Planlama, planların geliştirilmesinden ibarettir. Planlama, zihinsel bir etkinliktir ve neyin, ne zaman ve nasıl yapılması gerektiğini, hangi eylemlerin gerçekleştirileceğini, bunlardan kimin sorumlu olduğunu ve bu eylemlerin neden gerekli olduğunu belirler. Planlama, uygun seçenekler arasından seçim yapmaktan ibarettir ve kuruluşun düzeyi ne kadar yüksekse, planlama ufku genellikle o kadar uzun olma eğilimindedir. Planlama, kuruluşun hareket edeceği yönü ve nihai amacına ulaşmak için kullanılması gereken yöntem ve araçları seçme süreci olarak tanımlanabilir.
Planlama, bir işletmenin amaçlarını, politikalarını, programlarını ve bunlara ulaşmak için gereken yöntemleri belirleme işlevidir. Planlama, seçenekler arasından seçim yapmayı içerdiğinden, hiç şüphesiz bir karar verme sürecidir. Planlama, hem kuruluşun faaliyet göstereceği çevrenin özelliklerini tahmin etmeyi hem de nerede ve nasıl hareket edeceğine ilişkin kararlar almayı kapsar.
Ancak bundan, her kararın planlama oluşturduğu sonucu çıkmaz. Belirlenmiş amaçlara ulaşmanın etkili yollarını seçmeye yönelik kararlar, yönetimin yürütme işlevinin bir parçası olarak değerlendirilmesi daha doğrudur. Planlama sürecinde, alınan güncel kararlar geleceği zorunlu olarak etkiler. Bu, her şeyden önce kaynakların dağılımı ve kuruluşun stratejisi için geçerlidir.
Uzun vadeli planlama, yalnızca uzun bir süre için plan yapmaktan daha fazlasıdır; geniş kapsamı geleceğe ilişkin yeni bir düşünme biçimini, girişimcilik ve endüstriyel yaşamın yeni bir tarzını yansıtan sürekli bir planlama sürecidir. İnsanların, işlevlerinin, faaliyet sonuçlarının ve kuruluşun dış etkenlerinin koordineli çabasını sağlayan bir güç olarak uzun vadeli planlama, yönetim bilimi, uygulaması ve genel felsefesi temelinde gelişir. Uzun vadeli planlama, eğilimleri ve gelişim yönlerini belirleyerek ticari faaliyeti öngörmekten daha fazla bir şeydir. Daha da ileri giderek, yönetim aygıtının gelecekteki olumlu fırsatlardan yararlanmasına, olumsuz eğilimlerden kaynaklanan zararı en aza indirmesine ve kuruluşun amaçlarına ulaşılmasını sağlamasına doğrudan yardımcı olur.
Uzun vadeli planlama sisteminin işleyişi sonucunda, işletmenin öngörülen koşullar altındaki davranışını tanımlayan hiyerarşik bir plan kümesi oluşturulmalıdır. Bu planlar aşağıdaki üç önemli özelliğe sahip olmalıdır:
- planın hazırlandığı işlevsel alana ve kuruluş düzeyine bağlı olarak değişen derecede geleceğe dönük bir yönelim;
- kuruluşun unsurlarının, genel planın uygulanmasındaki rolleri ve görevlerine göre değerlendirilmesi;
- kuruluşun önde gelen liderlerinin kişisel katılımı.
Planın her düzeyi, kendisinden üst düzeydeki gereksinimler temelinde oluşturulur ve planın o bölümünü, ortak bir amaçla bağlantılı belirli faaliyet türlerine odaklanarak ayrıntılandırır. Planlar sistemi tüm zaman dilimlerini kapsar ve araştırmadan idari yönetime kadar kuruluşun tüm düzeylerinde ve faaliyetinin tüm işlevsel alanlarında planlama yapılmasını sağlar.
Aslında, uzun vadeli planlama sistem analizinin amacına hizmet eder; çünkü analiz belirli kararlara da uygulanabilir ve bir problem, geleceğe ilişkin genel planla ilişkilendirilmeden de çözülebilir. Bu nedenle, stratejik kararlar ve bunların analizi uzun vadeli planlamanın zorunlu bir parçası olsa da, onunla eşanlamlı değildir.
Stratejik plan. Bir kuruluşun stratejik planı, tüm planlarının en tepesindedir. Şirketin hem şimdiki hem de gelecekteki en genel amaçlarını ve stratejisini tanımlar. Aşağıdaki gibi sorulara yanıt verir:
- kuruluşun genel amaçları ve rolü nedir?
- mevcut durumdan geleceğe yönelik rekabetçi bir konuma geçiş için hangi strateji gereklidir?
- kuruluşun genel stratejisi, kuruluş içinde geliştirilen diğer planlar bağlamında ne kadar gerçekçi görünmektedir?
- bu kuruluş, parçası olduğu daha karmaşık bir sistemin (sosyal, ekonomik, siyasal) yapısı içinde hangi konumu edinmek istemektedir?
Stratejik planın önemi, kuruluşun tüm düzeylerindeki planlama kararları için başlangıç referans noktaları sağlamasında yatmaktadır. Stratejik plan, proje planlarının kuruluşun diğer planlarıyla uyumluluğunu belirleyen genel bir belgedir.
Gelişme planı. Planlamanın bir sonraki düzeyi, yeni ürün veya hizmetlerin piyasaya sürülmesiyle ilgili tüm faaliyetleri kapsayan kurumsal gelişme planıdır. Aynı zamanda bu plan, kuruluşun stratejik planda tanımlanan gelecekteki konumuna ulaşacağı yolu daha ayrıntılı biçimde ortaya koyar. Kurumsal gelişme planı şu sorulara yanıt verir:
- ürünlerimize veya hizmetlerimize yönelik beklenen talep nedir? Geleceğin bu aşamasında kuruluşumuzdan ne beklenmektedir?
- yeni ürünlerin ve yeni pazarların belirlenip tanımlanmasını mümkün kılacak hangi uygun koşulların kuruluş içinde yaratılması gerekir?
- kârsız yatırımları ve ürünleri, haksız yere riskli girişimleri belirlemek için hangi yöntemler kullanılabilir?
- yeni ürün veya hizmetler hangi kaynak gereksinimlerini doğuracaktır?
Kurumsal gelişme planı, bir sonraki düzeydeki üç plan için bir kılavuz işlevi görür.
Ürün üretiminin sonlandırılması planı, kuruluşun tek tek unsurlarının işletiminin durdurulması ve tasfiye edilmesiyle ilgilenir. Bu unsurlar, işletmenin (kuruluşun) ürünleri, hizmetleri veya duran varlıkları olabilir.
Çeşitlendirme planı, mevcut ürün kuşağının yerini alması amaçlanan yeni ürün ve hizmetlerin üretimine ve pazarların geliştirilmesine yönelik tedbirleri içerir. Yeni üretim alanlarını belirler ve bunların geliştirilmesine yönelik yolu — başka bir kuruluşla birleşme veya kuruluşun kendi olanaklarına ve deneyimine dayanarak kendi içinde araştırma ve geliştirme yürütmesi — tanımlar.
Araştırma ve geliştirme planı, yeni ürünler oluşturmaya yönelik faaliyetleri ve bu ürünlere yönelik mevcut talebi karşılayan süreçlerin veya şu anda üretilen ürünler ya da mevcut süreçler için yeni pazarların belirlenmesini tanımlar. Bu plana uygun olarak kuruluş, ilgili alandaki bilgi ve uzmanlık düzeyini yükseltmeyi amaçlayan temel ve uygulamalı araştırmalar yürütür. Bu plan, bir şekilde, ürünler, satış, finans ve idari yönetim de dahil olmak üzere kuruluşun tüm unsurlarını etkiler.
Stratejik planın uygulanmasını sağlayan iki plandan biri olan operasyonel plan, kuruluşun güncel faaliyetlerinin çerçevesini tanımlar. Şu anda üretilmekte olan ürün ve hizmetlerin mevcut pazar içindeki konumlandırılmasına ilişkin eylemleri yönlendirir. Operasyonel plan, her işlevsel alan (üretim, satış, finans, idari yönetim) için ayrı ayrı geliştirilir ve söz konusu alanla ilgili proje planlarının ayrılmaz bir parçası olarak işlev görür.
Operasyonel plan, işin toplam hacmini belirler; belirli bir alanda, işin mantıksal operasyonlara bölünmesine, bunların sırasının saptanmasına, kaynakların tahsis edilmesine ve işin başlıca yürütücüleri arasında yetki ve sorumluluk dağılımına ilişkin bir düzenin oluşturulmasına olanak sağlar. Aynı planlar temelinde, genel iş programları ve bütçeler geliştirilir. Bu planlar, yeni işletmelerin kurulmasıyla, örgütsel faaliyetlerle ve günlük prosedürlerle ilgili oldukları ölçüde, kısmen döngüseldir.
Proje planı. Proje planları, diğer planlar içindeki belirli projeleri kapsar. Örneğin, kurumsal gelişme planı, bu planın uygulanmasına yönelik, tek tek eylemlerin ayrıntılarını içeren bir dizi özel plan ile desteklenir. Proje planları, planlama sisteminin inşa edildiği temel yapı taşlarıdır. Nitelikleri itibarıyla bu planlar kısa vadeli, orta vadeli veya uzun vadeli olabilir. Maliyet, süre ve teknik sonuçlarla açıkça tanımlanmış bir iş kalemleri kümesiyle ilişkilendirilmiş olmalarıyla ayırt edilirler. Proje planlarına kuruluşun tüm düzeylerinde rastlanır. Belirli yönelimleri sayesinde, iş sonuçlarının izlenmesi için son derece yararlıdırlar.
Proje planı, ürün geliştirme ve uygulama süreçlerinin ayrıntılı bir tanımını sağlamalıdır. Proje çalışmalarının yönetimi, işlevsel yönetim hatlarını kesip geçer; bu nedenle, projeye katılan kişi ve kuruluşların rekabet eden veya çelişen amaçlara sahip olabilmesi nedeniyle, belirli bir iş planının varlığı başarının temel koşuludur.
Proje hakkında aşağıdaki sorulara yanıt verir:
- bu iş neden gereklidir?
- hangi eylemler gerçekleştirilmelidir?
- eylemleri desteklemek için hangi kaynaklara gereksinim vardır?
- eylemlerin sonucu nedir?
- bu eylemlerin sonucu ne zaman beklenmektedir?
- eylemler hangi amaçları ve koşulları karşılamalıdır?