Các giai đoạn phân tích hệ thống theo E. P. Golubkov
- Xác định vấn đề
- Nghiên cứu
- Phân tích
- Đánh giá sơ bộ
- Xác nhận
- Đánh giá cuối cùng
- Triển khai quyết định đã được thông qua
Phân tích hệ thống thường được thực hiện thông qua quá trình xấp xỉ lặp dần đến các kết quả cần thiết và bao gồm các giai đoạn (thủ tục) sau đây.
1. Xác định vấn đề
Giai đoạn này bao gồm việc xác định các mục tiêu cuối cùng và phạm vi các vấn đề cần giải quyết, phân tích các điều kiện mà hệ thống vận hành, cũng như thiết lập các ràng buộc áp đặt lên điều kiện hoạt động của hệ thống.
2. Nghiên cứu
Các dữ liệu cần thiết để giải quyết vấn đề được xác định, phân tích và tổng hợp; cấu trúc của hệ thống (vấn đề) đang được phân tích được nghiên cứu; các mối quan hệ được thiết lập; và nhiều hướng hành động khác nhau để giải quyết vấn đề được xác định. Trong quá trình phân tích sơ bộ vấn đề, cần cố gắng xác định tập hợp các phương án giải quyết khả dĩ đầy đủ nhất.
Thông thường, có nhiều phương án khác nhau để đạt được mục tiêu. Trong trường hợp này, ở giai đoạn nghiên cứu, cần lựa chọn các phương án để xem xét chi tiết ở các giai đoạn phân tích tiếp theo, đồng thời đảm bảo loại bỏ những hướng hành động rõ ràng là bất hợp lý. Các chuyên gia phân tích hệ thống, để tránh cách tiếp cận thiển cận theo từng bộ phận, cần nắm được nhiều góc nhìn khác nhau về vấn đề đang được giải quyết.
Các vấn đề lập kế hoạch và quản lý hiện đại rất phức tạp, và việc giải quyết chúng đòi hỏi phải xem xét toàn bộ tập hợp các yếu tố then chốt có ảnh hưởng đến chúng. Việc đơn giản hóa nhiệm vụ thành việc xem xét từng phần tử riêng lẻ mà bỏ qua mối liên hệ giữa chúng sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm. Kết quả toàn diện nhất có thể đạt được khi nhóm nghiên cứu thực hiện phân tích hệ thống có một chuyên gia am hiểu ít nhất là tổng quát về vấn đề như một chỉnh thể.
Hai giai đoạn đầu tiên là những giai đoạn ít mang tính hình thức hóa nhất. Khi xác định các mục tiêu của hoạt động và con đường để đạt được chúng, cần dựa nhiều nhất có thể vào tư duy sáng tạo, kinh nghiệm làm việc trước đây và trực giác của các chuyên gia thực hiện phân tích hệ thống và người ra quyết định.
3. Phân tích
Giai đoạn này bao gồm việc xây dựng các mô hình, lựa chọn các tiêu chí hiệu quả và sử dụng chúng để dự đoán hậu quả của việc lựa chọn hướng hành động này hay hướng hành động khác, cũng như so sánh các phương án giải quyết khác nhau dựa trên các hậu quả đó. Vì các mô hình được xây dựng cho một phạm vi biến thiên tham số cụ thể, nên việc phân tích kết quả cần được thực hiện trong phạm vi đó.
Các phương pháp và mô hình kinh tế - toán học có khả năng rất lớn; tuy nhiên, không được quên rằng chúng cần được áp dụng kết hợp với các phương pháp phi hình thức của phân tích hệ thống, nếu không vấn đề có thể bị đơn giản hóa hoặc thậm chí bị bóp méo đến mức mất đi giá trị thực tiễn. Một số vấn đề chỉ có thể được giải quyết bằng các kỹ thuật phi hình thức.
Kết quả của việc phân tích so sánh các phương án khác nhau để giải quyết các vấn đề đã nảy sinh là các khuyến nghị được xây dựng dành cho người ra quyết định. Về bản chất, đây chính là sản phẩm của phân tích hệ thống. Tuy nhiên, việc xem xét quá trình phân tích hệ thống sẽ chưa đầy đủ nếu thiếu mô tả ngắn gọn về các giai đoạn tiếp theo nhằm đưa các khuyến nghị đó vào triển khai thực tiễn.
4–5. Đánh giá sơ bộ và xác nhận các quyết định đã được thông qua
Dựa trên các dữ liệu thu được ở giai đoạn hai và ba của phân tích hệ thống, cùng với bất kỳ thông tin sẵn có nào khác, các con đường tốt nhất để đạt được mục tiêu được lựa chọn, và các kết luận cũng như khuyến nghị về hướng hành động được xây dựng. Như đã nêu ở trên, khi lựa chọn phương án giải quyết này hay phương án khác, người ra quyết định có thể xem xét thêm các yếu tố bổ sung mà các nhà phân tích hệ thống không biết đến.
6. Đánh giá cuối cùng (lựa chọn cuối cùng phương án giải quyết tốt nhất)
Việc này được thực hiện dựa trên kiểm chứng thực nghiệm các kết quả của giai đoạn phân tích thứ tư.
7. Triển khai quyết định đã được thông qua
Quyết định đã được thông qua được truyền đạt đến những người chịu trách nhiệm thực hiện, việc thực thi và giám sát nó được tổ chức, và nếu cần thiết, những điều chỉnh được thực hiện đối với quyết định đó.
Bất kỳ phân tích nào, ở mức độ này hay mức độ khác, đều chứa đựng bảy giai đoạn này. Giai đoạn đầu tiên được thực hiện chung bởi người ra quyết định và những người chuẩn bị quyết định (các nhà phân tích hệ thống). Các giai đoạn nghiên cứu và phân tích được thực hiện bởi các nhà phân tích hệ thống. Giai đoạn thứ tư và thứ sáu của phân tích hệ thống thường được thực hiện bởi người điều hành ra quyết định, trong khi giai đoạn thứ năm có thể được thực hiện bởi các nhà phân tích thông qua mô phỏng hoặc có thể không được thực hiện chút nào.
Trên đây cho thấy sự phân tách khá rõ ràng giữa các giai đoạn. Trong thực tế, sự phân tách rõ ràng như vậy hiếm khi tồn tại, vì ở mức độ này hay mức độ khác, các giai đoạn được thực hiện song song với nhau. Trình tự các giai đoạn phân tích hệ thống được mô tả ở trên thường không giới hạn ở một lần lặp duy nhất. Hiếm khi một vấn đề có thể được giải quyết ngay trong lần thử đầu tiên. Việc quay trở lại từ bất kỳ giai đoạn phân tích nào về các giai đoạn trước đó đều có thể xảy ra. Vì vậy, phân tích hệ thống là một quá trình lặp. Do đó, trong quá trình phân tích, cần phải linh hoạt, đánh giá lại các kết quả, và trong một số trường hợp, xem xét lại những ý tưởng ban đầu đã được đưa vào phân tích. Những sự đánh giá lại kết quả như vậy không nên bị coi là công sức lãng phí. Tất nhiên, việc thay đổi liên tục các mục tiêu, con đường và phương tiện để đạt được chúng là không thể chấp nhận được, vì điều đó cản trở việc định hướng rõ ràng. Nhưng cũng nguy hiểm không kém là mong muốn giải quyết một vấn đề cho trước bất chấp diễn biến thực tế của các sự kiện.