แผน

การวางแผนประกอบด้วยการจัดทำแผนต่าง ๆ โดยเป็นกิจกรรมทางปัญญาที่กำหนดว่าจะต้องทำอะไร เมื่อใด และอย่างไร ต้องดำเนินการอะไรบ้าง ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และเหตุใดการกระทำเหล่านั้นจึงจำเป็น การวางแผนคือการเลือกทางเลือกที่เหมาะสม และยิ่งระดับขององค์กรสูงขึ้นเท่าใด ขอบเขตเวลาของการวางแผนมักจะยิ่งยาวนานขึ้นเท่านั้น การวางแผนอาจนิยามได้ว่าเป็นกระบวนการเลือกทิศทางที่องค์กรจะดำเนินไป ตลอดจนวิธีการและเครื่องมือที่ต้องใช้เพื่อบรรลุเป้าหมายสูงสุดขององค์กร

การวางแผนคือหน้าที่ของการเลือกเป้าหมายขององค์กร นโยบาย โครงการ และวิธีการเพื่อบรรลุสิ่งเหล่านั้น การวางแผนถือเป็นกระบวนการตัดสินใจอย่างไม่ต้องสงสัย เนื่องจากเกี่ยวข้องกับการเลือกในบรรดาทางเลือกต่าง ๆ การวางแผนครอบคลุมทั้งการพยากรณ์ลักษณะของสภาพแวดล้อมที่องค์กรจะดำเนินงานอยู่ และการตัดสินใจว่าจะดำเนินการที่ไหนและอย่างไร

อย่างไรก็ตาม มิได้หมายความว่าการตัดสินใจทุกครั้งจะถือเป็นการวางแผน การตัดสินใจที่มุ่งเลือกวิธีการอันมีประสิทธิผลเพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้แล้ว ควรถือเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ด้านการบริหารของการจัดการมากกว่า ในกระบวนการวางแผน การตัดสินใจในปัจจุบันย่อมส่งผลต่ออนาคตอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องการจัดสรรทรัพยากรและกลยุทธ์ขององค์กร

การวางแผนระยะยาวมิใช่เพียงการวางแผนสำหรับช่วงเวลาที่ยาวนานเท่านั้น หากแต่เป็นกระบวนการวางแผนอย่างต่อเนื่องซึ่งขอบเขตอันกว้างขวางสะท้อนถึงแนวคิดใหม่เกี่ยวกับอนาคต อันเป็นวิถีใหม่ของการดำเนินธุรกิจและชีวิตอุตสาหกรรม ในฐานะพลังที่ประกันความร่วมมืออย่างเป็นระบบของบุคลากร หน้าที่ของพวกเขา ผลลัพธ์จากกิจกรรม และปัจจัยภายนอกขององค์กร การวางแผนระยะยาวพัฒนาขึ้นบนพื้นฐานของศาสตร์การจัดการ การปฏิบัติ และปรัชญาโดยรวม การวางแผนระยะยาวเป็นสิ่งที่ยิ่งใหญ่กว่าการพยากรณ์กิจกรรมทางการค้าด้วยการระบุแนวโน้มและทิศทางการพัฒนา แต่ยังก้าวไปไกลกว่านั้น โดยช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสที่เอื้ออำนวยในอนาคตได้โดยตรง ลดความเสียหายจากแนวโน้มที่ไม่เอื้ออำนวย และประกันการบรรลุเป้าหมายขององค์กร

ผลจากการดำเนินงานของระบบการวางแผนระยะยาว จะต้องเกิดชุดแผนที่จัดลำดับชั้นซึ่งอธิบายพฤติกรรมขององค์กรภายใต้เงื่อนไขที่คาดการณ์ไว้ แผนเหล่านี้ต้องมีลักษณะสำคัญสามประการดังนี้:

• การมุ่งเน้นไปข้างหน้า ซึ่งระดับของการมุ่งเน้นขึ้นอยู่กับขอบเขตหน้าที่และระดับองค์กรที่จัดทำแผนนั้น
• การประเมินองค์ประกอบต่าง ๆ ขององค์กรตามบทบาทและภารกิจในการดำเนินการตามแผนโดยรวม
• การมีส่วนร่วมส่วนบุคคลของผู้นำหลักขององค์กร

แผนแต่ละระดับถูกจัดทำขึ้นบนพื้นฐานข้อกำหนดของระดับที่สูงกว่า และขยายรายละเอียดในส่วนนั้นของแผน โดยมุ่งความสนใจไปยังกิจกรรมประเภทเฉพาะที่เชื่อมโยงกันด้วยเป้าหมายร่วม ระบบแผนครอบคลุมทุกช่วงเวลาและเปิดโอกาสให้วางแผนได้ในทุกระดับขององค์กรและในทุกขอบเขตหน้าที่ของกิจกรรม ตั้งแต่การวิจัยไปจนถึงการบริหารจัดการ

โดยเนื้อแท้แล้ว การวางแผนระยะยาวรับใช้จุดประสงค์ของการวิเคราะห์ระบบ เนื่องจากการวิเคราะห์สามารถนำไปใช้กับการตัดสินใจเฉพาะเรื่องได้เช่นกัน และปัญหาหนึ่งอาจได้รับการแก้ไขโดยไม่จำเป็นต้องเชื่อมโยงกับแผนโดยรวมสำหรับอนาคต ดังนั้น แม้ว่าการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์และการวิเคราะห์การตัดสินใจดังกล่าวจะเป็นส่วนที่ขาดไม่ได้ของการวางแผนระยะยาว แต่ก็มิได้เป็นสิ่งเดียวกันกับการวางแผนระยะยาว

แผนกลยุทธ์ แผนกลยุทธ์ขององค์กรคือจุดสูงสุดของแผนทั้งหมด โดยกำหนดเป้าหมายและกลยุทธ์ทั่วไปที่สุดของบริษัท ทั้งในปัจจุบันและอนาคต แผนนี้ให้คำตอบต่อคำถามต่าง ๆ เช่น:

• วัตถุประสงค์โดยรวมและบทบาทขององค์กรคืออะไร?
• ต้องใช้กลยุทธ์ใดสำหรับการเปลี่ยนผ่านจากสถานะปัจจุบันไปสู่ตำแหน่งที่มีความสามารถในการแข่งขันในอนาคต?
• กลยุทธ์โดยรวมขององค์กรมีความสมจริงเพียงใดเมื่อเทียบกับแผนอื่น ๆ ที่จัดทำขึ้นภายในองค์กร?
• องค์กรนี้ต้องการดำรงตำแหน่งใดในโครงสร้างของระบบที่ซับซ้อนกว่า (สังคม เศรษฐกิจ การเมือง) ที่องค์กรเป็นส่วนหนึ่งอยู่?

ความสำคัญของแผนกลยุทธ์อยู่ที่การให้จุดอ้างอิงเริ่มต้นสำหรับการตัดสินใจในการวางแผนทุกระดับขององค์กร แผนกลยุทธ์เป็นเอกสารทั่วไปที่กำหนดความสอดคล้องกันระหว่างแผนโครงการกับแผนอื่น ๆ ขององค์กร

แผนพัฒนา ระดับถัดไปของการวางแผนคือแผนพัฒนาองค์กร ซึ่งครอบคลุมกิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ ในขณะเดียวกัน แผนนี้ยังให้รายละเอียดมากขึ้นเกี่ยวกับเส้นทางที่องค์กรจะใช้เพื่อบรรลุตำแหน่งในอนาคตที่กำหนดไว้ในแผนกลยุทธ์ แผนพัฒนาองค์กรตอบคำถามต่อไปนี้:

• ความต้องการที่คาดว่าจะเกิดขึ้นสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการของเราคืออะไร? องค์กรของเราคาดว่าจะเป็นอย่างไรในช่วงเวลานี้ของอนาคต?
• เงื่อนไขที่เอื้ออำนวยใดบ้างที่ต้องสร้างขึ้นภายในองค์กร เพื่อให้สามารถระบุและกำหนดผลิตภัณฑ์ใหม่และตลาดใหม่ได้?
• สามารถใช้วิธีการใดในการระบุการลงทุนและผลิตภัณฑ์ที่ไม่ทำกำไร และกิจการที่มีความเสี่ยงเกินสมควร?
• ผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่จะก่อให้เกิดความต้องการทรัพยากรใดบ้าง?

แผนพัฒนาองค์กรทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับแผนสามแผนในระดับถัดไป

แผนการยุติผลิตภัณฑ์เกี่ยวข้องกับการลดการดำเนินงานและการเลิกกิจการขององค์ประกอบแต่ละส่วนขององค์กร องค์ประกอบเหล่านี้อาจเป็นผลิตภัณฑ์ บริการ หรือสินทรัพย์ถาวรของกิจการ (องค์กร)

แผนการกระจายความหลากหลายประกอบด้วยมาตรการสำหรับการผลิตผลิตภัณฑ์และบริการใหม่ และการพัฒนาตลาดที่มุ่งทดแทนผลิตภัณฑ์รุ่นปัจจุบัน แผนนี้ระบุพื้นที่การผลิตใหม่และกำหนดเส้นทางสู่การพัฒนาสิ่งเหล่านั้น — การควบรวมกับองค์กรอื่น หรือการดำเนินการวิจัยและพัฒนาภายในองค์กรเอง โดยอาศัยความสามารถและประสบการณ์ของตนเอง

แผนการวิจัยและพัฒนากำหนดกิจกรรมสำหรับการสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่และการระบุกระบวนการที่ตอบสนองต่อความต้องการที่มีอยู่สำหรับผลิตภัณฑ์เหล่านี้ หรือตลาดใหม่สำหรับผลิตภัณฑ์ที่ผลิตอยู่ในปัจจุบันหรือกระบวนการที่มีอยู่ ตามแผนนี้ องค์กรจะดำเนินการวิจัยพื้นฐานและวิจัยประยุกต์เพื่อยกระดับความรู้และความเชี่ยวชาญในด้านที่เกี่ยวข้อง แผนนี้ไม่ว่าจะโดยทางใดก็ตามย่อมส่งผลกระทบต่อทุกองค์ประกอบขององค์กร รวมถึงผลิตภัณฑ์ การขาย การเงิน และการบริหารจัดการ

แผนปฏิบัติการ ซึ่งเป็นหนึ่งในสองแผนที่ประกันการดำเนินการตามแผนกลยุทธ์ กำหนดกรอบของกิจกรรมปัจจุบันขององค์กร แผนนี้ชี้นำการกระทำเกี่ยวกับการวางจำหน่ายผลิตภัณฑ์และบริการที่ผลิตอยู่ในปัจจุบันในตลาดที่มีอยู่ แผนปฏิบัติการจัดทำแยกกันสำหรับแต่ละขอบเขตหน้าที่ (การผลิต การขาย การเงิน การบริหารจัดการ) และเป็นส่วนสำคัญของแผนโครงการที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตนั้น ๆ

แผนปฏิบัติการกำหนดปริมาณงานรวมทั้งหมด ในขอบเขตเฉพาะที่กำหนด แผนนี้ทำให้สามารถแบ่งงานออกเป็นการปฏิบัติการเชิงตรรกะ กำหนดลำดับของการปฏิบัติการเหล่านั้น จัดสรรทรัพยากร และกำหนดโครงร่างสำหรับการกระจายอำนาจและความรับผิดชอบในหมู่ผู้ปฏิบัติงานหลักของงานนั้น บนพื้นฐานของแผนเดียวกันนี้ กำหนดการทำงานทั่วไปและงบประมาณจะถูกจัดทำขึ้น บางส่วนของแผนเหล่านี้มีลักษณะเป็นวัฏจักร — ในกรณีที่เกี่ยวข้องกับการจัดตั้งกิจการใหม่ กิจกรรมด้านองค์กร และขั้นตอนประจำวัน

แผนโครงการ แผนโครงการรวมถึงโครงการเฉพาะภายในแผนอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น แผนพัฒนาองค์กรได้รับการสนับสนุนโดยชุดแผนพิเศษสำหรับการดำเนินการตามแผนพัฒนาองค์กร ซึ่งครอบคลุมรายละเอียดของการกระทำแต่ละรายการ แผนโครงการเป็นองค์ประกอบพื้นฐานที่ใช้สร้างระบบการวางแผน ตามธรรมชาติแล้ว แผนเหล่านี้อาจเป็นแผนระยะสั้น ระยะกลาง หรือระยะยาว แผนเหล่านี้มีลักษณะเด่นตรงที่เกี่ยวข้องกับชุดรายการงานที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนโดยระบุค่าใช้จ่าย กำหนดเวลา และผลลัพธ์ทางเทคนิค แผนโครงการพบได้ในทุกระดับขององค์กร และด้วยการมุ่งเน้นที่เฉพาะเจาะจง แผนเหล่านี้จึงมีประโยชน์อย่างมากสำหรับการติดตามผลการปฏิบัติงาน

แผนโครงการต้องให้รายละเอียดของกระบวนการพัฒนาและการนำผลิตภัณฑ์ไปปฏิบัติอย่างครบถ้วน การบริหารจัดการงานโครงการตัดผ่านสายงานของการบริหารตามหน้าที่ ดังนั้นการมีแผนงานเฉพาะจึงเป็นเงื่อนไขสำคัญต่อความสำเร็จ เนื่องจากบุคคลและองค์กรที่เข้าร่วมในโครงการอาจมีเป้าหมายที่แข่งขันหรือขัดแย้งกัน

แผนนี้ให้คำตอบต่อคำถามต่อไปนี้เกี่ยวกับโครงการ:

• เหตุใดงานนี้จึงจำเป็น?
• ต้องดำเนินการอะไรบ้าง?
• ต้องใช้ทรัพยากรใดบ้างเพื่อสนับสนุนการดำเนินการ?
• ผลลัพธ์ของการดำเนินการคืออะไร?
• คาดว่าผลลัพธ์ของการดำเนินการเหล่านี้จะเกิดขึ้นเมื่อใด?
• การดำเนินการต้องตอบสนองเป้าหมายและเงื่อนไขใดบ้าง?