài chính và thông tin, mà — tùy theo các thuật toán, cách tiếp cận, phương pháp, công cụ và công nghệ quản lý — được biến đổi thành “đầu ra” dưới dạng các mục tiêu đã đạt được và các kết quả của tổ chức (lợi nhuận, gia tăng sản lượng và chất lượng sản phẩm, cải thiện các chỉ số hoạt động, khuyến khích vật chất, tăng năng suất lao động, v.v.).